裝潢

物業經理人乾貨分享——裝潢管理作業指導書

  裝潢管理作業指導書

  1. 目的

  規範和指引裝潢管理各環道德作步驟與要求,從而確保物業服務中心對本物業管理區域內裝潢行為實施有效管理。

  1. 適用範圍

  適用於物業管理區域內對業主裝潢管理的全過程控制。

  1. 責任歸屬
  • 客戶服務部負責整體跟進裝潢管理事宜;
  • 客戶服務部、工程維修部負責對裝潢進行審批;
  • 客戶服務部、工程維修部、秩序維護部負責對裝潢過程進行監督、檢查、管理;
  • 工程主管負責對裝潢拆、改項目的審批;
  • 服務中心收費員負責收取裝潢相關費用(裝潢保證金、裝潢垃圾清運費、出入證押金、出入證工本費等);
  1. 方法與過程控制

  交付前裝潢管理準備

  根據項目特點,分析業主可能的裝潢需求、易產生的違章裝潢行為,與開發公司協商,制定裝潢指導方案(如統一規範防盜門、陽台鋁合金、內置防盜窗花等設施的款式)。

  確定裝潢管理巡查人員的配備,並對裝潢管理相關人員進行法律法規和《業主手冊》的規定、裝潢指導方案、及裝潢管理相關專業知識的培訓。

  對可能在裝潢及材料運輸過程中造成損壞的共用部位(如大堂、電梯廳、電梯轎廂、特殊材質地面等)提前採取防護措施。

  為便利業戶,可準備特約商戶資源(如裝潢搬運、擺賣裝飾材料等),須與其簽訂特約商戶管理協議,明確雙方權利義務、違約責任及管理處置措施等。

  裝潢施工前提示業戶對所有管道進行試水確認排水暢順,關注重要節點工序(例如防水)。

  4.1.6 裝潢資料準備

  業主入住前,需準備好以下裝潢管理資料:

  表格名稱

  用途

  注意事項

  《裝潢申請/驗收表》

  業主裝潢申請、驗收及

  裝潢保證金退還審批表單

  1、裝潢內容要分項、詳細、全面

  羅列。

  2、提供裝潢圖紙時,如更改原有水電線路圖需提供水電線路圖。目的在於當水電意外突發時,可以盡早發現原因,加快檢修速度,防止損失的發生和擴大。

  3、工程主管和項目經理要在申請表上簽字。

  《裝潢須知》

  告知注意事項

  需要業主及施工單位簽字留底。

  《潤城房屋裝飾裝潢管

  理服務協議》

  明確權責

  施工隊需要在營業執照上蓋公

  章,並在協議簽署一欄加蓋公章。

  《辦理出入證登記表》

  辦理出入證台帳

  需要施工隊人員二代身份證復

  印件。

  《裝潢施工許可證》(張

  貼)

  裝潢手續辦理完成進場

  施工憑證

  建議許可證塑封,防止其他無關

  人員在許可證上隨意塗抹。

  《臨時出入證》

  裝潢工人進出項目施工

  憑證

  出入證必須註明有效期,到期可

  重新辦理續證。

  《業主房屋裝潢檢查

  表》》

  日常裝潢管理巡查記錄

  

  《違約行為整改通知

  書》

  因裝潢行為達到違反業

  主規約等內部管理規定的程度,告知業主整改記錄

  適用於裝潢行為雖未違反國家

  強制性法律法規規定,但違反

  《業主臨時管理規約》、《業主管理規約》的約定。

  《違法(規)行為整改通

  知書》

  因裝潢行為達到違反法

  律法規的程度,告知業主整改記錄

  適用於違章裝潢行為達到違反

  法律法規程度。發放對象為裝潢業主/使用人。

  《違章裝潢停止施工通

  知》

  因裝潢行為已達到違反

  法律法規的程度,且發放《違法(規)行為整改

  通知書》後仍未整改。

  違章行為達到違法程度,且違章

  行為未依據《違法(規)行為整改通知書》整改。發放對象為裝

  修業主/使用人。

  《違法(規)行為報告

  單》

  裝潢業主拒絕按照《違

  規行為整改通知書》內容整改,且發放《違章裝潢停止施工通知》後,亦未按照要求停工,為切實履行管理職責,避免管理風險,物業服務中心向行政主管部門送達此報告單。

  適用於違反地方法規以上強制

  性法律法規的行為。發放對象為地方行政管理機關。

  《裝潢檔案自檢表》

  按照此表上的內容對裝

  修檔案進行歸檔。

  

