大型 Word 文檔處理技巧(下)

  5、處理大型Word文檔的命令和技巧二

在處理一般的Word文檔時,我們並不會特別注意到頁眉頁腳等功能。但是,對於大型文檔來說它們可都是無價之寶。好幾十頁的一篇東西,如果你把它列印出來之後搞亂了各頁的次序……天!想想後果吧。但要是有了頁眉和頁腳,重新按次序整理將非常Easy。

上期,我們介紹了”頁眉”、”頁腳”以及”高級頁號”等內容,您學會了嗎?處理大型Word文檔,除了以上方法,還有更多技巧,請看:

用標題分割內容

創建大型Word文檔時,最好用標題把包含不同主題的頁面分割開來。使用標題方便閱讀者分層次閱讀文檔,使得他們能夠很容易地找到各個主題。

要格式化標題,最簡單的方法是使用樣式,比如默認標題樣式”標題1″、”標題2″等。用樣式格式化標題時,你可以很容易地得到文檔內容目錄。

要把樣式應用到標題,請先用滑鼠選中標題文字,然後從”格式”工具條的”樣式”下拉列表框選擇樣式。如果你找不到自己想要的樣式,點擊樣式下拉列表的時候按住”Shift鍵”就可以顯示出完整的樣式清單。如果要把文字格式轉化成三種主要的標題樣式——”標題1″、”標題2″、”標題3″的話,你可直接使用鍵盤快捷方式,它們分別是:”Ctrl+Alt+1″、”Ctrl+Alt+2″、”Ctrl+Alt+3″(如圖1)。

用默認樣式格式化標題的優點之一在於它有生成內容目錄的能力。要生成內容目錄,你只需把光標移到要插入目錄的位置(通常是文檔開頭),然後選擇菜單”插入/索引和目錄”,選擇”目錄”選項卡,點擊”確定”按鈕。Word將自動在光標所在位置插入一個目錄。

用結構圖快速導航

用樣式格式化文檔標題的另外一個優點在於,我們可以方便地利用文檔結構圖進行快速導航。要查看文檔結構圖,請選擇菜單”視圖/文檔結構圖”,此時螢幕的左邊就會顯示出文檔的標題列表。點擊這個列表中的任意一個標題,文檔主編輯區就會自動轉到該標題所在位置。

如果你使用的是Word 2000,大型文檔既可以用內容目錄導航,也可以用文檔結構圖導航。內容目錄中的每一項都是指向文檔中相應標題的超級鏈接,點擊任意一項你就可以轉到文檔的相應部分。要快速返回文檔的開頭,你只要按下”Ctrl+Home”鍵即可。

導航大型文檔的另外一種方法是使用”編輯”菜單的”查找”功能查找特定的文字。例如,假設你要查找文檔中介紹”購機選擇”的那一部分,你可以直接搜尋”購機選擇”這幾個字。倘若文檔中這幾個字出現次數不是很多,在”查找和替換”對話框中你可以點擊”查找”以及”查找下一次”按鈕查找單詞的下一次匹配,找到正確的位置之後點擊”取消”按鈕即可。

為圖形加上題註

當你在文檔中加入圖形和圖表時,不要忘了對它們進行編號並加上說明。在Word中,為圖形加上題註是很方便的:先選中圖形,然後選擇菜單”插入/題註”,在對話框中輸入對圖形的說明,最後點擊”確定”,Word將自動對圖形進行編號並加上說明。如果你以後在這個圖形之前加上了其他圖形,或者刪除了這個圖形之前的圖形,則Word將自動修改圖形編號。

如果你想要在文檔內部引用圖形的題註,你首先必須把題註轉換成圖文框。然後,把光標移到需要插入題註引用的地方,選擇菜單”插入/交叉引用”,從”引用類型”列表,選擇”圖表”(如圖3),從”引用內容”列表選擇你想要的引用類型,在”引用哪一個題註”中選擇正確的題註,最後點擊”插入”按鈕。現在文檔中插入了對指定圖形題註的引用。如果由於圖形的前面加上或者刪除了其他圖形而導致圖形編號改變,文檔將自動地進行相應的更新。

6、Word2000的六項重要設置

一.度量單位

word中的度量單位有公分、毫米、磅(1公分約等於28.35磅)、英寸和十二點活字(1個十二點活字等於12磅)五種。可在”工具→選項”的”常規”選項卡上選定使用哪一種度量單位。

“度量單位”下拉列表框的下面還有一個”使用字符單位”復選框,如果將其選中,無論選定了哪種度量單位,視圖標尺上的刻度值是”字符”;”格式”→”段落”對話框的”縮進和間距”選項卡上”縮進”以”字符”來度量,”段前”、”段後”以”行”來度量。

