Word操作技巧系列專題

  目錄

1:更改程序設置,助你快速記憶Word快捷鍵

2:Word文檔損壞了?六種方法可以挽回數據

3:應用必備 Word安全保護技巧大搜羅

4:在Word中輸入特殊符號的四種方法

5:Word中一次性插入多個相同的圖片(符號)

6:使用Word 2003縮略圖功能快速瀏覽長文檔

7:Word XP中的圖片也能隨意旋轉

8:同一篇Word文檔設置多個不同的頁眉頁腳

9:巧借Excel快速把Word表格行列互換

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10:在Excel中插入Word文檔

11:讓Word和Excel表格做到選擇錄入

12:Word中用插入符號功能快速輸入生僻字

13:輕鬆合併不同版本的Word文檔

14:Word中利用自動更正快速輸入常用專業術語

15:用Windows畫圖程序在Word中輸入特殊字符

16:快速清除Word頁眉橫線的兩則方法

17:利用邊框和底紋在Word中製作整行橫線

18:多個Word文檔整篇一次性導入

19:Word一些操作小技巧

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20:Word文檔安全保護妙招八則

21:輕鬆在Word中做到一鍵黏貼

22:用Word巧妙獲取QQ聊天記錄

23:Word長文檔目錄及正文頁碼設置

24:Word「插入」菜單裡的常用功能講解

25:用Word也能看電視

26:如何給Word文檔減肥

27:用Word2003也能給文檔加上稿紙

28:在Word中輸入乘號和除號的幾種方法

29:Word文檔頁碼從第二頁起出現的設置方法

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30:簡單三步 解除Word文檔保護密碼

31:Word表格操作常用技巧

32:不啟動Word查看文檔字數統計的方法

33:Word2003中保護局部文檔內容

34:用Word2003輕鬆製作桌面日曆

35:Word中表格計算功能的做到

36:利用Word「自動更正」功能快速輸入文字

37:用Word做名片 三步輕鬆搞定

38:Word和WPS通用的文檔排版技巧

39:Word唱空城計 文檔內容巧隱藏

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40:Word中快速輸入上下標的五則經驗

41:Word文檔與WPS文檔的相互轉換

42:Word列印技巧

43:修改Word菜單中「打開」文檔的默認位置

44:Word2000應用技巧薈萃

45:Word2000使用技巧50招

46:Word表格原來也能求得平均值

47:如何使用WORD的索引功能

48:在Word2000下創建一個名片製作模板

49:在Word中利用樣式添加目錄

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50:Word 2000格式處理技巧三則

51:Word 2000″自動恢復”探秘

52:讓WORD工作效率大增的「獨門密技」

53:使用Word 2000 製作優美印章

54:巧用word2000來處理圖象

55:Word製作試卷「卷頭」

56:巧用WORD2000編排試卷

57:Word XP運用技巧大派送

58:Word中輸入能跟在文字後面顯示的拼音

59:Word中輕鬆輸入各式各樣的下劃線

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60:再大些,教會你用Word列印特大字

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更改程序設置  助你快速記憶Word快捷鍵

很多朋友都希望能在Word中用快捷鍵來完成一些常用的操作。可那些快捷鍵特別難記,好多朋友的方法都通過菜單的提示來強行記憶(如圖1所示)。

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圖1

但這個方法效果不好,而且平時大家都習慣於使用工具欄按鈕,要去菜單裡找,有時還真不一定能找出自己需要的命令來,既費時又費力。

其實,我們完全可以通過一個小小的設置讓Word的工具欄按鈕上也顯示出相應的快捷鍵來:

(本操作技巧已在Office 2003版本下測試通過)

操作步驟如下:

1. 打開Word 2003軟體

2. 執行「工具」菜單→「自定義」命令, 然後在彈出的設置窗口中點擊「選項」按鈕。如圖2所示

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圖2

3. 勾選箭頭標識的「在螢幕提示中顯示快捷鍵」復選框後點擊「關閉」按鈕即可

4. 好了,再回到Word主窗口試試吧,看看現在是不是把滑鼠放到工具欄按鈕上也能顯示出快捷鍵的設置來呢?如圖3所示

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圖3

【小提示】 其實,Word默認的快捷鍵並不很全,而每個人的使用目的又不相同,如果您經常使用的功能沒有預設快捷鍵那該怎麼辦呢?

Word已經提供給我們一個自設快捷鍵的功能了。依然在圖2窗口中,點擊「鍵盤」按鈕,會彈出一個如圖4所示的快捷鍵設置窗口,如果我們需要給當前這個功能「FileNew」(意思是新建一份文件)設置一個快捷鍵,就可以直接將光標定位於「請按新快捷鍵」一欄,然後直接按動快捷鍵就行了,最後點擊「指定」按鈕,新的快捷鍵即可生效。

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圖4

QUOTE:

Word文檔損壞了?六種方法可以挽回數據

在打開Word文檔時,如果程序沒有響應,那麼很有可能是該Word文檔已經損壞。此時,請試試筆者以下所述方法,或許能夠挽回你的全部或部分損失。

一、自動恢復尚未保存的修改

Word提供了「自動恢復」功能,可以幫助用戶找回程序遇到問題並停止響應時尚未保存的信息。實際上,在你不得不在沒有保存工作成果就重新啟動電腦和Word後,系統將打開「文檔恢復」任務窗格,其中列出了程序停止響應時已恢復的所有文件。

文件名後面是狀態指示器,顯示在恢復過程中已對文件所做的操作,其中:「原始文件」指基於最後一次手動保存的源文件;「已恢復」是指在恢復過程中已恢復的文件,或在「自動恢復」保存過程中已保存的文件。

「文檔恢復」任務窗格可讓你打開文件、查看所做的修復以及對已恢復的版本進行比較。然後,你可以保存最佳版本並刪除其他版本,或保存所有打開的文件以便以後預覽。不過,「文檔恢復」任務窗格是Word XP提供的新功能,在以前的版本中,Word將直接把自動恢復的文件打開並顯示出來。

二、手動打開恢復文件

在經過嚴重故障或類似問題後重新啟動Word時,程序自動任何恢復的文件。如果由於某種原因恢復文件沒有打開,你可以自行將其打開,操作步驟如下:

1. 在「常用」工具欄上,單擊「打開」按鈕;

2. 在文件夾列表中,定位並雙擊存儲恢復文件的文件夾。對於Windows 2000/XP操作系統,該位置通常為「C:\documents and settings\Application Data\Microsoft\Word」文件夾;對於Windows 98/Me操作系統,該位置通常為「C:\ Windows\Application Data\Microsoft\Word」文件夾;

3. 在「文件類型」框中單擊「所有文件」。每個恢復文件名稱顯示為「‘自動恢復’保存file name」及程序文件擴展名;

