在Excel表格中設置防止發生重復錄入功能的方法

  我們在進行數據錄入時,由於錄入數據量較大,可能會發生重復錄入,比如錄入考生信息製作準考證等,如果同一個考生信息錄入重復,就可能生成兩個準考證。為了防止類似數據的錄入重復,可以對錄入重復數據的單元設置提示或者禁止錄入。請看如下例子的操作。

1、打開Excel表格,要設置防止個人面試成績重復輸入,首先選中姓名輸入的列次範圍,如下圖我們舉例選中A2至A12之間的單元格。

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2、然後在功能區域選擇「數據」,在「數據工具」組中點擊「數據有效性」。

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3、然後下拉序列中有三個選項,點擊選擇「數據有效性」。

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4、在「數據有效性」窗口中,先點擊「設置」,在有效性條件「允許」下拉序列中選擇「自定義」。

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5、在「公式」輸入框中輸入條件設置公式:「=COUNTIF(A:A,A2<2)」。

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6、再在「數據有效性」窗口中,點擊「出錯警告」,樣式下有三種模式,第一種是「停止」,設置後輸入重復的姓名將不能顯示和保存,第二張是「警告」,彈出警告提示是否繼續輸入,第三種是「信息」,就是單純的信息提示。我們在這裡選擇「警告」,因為有可能存在同姓名的考生,提示後進行核實,再確定是否錄入。可以在「錯誤信息」下填寫錯誤提示。然後確定退出。

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7、設置好後,我們輸入一個重復姓名試試。輸入「吳波」,立即會彈出警告「姓名已存在,請核實是否重復輸入」,然後再根據選擇「是」還是「否」。

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8、但是,以上設置對於復制黏貼的數據無法識別,我們可以在輸入後使用「圈劃無效數據」這一功能。例如,我們復制如圖所示的兩位考生姓名。

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9、然後黏貼到表格中,雖然是重復的姓名,但是不會出現任何提示和警告,顯然剛才的設置對於復制黏貼數據無效。

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10、我們可以點擊「數據有效性」,然後在選擇「圈劃無效數據」。

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11、然後我們可以發現,姓名一列有重復的數據都被自動圈劃起來,然後我就可以去核實是同名還是重復輸入。

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以上就是在excel表格中如何設置防止發生重復錄入方法介紹,操作很簡單的,大家學會了嗎?希望能對大家有所幫助!