使用Excel 163種技巧4

  四、函數和公式編輯技巧

1、巧用IF函數清除EXCEL工作表中的

2、批量求和

3、對相鄰單元格的數據求和

4、對不相鄰單元格的數據求和

5、利用公式來設置加權平均

6、自動求和

7、用記事本編輯公式

8、防止編輯欄顯示公式

9、解決SUM函數參數中的數量限制

10、在絕對與相對單元引用之間切換

11、快速查看所有工作表公式

12、做到條件顯示

四、函數和公式編輯技巧

133、巧用IF函數清除Excel工作表中的0

有時引用的單元格區域內沒有數據,Excel仍然會計算出一個結果「0」,這樣使得報表非常不美觀,看起來也很別扭。怎樣才能去掉這些無意義的「0」呢?利用IF函數可以有效地解決這個問題。IF函數是使用比較廣泛的一個函數,它可以對數值的公式進行條件檢測,對真假值進行判斷,根據邏輯測試的真假返回不同的結果。它的表達式為:IF(logical_test,value_

if_true,value_if_false),logical_test表示計算結果為TRUE或FALSE的任意值或表達式。例如A1>=100就是一個邏輯表達式,如果A1單元格中的值大於等於100時,表達式結果即為TRUE,否則結果為FALSE;value_

if_true表示當logical_test為真時返回的值,也可是公式;value_if_false表示當logical_test為假時返回的值或其他公式。所以形如公式「=IF(SUM

(B1:C1),SUM(B1:C1),「」)」所表示的含義為:如果單元格B1到C1內有數值,且求和為真時,區域B1到C1中的數值將被進行求和運算。反之,單元格B1到C1內沒有任何數值,求和為假,那麼存放計算結果的單元格顯示為一個空白單元格。

134、批量求和

對數字求和是經常遇到的操作,除傳統的輸入求和公式並復制外,對於連續區域求和可以採取如下方法:假定求和的連續區域為m×n的矩陣型,並且此區域的右邊一列和下面一行為空白,用滑鼠將此區域選中並包含其右邊一列或下面一行,也可以兩者同時選中,單擊「常用」工具條上的「Σ」圖標,則在選中區域的右邊一列或下面一行自動生成求和公式,並且系統能自動識別選中區域中的非數值型單元格,求和公式不會產生錯誤。

135、對相鄰單元格的數據求和

如果要將單元格B2至B5的數據之和填入單元格B6中,操作如下:先選定單元格B6,輸入「=」,再雙擊常用工具欄中的求和符號「∑」;接著用滑鼠單擊單元格B2並一直拖曳至B5,選中整個B2~B5區域,這時在編輯欄和B6中可以看到公式 「=sum(B2:B5)」,單擊編輯欄中的「√」(或按Enter鍵)確認,公式即建立完畢。此時如果在B2到B5的單元格中任意輸入數據,它們的和立刻就會顯示在單元格B6中。同樣的,如果要將單元格B2至D2的數據之和填入單元格E2中,也是採用類似的操作,但橫向操作時要注意:對建立公式的單元格 (該例中的E2)一定要在「單元格格式」對話框中的「水平對齊」中選擇「常規」方式,這樣在單元格內顯示的公式不會影響到旁邊的單元格。如果還要將C2至C5、D2至D5、E2至E5的數據之和分別填入C6、D6和E6中,則可以採取簡捷的方法將公式復制到C6、D6和E6中:先選取已建立了公式的單元格B6,單擊常用工具欄中的「復制」圖標,再選中C6到E6這一區域,單擊「黏貼」圖標即可將B6中已建立的公式相對復制到C6、D6和E6中。

136、對不相鄰單元格的數據求和

假如要將單元格B2、C5和D4中的數據之和填入E6中,操作如下:先選定單元格E6,輸入「=」,雙擊常用工具欄中的求和符號「∑」;接著單擊單元格B2,鍵入「,」,單擊C5,鍵入「,」,單擊D4,這時在編輯欄和E6中可以看到公式「=sum(B2,C5,D4)」,確認後公式即建立完畢。這時在編輯欄和E6中可以看到公式「=sum(B2,C5,D4)」,確認後公式即建立完畢。