4. 單擊要恢復的文件名,然後單擊「打開」按鈕。

三、「打開並修復」文件

Word XP提供了一個恢復受損文檔的新方法,操作步驟如下:

1. 在「文件」菜單上,單擊「打開」命令;

2. 在「查找範圍」列表中,單擊包含要打開的文件的驅動器、文件夾或Internet位置;

3. 在文件夾列表中,定位並打開包含文件的文件夾;

4. 選擇要恢復的文件;

5. 單擊「打開」按鈕旁邊的箭頭,然後單擊「打開並修復」。

四、從任意文件中恢復文本

Word提供了一個「從任意文件中恢復文本」的文件轉換器,可以用來從任意文件中提取文字。要使用該文件轉換器恢復損壞文件中的文本,操作步驟如下:

1. 在「工具」菜單上,單擊「選項」命令,再單擊「常規」選項卡;

2. 確認選中「打開時確認轉換」復選框,單擊「確定」按鈕;

3. 在「文件」菜單上,單擊「打開」命令;

4. 在「文件類型」框中,單擊「從任意文件中恢復文本」。如果在「文件類型」框中沒有看到「從任意文件中恢復文本」,則需要安裝相應的文件轉換器。安裝方法不做贅述;

5. 像通常一樣打開文檔。

此時,系統會彈出「轉換文件」對話框,請選擇的需要的文件格式。當然,如果要從受損Word文檔中恢復文字,請選擇「純文本」,單擊「確定」按扭。不過,選擇了「純文本」,方式打開文檔後,僅能恢復文檔中的普通文字,原文檔中的圖片對象將丟失,頁眉頁腳等非文本信息變為普通文字。

五、禁止自動宏的運行

如果某個Word文檔中包含有錯誤的自動宏代碼,那麼當你試圖打開該文檔時,其中的自動宏由於錯誤不能正常運行,從而引發不能打開文檔的錯誤。此時,請在「Windows資源管理器」中,按住Shift鍵,然後再雙擊該Word文檔,則可阻止自動宏的運行,從而能夠打開文檔。

六、創建新的Normal模板

Word在Normal.dot模板文件中存儲默認信息,如果該模板文件被損壞,可能會引發無法打開Word文檔的錯誤。此時,請創建新的Normal模板,操作步驟如下:

1. 關閉Word;

2. 使用Windows「開始」菜單中的「查找」或「搜尋」命令找到所有的Normal.dot文件,並重新命名或刪除它們。比如,在Windows XP中,請單擊「開始」,再單擊「搜尋」,然後單擊「所有文件和文件夾」,在「全部或部分文件名」框中,鍵入「normal.dot」,在「在這裡尋找」列表框中,單擊安裝Word的硬碟盤符,單擊「搜尋」按鈕。

查找完畢,右鍵單擊結果列表中的「Normal」或「Normal.dot」,然後單擊「重命名」命令,為該文件鍵入新的名稱,例如「Normal.old」,然後按Enter鍵;

3. 啟動Word

此時,由於Word無法識別重命名後的Normal模板文件,它會自動創建一個新的Normal模板。

QUOTE:

應用必備 Word安全保護技巧大搜羅

有「自動恢復」不怕突然死機

如果Windows突然死機,而且工作又沒有及時保存。其實不必害怕,只要使用的是Word XP,那下次重新啟動Word時就會彈出一個「文件恢復」任務窗格,單擊某恢復文件後,就可以繼續編輯了。

使用自動保存功能

選擇「工具」→「選項」,單擊「保存」標籤,並選中「自動保存時間間隔」復選框,在「分鐘」框中,輸入時間間隔,以確定Word 2000/XP 保存文件的時間。時間越短,Word 2000/XP 保存文件越頻繁,在Word 2000/XP 中打開文件後出現斷電或類似問題時,能恢復的信息當然也就越多,一般設置為1分鐘。

經過上面的設置後,所有在發生斷電或類似問題時處於打開狀態的文件在下次啟動Word時都會顯示出來,可以對它們進行保存。不過在替換原有文件之前,請驗證恢復文件包含有你需要的信息,不要覆蓋了原先的文件。

從文本中恢復

選擇「工具」→「選項」→「常規」,選中「打開時確認轉換」復選框,再按下工具欄上的「打開」按鈕,在「文件類型」選項中,單擊「從任意文件中恢復文本」。如果沒有則需要你安裝「恢復文本轉換器」。選擇要恢復的文件,單擊「打開」按鈕,即可打開該文件。

去文件頭恢復文件

如果有時使用「從任意文件中恢復文件」法無法挽救,這時可通過去掉其文件頭的方法進行挽救:先建立一個空白Word文件,不輸入任何內容,再將其復制一遍,在復制的文件中隨便輸入一些內容存盤,然後用16進制編輯器(這裡是WinHex)比較兩個文件,你會發現大致從Offset值為A00處開始,內容便出現明顯不同。於是,將故障文件備份一次,用WinHex打開其備份文件,將Offset值為A00以前的一些內容刪掉,開始可以少刪一點,不行再多刪一點。然後將刪除後的文件保存。

接著就是用Word打開「去頭」的文件。在「打開」對話框的「文件類型」框中選擇「從任意文件中恢復文本」項,然後雙擊「去頭」文件,極有可能能夠恢復原文件中的文本內容。

用專用工具恢復

http://www.officerecovery.com

下載WordRecovery工具,完成安裝後,只要打開Word,選擇「文件」→Recovery命令,再選中欲修復的Word文件,然後按下Recover按鈕,WordRecovery插件即會為自動修復選中的文件,接著會只要按照嚮導保存一下修復後的Word文件即可。

挽救Excel文件

如果Excel文件損壞,可借助Word作為「中介」來恢復:先進入Word,打開要修復的Excel文件(注意先將「文件類型」選為「所有文件」),打開後,先將文件中損壞的數據刪除並且進行修復,再選擇「表格」→「轉換」→「表格轉文本」,然後可以用逗號或其他的分隔符作為間隔符,再把轉換後的文件另存為TXT文件。接著啟動Excel,並插入該TXT文件,再另存為Excel文件即可。

設置密碼來保護文件

選擇「工具」→「選項」,單擊「安全性」標籤,在「打開權限密碼」文本框中輸入打開權限密碼,並在「修改權限密碼」中輸入修改文件權限密碼,按下「確定」按鈕。再保存Word文件,以後把這個Word文件交給別人時只告訴用戶打開權限密碼。這樣用戶打開此文件時,會向用戶詢問密碼,輸入「打開權限密碼」後,此時Word會向他(她)詢問修改權限密碼。

