使用Excel 163種技巧2-3

  67、快速輸入拼音

選中已輸入漢字的單元格,然後單擊 「格式→拼音信息→顯示或隱藏」命令,選中的單元格會自動變高,再單擊「格式→拼音信息→編輯」命令,即可在漢字上方輸入拼音。單擊「格式→拼音信息→設置」命令,可以修改漢字與拼音的對齊關係。

68、插入「√」

首先選擇要插入「√」的單元格,在字體下拉列表中選擇「Marlett」字體,輸入a或b,即在單元格中插入了「√」。

69、按小數點對齊

有以下兩種方法使數字按小數點對齊:

(1)選中位數少的單元格,根據需要單擊格式工具欄上的「增加小數位數」按鈕多次,將不足位數補以0。

(2)選中位數少的單元格,右鍵單擊選擇「設置單元格格式」命令,在彈出的窗口中單擊「數字」標籤,選中「數值」,在右面的「小數位數」中輸入需要的),程序就會自動以0補足位數。同樣,對於位數多的單元格,如果設置了較少的小數位數,程序會自動去掉後面的數字。

70、對不同類型的單元格定義不同的輸入法

在一個工作表中,通常既有數字,又有字母和漢字。於是,我們在編輯不同類型的單元格時,需要不斷地切換中英文輸入法,這不但降低了編輯效率,而且讓人覺得麻煩。下面的方法能讓Excel針對不同類型的單元格,做到輸入法的自動切換:

(1)選擇需要輸入漢字的單元格區域,單擊「數據→有效性」命令,在「數據有效性」對話框中選擇「輸入法模式」選項卡,在「模式」下拉列表中選擇「打開」,單擊「確定」按鈕();

(2)同樣,選擇需要輸入字母或數字的單元格區域,單擊「數據→有效性」命令,選擇 「輸入法模式」選項卡,在「模式」下拉列表中選擇「關閉 (英文模式)」,單擊「確定」按鈕。此後,當插入點處於不同的單元格時,Excel會根據上述設置,自動在中英文輸入法間進行切換,從而提高了輸入效率。

71、在Excel中快速插入Word表格

(1)打開Word表格所在的文件;

(2)打開要處理Word表格的Excel文件,並調整好兩窗口的位置,以便看見表格和要插入表格的區域;

(3)選中Word中的表格;

(4)按住滑鼠左鍵,將表格拖到Excel窗口中,鬆開滑鼠左鍵將表格放在需要的位置即可。

72、設置單元格字體

選定要格式化的全部單元格或單個單元格中的指定文本,單擊「格式→單元格」命令,在「字體」框中,單擊所需字體,在「字號」框中,單擊所需的字體大小即可()。另外,如果某一單元格中的少量數據不可見,那麼可減小這些數據字體的大小,而不用調整列的寬度,以顯示單元格中所有數據。

73、在一個單元格中顯示多行文字

選定要設置格式的單元格,單擊「格式→單元格」命令,在打開的單元格格式對話框中選中「對齊」選項卡下的「自動換行」復選框()即可。

74、將網頁上的數據引入到Excel表格

網頁上表格形式的信息可以直接從瀏覽器上復制到Excel中,而且效果極佳。你可以選中信息並復制它,然後將信息黏貼到Excel中,或者可以選中信息並將其拖放到Excel中。使用這種「拖放」方法傳輸和處理任何基於網路的表格數據會顯得非常簡單並且異常快捷。在Excel 2002中,你可以像使用Excel工作表那樣打開Html文件,並獲得同樣的功能、格式及編輯狀態。

75、取消超級鏈接

下面介紹兩個方法,讓你方便地取消Excel中的超級鏈接。

(1)如果正在輸入URL或E-mail地址,在輸入完畢後敲回車鍵,剛才輸入的內容會變成藍色,此時單擊智能標記選擇「撤消超鏈接」命令即可。

(2)如果在工作表中已存在超級鏈接,右鍵單擊單元格,在快捷菜單中選擇「取消超鏈接」命令即可。

76、編輯單元格內容

雙擊要鍵入數據的單元格,直接輸入數據或對其中內容進行修改,完成後若要確認所做的改動,按Enter鍵即可;若取消所做的改動,按Esc鍵。另外,你還可以單擊單元格,再單擊工作表上邊的編輯欄,你就可以在編輯欄中編輯單元格中的數據了。

