電腦文件管理八條小技巧

  在電腦的內部,在電腦的桌面上,在「資源管理器」中,充斥著無序與混亂,這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的性能和我們辦公的效率,當大家面臨這個問題時,通常認為硬碟空間又不夠了,電腦性能又不跟不上了,需要再換一台新的電腦了。事實上,我們真正需要的是坐下來,好好花時間將電腦裡的文件真正管理起來,會為自己日後省下更多的時間。

文件管理的真諦在於方便保存和迅速提取,所有的文件將通過文件夾分類被很好地組織起來,放在你最能方便找到的地方。解決這個問題目前最理想的方法就是分類管理,從硬碟分區開始到每一個文件夾的建立,我們都要按照自己的工作和生活需要,分為大大小小、多個層級的文件夾,建立合理的文件保存架構。此外所有的文件、文件夾,都要規範化地命名,並放入最合適的文件夾中。這樣,當我們需要什麼文件時,就知道到哪裡去尋找。

這種方法,對於相當數量的人來說,並不是一件輕鬆的事,因為他們習慣了隨手存放文件和辛苦、茫無頭緒地查找文件。

下面,我們將幫你制訂一套分類管理的原則,並敦促您養成好的文件管理習慣。以下是我們總結出的一些基本技巧,這些技巧並不是教條,可能並不適合你,但無論如何你必須要有自己的規則,並堅持下來,形成習慣。

一、發揮我的文檔的作用

有很多理由讓我們好好地利用「我的文檔」,它能方便地在桌面上、開始菜單、資源管理器、保存/打開窗口中找到,有利於我們方便而快捷地打開、保存文件。我們可以利用「我的文檔」中已有的目錄,也可以創建自己的目錄,將經常需要訪問的文件存儲在這裡。至於「我的文檔」存儲在C盤,在重裝系統時可能會誤刪除的問題,可以在非系統盤建立一個目錄,然後右擊桌面上的「我的文檔」,選擇「屬性」。在彈出的「我的文檔屬性」窗口中,單擊目標文件夾下的「移動」按鈕,然後在新的窗口中指定我們剛創建的文件夾。重裝系統後再次執行以上操作,再重新指向此文件夾即可,即安全又便捷。

小提示:如果你使用Windows2000/XP,則移動「我的文檔」文件夾時,其下的所有文件會自動移過去,但如果你使用Windows9x,則需要手工將C:MyDocuments下的所有文件手工移到新指定的文件夾中,否則可能會丟失數據。

二、建立最適合自己的文件夾結構

文件夾是文件管理系統的骨架,對文件管理來說至關重要。建立適合自己的文件夾結構,需要首先對自己接觸到的各種信息、工作和生活內容進行歸納分析。每個人的工作和生活有所不同,接受的信息也會有很大差異,因此分析自己的信息類別是建立結構的前提。比如,有相當多的IT自由撰稿人和編輯就是以軟體、硬體的類別建立文件夾;而很多老師,就是以自己的工作內容比如教學工作、班主任工作建立文件夾。

同類的文件名字可用相同字母前綴的文件來命名,同類的文件最好存儲在同一目錄,如圖片目錄用image,多媒體目錄用media,文檔用doc等等,簡潔易懂,一目了然,而且方便用一個軟體打開。這樣,當我們想要找到一個文件時,能立刻想到它可能保存的地方。

三、控制文件夾與文件的數目

文件夾裡的數目不應當過多,一個文件夾裡面有50個以內的文件數是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過100個文件,瀏覽和打開的速度就會變慢且不方便查看了。

這種情況下,就得考慮存檔、刪除一些文件,可能將此文件夾分為幾個文件或建立一些子文件夾。另一方面,如果有文件夾的文件數目長期只有少得可憐的幾個文件,也建議將此文件夾合併到其他文件夾中。

四、注意結構的級數

分類的細化必然帶來結構級別的增多,級數越多,檢索和瀏覽的效率就會越低,建議整個結構最好控制在二、三級。另外,級別最好與自己經常處理的信息相結合。

越常用的類別,級別就越高,比如負責多媒體欄目的編輯,那多媒體這個文件夾就應當是一級文件夾,老師本學期所教授的課程、所管理班級的資料文件夾,也應當是一級文件夾。

文件夾的數目,文件夾裡文件的數目以及文件夾的層級,往往不能兩全,我們只能找一個最佳的結合點。

五、文件和文件夾的命名

為文件和文件夾取一個好名字至關重要,但什麼是好名字,卻沒有固定的含義,以最短的詞句描述此文件夾類別和作用,能讓你自己不需要打開就能記起文件的大概內容,能就是好的名稱。要為電腦中所有的文件和文件夾使用統一的命名規則,這些規則需要我們自己來制訂。最開始使用這些規則時,肯定不會像往常一樣隨便輸入幾個字那樣輕鬆,但一旦你體會到了規則命名方便查看和檢索的好處時,相信你會堅持不懈地執行下去。

另外,從排序的角度上來說,我們常用的文件夾或文件在起名時,可以加一些特殊的標示符,讓他們排在前面。比如當某一個文件夾或文件相比於同一級別的來說,要訪問次數多得多時,筆者就會在此名字前加上一個「1」或「★」,這可以使這些文件和文件夾排列在同目錄下所有文件的最前面,而相對次要但也經常訪問的,就可以加上「2」或「★★」,以此類推。

此外,文件名要力求簡短,雖然Windows已經支持長文件名了,但長文件名也會給我們的識別、瀏覽帶來混亂。

六、注意分開要處理的與已經完成的

如果一年前的文件還和你現在正要處理的文件擺在一起,如果幾個月前的郵件還和新郵件放在一塊,那你將會很難一眼找到你想要的東西。及時地處理過期的文件,備份該備份的,刪除不需要的,是一個良好的習慣。以老師為例,上學期教授課程的教案與資料,本學期使用的頻率會非常小,所以應當專門將到存放後另一個級別較低的文件夾中,甚至於刻錄到光盤中。而並本學期的一些文檔,因為要經常訪問,最好放置在「我的文檔」中以方便時時訪問。對於老師來說,一個學期就是一個周期,過一個周期,就相應地處理本周期的文件夾。對於其他行業的人來說,也有不同的周期,我們要根據自己的實際工作和生活需要對文件夾、文件進行歸檔。

小提示:為了數據安全,及時備份是必需要的,有關備份請參見本期《把複雜的備份變簡單》,及時備份文件並刪除不需要再使用的文件。

七、發揮快捷方式的便利

如果我們經常要快速訪問文件或文件夾,那可以右擊選擇「創建快捷方式」,再將生成的快捷方式放置到你經常停留的地方。

當然,當文件和文件夾不再需要經常訪問時,你需要及時將快捷方式刪除,以免快捷方式塞堵了太多空間或牽扯了你的注意力。

八、現在開始與長期堅持

建立完善的結構、規範化地命名、周期性地歸檔,這就是我們要做的。這並不複雜的操作卻能大大提高我們的工作效率,節省我們已經很有限的時間。

如果你現在就開始,那請首先拿出一張紙,明了你的信息類別,明確準備創建的文件夾個數與位置,還有為重要的文件夾制訂文件命名規則及歸檔規則。然後按此規則將電腦中已經存在的大量信息進行移動、更名、刪除等操作,而且要在以後操作中克服自己的陋習。

也許開頭會很難,也許規則會很繁瑣,但相信過不了多久,你就已經習慣於看到井井有條的文件與文件夾,並享受高效管理帶來的快樂了。