資料整理用Excel

  單位裡的各類文件資料堆積如山,繼續存在電腦裡,隨時都可能遭受病毒侵害和系統崩潰的滅頂之災。資料的保管最理想最安全的辦法是刻錄到光盤裡。刻錄之前,我們必須對雜亂的文檔進行整理。有一個很有效的整理方法,雖然操作起來有些麻煩,但日後查找卻極為方便。試想,當老板十萬火急地要你立馬找出上年度的工作總結,面對成百上千的文檔,你僅僅動了幾下滑鼠就輕鬆搞定時,老板會怎樣欣賞你

1.準備工作:打開資源管理器,在任意盤符新建一個文件夾,將要刻錄的所有文件存在其中。

2.建立Excel表格:建立一個Excel表格,用來錄入文檔的相關資料。可以分為序號、文件類型、文件名稱、文件來源、文件日期、備註等。文件類型又可分為上級文件、單位文件、人事資料、財務報表等。製作表格時,最好不要進行單元格的合併,以免影響以後的操作。

3.資料的錄入:資料錄入時無需分類進行,可以無序錄入。除了在表格中直接錄入外,還可以利用窗體來錄入。方法是:單擊菜單欄「數據/記錄單」,打開窗體錄入框,在相應的框格中輸入資料。輸入完後,回車打開新的一張表格(如圖1)。輸入之前可以先將文件類型、文件來源等項目中的固定分類,通過「自動更正」功能逐一用簡單的符號代替,只要輸入簡單的符號就可以了

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4.建立超鏈接:錄入之後,選定每個文件名稱的單元格,單擊滑鼠右鍵,選擇「超鏈接」,在彈出對話框中選擇對應的文檔。

5.排序:因為我們是無序錄入的,錄入完後,為了有序排列,就要利用排序功能了。選中表格的任意單元格,執行菜單欄上「工具/選項」,在彈出的對話框中單擊「自定義序列」選項卡,在左邊框中選擇「新序列」,單擊「導入」後,選中表格中文件類型的所在區域,再按一次「導入」(如圖2),確定後我們會發現原先無序的內容一下子變得有序了。

資料整理用Excel

排序之後,你會發現序號因此被打亂了。沒關係,在你排序之前,在序號列之後插入一空白列,任你怎麼排序,序號都不會改變。不過,記得排序之後刪除這列。

將表格保存到新建的文件夾裡並放在所有文檔之前。好了,所有的整理工作都完成了,最後就是把文檔刻錄到光盤裡保存了。