華為的員工報銷流程,太高效了

摘要:第一,要求這位主管承擔連帶賠償責任,如不當報銷費用的員工已離職,由審批人賠付不當報銷金額。從公布的這份制度中可以看出,華為對費用報銷審批有以下幾點要求:。

本文由註冊會計師整理髮布,內容來源於指尖上的會計(作者袁國輝),眾智財稅智庫、老財迷阿姨、會計家,會計網

華為的會計待遇在2017年時應屆生起薪就達到12000元,還上不封頂,有獨立的財務大樓,最讓人吃驚的是,華為的財務並不怎麼加班!這和大家印象中的華為人有很大的差別。那麼,華為的會計為什麼不加班呢?

根據我們搜集的資料發現,華為擁有非常先進的財務系統,效率非常高。我們從小小的費用報銷這個環節就能看出來!

華為的會計憑什麼不加班?

從費用報銷就可以找到原因!

在華為員工報銷費用,可能既見不著會計人員,也見不著出納。華為做到了費用報銷IT流程化處理。

十年前,智慧型手機尚未普及,華為就已在互聯網上開發了SSE費用報銷系統。 華為公司因業務特點,擁有遍布全球的客戶群與員工隊伍,員工的費用管理與報銷對於財務部門來說是一項非常複雜的工作。基於此,公司採用SSE對員工費用進行管理,在節約了人力、物力的同時也收到了良好的管理與控制效果。能上網的地方華為員工就能登錄SSE系統填寫費用報銷單,填寫完畢後費用報銷單系統會自動提交主管審批。

以員工報銷差旅費為例,下圖為華為費用報銷的全部流程:

華為費用報銷流程↓↓↓

首先上網填報費用報銷信息,信息流轉到主管處;主管需確認差旅事項的真實性及費用的合理性;主管確認後,再由上級權簽人審批。

同時,報銷人員需將費用報銷單列印出來,附上相應發票,提交給部門秘書。

華為每個部門都配備有秘書,秘書會集中將部門的費用報銷單快遞至財務共享中心。

財務共享中心簽收後,出納會集中打款,這時,整個報銷流程結束,剩下的就是會計做帳了。

在員工費用的過程中,華為財務對幾個環節進行了優化。

華為的財務總監在2017年新年致辭《卻顧所來徑,蒼蒼橫翠微》中提到,在會計核算領域,我們積極嘗試自動化、智能化,將標準業務場景的會計核算工作交給機器完成。目前,年平均約120萬單的員工費用報銷,員工在自助報銷的同時,機器根據既定規則直接生成會計憑證。

如果對比一般公司的報銷流程,你能明顯感受到華為報銷制度的優越性。

一般企業費用報銷的流程↓↓↓

對比下來,一般企業的報銷流程可能會導致審核流程過長,效率低下,並且增加財務部門工作的負擔。這對整個公司工作的運轉都是不利的。

那麼,華為的費用報銷又是怎麼審批的呢?我們來具體看一下!

華為的費用報銷審批制度曝光

註會菌在網上找到一份華為的出差費用管理制度:

華為對員工出差有著非常嚴格的規定,在審批上更是嚴格把關,充分放權,員工和主管都必須承擔相應的責任,避免弄虛作假。

★員工應承擔以下責任:

1、出差前填寫出差申請並提交直接主管批准。

2、對發生的差旅費用進行合理的成本控制。

3、對各項差旅費用,在發生之前已經充分理解本制度對此的規定。

4、任何與本制度不符、或超出本制度所規定標準的費用,須事先獲得財務權簽人批准,並將財務權簽人的批示附在費用報銷單後,沒有批示將按正常標準或範圍報銷,超過標準或範圍的部分由個人承擔。

5、出差返回後,及時填寫正確的費用報銷單據並附上相應原始票據,報銷費用。

6、保證費用發生的真實性,如實申報本人所發生的出差費用及相關補助,嚴禁私費公報。

7、對於財務的詢問及問題反饋,及時予以回答和處理。

★主管應承擔以下責任:

1、對部門的出差需求進行合理有效的成本控制。

2、員工出差前,由直接主管審批員工的出差申請,避免不必要的出差,以控制成本。

3、對員工所報銷費用的必要性、真實性、合理性進行全面審核,確保所發生各項費用符合本制度。

4、對財務反饋的員工報銷問題予以關注。

從公布的這份制度中可以看出,華為對費用報銷審批有以下幾點要求:

華為費用報銷審核十分嚴格

任正非曾因洗衣報銷被要求寫檢討

華為給每個員工都建立了費用報銷誠信檔案,每個員工都有誠信分值。這個分值會決定個人費用報銷被審計抽查的概率。

華為員工的費用報銷一般情況下會計不會一一審核,主要由主管主管把關。

員工剛入職時初始分為80分,B等。以後每報銷一筆費用,沒有出現差錯的話,就可以加1分,最高可累加到120分。

誠信分數為80-90分,內審的抽查比例是20%;