不顯示最近文件

選擇「工具」→「選項」,單擊「常規」標籤,取消「列出最近使用文件」前的對鉤,便可不讓Word顯示最近用過的文件。

另外,Windows「開始」菜單中的「文件」子菜單中也會列出在最近操作中使用過的文件,應注意及時清除「開始」菜單的「文件」中的內容。

妥善處理文件中的用戶信息

如果在安裝Office時如實填寫了用戶信息,這些信息會被Office自動加入到他所生成的每個文件中,而這些信息極有可能會泄漏的某些隱私。這時,可以選擇「文件」→「屬性」,在彈出的的窗口中選擇「摘要」選項卡,並將其中各項中的內容刪掉,再保存文件即可。

保護窗體

如果想保護Word窗體,那可以選擇「工具」→「保護文件」,在彈出的對話框中選中「窗體」選項並設置密碼,這樣就將所創建的窗體保護了起來。如果用戶不知道密碼,只能夠在設置的窗體中的特定區域進行操作,而無法對窗體進行修改或刪除。只有知道密碼的用戶才可用窗體工具條中的「保護窗體」按鈕在解除保護和保護狀態之間進行切換。

防止宏病毒

選擇「工具」→「宏」→「安全性」,在彈出的對話框中設置宏的安全級別(建議設置為高或中),使Word禁止非可靠來源文件中的宏的運行,或在運行前給出警告提示,讓用戶選擇是否運行這個文件。但Word只能從一定程度上預防宏病毒而不能殺除它。所以要真正杜絕宏病毒,用戶還需使用優秀的防毒殺毒軟體。

「非法操作」的應對辦法

在編輯文件時最擔心出現「非法操作」的對話框,其實,不必擔心,因為如果在Windows 98下,用戶完全可以不去理會「非法操作」的對話框,直接單擊Word中的保存按鈕,待文件保存完畢後,單擊「關閉」按鈕,這樣文件就得以保存了。

如果是在Windows 2000/XP下,那重新啟動Word後,會出現一個「文件恢復」窗格,單擊相應文件即可打開上次「非法操作」後的文件,另存一下即可。

恢復無響應Office XP文件

如果Office XP程序沒有響應,可以選擇「開始」→「程序」→「Microsoft Office 工具」→「Microsoft Office 應用程序恢復」,再單擊選中沒有響應的程序。單擊「重新啟動應用程序」或「結束應用程序」按鈕來執行相應的操作即可。

殺死宏病毒

如果懷疑機器感染了宏病毒,則可以按下Alt+F8鍵,在彈出的對話框中有已經記錄的宏的話,那就極有可能是宏病毒,可以刪除所有的宏試一試。

利用SnagIt巧解保護

如果的文件加上了保護密碼,可有一天又想對這個文件重新進行排版修改,這時突然發現已把密碼給忘了,可那可以使用SnagIt來拯救它:先打開要修改的文件,啟動SnagIt,選中「文本捕獲」,然後單擊「捕獲」,再把滑鼠移到Word窗口上,單擊滑鼠,即可把要修改的文件中的文本捕獲下來,然後把它們保存為文本文件,可再利用Word對它們進行編輯即可。

利用啟動參數拯救文件

有些Word文件可能是被作者利用自動運行的宏功能進行了加密,或自動運行的宏代碼中出現了錯誤,這時可利用Word的「/m」啟動參數,禁止Word宏的運行,從而拯救Word文件:建立一個Word啟動的快捷鍵,再右擊此快捷方式,在「目標」項的文件名後加參數,比如「C:\Program Files \Microsoft Office\Office10\WINWord.EXE /m 」,雙擊此快捷方式,再打上述Word文件,試一試,說不定就可以恢復出其中的文本。

我的密碼你猜不著

按住鍵盤上的Alt鍵不放,輸入200,再鬆開Alt鍵,你將看到「 è 」出現在螢幕上。這就是ASCII碼200對應的字符。因此,可以用這些字符來加密Word文件,這樣Word文件被解密的可能性就小多了。

小提示

★000-031以及127是「控制符」,Office不接受;而032-126可以在鍵盤上直接打出來,所以,能用於這種特殊密碼的,僅有128-255這些「字符」。

★文件這樣加密,若長度在8位以上,恐怕連神仙也猜不出來了。只是這樣做的弊端也很明顯,密碼太難記了。

請把你的激活信息保存好

如果使用的是Office XP,那請保存好C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Office10\mso.dll文件,重裝Office XP後,必須把這個文件拷貝到C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Office10文件夾中,以避免重新激活。

備份你的模板

如果是Windows 9x/Me,模板放在C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下,如果是Windows 2000/XP,則放在C:\Documents and Settings\用戶名\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下(如C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates)。用「資源管理器」定位到相應文件夾下後,會看到一些擴展名為DOT的文件,這些就是Word中自定義的模板文件,只要把它們拷貝備份出來,以後重新安裝Office,再把它們拷貝到上述文件夾中即可。

保存你自己的設置

Office使用時間長了,必然會有很多自己的設置信息,如果使用的是Office XP,可單擊「開始」→「程序」→「Microsoft Office 工具」→「用戶設置保存嚮導」啟動「用戶設置保存嚮導」,通過它即可把本機Office XP當前設置保存到設置文件中,也可以從設置文件中恢復設置。

備份自動更正信息

Word具有自動更正功能,通過它確實可以給我們帶來很多的方便,但可惜的是,Word卻沒有提供我們備份自動更正信息的功能。不過,可以從

http://support.Microsoft.com/def … p/en-us/Support.exe

下載Word 2002 Support Template軟體,安裝後單擊「開始」→「程序」→Microsoft Office Tools→Word 2002 Support Template可以讓Word XP打開該模板。按下Alt+F8鍵,再選中AutoCorrect Backup項,然後單擊「運行」按鈕,選擇Backup按鈕即可把當前自動更正信息備份到一個默認為AutoCorrect Backup Document.doc的文件中。以後,重安系統後只要再次安裝一下Word 2002 Support Template模板,再Alt+F8鍵,選中AutoCorrect Backup項,然後單擊「運行」按鈕,選擇Restore按鈕導入備份的自動更正文件即可。

小提示

通過這個小工具也可以把當前自動更正信息備份到AutoCorrect Backup Document.doc文件中,大家也可以列印出來供自己平時查看或與他人共享交流。對於提高自己的水平也很有好處。

讓你的Office更新、更輕鬆

微軟公司的產品經常是補丁不斷,盡人皆知。如果要更新Office XP,那大家可以直接登錄

http://office.Microsoft.com/china/ProductUpdates/default.aspx

網站,在該網站上,只要單擊相應的按鈕,就可以進行類似傻瓜式地操作,順著嚮導就可以把使用的Office的補丁自動打好。[quoute]

