高效能人士做PPT的7個步驟!

  前兩天有粉絲問甜心,對於一個PPT小白,有沒有一個好的技巧或者方法來做PPT。

甜心想了一下,就準備了一些自己的經驗分享給大家。

內容涵蓋PPT的技巧、方法、思路和一些常見問題等。

甜心會從7個方面分享,內容比較多,細細品味。

1、提取內容,整理要點;

2、搭建框架,劃分邏輯層次;

3、製作模板,處理母版;

4、兩個主題設定;

5、填充內容的方法;

6、美化內容細節;

7、完成之後注意的事項。

一、提取內容,整理要點

內容是PPT的核心部分,PPT做的在美,要是內容邏輯一塌糊塗,注定是個失敗的作品。

在職場上有可能還會給自己帶來「殺身之禍」。

一般好的PPT是建立在內容的基礎之上進行視覺化的表達。

那麼怎麼提取內容,這裡沒有一個標準的答案,做PPT的內容各有特色。

這需要根據實際的項目或者文案以及主題來提取。

舉個例子。

高效能人士做PPT的7個步驟!

原始內容來自網路

可以看出上面的文案可以用一堆來形容,這也是「老板型」PPT的特色。

經過處理之後,就會顯得很清晰,之後放入PPT進行二次加工,就會事半功倍了。

二、搭建框架,劃分邏輯層次

已經將大段的文案內容,提取出來了,這時就要對內容進行結構化處理。

比如今天甜心的文章,就做了一個思維導圖的邏輯結構。

看一下。

高效能人士做PPT的7個步驟!

高效能人士做PPT的7個步驟

甜心可以前兩個小時準備上面的素材和資料以及處理內容。

然後只用一個小時就能寫完整篇文章,這就是條理清晰,一寫到底的技巧。

做PPT也是同樣的道理,花大量時間準備內容和素材,然後再去製作PPT,事半功倍。

三、製作模板,處理母版

整個框架完成了,下面就可以去製作自己的模板來填充內容了。

這裡還有個省事技巧就是下載一份模板,然後套用。

其實自己做模板也不是那麼的難。

甜心一般做模板會先從5個主要的頁面來做,即:封面頁、目錄頁、過渡頁、內容頁、封底頁。

這裡就拿在KOPPT下載的一套模板來舉個例子,甜心的不能拿了,你懂的。(客戶隱私內容)

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素材下載來於KOPPT

這套模板好看的主要原因是統一了元素(微粒體圓)、統一了配色(紅色)。

同時5個主要頁面用色塊和圖片疊加的方式。

還有一個技巧,當使用某個形狀(圓形)作為主形狀,整體的形狀就可以圍繞這個形狀來設計。

這樣做的目的是為了整體風格統一,元素統一。

處理完這些之後,整個PPT模板就搭建的差不多了。

為了標題能夠隨時調整,並且豐富畫面,可以在母版裡設置占位符和LOGO。

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母版占位符設定

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母版占位符和LOGO設定

占位符設置的另一個目的,是為了能夠很好的切換內容頁,省的每個頁面都要輸入標題。

同時也為了方便修改,一旦出錯,修改很方便。

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板式切換

模板和母版設定好了,下面就要設定兩個主題了。

四、兩主題設定

一個是主題色,一個是主題字。

主題色的設定能讓整個PPT的顏色一鍵修改;主題字的設定是為了統一整個PPT的字體。

看一下怎麼設定。

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兩個主題設定的入口

1)主題色設定

第一步:

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進入主題色

第二步:

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修改主題色色值

怎麼修改主題色色值呢,這裡需要借用吸管工具。

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吸取色值

模板搭建好了,主題也設定完了,接下來就需要進行內容填充了。

五、填充內容

內容填充其實也是有方法的,這裡分享三個技巧。

1)邏輯圖表

有邏輯那就使用邏輯圖表填充呀,即簡單有美觀。

舉個例子:

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原始內容來自網路

這是一開始被處理過的文案,也是提取的內容。

那麼怎麼才能讓其更好看點呢?

不知道怎麼做,那就找方法呀,甜心用20%的時間解決80%的問題,多好呀。

這不甜心在KOPPT找了一份,感覺還不錯。

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素材圖片來源於KOPPT

是不是感覺有點小,甜心給你放大看看。

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素材圖片來源於KOPPT

看一下修改之後的效果。

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修改效果

2)圖文排版

這也是一個主流的PPT設計方式,圖片即表達了主題又豐富了畫面,一舉兩得。

看一下效果。

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圖文排版修改效果

3)色塊視覺引導

什麼意思呢?看一下效果就明白了。

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色塊視覺引導修改

這也是一個不錯的表達方式,用大面積的色塊來襯托內容。

這樣整體的內容就完成的差不多,其次就是對細節的調整。

六、美化內容細節

這個細節主要是包括內容梳理、有無錯別字、有無對齊、空格、加入動畫等。

1)參考線檢查有無對齊

利用參考線檢查對齊,包括兩邊、上下對齊。

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利用參考線檢查有無對齊

2)加入動畫

可以加入一些動畫,比如強調某一個部分,但是切記不可全部都是動畫。

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加入動畫

七、完成之後注意的事項

別以為做完整個PPT就完事了,還有一些事項要知道,不然小問題釀成大禍。

1)字體的嵌入

你電腦有的字體別人電腦裡不一定有。

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字體嵌入

2)版本兼容性

你用的PPT版本別人不一定就能打開,所以要知道對方的PPT是高版本還是低版本。

根據需求保存,這樣就能減少很多麻煩。

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版本保存問題

3)備份

要學會備份自己的文件,比如優盤裡面存一份隨身攜帶,上傳到雲盤一份或者郵箱發一份。

這樣是為了一旦文件丟失或者損壞可以立刻下載一份換一個電腦從新打開使用。

到這裡就要結束了。

希望這7個步驟能幫助你在做PPT的時候用到自己的工作當中。