  4.2 裝潢手續辦理

  4.2.1業主需要裝潢,須由本人和裝潢施工隊負責人一同前來物業服務中心辦理裝潢申請手續,由客服專員首先核對業主身份證及該業主是否已辦理入住手續,確認後予以辦理。

  4.2.2如不是由業主本人前來辦理的,代理人須出示本人身份證、業主身份證復印件及由業主親筆簽名或加蓋私人章的委托書,由客服專員確認後予以辦理,並將上述資料復印件歸入業主裝潢檔案。

  4.2.3由裝潢申請人填寫《裝潢申請/驗收表》,分項、詳細、全面羅列裝潢內容(如房間客廳鋪實木地板、牆面油漆、廁所廚房間換瓷磚、按原有尺寸更換進戶門等)或附上裝潢方案及施工期,並向物業服務中心提供裝潢施工相關圖紙資料(如更改原有水電線路圖需提供水電線路圖)備案;另裝潢施工隊須向物業服務中心提供負責人身份證、營業執照、資質證書及裝潢施工合同等;上述資料經確認後復印件歸入業主裝潢檔案。

  4.2.4由客服專員向裝潢申請人口頭講解裝潢期間的注意事項並發放書面相關告知內容,物業服務中心同業主及裝潢施工隊簽訂裝潢管理協議,由業主及裝潢施工隊負責人在《裝潢申請/驗收表》上簽字確認。

  4.2.5物業服務中心同業主及裝潢施工單位簽訂住宅《裝潢須知》,一式三份,一份交業主,一份交裝潢施工單位,一份歸檔;簽訂《潤城房屋裝飾裝潢管理服務協議》,一式三份,一份交業主,一份交裝潢施工隊,一份歸檔;

  4.2.6如商鋪產權屬開發公司,還須將裝潢施工相關圖紙資料報開發公司審核。

  4.2.7客服專員向提出裝潢申請的業主發放該室水電圖紙復印件,要求並督促業主和裝潢施工隊負責人為每位施工人員辦理臨時出入證。

  4.2.8客服專員負責引導業主(裝潢施工單位)到收費員處繳納裝潢管理相關費用,由收費員按物業服務中心收費標準一次性收取相關費用(裝潢保證金、裝潢垃圾清運費、出入證押金、出入證工本費等),並開具票據。

  4.2.9客服專員根據裝潢施工人員提供的身份證等有效證件為其辦理臨時出入證;由客服專員或相關崗位審核施工人員身份證等有效證件無誤後將出入證塑封發放給施工人員,並登記在《辦理出入證登記表》上,將身份證等有效證件復印件進行存檔。

  4.2.10裝潢申請手續齊全後,填寫裝潢許可證及裝潢告知書,上門張貼在指定位置,工程維修部裝潢管理員為該裝潢戶制定《業主房屋裝潢檢查表》,每天上門巡查。

  4.2.11 裝潢過程中相關資料整理完畢後歸檔。

  4.2.12裝潢戶退場後,由客服專員負責收回該戶裝潢施工人員的出入證並歸入裝潢資料中,未及時回收的需請業戶在《施工人員出入證遺失承諾書》上簽字。

  4.2.13收取裝潢保證金的,裝潢戶通過驗收合格一個月後,服務中心憑審批過的《裝潢申請/驗收表》和裝潢戶出具的收據退還裝潢押金。

  4.3 裝潢現場的管理

  4.3.1 裝潢施工時間

  裝潢施工時間:

