實習生不會甘特圖被辭退?這三種表格你都要會做!

  既然大家誠心誠意地發文了,學長今天就給大家帶來工作中常用的三種圖表製作乾貨,後台回復「圖表」,還可以領取相關製作軟體和海量模板!

1 / 甘特圖

甘特圖,又稱為橫道圖、條狀圖。用來展示項目進度,方便團隊協作和任務推進的一種圖表。

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常見的使用場景

用來展示項目進度和關鍵部分。比如你負責舉辦一個講座,那可能其中會包括講師聯繫、備課、場地聯繫、宣傳推廣、落地執行等內容,這些不同的工作可能是同時或間隔地進行的,還有可能會需要多部門協作完成。通過甘特圖,你可以將每個部分的工作分別需要在什麼時間進行清晰標示出來,也讓項目組成員和你的上司,可以通過這個圖表來直觀地了解項目進展。

展示長期的計劃的進展情況,如一個季度的人力資源招聘計劃等。以甘特圖的方式,可以直觀看到任務的進展情況,資源的利用率等等。

如今甘特圖不單單被應用到生產管理領域,隨著生產管理的發展、項目管理的擴展,它被應用到了各個領域,如:建築、IT軟體、汽車等等。

製作教程

今天,刺蝟君帶你認識Excel中的甘特圖,僅需十分鐘,讓項目進度一目了然。

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這是下個月需要完成的一個項目,使用甘特圖,把整個項目可視化。步驟如下~

1. 設置【開始時間】單元格格式為「常規」。

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2. 選擇【任務】、【開始時間】、【持續時間】三列,插入圖表【堆積條形圖】。

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3. 雙擊X軸,設置坐標軸選項,最小值輸入序號1開始時間的值【42705】。

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4. 雙擊Y軸,設置坐標軸選項,勾選【逆序類別】。

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5. 點擊藍色數據條,設置數據系列格式,填充方式選擇【無填充】。

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6. 重新設置【開始時間】單元格格式為「日期」。

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7. 優化圖表字體,即可得到甘特圖。

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其他制圖軟體

1 / VARCHART XGantt

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VARCHART XGantt是全球知名的甘特圖控件,能夠做到如 Microsoft Project 般強大的項目管理功能。它擁有完美的數據兼容與交互,支持與所有主流數據庫無縫整合,數據兼容性和交互性強。

2 / FlexGantt

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FlexGantt是當前Java中最先進的甘特圖解決方案,作為一種先進的甘特圖Swing用戶界面組件,它允許用戶與項目計劃和調度結果形成互動。應用程序使用FlexGantt可以自定義甘特圖組件。

3 / AnyGantt

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AnyGantt是一款體積小、速度快、效果好但是功能強大且支持自定義的控件。其無需安裝任何Active-X文件,所有圖像都在客戶端生成;以XML接口驅動,通過一個簡單的XML配置文件來生成組、連接點和轉折點。

領取方式

後台回復 圖表

即可領取

製作軟體和海量模板

2 / 流程圖

流程圖通常用來描述某類工作的工序或整體流程,在我們的生活中隨處可見,如某個電子產品的操作手冊、去醫院看病時大廳裡會有從掛號到取藥的總體流程,包括招聘文案裡宋簡歷投遞到錄取的流程,都會用到流程圖。

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常見使用場景

產品 / 軟體的操作指南。當你要給用戶或新同事解釋如何使用你的產品時,一張簡潔明了的流程圖通常勝過千言萬語。

梳理內部管理流程。在大公司,無論是請假還是各類審批流程,通常會有涉及好幾個部門和人物的情況,這時文字就不如流程圖的表達效果好。

製作教程(以visio為例)

1. 向工作區內拖入形狀,並調整形狀的大小、位置;

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2.雙擊形狀,可進入文字編輯狀態,輸入文本(另外需要輸入文本的,通過插入文本框做到);

3. 利用連接線,將各個基本形狀連接到一起;

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4. 設置連接線、基本形狀的樣式,最終成圖。

製作軟體

1 / Gliffy diagrams

該插件是Chrome應用商店很受歡迎的一款制圖插件,除了網頁版以外,還可以下載離線版直接在桌面上打開使用,主界面是這樣的:主要功能包括:改變圖形顏色、大小,添加文字,圖片,網格自動吸附對齊等等,非常方便。

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2 / draw.io

這款插件有網頁版和桌面版,不用註冊可直接使用,完全免費,中文界面。它的功能非常豐富幾乎和ppt裡面常用的差不多,有了這些功能,制圖就非常容易了。

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領取方式

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3 / 思維導圖

思維導圖又叫心智圖,是一種將放射性思考的具體化的方法,無論是文章寫作、讀書筆記和課程學習,還是項目管理、分析問題等各方面,思維導圖都發揮著很重要的作用。

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常見使用場景

頭腦風暴。在小組或個人進行腦暴時,思維導圖可以幫你很好地記錄和梳理繁雜的idea。每個觀點之間既有聯繫又相互獨立,可以幫助你討論中不跑偏,同時不限制住思路。

會議記錄。其實在企業中,xmind是比word更好的會議記錄工具,因為它邏輯清晰,操作方便,還可以添加各種標註。

梳理組織結構。無論你是否實習過或混過學生會,應該都看過各種組織的結構圖,它可以很清晰地展示職務、部門之間的上下級關係,一看就明白組織的構成,如圖:

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製作教程(以X-mind為例)

1. 根據需要選擇導圖類型

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2. 按順序輸入你需要的內容(Enter鍵是新建平行項目,Tab鍵是新建下級任務)

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3. 調整項目間的從屬關係,並設置邊框和線條樣式

4. 添加標註、總結等內容

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P.S.在用軟體製作之前,可以在紙上手繪想要做的圖,這樣可以減少很多不必要的重復修改。

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製作軟體

1 / XMind

在企業中它可以用來進行會議管理、項目管理、信息管理、計劃和時間管理、企業決策分析等;在教育領域,它通常被用於教師備課、課程規劃、頭腦風暴等。有免費中文版,以及各種思維導圖類型和模板,非常實用。

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2 / Mindmagager

一個易於使用的項目管理軟體,能很好提高項目組的工作效率和小組成員之間的協作性。它作為一個組織資源和管理項目的方法,可從腦圖的核心分枝派生出各種關聯的想法和信息。在企業內部使用率較高,但需要付費。

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3 / imindmap

iMindMap結合獨特的自由形態頭腦風暴視圖模式和系統的思維導圖視圖模式,特別適用於頭腦風暴、策劃和管理項目、創建演示文稿等。

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4 / Mindnode

一款非常小而美的腦圖軟體。雖然只在Mac平台有,但操作簡單,而且非常美觀。

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領取方式

後台回復圖表

即可領取

製作軟體和海量模板

· · ·

今天的科普時間就到這裡。也許這些教程看起來有點複雜,但只要實際上手操作一遍,基本都能了解的。最後,學長想給實習生們幾點建議:

不要因為不會就怯場或是一個勁地問別人。在提問前,自己先百度一下,看看公司的歷史資料,如果花了時間還是不懂,那還是問吧!

做圖表時,無論是給自己看還是給主管看,都請記住這幾個原則:

1)把對方當做完全不了解這個項目的人,在圖表中盡可能清晰而全面地展示信息,不要自以為對方都了解而導致信息不對稱;

2)美觀很重要,用職場人的心態要求自己,死摳細節,做到完美!

你還想了解什麼圖表?

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編輯 | Yellow&老瑯