二.取消word97不支持的功能

在”工具→選項”的”保存”選項卡上有一個”取消word97不支持的功能”的復選框。

一旦選中該復選框,就無法使用word97不支持的功能,如在表格單元格中插入表格的功能。具體表現為:當光標移入表格單元格中後,”表格→插入”選單下的”插入表格”命令以及表格工具欄上”插入表格”按鈕無法使用。

三.即點即輸

在”工具→選項”的”編輯”選項卡上有一個”即點即輸”選項區,共有兩項設置,即”啟用‘即點即輸'”復選框和”默認段落樣式”下拉列表框。需使用即點即輸功能,則應選中”啟用‘即點即輸'”復選框,然後在”默認段落樣式”下拉列表框中選定所需的段落樣式(缺省值為”正文”)。

四.嵌入truetype字體

當文檔中包含某些特殊字體(一般電腦上不安裝的字體),如office2000所帶的繁體字———mingliu,為了能在其它未裝特殊字體的電腦上能正常打開該文檔,可在文檔中嵌入truetype字體。方法是:將”工具→選項”的”保存”選項卡上的”嵌入truetype字體”復選框選中。

由於一個truetype字體文件的長度,小則數兆,大則十多兆,所以嵌入truetype字體後,文檔長度一般將增至數十兆,給編輯、使用帶來極大不便。如果再選中”只嵌入所用字符”復選框,則文檔的長度不會增大很多,但在其它電腦上不能編輯文檔中特殊字體部分的內容。

五.首行縮進

是否選用首行縮進功能,可在”段落”→”縮進和間距”→”特殊格式”下拉列表框中設定。如果不選用,則必須將”工具→自動更正”的”鍵入時自動套用格式”和”自動套用格式”選項卡上的”首行縮進”復選框取消。

如果選用首行縮進功能,則選中”工具”→”選項”對話框”常規”選項卡上的”使用字符單位”復選框。這樣”首行縮進”的距離值就以字符來度量,從而省略每次改變字體大小後,重新設定”度量值”的工作。

六.文檔網格

在”文件→頁面設置→文檔網格”選項卡上有四種選擇,即:”無網格”、”只指定行網格”(默認)、”指定行網格和字符網格”和”文字對齊字符網格”。用戶可以根據編輯文檔的類型,選用其中的某一種。

編輯普通文檔時,宜選擇”無網格”。這樣能使文檔中所有段落樣式文字的實際行間距均與其樣式中的規定一致。

編輯圖文混排的長文檔時,則應選擇”指定行網格和字符網格”。否則重新打開文檔時,會出現圖件不在原處的情況。

7、利用Word 2000閱讀電子文檔

時下隨著大量免費電子郵件雜誌的湧現,中文讀書軟體逐漸流行起來,如ReadBook、e-book之類。這些讀書軟體有一個普遍的共同點:就是支持多種格式的文檔,並且可以自由設定自動滾屏以方便閱讀。其實Word 2000比起這些軟體來毫不遜色,現在讓我們看一看如何把Word 2000變成一款”讀書軟體”。

第一步:打開將要閱讀的文檔,選擇[工具]菜單中的[選項]命令,然後單擊[常規]標籤,在”常規選項”中將”藍底白字”選上。這樣做利於消除眼睛疲勞,事實上許多讀書軟體也是這麼做的,如ReadBook。

第二步:單擊[視圖]菜單中的[網路線]命令,這時螢幕上便出現等間距的坐標線,這樣做的目的是為了便於閱讀。

第三步:選擇[工具]菜單中的[自定義]命令,在彈出的[自定義]對話框中單擊[命令]標籤,在”類別”一欄中選擇”所有命令”並用滑鼠在”命令”一欄中將”AutoScroll”拖至工具欄中任一位置,這時出工具欄上便會出現”自動滾動”快捷按鈕,只需點擊一下,滑鼠便會在螢幕右側的垂直滾動條中變成一上一下的兩個”▲”和”▼”。

向上輕移滑鼠,便可做到自動向上卷屏;同理,向下移動便可做到自動向下卷屏。離垂直滾動條頂端或底端越近,卷屏速度越快;離滾動條中點越近,速度越慢。你所要做的就是控制好速度,然後就可以慢慢讀文章了,悠哉樂哉!讀到精彩之處,想要停下來細看怎麼辦?沒關係,隨便點一下滑鼠就會停下來,要繼續則再次按下該快捷按鈕即可。今天讀不完,可以選擇[插入]菜單中的[書簽]命令做個書簽,保存起來留作下次讀書時備用。

怎麼樣,這款”讀書軟體”還夠格的吧?事實上我寧願用Word 2000來讀書,不僅因為它的實質性功能一點兒都不比專業的讀書軟體差,還因為它所支持的文檔格式相對於平常的讀書軟體要多得多,而且如果文檔中含有圖片或背景音樂,Word 2000照樣支持,平常的讀書軟體則顯得無能為力。使用Word 2000的另一大理由是它還支持BIG5碼。