  項目

  入住情況

  周一至周五

  雙休日

  備註

  住宅

  無業主入住

  上午 8:30-12:00

  下午 14:00—18:00

  上午 8:30-12:00

  下午 14:00—18:00

  中高考期間停工

  有業主入住

  上午 8:30-12:00

  下午 14:00—18:00

  上午 10:00—12:00

  下午 14:00-17:30

  國家法定節假日及

  中高考期間停工

  無業主入住

  上午 8:00-12:00

  下午 14:00—22:00

  上午 8:00-12:00

  下午 14:00—22:00

  中高考期間停工

  商業

  有業主入住

  上午 8:00-12:00 下午 14:00—22:00

  上午 8:00-12:00 下午 14:00—22:00

  周一至周五白天進行無噪音施工,裝潢材料在 18 點後運輸

  4.3.2無噪音施工:

  不得從事敲、鑿、鋸等嚴重噪音施工活動 4.3.2 裝潢施工中違規行為的認定

  擅自改變房屋的基礎、承重牆體、梁柱、樓蓋、屋頂等房屋原始設計承重構件,以及擴大承重牆上原有的門窗尺寸,拆除連接房屋與陽台的磚、混凝土牆體的,屬於損壞房屋承重結構的行為。

  在住宅物業管理區域內已交付使用的物業,有下列情形之一的,屬於違法建築物、構築物:

  a) 未取得建設工程規劃許可證建造的建築物、構築物。

  b) 未按照建設工程規劃許可證核準的圖紙及相關技術規定建造的建築物、構築物。 c) 其他違法的建設工程。

  d) 上述違法建築物、構築物包括擅自在天井、庭園、平台、曬台(露台)、屋頂、道路或其他場地搭建的建築物、構築物,開挖地坪、以及在房屋內部插層增加的建築面積等。

  擅自改變房屋原始設計外立面及其色調、擅自在非承重外牆上開門、窗的,屬於破壞房屋外貌的行為。

  4.3.3 裝潢施工中嚴禁下列行為:

  4.3.3.1損壞房屋承重結構和破壞房屋外貌(包括但不僅限於外牆、外門窗、陽台、屋頂和露天底層庭院等部位的顏色、形狀、規格等);

  4.3.3.2擅自改建、占用物業共用部分;損壞或擅自占用、移裝共用設施設備;在天井、庭院、平台、屋頂、露台、道路或者其它共用場地搭建建築物、構築物(包括光棚、雨棚及其它地上定著物);

  4.3.3.3違法搭建建築物、構築物;

  4.3.3.4將沒有防水要求的房間或者陽台改為廁所、廚房間;

  4.3.3.5擴大承重牆上原有的門窗尺寸,拆除連接陽台的磚、混凝土牆體;

  4.3.3.6損壞房屋原有節能設施,降低節能效果;

  4.3.3.7侵占綠地、毀壞綠化;

  4.3.3.8亂倒垃圾、雜物;

  4.3.3.9在建築物、構築物上亂張貼、亂塗寫、亂刻畫;

  4.3.3.10存放不符合安全標準的易燃、易爆、劇毒、放射性等危險性物品,或者存放、鋪設超負荷物品;排放有毒、有害物質,或者發出超過規定標準的噪聲;

  4.3.3.11 在預置的空調架板外或指定位置外安裝空調室外機;

  4.3.3.12 調換、修改分戶防盜門;

  4.3.3.13 封堵管道檢修孔;

  4.3.3.14 住宅室內裝飾裝潢超過設計標準或者規範,增加樓面荷載;

  4.3.3.15 在陽台、廳、房間排設水管、安裝洗手盆;

  4.3.3.16 不得以任何形式安裝防盜窗(欄桿)及影響外立面的室外衣架;嚴禁私自加裝太陽能熱水器;

  4.3.3.17 法律、法規和規章禁止的其他行為;

  4.3.3.18 其他影響建築結構和使用安全的行為;