在Word中輸入特殊符號的四種方法

方法一

:特殊符號法。執行「插入→特殊符號」命令,打開「特殊符號」對話框(如圖1),切換到相應的標籤(如「單位符號」等)下,即可選擇輸入一些特殊符號了。

Word操作技巧系列專題

方法二

:符號欄法。通過執行「視圖→工具欄→符號欄」命令,展開「符號欄」工具欄(如圖2),也可以快速輸入一些特殊符號。

Word操作技巧系列專題

方法三

:插入符號法。執行「插入→符號」命令,打開「符號」對話框(如圖3),通過設置「字體」和「子集」可以查找到大量的特殊符號,進行選擇輸入。

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方法四

:軟鍵盤法。打開任意一種中文輸入法,右擊輸入法狀態條右側的小鍵盤,在隨後彈出的快捷菜單中,選擇需要的符號菜單項(如「俄文字母」等),打開相應的軟鍵盤(如圖4),選擇輸入即可。

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Word中一次性插入多個相同的圖片(符號)

我們在用Word編輯一些專業文檔時,常常要在文檔中插入一些相同的圖片(符號),如果用「插入→圖片→來自文件」命令來輸入就太麻煩了。建議大家用「替換」功能吧:

先用「插入→圖片→來自文件」命令,插一個圖片(符號)到文檔中,然後在其他需要插入圖片(符號)的地方輸入一個字母(我用五筆輸入法,就用字母「z」吧),等整篇文檔錄入完畢後,選中上述圖片,執行一下「復制」操作,再按下「Ctrl+H」組合鍵打開「查找與替換」對話框(如圖),在「查找內容」框中填入字母「z」,在「替換為」框中輸入「^c」(字母「c」為小寫),按「全部替換」按鈕,即可將全文的字母「z」一次性替換為剪貼板上的圖片(符號)了。

注意:如果需要替換成不同的圖片(符號),需要在文檔中用不同的字母表示,然後分別替換。

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使用Word 2003縮略圖功能快速瀏覽長文檔

導讀:在Word 2003中,可以使用縮略圖功能快速查看長文檔多頁的布局,當需要在較長的文檔中尋找某些元素時,使用縮略圖窗格能夠節省用戶的寶貴時間。使用縮略圖窗格還能夠快速定位到文檔中的某一頁。

在微軟的Office 2003出現之前,用戶使用Word查看頁面布局時,必須使用列印預覽才能同時查看多頁的整體布局。而使用Word 2003,則不必離開文檔的編輯狀態就可以同時查看多頁的縮略圖。在Word 2003中,現在「普通視圖」、「頁面視圖」、「閱讀版式視圖」和「大綱視圖」這四種視圖中都支持以縮略圖形式查看頁面。

在這四種視圖中,都可以通過選擇菜單命令「視圖→縮略圖」來打開縮略圖窗格,它會出現在Word窗口的左邊。如圖1所示,是普通視圖中的縮略圖窗格。

Word操作技巧系列專題

圖1 普通視圖中的縮略圖窗格

縮略圖窗格讓用戶可以同時查看多頁的整體布局,例如,在普通視圖中如果想查看哪些頁上添加了頁眉或頁腳,可以打開縮略圖窗格來查看,這樣會非常快速方便地找到。縮略圖窗格的另一個非常有用的技巧是,如果想跳到長文檔的某一頁,可以直接在窗格中單擊該頁的縮略圖。

縮略圖窗格可以用拖動的方式改變大小,移動滑鼠指針到縮略圖窗格右邊緣,當指針變為左右方向的雙向箭頭時,按下左鍵拖動即可調整大小。而如果雙擊這個邊緣,就會關閉縮格圖窗格。

QUOTE:

使用Word 2003縮略圖功能快速瀏覽長文檔

導讀:在Word 2003中,可以使用縮略圖功能快速查看長文檔多頁的布局,當需要在較長的文檔中尋找某些元素時,使用縮略圖窗格能夠節省用戶的寶貴時間。使用縮略圖窗格還能夠快速定位到文檔中的某一頁。

在微軟的Office 2003出現之前,用戶使用Word查看頁面布局時,必須使用列印預覽才能同時查看多頁的整體布局。而使用Word 2003,則不必離開文檔的編輯狀態就可以同時查看多頁的縮略圖。在Word 2003中,現在「普通視圖」、「頁面視圖」、「閱讀版式視圖」和「大綱視圖」這四種視圖中都支持以縮略圖形式查看頁面。

在這四種視圖中,都可以通過選擇菜單命令「視圖→縮略圖」來打開縮略圖窗格,它會出現在Word窗口的左邊。如圖1所示,是普通視圖中的縮略圖窗格。

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圖1 普通視圖中的縮略圖窗格

縮略圖窗格讓用戶可以同時查看多頁的整體布局,例如,在普通視圖中如果想查看哪些頁上添加了頁眉或頁腳,可以打開縮略圖窗格來查看,這樣會非常快速方便地找到。縮略圖窗格的另一個非常有用的技巧是,如果想跳到長文檔的某一頁,可以直接在窗格中單擊該頁的縮略圖。

縮略圖窗格可以用拖動的方式改變大小,移動滑鼠指針到縮略圖窗格右邊緣,當指針變為左右方向的雙向箭頭時,按下左鍵拖動即可調整大小。而如果雙擊這個邊緣,就會關閉縮格圖窗格。

QUOTE:

Word XP中的圖片也能隨意旋轉

以前往Word中插入圖片的時候,如果需要將圖片旋轉一定的角度,只能在別的軟體中將圖片先處理好,然後再插入到Word中。如果在Word中,能夠像旋轉自選圖形那樣,自由旋轉圖片就好了,也省卻了處理圖片的功夫。一次偶然的機會,我發現了一個變通的辦法,圖片也能隨意旋轉了。您也試試?

首先在工具欄上點擊右鍵,然後在彈出的快捷菜單中選擇「自定義」,打開「自定義」對話框,點擊其中的「命令」選項卡(如圖1)。在「類別」列表中選擇「繪圖」,然後在右側的「命令」列表中選擇「分解圖片」。用滑鼠將此命令拖到「繪圖」工具欄的適當位置放好(在默認的情況下,繪圖工具欄中是沒有這個命令按鈕的)。

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圖一

現在您就可以像以往一樣,點擊[插入]→[圖片]→[來自文件]菜單命令,選中要插入的圖片,雙擊將圖片插入到當前Word文檔。此時插入的圖片在被選中時,它的四周有八個黑色的填充矩形控制句柄。但是只能進行水平或垂直方向的翻轉或以90°為單位進行旋轉。想做任意角度的旋轉是不可能的。

不過,如果我們選中圖片,點擊[分解圖片]命令按鈕,圖片四周的控制句柄變成了空心的小圓圈,而且在最上方,還有一個綠色的圓圈控制句柄(圖片可能跑到文檔的左上角)。把滑鼠移過去,就可以進行旋轉操作了(如圖2)。此時,如果您雙擊圖片,就可以打開「設置圖片格式」對話框,在「大小」選項卡中,可以精確設置調整角度(如圖3)。

