【王小豬PPT教程】第一講 世道變了,重新認識PPT吧!

  幾年前,網上曾盛傳一部名為「清華大學寢室夜話」的影片,裡面幾個學編程的男生在暢想未來時說:「我告訴你們,現在最牛的語言,不是C++,是PPT!我們寫程序按行算錢,人家老板做一個PPT,幾百萬就入帳啦!」雖然這是句笑談,但至少能反映出一個問題:PPT作為一種全球通用的商務文檔格式,它的價值絕對不僅限於形式本身,就像會用Word的人不一定能寫出好文章一樣。在那些外表光鮮的演示背後,還有許多值得我們去挖掘的東西。

很多人問我,如何才能做出一份讓別人一看就能由衷地感到認同的PPT演示,說真的,這件事和寫小說一樣,是沒有什麼秘笈可循的。惟有多學習,多練習,才能做到。我們這個PPT講座的目標不是讓你學會某種技巧或特效,但其中的一些經驗和理論,很可能會顛覆你長久以來對PPT的認知,從而幫你獲得凌駕於普通人之上的PPT製作能力。

第一講:世道變了,重新認識PPT吧

大部分初次使用PPT的朋友都有這樣的感受:新建一個演示文檔,滑鼠點到「文本框」按鈕上,隨後就在頁面上劃來劃去,連文字應該落在哪裡都不知道,好不容易寫了幾個字,又不知道字號應該調多大。這種狀況實在太普遍,普遍到會令每一個想做出優秀PPT演示的初學者感到無助。「別人做的PPT明明那麼炫,為什麼看上去很簡單的東西,我做起來卻完全把不到頭緒?」如果你也有這樣的困擾,那麼你真應該暫時離開電腦,想想你究竟想用PPT這種形式,來達成什麼樣的目標。

PPT是手段,而非目標

現在一提PPT,教師們都會想到「課件」,商務人士都會想到「方案」,仿佛做PPT的目的,不是做課件,就是做方案。這實際上是一種較為狹隘的錯誤。PPT是微軟Office辦公軟體中演示文稿製作工具PowerPoint的默認文件保存格式,於是人們就把演示文稿簡稱為「PPT」,又稱「幻燈片」,說的都是一回事。由此你可以明白,PPT是一種表現形式,而非一種特定的文稿稱謂。說得再直接些:它是手段,而非目標。

在過去,我們往往只在一些商業演講中看到PPT的身影。如今,除了商務演講的用途,越來越多的教師,尤其是文科教師也喜歡採用PPT格式的教案。一來便於製作,省去了不少備課時間;二來也便於學生獲取電子版筆記,從而收獲更好的課堂效果。另外,PPT版本的公司簡介、個人簡歷近年來也悄然興起,不少大學畢業生在應聘市場、策劃類專業時,都會附上一份準專業級的方案。經驗證明,不論是專業的廣告、公關公司,還是外企、國內大企業的市場部門,都更傾向於招收有優秀PPT製作能力的人才,因為它雖然不能完全代表一個人的專業能力,但至少表現出一個人對市場、策劃和溝通的理解。

PPT的精髓在於溝通

那麼,做PPT的目標又是什麼呢?如果你的回答是「應付校長布置的任務」,那你現在就可以把這一頁翻過去,不用再看了。以課件為例,很多老師做PPT是為了講課方便,然而這些課件在本質上又僅僅是把傳統的板書變成了電子版,除了能少創造一些粉塵之外別無他用。其實,我們完全可以,也應該用PPT做到更加精準、到位的溝通。

我們不妨舉個例子:校長要求某班主任製作一個PPT演示,在團隊活動時幫助學生學習文明守則,於是該老師做了一個包含5個頁面的演示文稿,5頁的內容分別為:

1.新的文明守則頒布了;

2.校長說,學生應該遵守紀律;

3.老師要起模範帶頭作用;

4.有個學生,犯錯誤被處分了;

5.大家要學習守則,避免犯錯。

按照校長的指示和既成事實,這個PPT做得沒有任何錯誤。可老師在按照這個演示講完一堂課後,學生們的反映卻異常沉悶,因為大家都覺得自己被威脅了——老師先告訴你新規矩來了,你們都給我老實點,當然我們老師也起帶頭作用,搗亂的已經被處分了,所以你們得學習守則,小心別讓我逮到!

其實,稍微調換5頁內容的位置,就會改善許多:

1.我們都知道,最近有個學生犯錯誤被處分了;

2.這件事老師也有責任,因為老師要其模範作用;

3.校長也很重視,強調我們應該遵守紀律;

4.新的文明守則頒布了;

5.大家要學習守則,避免犯錯。

簡單的調整之後,師生之間的溝通氣氛完全變化了,從「威脅」變成了「協商」。所以,PPT是演示者與聽眾間溝通的大綱,是協助人們溝通的工具,它幫你提前理清思路,在講解的時候才能遊刃有餘。師者的目標是傳道、授業、解惑,PPT只是達成這個目標的手段。

事實上,這不僅可以用在教育領域,商務合作中也是如此。國際上一些大牌的4A廣告公司在提案時,往往會先把幾十頁公司簡介放到整個方案的最前面,比如公司理念、CEO語錄、成功案例、全球機構列表,目的就是讓甲方知道,「我們很牛」,這種先入為主式的開場會幫他們獲得很多優勢,即使方案後面創意平平,也能收獲不錯的效果。

當然,除了調整不同頁面之間的順序,我們還可以適當地插入圖片、動畫,以提升頁面的視覺效果,甚至能達到增強內容說服力的作用。但是,千萬要記住一點,做PPT不是塗鴉,絕對不要盲目地把頁面變得過於花哨,所有的美化都必須服從於「溝通」這個主題,我們是要借助PPT做到我們的溝通目標,而非向人展示我們的塗鴉技巧。關於「美化」的技巧,我們在今後還會詳細地介紹給大家。

寫PPT之前先確定用途

一般說來,當PPT呈現為課件或者方案時,經常會有兩種用途:演示和閱讀。有的時候,我們寫PPT是為了理清思路,在講課或者講解方案時做演示之用;更多的時候,則是為了提交給別人閱讀,而無需講解,如學校或公司簡介。

演示用的PPT和閱讀用的PPT,兩種文檔的做法存在著很多區別。比如,演示用的PPT中,文字不宜過多,一般只要提綱挈領即可,細節部分主要靠演講者來發揮,如果文字過多,觀眾會把注意力從演講人身上轉移到PPT,這就得不償失了。另外,由於演示PPT一般都採用投影的方式進行播放,因此文檔中的字體不能太小,除了一些你不想讓聽眾仔細閱讀的文字,其他文字最好不要小於14號;而且如果你擔心投影機的亮度不夠大,就不要在演示中把文字和背景的字體顏色搞得過於接近。相對地,閱讀用的PPT則可以盡量細致,排版布局也可以做得更為美觀,從而給閱讀者留下好的印象。

【王小豬PPT教程】第一講 世道變了,重新認識PPT吧!

圖1:演示用的PPT,字大、圖多,便於投影觀賞

【王小豬PPT教程】第一講 世道變了,重新認識PPT吧!

圖2:閱讀用的PPT,文字密度很高,有的甚至可以列印閱讀

當然,由於PPT本身就是一種文字的載體,也有一些公司習慣性地要求員工提交PPT形式的計劃、報告,那些PPT既不用來演示也不用來閱讀,而是用來列印的,文字最小可以小至4號(在螢幕上已經很難看清)。像LG、三星等日韓企業都喜歡用PPT來溝通,這種情況不在我們的討論範圍之內。