  4.3.3.19其它裝潢行為依從政府法律法規和《物業服務合同》《業主手冊》及其它相關協議內容的約定;

  4.3.3.20秩序維護員負責督促並檢查裝潢現場的消防安全情況,裝潢現場如果每層樓道沒有配置滅火器的(或別墅項目),須按每 50 平方米 1-2 具 4 公斤的滅火器標準進行配置;如小區處於裝潢高峰期,由秩序維護部組織、安排對裝潢施工人員進行消防、安全知識培訓和宣傳;

  4.3.3.21裝潢施工人員出入由服務中心大門崗秩序維護員統一查驗臨時出入證,負責施工人員進出大門時證件的發放和保管;有條件或者管理區域較大的,可對裝潢施工人員出入證實施分色、分區域控制和管理;

  4.3.3.22裝潢材料進入小區後必須由地段秩序維護員控制,運輸時必須有管理人員在場,防止路面和綠化被損壞;運送散裝(水泥、黃沙、泥土)貨車禁止進入裝卸貨物,必須袋裝運輸;卸運時,地面需鋪設防護墊板,以免事後清潔時造成路面損害;公共區域及別墅庭院不準堆放裝潢材料,現場室內的材料要堆放整齊,另物業服務中心宜根據項目情況準備 2~5 輛勞力推車,隨時準備借用給臨時有小批量裝潢材料的裝潢隊運輸時使用;

  4.3.3.23裝潢垃圾必須及時袋裝清運,其中廢棄木材類應用繩子全部紮成捆,磚塊和木材分流清運,不得堆放在公共區域,損壞花草、喬木。裝潢垃圾由物業代收費後統一委托專業清運公司進行清運。業主自行清運的需提供與具有資質的專業公司簽訂的合同備案。不準把油漆、稀釋劑等有毒、有害物質倒入室內外下水管道內,從景觀水池取水或在景觀水池內清洗裝潢工具等危險或不文明行為;

  4.3.3.24裝潢管理員每天對所有裝潢戶至少巡查一次,如該戶進行隱蔽工程施工的每天至少巡查兩次,客服專員每周對所有裝潢戶至少巡查一次。對裝潢戶裝潢施工工藝流程、進程、用電及消防等安全情況、現場圍護、通向公共通道的門窗是否關閉、陽台是否堆放裝潢材料及易燃易爆物品、公共部位的完好、裝潢垃圾的堆放及清運等情況進行巡查,發現問題及時要求裝潢戶整改,根據巡視的情況填寫《裝潢管理巡查表》,對存在違章違規可能的異常情況及時登記並與業主確認,對已發生違章違規情況的及時登記並按違章裝潢的處理流程操作;

  4.3.3.25裝潢管理員、秩序維護員每天對商鋪裝潢戶至少巡查二次,客服專員每周至少巡查一次,對現場裝潢和消防安全情況進行巡視,根據巡視的情況填寫《裝潢管理巡查表》,對存在違章違規可能的異常情況及時登記並與業主確認,對已發生違章違規情況的及時登記並按相關流程操作;

  4.3.3.26秩序維護員負責每天檢查裝潢施工人員出入證,並協助對裝潢戶進行管理,發現問題立即通知秩序維護領班或客服專員;

  4.3.3.27裝潢結束後,裝潢管理員負責對裝潢現場進行退場驗收,檢查裝潢垃圾是否清運完畢,樓道、外牆等公用部位設施是否損壞,如有損壞由裝潢方及業主確認後,監督其進行修復或賠償;退場驗收合格後,將退場情況詳細登記在《裝潢申請驗收表》上;

  4.3.3.28工程維修主管負責每周對裝潢現場進行抽查,發現問題及時落實整改,並在檢查記錄上簽字;

  4.3.3.29項目經理負責每月對裝潢現場進行抽查,發現問題及時落實整改,並在檢查記錄上簽字;

  4.3.3.30裝潢管理員應密切關注業戶的裝潢期限,在業主裝潢結束後或在接到裝潢戶的驗收申請後,按照《裝潢申請/驗收表》上的內容對裝潢戶進行初驗和復驗,並簽署意見。