Word操作技巧系列專題

圖二

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圖三

以上操作在Word XP中通過。如果您是製作演示文稿,那麼在Word XP中旋轉圖片,然後再剪貼到PowerPoint中就行了(PowerPoint中沒有「分解圖片」命令)。

QUOTE:

同一篇Word文檔設置多個不同的頁眉頁腳

如果在Word文檔中創建了頁眉、頁腳,那麼在默認情況下,一篇文章從頭到尾的頁眉頁腳都是一樣的。

但有時,我們還需要根據不同的章節內容而設定不同的頁眉頁腳。有的朋友將不同的章節分別保存成不同的文件,然後再分別給每個文件設定不同的頁眉頁腳,操作起來很麻煩。

有更簡單的方法:在文章中插入不同的

分節符

來分隔。

下面筆者以一份網路工程投標計劃書為例向大家介紹具體的操作方法。

在本例中我們準備將首頁頁眉設為「網路中心機房施工部分」,從第2頁開始再按具體的章節內容分別設為「機房裝修設計」、「配電系統設計」…… 等不同的頁眉內容。具體操作步驟如下:

1. 用Word打開投標書文件。如圖1所示

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圖1

2. 此時先不要急著設置頁眉,而是將光標分別定位於每個需要使用新頁眉的位置,然後執行「插入」菜單→「分隔符」命令,如圖2所示。選中「分節符類型」中的「下一頁」選框後點擊確定按鈕,並以此為例對整份文件進行分節處理。

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圖2

3. 等整個文章分好節以後,就可以點擊「視圖」菜單→「頁眉與頁腳」命令進入頁眉編輯模式了。如圖3所示,按要求輸入好首頁頁眉。

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圖3

【小提示】 請注意圖3中紅框位置的變化

4. 然後再從「頁眉與頁腳」工具欄中點擊「顯示下一項」按鈕,跳轉到下一節的頁眉處,如圖4所示。細心的朋友一定會發現,此時的頁眉處已和圖3有所不同,不僅節碼由第1節變成了第2節,而且右上角也多出了一個「與上一節相同」的字樣。

此時,我們應該點擊頁眉與頁腳工具欄中的「鏈接到前一個」按鈕切斷第2節與前一節的頁眉內容聯繫,然後再輸入第2節的頁眉「機房裝修設計」。

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圖4

5. 剩下的操作以此類推,每完成一個章節的頁眉後就點擊一下「顯示下一項」和「鏈接到前一個」按鈕,再對下一章節進行設置,直到完成整個文章的編排。

這種方法操作快速,而且所有的頁眉均保存在同一個文件中,也方便進行存檔。同時,頁腳也支持這種多級設定,具體操作方法與頁眉相似,本文不再贅述。

【小提示】 在圖2中我們看到Word共支持4種分節符,分別是「下一頁」、「連續」、「奇數頁」和「偶數頁」,它們之間有什麼區別呢?

「下一頁」:是指插入一個分節符後,新節從下一頁開始。如圖5所示

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圖5

「連續」:是指插入一個分節符後,新節從同一頁開始。如圖6所示

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圖6

「奇數頁」或「偶數頁」:是指插入一個分節符後,新節從下一個奇數頁或偶數頁開始。如圖7所示

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圖7

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巧借Excel快速把Word表格行列互換

有時我們需要將Word表格的行與列進行交換(也稱為表格轉置),但Word本身並沒有提供現成的功能可供使用,傳統的辦法要不就是手工轉換,要不就是通過單元格合併再拆分的方法來做到(具體方法可參考天極網文章

http://www.chinabyte.com/20030116/1648673.shtml

)。但這兩種方法的操作步驟都過於煩瑣,而且效率也都很低。

其實,我們經常用到的另一款辦公軟體Excel中就包含了表格轉置的功能,使得我們可以直接借助Excel來轉置Word表格。

本文以如圖1所示的一個Word表格為例,向大家介紹具體的轉置方法。

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圖1

1. 首先要在Word中右擊表格左上角的十字標全選整個表格,然後執行右鍵菜單中的「復制」命令

2. 接下來打開Excel,在任意單元格處點擊滑鼠右鍵,選擇「選擇性黏貼→文本」命令,將Word表格黏貼到Excel中。如圖2所示

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圖2

3. 右擊並復制圖2中這些帶有數據的單元格(記住,此步不可缺少,至關重要!)

4. 然後切換到另一空白工作表中,右擊並執行「選擇性黏貼」命令。最後在彈出的如圖3所示對話框中勾選「轉置」復選框後點擊確定即可

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圖3

5. 此時,您便會發現Excel表格中的行列已經按照我們的要求互換了,而且各個單元格的數據也分毫不差,這時再將轉置好的表格拷貝回Word就行了。如圖4所示就是已經轉換好的Word表格,怎麼樣?效果不錯吧。

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圖4

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在Excel中插入Word文檔

有朋友發了Email詢問筆者,有沒有一種辦法可以把Word文檔插入到Excel電子表格中?回答當然是肯定的。Office系列軟體的一大優點就是能夠互相協同工作,不同的應用程序之間可以方便地進行內容交換。使用Excel中的插入對象功能,就可以很容易地在Excel中插入Word文檔。下面介紹具體操作步驟。

1.打開要插入Word文檔的Excel電子表格文件。

2.單擊要插入Word文檔的單元格,然後選擇菜單命令「插入」→「對象」。

3.在如圖1所示的「對象」對話框「新建」選項卡中,選擇對象類型「Microsoft Word文檔」,並單擊「確定」按鈕。

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圖1 對象」對話框

4.這時有Excel中會出現一個Word文檔編輯框,在裡面直接輸入內容,方法與在Word中編輯文檔完全相同,如圖2所示。

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圖2 在編輯框中輸入內容

5.根據需要拖動Word文檔對象四周的控點,可以調整Word文檔對象的大小,也可以將滑鼠移動到邊緣,通過拖動改變其位置。編輯完畢可以在對象之外的單元格上單擊滑鼠,退出編輯狀態。此時如果單擊Word文檔對象,則會看到四周的控點變成了圓形,可以象拖動繪圖對象一樣拖動Word對象的位置,及改變其大小,如圖3所示,操作起來非常方便。雙擊該對象可以再次進入編輯狀態。

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圖3 Word文檔對象

6.除了上述新建一個Word文檔對象的方法之外,可以在進行到第3步時,選擇「由文件創建」,然後在如圖4所示的對話框中單擊「瀏覽命令」,找到已經存在的Word文檔,選擇完畢,回到該對話框,單擊「確定」按鈕。插入到Excel文檔中的Word文檔,可以隨時雙擊打開進行編輯。