90分以上,抽查比例是10%;100分以上,抽查比例是5%。

分數在80分以下,所有的費用報銷都需要檢查。

另外,分數低於70的,每筆費用報銷財務都要事先審核,這將導致費用報銷時限拉長,對報銷人不利。

華為的審計部是一個很厲害的機構,審計對費用報銷的抽查非常較真,即便對任正非本人也不例外。

任正非有一次到日本去出差,被審計出來在酒店洗的衣服放在報銷里面,審計部的頭兒就找任正非談話,對不起得退回來,退回來還得寫檢討。

華為所有的人不能坐飛機頭等艙,任正非當時畢竟69歲了,到全世界各地他得坐頭等艙,對不起,多出的錢你自己朝里填。所以,每出一次出國任正非就「虧損」一次。

很多人可能在朋友圈看到過這樣一張照片,任總自己拖著拉桿箱排隊等計程車。華為的創始人難道出行沒有下屬陪同嗎?

華為的差旅費報銷制度規定,只有病員出差才允許有人陪同,主管出差時陪同人員的機票不能在公司報銷,需由主管個人負擔。

如果主管主管把關不嚴,對下屬的費用報銷未能認真履責,導致很多不當費用報銷,會怎麼處理呢?

第一,要求這位主管承擔連帶賠償責任,如不當報銷費用的員工已離職,由審批人賠付不當報銷金額。

第二,停止這位主管費用報銷權簽權力三年。

如果這位主管本人希望恢復該項權力,需自費請兩名註冊會計師對他過去三年所審批的費用報銷單做一番審計;審計如發現還有不當報銷,也像前面那樣承擔連帶賠償責任。

由此可看出,內部流程梳理及對員工行為的把控,對差旅管理起到重要作用。從內部管理著手,梳理清晰、管理到位後,再配合想要管理工具,形成完整的端到端的管控模式,才能達到事半功倍,降本增效的管理效果。

費用報銷4大方法

從華為的報銷流程中就可以看出來,小小的費用報銷,其中卻蘊含著很多的知識!在我們的工作過程中,財務人員曾多次因為費用報銷和報銷人員起衝突!

其實,只要掌握了一些小訣竅,我們平時的費用報銷工作,也能像華為那樣輕鬆。註會菌給大家總結了幾個方法,大家可以對照一下:

一、填寫報銷單一定要規範

(1)小寫金額與人民幣符號之間有空格

要求:小寫金額與人民幣符號不得有空格,不得連筆,正確寫法¥100.00;錯誤寫法:¥100;

(2)大寫金額無數字部分沒有用零或ⓧ補齊

要求:大寫金額無數字部分用零或ⓧ補齊;

(3)報銷單上字跡有塗改和勾抹

要求:報銷單不得塗改,如有錯誤,需要重新填寫;

(4)大寫金額書寫有誤

要求:金額填寫規範,無書寫錯誤;

大寫數字示例:零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬

(5)大寫金額與小寫金額不一致

要求:小寫金額與大寫金額保持一致;

(6)項目填寫不完整,報銷部門、報銷日期、附件張數有漏填寫的

要求:項目要填寫完整,報銷部門、報銷時間、報銷項目、附件張數要填寫完整。

二、報銷單上負責人簽字一定要齊全

要求:費用報銷單或差費報銷單上報銷人、財務負責人、部門負責人均要簽字,分公司當地沒有財務的,兼職財務人員在財務負責人處簽字,部門負責人為分公司經理。

三、報銷憑證一定要齊全

(1)取得發票上沒有加蓋銷售方發票章

要求:發票上要蓋有銷售方發票專用章,並且與銷售方名稱一致,否則不得報銷;

(2)取得收據上沒有加蓋銷售方財務章

要求:收據上要求蓋有銷售方財務章,沒有財務章不得報銷;

(3)出差日期和行程不同,報銷的手撕非機打車票連號或同一號段報銷

要求:出差日期和行程不同,報銷的手撕非機打車票不得連號或同一號段報銷。

(4)報銷的手撕非機打車票上沒有國稅監制章;或雖有國稅監制章,但是沒有防偽識別碼或水印

要求:手撕非機打車票要印有國稅監制章,並且有防偽識別碼或水印;

四、票據黏貼要規範

(1)票據黏貼雜亂無章

要求:票據先分類,再按時間排序,依次黏貼到黏貼單上;小張的票據需要均勻的黏貼,不能厚薄不均,確保單據平整;

(2)票據使用訂書機裝訂、固體膠黏貼

要求:要用膠水黏貼附件;

(3)火車票上日期、票價重要信息,被膠水黏住,無法查看

要求:票據上的金額、日期等重要信息不得被膠水黏貼住,要保證票據信息可見可查。

費用報銷可是個細心活,大家還是耐點心吧!

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