137、利用公式來設置加權平均

加權平均在財務核算和統計工作中經常用到,並不是一項很複雜的計算,關鍵是要理解加權平均值其實就是總量值(如金額)除以總數量得出的單位平均值,而不是簡單的將各個單位值(如單價)平均後得到的那個單位值。在Excel中可設置公式解決(其實就是一個除法算式),分母是各個量值之和,分子是相應的各個數量之和,它的結果就是這些量值的加權平均值。

138、自動求和

在老一些的Excel版本中,自動求和特性雖然使用方便,但功能有限。在Excel 2002中,自動求和按鈕被鏈接到一個更長的公式列表,這些公式都可以添加到你的工作表中。借助這個功能更強大的自動求和函數,你可以快速計算所選中單元格的平均值,在一組值中查找最小值或最大值以及更多。使用方法是:單擊列號下邊要計算的單元格,或者單擊行號右邊要計算的單元格,單擊常用工具欄上自動求和按鈕右邊的箭頭,並單擊要用的公式,然後按Enter。

139、用記事本編輯公式

在工作表中編輯公式時,需要不斷查看行列的坐標,當編輯的公式很長時,編輯欄所占據的螢幕面積越來越大,正好將列坐標遮擋,想看而看不見,非常不便!能否用其它方法來編輯公式呢?打開記事本,在裡面編輯公式,螢幕位置、字體大小不受限制,還有滾動條,其結果又是純文本格式,可以在編輯後直接黏貼到對應的單元格中而勿需轉換,既方便,又避免了以上不足。

140、防止編輯欄顯示公式

有時,你可能不希望讓其他用戶看到你的公式,即單擊選中包含公式的單元格,在編輯欄不顯示公式。為防止編輯欄中顯示公式,可按以下方法設置:右擊要隱藏公式的單元格區域,從快捷菜單中選擇「設置單元格格式」,單擊「保護」選項卡,選中「鎖定」和「隱藏」()。然後再單擊「工具→保護→保護工作表」命令,選取「內容」,單擊「確定」以後,用戶將不能在編輯欄或單元格中看到已隱藏的公式,也不能編輯公式。

141、解決SUM函數參數中的數量限制

Excel中SUM函數的參數不得超過30個,假如我們需要用SUM函數計算50個單元格A2、A4、A6、A8、A10、A12、??、A96、A98、A100的和,使用公式SUM(A2,A4,A6,??,A96,A98,A100)顯然是不行的,Excel會提示「太多參數」。其實,我們只需使用雙組括號的SUM函數;SUM( (A2,A4,A6,??,A96,A98,A100))即可。稍作變換即提高了由SUM函數和其他擁有可變參數的函數的引用區域數。

142、在絕對與相對單元引用之間切換

當你在Excel中創建一個公式時,該公式可以使用相對單元引用,即相對於公式所在的位置引用單元,也可以使用絕對單元引用,引用特定位置上的單元。公式還可以混合使用相對單元和絕對單元。絕對引用由$後跟符號表示,例如,$B$1是對第一行B列的絕對引用。借助公式工作時,通過使用下面這個捷徑,你可以輕鬆地將行和列的引用從相對引用改變到絕對引用,反之亦然。操作方法是:選中包含公式的單元格,在公式欄中選擇你想要改變的引用,按下F4切換。

143、快速查看所有工作表公式

只需一次簡單的鍵盤點擊,即可顯示出工作表中的所有公式,包括Excel用來存放日期的序列值。操作方法如下:要想在顯示單元格值或單元格公式之間來回切換,只需按下「Ctrl+`」(與「~」符號位於同一鍵上。在絕大多數鍵盤上,該鍵位於「1」鍵的左側)。

144、做到條件顯示

統計學生成績時,希望輸入60以下的分數時,顯示為「不及格」;輸入60以上的分數時,顯示為「及格」。這樣的效果,不妨稱之為「條件顯示」,用IF函數可以做到。假設分數在B3單元格中,要將等級顯示在C3單元格中。那麼在C3單元格中輸入以下公式做到不同的等級: =if(b3<=60,「不及格」,「及格」)分「不及格」和「及格」2個等級=if(b3<=60,「不及格」, if(b3<=90,「及格」,「優秀」))分3個等級=if(b3<=60,「不及格」,if(b3<=70,「及格」,if(b3<90,「良好」,「優秀」)))分為4個等級注意:符號為半角,IF與括弧之間不能有空格,而且最多嵌套7層。