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圖4 「由文件創建」選項卡

如果希望直接使用保存在硬碟或其它存儲器上的Word文檔,又不希望增大Excel文檔的大小,可以選中圖4所示對話框中的復選框「鏈接到文件」,這樣當修改源文件時,源文件的更改也會反映到Excel文檔中。

使用上述兩種方法都有一個復選框「顯示為圖標」,如果選中它,則會在Excel文檔中只顯示一個圖標,如圖5所示。

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圖5 顯示為圖標的Word文檔對象

雙擊該圖標,可以啟動Word對文檔進行編輯。

不止在Excel電子表格中可以插入Word文檔對象,在Word中也可以插入Excel電子表格對象,讀者可以舉一反三,自行嘗試一下。(完)

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讓Word和Excel表格做到選擇錄入

電腦及各類應用軟體從誕生的那一刻起,就確定了為人類減輕勞力負擔的宗旨,但如果操作軟硬體的人不熟悉其功能,減輕負擔的宗旨也就成為空談。例如,使用Word和Excel製作明細表時需要重復錄入部門、職稱或學歷等內容。此時,不論是逐一錄入還是復制黏貼,都是一項即耗時又費力的工作。如何利用軟體的自身功能從繁重的工作中擺脫出來呢?本篇文章將給你滿意的答案。

我們在使用Word和Excel製作表格時,可以為表格製作一個下拉列表,在遇到需重復錄入的內容時,只要用滑鼠單擊所需的選項,即可輕鬆完成錄入。下面筆者將分別講解Word和Excel下的做到方法。

一、Word表格做到選擇錄入

例如製作一份明細表,在這個表格中,部門、職稱、學歷和級別等幾項內容是需要重復輸入的,我們利用Word提供的下拉型窗體域即可輕鬆做到表格內容的選擇錄入。具體設置步驟如下:

(1)首先在Word中根據需要設計好表格,將固定不變的內容輸入到表格中。

(2)將滑鼠移到指定位置(例如「職稱」下面的單元格),單擊「視圖→工具欄→窗體」命令,彈出「窗體」工具欄,單擊「下拉型窗體域」按鈕。

小提示:單元格中插入窗體域後,會顯示出灰色底紋,在按下「窗體域底紋」按鈕時會顯示陰影。該窗體域底紋只在螢幕上顯示,用於提醒用戶該域的具體位置,這些效果並不會被列印出來。

(3)雙擊單元格中的窗體域底紋,彈出「下拉型窗體域選項」對話框。在「下拉項」文本框內輸入需要添加的第一個列表項,並單擊「添加」按鈕進行添加。依法輸入其餘列表項,待所有列表項添加完畢後,可以通過「↑、↓」方向按鈕改變列表項的排列順序。

(4)勾選「啟用下拉列表」復選框,單擊「確定」按鈕,完成一個單元格的下拉型窗體域的設置。

小技巧:可將其餘使用同樣窗體域的單元格全部選中,然後通過復制、黏貼的方法一次性插入。

(5)在所有下拉型窗體域完成插入之後,單擊「窗體」工具欄上的鎖狀「保護窗體」按鈕(這樣除了含有窗體域的單元格外,表格的其它地方都無法進行修改),在需要錄入同一內容的任一窗體域單元格上單擊滑鼠,單擊其右側出現的下拉三角圖標,從彈出下拉列表中選擇需要錄入的內容。全部選擇好後,再次單擊「保護窗體」按鈕解除鎖定。

二、Excel表格做到選擇錄入

在Excel表格中使用選擇錄入的好處是,可以對數據精確篩選,避免因錄入錯誤造成數據統計不準確的現象發生。具體設置步驟如下:

(1)首先在Excel中設計好所需要的表格,在任意一列中輸入要在下拉列表中所顯示的內容,然後選定要使用選擇性輸入的區域。

(2)單擊「數據→有效性」命令,在彈出的窗口中單擊「設置」選項卡。在「允許」下拉列表中選擇「序列」;在「來源」框中輸入序列來源的單元格絕對地址,或者單擊其右側的隱藏窗體按鈕,用滑鼠選定要使用下拉列表中所顯示的內容的單元格區域,再次單擊隱藏窗體按鈕回到「設置」選項卡。最後單擊「確定」按鈕返回

(3)用滑鼠單擊區域中的任一單元格,會在單元格旁邊出現一個下拉箭頭,單擊箭頭,會顯示出所有的設置序列,從中單擊所需的項目即可完成錄入。

小技巧:對於其它使用下拉列表的單元格,可以採用拖動柄復制的方法來做到。

現在,有了Word和Excel中做到選擇錄入的方法,工作是不是輕鬆多了?

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Word中用插入符號功能快速輸入生僻字

我們單位有位員工的姓名包含生僻漢字(如「桝」),用拼音輸入吧,不會讀音,用五筆輸入吧,竟然沒有這個漢字!怎麼辦呢?在Word中,我們可以用可以用插入「符號」的方法來輸入:

先在文檔中輸入一個與該字同偏旁部首的漢字(如「桃」),然後選中這個漢字,執行「插入→符號」命令,打開「符號」對話框(如圖),你就會發現對話框定位在包含該偏旁部首的漢字區域,上、下拉動滾動條,仔細瀏覽,就可以找到「桝」這個生僻漢字了,選中它,按一下「插入」按鈕,再關閉對話框就可以了。

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輕鬆合併不同版本的Word文檔

在日常工作中,經常需要將不同版本的兩篇Word文檔合併起來。比如,筆者在寫作的過程中,有專人負責審校工作,這種審校不是採用插入批註的方式,而是直接在文檔上進行修改,不過保存時會用另外的文件名存盤。

當審校完畢,就可以使用Word的「比較並合併文檔」功能將修改後的文檔與原文檔合併起來。讀者朋友中一定也會有遇到類似情況的例子,如果掌握了合併文檔的方法,則可以方便而輕鬆地完成這種工作。下面根據筆者的實際使用經驗向大家介紹如何快速比較與合併不同版本的Word文檔。

例如現在有一篇Word文檔的兩個版本:一個原文檔名為「第15章.doc」,另一個是審校後的文檔名為「第15章-2.doc」。具體操作步驟如下。

1.打開原文檔「第15章.doc」。

2.選擇菜單命令「工具>比較並合併文檔」,打開如圖1所示的「比較並合併文檔」對話框,選中審校後的文檔「第15章-2.doc」,然後單擊「合併」按鈕。

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圖1 「比較並合併文檔」對話框

這時Word就會在第2個文檔中標記出與原始文檔不同的地方,比如刪除和內容、改變的格式、插入的內容等,並用紅色的批註框顯示出來,框內用文字說明兩個文檔的不同,如圖2所示。