8、巧用格式刷快速設置段落和文字格式

在WORD的常用工具欄中有一個”格式刷”按鈕,它的功能就是將某一段落和文字的排版格式復制給另一段落和文字。因此通過格式刷可以做到以某一段落或某幾個文字的排版格式為藍本,將其它段落或文字均設置成此格式。方法是:對於段落,先將光標停在源段落(藍本),然後點格式刷按鈕,此時滑鼠指針變成一把小刷子,這時只需將刷子在目標段落上單擊一下,目標段落格式便與源段落格式變成一致;對於文字,先將源文字標記成塊,然後點格式刷按鈕,此時滑鼠指針變成一把刷子,這時只需將目標文字標記成塊,則目標文字的格式與源文字變成一致。但這樣每次只能刷一次,若在點”格式刷”按鈕時雙擊,使其處於被按下的狀態,則可以接連刷若干次,(要取消格式光標時,只需按ESC鍵或再次單擊”格式刷”按鈕)這對於要將多個格式比較複雜、位置比較分散的段落或文字的格式設成一致時,效率很高,免去了重復為每一個對象設置格式的麻煩。另外有興趣的朋友可鑽研一下”樣式”,利用它也可省去不少重復的操作。

9、利用矩形區域塊(列塊)完成一些特殊功能

在WORD中要將文字、段落標記成塊,可能大多數用戶已經很熟練,可還有一個有用功能未必大家都知道,那就是標記矩形區域塊,方法是:先按ALT鍵不放,然後按住滑鼠左鍵在文檔區內畫一個矩形區域,即可標記一個矩形塊。然後對這個塊可像其它塊一樣進行各種塊操作。這種方式在文檔內容需要以列塊方式操作時很有用。例如當文檔內容中含有多個列數據(但又不宜採用表格),需要對各列進行移動、復制或改變列的間距等操作時。

10、Word2000中樣式的使用

Word提供了多種可供選擇的樣式。但是有時你可能需要創建新的樣式,或者更改所需的外觀。在創建新樣式時,你可以指定是否將它應用到段落或字符中。另外,為樣式指定一個描述其結果的簡短、描述性名稱,可以使你和其他人在使用該樣式時能夠回想起其結果。要更改樣式,你可以調整已有樣式的格式設置。

(1).創建新樣式

①選定要將其格式保存為樣式的文本。

②單擊”格式”菜單,單擊”樣式”,然後單擊新建。

③鍵入簡短的、描述性名稱。

④單擊”樣式類型”下拉箭頭,然後單擊”段落”,在樣式中包括所選文本的行距和頁邊距,或者單擊”字符”,在樣式中只包括格式,例如字體、字號和粗體。

⑤單擊”後續段落樣式”下拉箭頭,然後單擊要在使用了該新樣式的段落後將應用的樣式名稱。

⑥單擊”添至模板”復選框,將新樣式保護到當前模板中。

⑦單擊”確定”。

⑧單擊”應用”或”關閉”。

瀏覽不同的樣式列表。

在查看樣式對話框中的樣式列表時,你可以選擇要查看的樣式類型:正在使用的樣式,所有樣式和用戶定義的樣式。在樣式列表框中顯示的樣式將基於所選的選項。

(2).更改老樣式

①單擊”格式”菜單,然後單擊”樣式”。

②單擊要更改的樣式。

③單擊”更改”。

④單擊格式,然後單擊要更改的格式類型。

a、要更改字符”格式”,例如字體類型和粗體,你可以單擊字體。

b、要更改行距和縮進,你可以單擊段落。

⑤選擇所需的格式選項,然後單擊確定。

⑥檢查預覽框,預覽樣式描述。進行所需的格式更改。

⑦單擊”確定”。

⑧單擊”應用”或”關閉”。

提示:

使用樣式節省時間。

一旦你用樣式設置了文檔格式,你就可以快速嘗試使用不同的外觀。更改每個樣式,然後查看自動更改的帶有該樣式的所有文本。

實驗:

(3)、快速創建標題樣式。

你可以創建居中和粗體文本的標題樣式。鍵入”標題”,選定該文本,然後單擊格式工具欄上的居中和加粗按鈕。接下來,突出顯示格式工具欄上的樣式框中的樣式名稱。鍵入名稱,例如標題,然後按Enter鍵。現在你的文檔就可以使用該樣式了。

(4)、快速修改標題樣式。

你可使帶有標題樣式的文本傾斜。選定標題文本,單擊格式工具欄上的傾斜按鈕,單擊樣式下拉箭頭,單擊標題,單擊更新樣式,以反映最近所做修改單選鈕,再單擊確定。