外貿跟單經驗分享 (二)如何對客戶進行編號

企業在實施ERP系統的過程中,一般都會對客戶進行編號,根據客戶的國家(地區)可以很容易地對所有客戶進行統一編號、統一管理。對已經有業務發生的客戶來說,有經驗的系統實施者,對公司的業務模式進行必要的了解後,就可以很容易地進行編號,只要確保客戶編號的有效性和可拓展性即可。

但是對於外貿企業來說,情況就複雜很多。從和客戶的初步接觸到轉化成真正的客戶,需要一定的過程,有時候這個過程會很長。前期客戶開發的難度是遠遠超過後期的訂單跟進,客戶的情況又是各不相同,所以如何對這些潛在的客戶進行有效管理就顯得非常重要,在前期客戶開發階段就引入統一的客戶編號規則,會起到事半功倍的效果。

通過網上外貿平台、展會、領英以及其他管道會收到各種各樣的詢盤和客戶的名片,但這些潛在客戶的不確定因素很大。

1. 有些客戶詢盤後會有幾封郵件來回,但之後就沒有了消息;

2. 更多的客人是詢盤後就毫無消息;

3. 有些客人可能雖然詢盤後沒有消息,但是又可能在後面展會的時候來我們展台;

4. 也有些客人第一次展會後沒有消息,但是過了幾次又來我們展台;

所以不管有沒有業務,我們都給客戶提供統一的編號,這樣不僅方便管理,避免出現重復,還可以對客人進行快速的篩查,譬如對於之前有過詢盤的客人,展會的時候如果客人來我們展台,我們可以很快查到之前和客人之間郵件中談及的業務內容,包括客人對產品的需求、報價、起訂量等,這一方面可以拉近和客人的距離,另外一方面也可以做到有的放矢,避免出現所提供信息前後不一致的情況,譬如報價。

事實也證明這種在客戶開發階段就引入統一編號的做法是完全正確,並且很有預見性的。我們的具體做法主要是以下幾點:

1. 所有的客人統一從001開始編號,包括網上外貿平台、領英以及其他管道的客戶,但展會客戶除外,這個編號是固定不變,一直跟著這個客戶的。剛開始只要是詢盤的客戶都會給他們一個編號,但很快就發現這樣的話,客戶編號會很多,而其中有很多明顯不是我們的目標客戶,於是我們編號的時候開始過濾掉一些非目標客戶。

2. 對於展會的客戶,我們對每一次展會都用一個英文字母來表示,譬如A表示我們參加的第一次展會,B表示第二次展會,以此類推。目前我們已經編到H,也就是說一共參加了八次展會,其中第二次展會B是參加的華交會,由於華交會歐美客戶少,之後我們公司雖每年都有參加,但主要是面向日本及亞洲客戶,所以以後華交會就不再包括在該編號系統之內;另外我們也參加在日本舉辦的專門面向日本市場的展會,這些展會也不包括在該編號系統之內。需要注意的是:對展會的編號要避免使用I, O, 因為這兩個字母和阿拉伯數字1和0十分相似,容易混淆。每次展會我們根據和客戶交換名片的先後順序,分別對客戶進行編號,譬如A01, A02, A03等。剛開始的時候,我們也是只要收到名片就編號,但其中很多都不是我們的目標客戶,所以在以後的展會中我們就會進行篩選,只對有效的客戶名片進行編號,這樣可以提高工作效率。

3. 客戶如果進入訂單階段,我們會把客戶的國家和公司合併成一個簡稱,譬如D12澳大利亞客戶Gibson Importing,在我們系統中的完整編號是D12 AUGI,D表示第四次展會,也就是第三次參加環球資源香港時尚產品展,12表示我們在該次展會拿到的第12張有效名片,AU表示澳大利亞,GI是客戶公司的簡稱。

4. 最重要的是郵箱中收件人資料也要進行相應的修改,統一以客戶代碼開頭,接著是聯繫人名字(這里以*** ***代替),客戶公司名稱,最後是國家簡寫。還是以D12客人為例,收件人資料應該是D12 *** ***/Gibson Importing/AU, 對於同一個客戶不止一個聯繫人的,要分別進行標註,這樣寫郵件的時候只要輸入D12,收件人一欄就會自動跳出來所有這個客戶的聯繫人,同樣收到郵件的時候也會自動顯示是D12客戶具體哪個聯繫人發過來的。另外,對於該客戶業務所涉及的貨代、第三方檢測公司、第三方驗貨公司等聯繫人,也使用同樣的客戶代碼,譬如貨代顯示 D12 *** ***/貨代名稱(中文或者英文)/SH(或其他國家/地區簡稱),這樣的好處是只要在搜尋中輸入D12,所有和該客戶有關的聯繫人全部顯示出來,操作起來非常方便。

5. 涉及每個客戶的郵件都要求在主題欄以該客戶代碼開頭,譬如主題:D12 2019年新樣品開發,這樣我們只要在搜尋欄輸入D12,並選擇主題,所有主題包含D12客戶的郵件全部顯示出來,要了解每個訂單或者樣品的進展,以及查找任何之前的訂單都很方便。

6. 對於詢盤後雖沒有回復,但來參加展會的客戶;或者是來過幾次展會的客戶,我們在展會現場進行編號的時候,不一定馬上就能夠發現這些是重復的客戶,但是回去整理資料的時候很容易發現的,我們的原則是按照先後順序,使用最早的編號,這樣就不會出現混淆。

客戶編號的好處很多,但最主要的還是方便內部溝通。客戶開發的前期工作主要是由外貿業務員負責,而外貿業務員的英語水平一般都不錯,所以這個階段英語的問題不是很大。但訂單確認後轉入實際操作階段,就會涉及到車間生產、商標輔料、單證、財務、檢品和倉等,如果客戶數量不多的話問題還不是很大,但如果公司有幾十家歐美客戶,客戶的名稱又都是英文的話,如果有統一的客戶代碼,在所有的環節都把客戶編號體現出來,部門之間溝通起來就很容易,錯誤率也會大大降低,譬如我們只要說是D12客戶,或者說D12澳大利亞客戶,所有涉及這個訂單的相關部門和人員就都很清楚這個客戶的具體情況。

在後面的經驗分享中,我也會經常用到這些客戶編號,既方便講述,又可以保護客戶的信息不至於泄露太多。

外貿跟單經驗分享 (二)如何對客戶進行編號

我是超人