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圖2 Word列出兩個文檔中的不同之處

而且在第2個文檔中還會出現「審閱」工具欄,如圖3所示。

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圖3 「審閱」工具欄

3.首先要做的是按順序查看文檔中的批註框,然後根據需要做出決定。例如圖2中的第1個批註框,在上面單擊右鍵,彈出如圖4所示的菜單,如果同意修改,則選擇「接受刪除」,如果不同意,則選擇「拒絕刪除」。

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圖4 右鍵菜單(1)

不同的批註,右鍵菜單中的命令也會有所不同。例如右鍵第3個批註框,彈出的右鍵菜單會如圖5所示。這時則選擇「接受格式更改」或「拒絕格式更改」。

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圖5 右鍵菜單(2)

4.如果不使用右鍵菜單,也可以在將插入點定位到某批註框後,單擊「審閱」工具欄中的「接受所選修訂」按鈕

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或「拒絕所選修訂」按鈕

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5.接受或拒絕一個批註後,可以單擊「審閱」工具欄中的「前一處修訂或批註」按鈕

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或「前一處修訂或批註」按鈕

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查看前一處或後一處批註,繼續審閱。也可以單擊「審閱」工具欄中的「審閱窗格」按鈕

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,在文檔窗口底部打開審閱窗格,通過它可以快速查看文檔中的批註,如圖6所示。再次單擊該按鈕,或者雙擊文檔窗口與審閱窗格之間的分界欄,可以將審閱窗格關閉。

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圖6 使用審閱窗格

6.如果要接受所有批註,則可以單擊「接受所選修訂」按鈕

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右側的向下小箭頭,然後從彈出菜單中選擇「接受對文檔所做的所有修訂」。如果要拒絕所有批註,則單擊「拒絕所選修訂」按鈕

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右側的向下小箭頭,然後從彈出菜單中選擇「拒絕對文檔所做的所有修訂」。

7.當文檔中的不同之處全部審閱完畢,按Ctrl+S保存文件即可。

經過上述操作,我們就將一篇文檔的兩個不同版本合併到一起了。(完)

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Word中利用自動更正快速輸入常用專業術語

常常需要在文檔中輸入一些標準規範的名稱,如《建築地基基礎工程施工質量驗收規範》(GB50502—2002),如果每次一個字一個字地重復輸入,既麻煩,又容易出現名稱不一致、不準確的現象。如果用「自動更正」功能輸入,就簡單多了:

執行「工具→自動更正選項」命令,打開「自動更正」對話框(如圖),切換到「自動更正」標籤下,在「替換」下面的方框中輸入「GB50502」,在「替換為」下面的方框中輸入「《建築地基基礎工程施工質量驗收規範》(GB50502—2002)」,再按下「添加」按鈕,關閉對話框。

以後,需要輸入上述標準名稱時,只要輸入「GB50502」及後續字符,系統自動將其 轉換為「《建築地基基礎工程施工質量驗收規範》(GB50502—2002)」。

注意:如果文檔中確實需要輸入「GB50502」字符時,可以這樣操作:輸入「GB50502」及後續字符,然後按一下「Ctrl+Z」組合鍵,即可轉換回來。

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用Windows畫圖程序在Word中輸入特殊字符

在使用Word的過程中,經常會碰到各種特殊的文字或圖形,非常難輸入或者根本無法輸入,成為許多讀者比較頭疼的問題。

其實,運用畫圖編輯器,即可輕而易舉地處理各種特殊字或圖形。現通過舉實例予以說明,讀者可舉一反三,觸類旁通。

一、特殊字的輸入

在我們進行文件處理的過程中,經常會碰到一些生僻字,比如朱鎔基的「鎔」字,「

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」字,……,等等,在許多電腦裡用輸入法打不出這樣的字,我們就可以造這個字出來。現以「

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」字為例:

首先,把光標移到要插入這個字的地方,單擊菜單欄的「插入」—「對象」,在彈出的對話框中選擇「新建」菜單中的「位圖圖像」,然後用「刷子」工具在圖像區域中畫出一個「

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」字,在空白處單擊滑鼠,就出現一個大的「

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」字。

其次,調整字的大小。滑鼠單擊選中「

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」字,在其周圍出現8個黑矩形,把滑鼠放到任一個矩形上,滑鼠變成雙箭頭,按住滑鼠拉動,即可調大或調小,運用這種方法,將「

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」字調到合適的高度和寬度,就大功告成了。

這種方法運用熟練以後,一般造一個字也就8秒左右。通過這種方法,任何一個輸入法裡所沒有列出來的字,我們都可造出來。

二、特殊公式的輸入

在一些數學運算和財會文件報表中,經常會碰到一些複雜的公式,如果用微軟的公式編輯器來處理,感覺效果很是不佳,相信許多讀者曾有此感受。運用圖象編輯器,即可順利解決,比如公式:

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怎樣輸入這個複雜的公式呢?其實並不難,具體操作如下:

首先,單擊菜單欄的「插入」—「對象」,在彈出的對話框中選擇「新建」—「位圖圖像」,點擊工具欄中的文字工具(A),然後輸入「計劃期銷售預測值(x)=」,圖像效果如下:

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其次,點擊直線工具,在x的上方畫一條橫線,在等號的右方畫一條長橫線,圖像效果如下:

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再次,點文字工具欄,分別輸入「i」(兩個)、「2」、「1」(兩個)、「X」、「W」、「∑」、「=」、「+」和一條短橫線,點選定工具欄,選定上述文字和符號,通過移動和組合,就可做成分子,圖像效果如下:

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然後,做分母,方法同上。其圖像效果如下:

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最後,用文字工具欄輸入「+b」,即大功告成。其效果圖:

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三、特殊圖形與文字的處理

有一些圖象,裡面既包括圖像,又包括文字,又如何處理呢。筆者舉一個公司組織結構圖為例。其效果圖:

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操作步驟:

首先,單擊菜單欄的「插入」—「對象」,在彈出的對話框中選擇「新建」—「位圖圖像」,點擊文字工具欄,輸入「公司組織結構圖」,點矩形工具欄,畫出一個矩形。其效果圖如下:

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其次,點選定工具,選定矩形,將矩形復制8份並分別移動到合適的位置。其效果圖:

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再次,點擊文字工具欄,在矯形中分別輸入名稱。其效果圖如下:

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最後,點直線工具欄,在圖中畫線,整個組織結構圖就完成了。其效果圖如下:

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可見,畫圖編輯器對處理特殊圖形、文字有很大的靈活性,對圖形、文字的任意移動和組合,是十分方便的。讀者在word文檔中處理文件時,如果能夠熟練運用之,可很快處理各種比較特殊的圖形和文字,使工作效率得到有效提高。