  4.4 違章裝潢的處理

  4.4.1裝潢材料進出大門及裝潢現場時,由秩序維護員或裝潢管理員針對有可疑裝潢材料的對象進行詢問,判定其是否可能違章,對違章行為及時予以制止。

  4.4.2發現違章情況, 由客服專員在第一時間及時與業主溝通,根據《物業管理條例》的規定,指出其違章行為並督促其整改,對情節嚴重的違章裝潢現場須拍照存檔。

  4.4.3對於勸阻無效的,裝潢管理員須立即向物業服務中心報告,並向該違章戶發放《違章裝潢停止施工通知》,要求其停止施工、限期整改並讓業主或施工隊負責人簽收;如拒收,則由送達人及第三方在《違章裝潢停止施工通知》上簽字確認。

  4.4.4發出《違章裝潢停止施工通知》後 24 小時內該違章戶仍未停止施工的,依據其違章性質:對於違法、違規的行為,由物業服務中心匯集《違法(規)行為整改通知書》及《違法(規)行為報告單》,一式三份,分別送違章戶、報相關行政部門及由物業服務中心留存;對於違反《業主手冊》的違約行為,由物業服務中心匯集《違約行為整改通知書》,一式二份,分別送違章戶及由物業服務中心留存。

  (送達回證見證人須為與違章戶及物業公司無直接利益關係的第三方)。

  4.4.5 物業服務中心應加強與執法和相關政府部門的聯繫,配合相關部門做好現場協調和執法工作。

  4.4.6 所有制止違章裝潢工作的資料和相關手續必須歸入該違章戶業主檔案內。

  4.5 違章裝潢起訴程序

  4.5.1物業服務中心必須在同業主就違章裝潢事宜進行多次溝通均無效,且已將違章材料報送相關行政部門後仍長期未得到有效處理的情況下,再考慮向該戶業主提起訴訟(含仲裁)。

  4.5.2提起訴訟(含仲裁)前,須先與律師進行溝通,在確定具有充分勝訴把握的前提下,方可向業主提起訴訟(含仲裁)。

  4.5.3 訴訟(含仲裁)必須在符合如下條件後操作:

  4.5.3.1 就事件本身而言,我方是完全符合法律要求的。

  4.5.3.2 對於訴訟事件的舉證,我方已經掌握了充分的證據。

  4.5.4 確定訴訟(含仲裁)後,在向法院提交訴狀之前,物業服務中心須與業主作最後一次溝通,向其明確:

  4.5.4.1 服務中心希望通過溝通、協商的方式解決問題;

  4.5.4.2 將說明我方意見正確性的證據和法律條款向業主進行充分的解釋說明;

  4.5.4.3 向業主表明,之所以提起訴訟(含仲裁),是因雙方各持己見,已經無法客觀地對事件達成共識的前提下,希望通過訴訟(含仲裁)的方式,使事件能夠依據法律得到客觀的裁決;

  4.5.5 在經過上述溝通後,仍無法與業主達成意見的一致性的情況下,物業服務中心整理該戶違章裝潢相關材料後,正式向該戶業主提起訴訟(含仲裁)。

  4.6 商業裝潢管理按照行政主管部門要去進行環評及消防審批後按此流程執行。

  1. 相關文件

  5.1《裝潢須知》

  5.2《潤城房屋裝飾裝潢管理服務協議》

  5.3《施工人員出入證遺失承諾書》

  5.4《違章裝潢停止施工通知》

  5.5《違法(規)行為整改通知書》

  5.6《違法(規)行為報告單》

  5.7《違約行為整改通知書》

  5.8《施工人員出入證遺失承諾書》

  6 相關記錄

  6.1《裝潢申請/驗收表》

  6.2《業主房屋裝潢檢查表》

  6.2《辦理出入證登記表》

  6.4《裝潢施工許可證》

  6.5《裝潢施工人員登記表》

  

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