77、設置單元格邊框

選擇要添加邊框的所有單元格,單擊「格式→單元格」命令,選擇「邊框」選項卡(),然後在「樣式」中選中所需的線型樣式,同時可以在「顏色」中指定不同的顏色,再單擊「外邊框」按鈕,最後單擊「確定」按鈕即可。要設置含有旋轉文本的選定單元格的樣式,單擊「格式→單元格」命令,選擇「邊框」選項卡,然後使用「預置」下的「外邊框」 和「內部」按鈕,邊框應用於單元格的邊界,它會和文本旋轉同樣的角度。

78、設置單元格文本對齊方式

選擇要設置文本對齊的單元格,單擊「格式→單元格」命令,單擊「對齊」標籤,然後根據需要設置文本對齊方式即可。

79、輸入公式

單擊將要在其中輸入公式的單元格,然後鍵入=(等號),若單擊了「編輯公式」按鈕或「黏貼函數」按鈕, Excel將插入一個等號,接著輸入公式內容,按Enter鍵。

80、輸入人名時使用「分散對齊」(微軟Office技巧大賽獲獎作品)

在Excel表格中輸入人名時為了美觀,我們一般要在兩個字的人名中間空出一個字的間距。按空格鍵是一個辦法,但是我們這裡有更好的方法。我們以一列為例,將名單輸入後,選中該列,點擊「格式→單元格→對齊」,在「水平對齊」中選擇「分散對齊」,最後將列寬調整到最合適的寬度,整齊美觀的名單就做好了。

81隱藏單元格中的所有值(微軟Office技巧大賽獲獎作品)

有時候,我們需要將單元格中所有值隱藏起來,這時你可以選擇包含要隱藏值的單元格。單擊「格式→單元格」命令,選擇 「數字」選項卡,在「分類」列表中選擇 「自定義」,然後將「類型」框中已有的代碼刪除,鍵入「;;;」(3個分號)即可()。

提示:你也許奇怪為什麼會這樣,其實單元格數字的自定義格式是由正數、負數、零和文本4個部分組成。這4個部分用3個分號分隔,哪個部分空,相應的內容就不會在單元格中顯示。現在都空了,當然就都不顯示了。

82、恢復隱藏列

通常,選擇隱藏列兩邊列上的單元格,然後選擇「格式→列→取消隱藏」菜單項可以恢復隱藏的列。其實恢復隱藏列還有一種快捷方法:將滑鼠指針放置在列標的分割線上,例如,若隱藏B列,則將滑鼠指針放置在列A和列C的分割線上,輕輕地向右移動滑鼠指針,直到滑鼠指針從兩邊有箭頭的單豎變為兩邊有箭頭的雙豎杠,此時拖動滑鼠就可以打開隱藏的列。

83、快速隱藏/顯示選中單元格所在行和列(微軟Office技巧大賽獲獎作品)

在Excel中隱藏行或列,通常可以通過格式菜單中的行或列選項中的隱藏來做到,或者是選中行號或列標後通過滑鼠右鍵的快捷菜單來完成,對於分散的單元格區域,可以這樣快速隱藏:快速隱藏選中單元格所在行:「Ctrl + 9」快速隱藏選中單元格所在列:「Ctrl + 0」取消行隱藏:「Ctrl+Shift+9」取消行隱藏:「Ctrl+Shift+0」

84、徹底隱藏單元格

在很多時候我們會將一些行或列的內容隱藏起來不讓別人查看,但是如果用戶復制包含隱藏行或列的區域,這樣隱藏的內容就會在黏貼的新的工作表中出現,降低了隱藏效果。如果要想避免這種情況,我們可以先選中要復制的區域,然後單擊「編輯→定位」命令,在打開的對話框中點擊「定位條件」按鈕,在定位條件對話框中選中「可見單元格」選項),這樣就可以避免上面所發生的情況了。

85、用下拉列表快速輸入數據

如果某些單元格區域中要輸入的數據很有規律,如學歷(小學、初中、高中、中專、大專、本科、碩士、博士)、職稱(技術員、助理工程師、工程師、高級工程師)等,你希望減少手工錄入的工作量,這時我們就可以設置下拉列表做到選擇輸入。具體方法為:選取需要設置下拉列表的單元格區域,單擊「數據→有效性」命令,從「數據有效性」對話框中選擇「設置」選項卡,在「允許」下拉列表中選擇「序列」,在「來源」框中輸入我們設置下拉列表所需的數據序列,如「技術員、助理工程師、工程師、高級工程師」,並確保復選框「提供下拉箭頭」被選中,單擊「確定」按鈕即可()。這樣在輸入數據的時候,就可以單擊單元格右側的下拉箭頭選擇輸入數據,從而加快了輸入速度。