對擬錄用的員工如何實施背景調查?

問題提出
員工背景調查是指用人單位通過各種合理合法的途徑,來核實求職者的個人履歷信息真實性的過程,它是保證招聘質量的重要手段之一,企業在做背景調查時需要事先研究並落實好以下問題:
●背景調查究竟由誰負責?
●何時進行候選人背景調查?
●背景調查需要調查哪些人?
●背景調查內容主要有哪些?
●背景調查如何實施更有效?
●……

 

 

問題診斷

 

問題1背景調查究竟由誰負責? 

擬錄用員工的工作經歷真實性主要通過背景調查來解決,通常情況下背景調查一般由人力資源部負責(或者委托第三方負責調查)。

<方法1>人力資源部門自己進行調查
人力資源調查的主要優點是能掌握一手真實信息(第三方有可能造假),調查針對性強並且成本低。自己調查的主要缺點是個人主觀色彩較濃,調查可能不夠嚴謹客觀。



自行調查需要特別注意的一點是要回避從競爭對手挖人的情形:如果該候選人是從競爭對手那裡「挖」過來的,前雇主難免會對此類調查有抵觸的情緒,人力資源部門聯繫上家單位的時候勢必會形成尷尬的局面。但是如果應聘者是從已入職同事原來所在公司過來的,通過現有同事進行單獨調查就可以深入了解應聘者在原來企業的實際情況。人力資源通過職業化的方式對擬錄用人員進行背景調查,抽查原來的企業人力資源部部門,詳細調查擬錄用員工的工作背景。

<方法2>專業公司調查法
外包給比較專業的第三方調查公司進行統一處理,這類專業的調查公司有著固定的調查信息管道,專業且態度中立能夠做到客觀。但是需要值得注意的一點是:在大陸第三方員工背景調查的服務剛剛興起,各類企業服務質量良莠不齊,人力資源部門在選擇的時候一定要小心謹慎,弄不好有可能帶來法律風險。專業公司調查法,這種方法適合中高端人才,普通員工成本太高。
<方法3>讓獵頭公司進行背景調查
這種做法比較節約精力和成本,但是某些獵頭通常會幫助候選人做一些「技術處理」,因為他們跟候選人的利益是一致的,他們精心包裝候選人的目的是為了盡快獲得錄用,所以企業在和獵頭合作時要特別注意這一點風險,要在合作協議上規範虛假調查的責任。

 

問題2何時進行背景調查?

(1)入職前調查


大部分背景調查是在用人單位有錄用意向但候選人尚未入職之前進行,稱為入職前背景調查。

●優點:一旦發現有造假的情況,用人單位可以靈活處理而法律負擔較小;
●缺點:時間比較緊,不一定能夠充分完成背景調查。候選人還有可能因為等待時間長而轉向其它公司導致用人單位失去優秀的人才。

(2) 員工入職後
即在員工試用期之內進行,一般來說企業試用期在1個月到6個月之間,這段時間完全能夠進行充分的背景調查,也不用擔心失去優秀的員工。

●優點:盡快吸引優秀的人才;
●缺點:企業辭退該員工要冒比較大的法律風險,而且如果該員工存在職業道德上的問題,給企業帶來的損失會大很多。

業界比較好的做法是:企業大部分普通的崗位(職位)可採取入職前背景調查以防范於未然;對於企業緊急招聘的關鍵職位可以入職後再做背景調查,但需要在法律上做好相應的防范預案。

 

 

問題3背景調查需要調查哪些人?

背景調查需要企業投入人力、物力和財力,如果企業資金寬裕則可以對所有入職者進行全方位的調查;如果企業人力財力有限,則可以對一定級別的關鍵崗位以及有疑點的崗位進行背景調查,確保背景調查更加具有針對性。

 

問題4背景調查內容有哪些? 

員工背景調查的內容範圍很多,一般情況下主要調查員工工作經歷真實性。此外針對企業管理的實際需要,調查範圍還可以包括身份識別、犯罪記錄調查、教育背景調查、工作經歷調查、數據庫調查等等。

●身份識別指核實候選人身份證的真假;
●工作經歷調查包括調查工作經歷是否真實,即時間、職位、是否正常離職等信息,和以往工作具體表現;
●……

 

問題5如何進行背景調查? 

背景調查的項目很多,如何實施背景調查,可採用方式如下:
1. 身份核實:全國公民身分證號碼查詢中心(網址 www.nciic.com.cn) 可以辨別候選人身份證的真偽,此外如果有必要可到候選人戶籍信息所在派出所調查。

2. 犯罪記錄核實

犯罪記錄核實一般有兩種管道:
●管道1:候選人戶口所在地派出所,通常的做法是候選人本人或親屬到當地派出所開具《無犯罪記錄證明》,並提供開具證明的警官姓名和辦公電話,然後再打電話到派出所與該警官核實情況是否屬實。

●管道2:員工檔案所在地。由於中國檔案管理不健全,所以不一定所有的犯罪信息都會在檔案裡面有,所以該管道只能是一個備用管道。

3. 教育背景核實
全國高等教育學生信息網(網址 www.chsi.com.cn 能查詢2001年後的大專以上的畢業證書,但無法查詢學位證書)。如果員工獲得的是專科學歷,由於專科學歷只有畢業證書,無學位證書,因此僅查詢該網站即可。

4. 工作經歷真實性的核實
通過員工上家企業總機轉到人力資源部門可聯繫上相關人事專員,這是最可靠的一條途徑。當遇到總機要求實名轉接時可要求候選人提供一個人事專員的姓名,通過總機轉入進行核實。如果無法提供前任主管也是另外一條判斷工作經歷是否屬實的可靠管道。此外通過已經入職並且和擬入職員工具有相同工作單位經歷的員工進行側面背景調查。

5. 工作具體表現的調查
如果需要核實該項,首先應在進行工作經歷真實性核實時,從人事部門那裡確認候選人直接上級的姓名和聯繫方式,然後通過總機或者企業郵箱採訪上級。
背景調查過程中需要剔除干擾要素科學分析調查內容,調查者耳朵根子不能太軟,信息要綜合分析才能得到有效的判斷。

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