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快速清除Word頁眉橫線的兩則方法

經常使用Word進行辦公處理的朋友們應該都知道,Word支持一個頁眉頁腳功能,但每次在頁面中設置了頁眉之後,Word總會自己在它的下面添加一條橫線,有時我們不希望這根橫線出現,但可惜的是Word並沒有直接提供清除它的辦法。

於是,不少朋友就自己研究出了清除它的辦法,如建個圖文框蓋住它,或刪除掉頁眉後面的段落標記。

但筆者覺得這些操作都過於繁瑣,而且在新版本Word中根本就無效。現在筆者提供給大家兩個快速清除頁眉橫線的方法:

方法一. 更改樣式快速清除橫線

1. 雙擊進入頁眉、頁腳編輯模式,並全選頁眉文字

2. 將「樣式」切換到「正文」模式,如圖1所示

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圖1

3. 此時頁眉下方的橫線便已經消失,而且頁眉文字也能像其他正文文字一樣授受用戶的編輯了

方法二. 通過邊框和底紋方法清除橫線

1. 雙擊進入頁眉、頁腳編輯模式,並全選頁眉文字

2. 執行「格式」菜單→「邊框與底紋」命令,彈出如圖2所示的「邊框與底紋」對話框

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圖2

3. 將「邊框」菜單下的「自定義」設為「無」即可。

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利用邊框和底紋在Word中製作整行橫線

在使用Word的過程中,我們經常會需要在文檔中劃出整行的橫線,尤其是在製作語文試卷時,更是需要整段的橫線。通常情況下,我們採用兩種方法:

一種是根據需要按下大量的空格鍵,然後給這些空格設置下劃線;第二種方法是直接用繪圖工具畫出一根根直線。第一種方法如果只需要短橫線的話,比較適合,但如果要整段的橫線,則顯得非常不便;

第二種方法的缺點在於後期排版中,需要進行細致的調整。下面介紹一種方法,可以迅速地製作出整段的橫線來。

在需要製作橫線處,連續按下回車鍵,需要幾行就按幾個。選定連續的回車符,單擊「格式/邊框和底紋……」命令,出現「邊框和底紋」命令,在「設置」中選擇「自定義」,再選擇合適的線型,顏色,寬度(當然,也可以什麼都不用改),在圖1所示的地方用滑鼠各單擊一下,下方的「應用於」選擇「段落」,按〔確定〕即可。

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圖1

回到文檔裡看一下,就可以看到整整齊齊的線了,呵呵,簡單吧。其實,這裡巧妙地運用了給段落設置邊框的方法來達到目的,這和我們上面所說的給空格設置下劃線,有異曲同工之妙噢!

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多個Word文檔整篇一次性導入

利用Word中的「插入、文件」功能,可以將多篇文檔(TXT或DOC格式)一次性導入到某篇Word文檔中:

打開目標Word文檔,執行「插入→文件」命令,打開「插入文件」對話框(如圖),定位到需要添加的文檔所在的文件夾,再將「文件類型」修改為「所有文件(*.*)」,用滑鼠選中第一個文檔,在按住Shift鍵的同時,再用滑鼠選中最後一個文檔,最好按下「插入」按鈕就成功了。

當然,通過這種方法合併的文檔會各自保留原文檔的格式,需要重新編輯處理。

注意:①如果需要合併多個文件名稱不是連續排列在一起的文檔,可以在按住Ctrl鍵的同時,用滑鼠分別選擇。②事先需要將要合併的文檔保存到同一個文件夾中。

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Word一些操作小技巧

9條操作小技巧

最近使用Word的時候總結了一些常用的小技巧,特地貢獻出來,希望能對經常使用Word的朋友有所幫助。這裡所有的小技巧均以Word中文版為例,適用於各個Word版本。

1、文章快速定位

當編輯比較長文檔時,經常需要大段翻頁,使用滑鼠拖滾動條的速度太慢,鍵盤的光標鍵或翻頁鍵又不能精確定位,如果頁數太多的話效率也比較低。這裡告訴大家一個簡單的方法:按著SHIFT鍵在滾動條上你想讓滾動條到達的位置點滑鼠左鍵,滾動條就會立刻到達你所點的位置。這樣的翻頁方法又快又準確。

2、隨時查看字數

經常寫文章的朋友都需要隨時在寫作過程中查看文章的字數,如何最快速的知道整篇文章到底有多少字呢?方法是點「工具」菜單裡的「字數統計」,文章到底包含多少字、多少字符就全出來了,而且還分帶空格和不帶空格兩種信息。

3、更新語法字庫

Word有一項非常有用的功能就是可以自動檢查輸入的內容是否含有語法錯誤,這是由默認安裝的微軟輸入法的詞庫支持的。在寫作過程中經常會遇到Word自動檢測出一些詞庫中沒有的特殊語法,如何讓這些特殊用法可永久性被微軟輸入法識別呢?方法就是把這個特殊語法加到輸入法的詞庫中:在被識別的錯誤語法上點右鍵,選「語法」,然後選擇「詞典」,在出現的「更新微軟拼音輸入法」對話框的 「自造詞」一欄裡填上特殊用法的詞,最後點「註冊」即可。

4、快速選擇文字

有時候需要對某些文字進行編輯,如改變字體大小格式等,如何才能快速選擇要編輯的文字呢?方法如下:

選擇某行:把滑鼠移動到要選擇的行最前面的空白處(滑鼠的形狀會改變),單擊滑鼠左鍵即可選中整個行;如果要選擇多行,則使用同樣的方法先選擇第一行,從第二行起按著CTRL鍵在要編輯的每一行前單擊滑鼠左鍵;選擇某段:在要選擇的段前面的空白處(滑鼠的形狀會改變)雙擊滑鼠左鍵即可選擇整個段;選擇所有文字:直接按著CTRL鍵,同時將滑鼠移動到文章的左面空白處(滑鼠的形狀會改變),並按下左鍵,或者直接在滑鼠形狀改變後連擊三次左鍵。

5、恢復錯誤操作

不小心進行了錯誤的操作,如刪除了不該刪除的文字、進行了不正確的格式排列等,如何才能恢復到誤操作前的狀態呢?Word提供了免費的後悔藥:CTRL+Z。進行了錯誤的操作後,可以按鍵盤上的CTRL+Z組合鍵來進行恢復,並且多次按下CTRL+Z組合鍵時,還可以按時間先後的相反順序進行多次恢復。這個後悔藥從打開Word文檔一直到關閉都有效。

6、回收系統資源

當進行了「復制」、「剪貼」操作後,被復制或剪貼的內容會被保存到剪貼板裡,而且剪貼板不會自動清空,直到關閉Word文擋。這樣剪貼板裡的內容會占用系統資源,影響系統的運行速度。如果長時間不用他們的話,可以清空剪貼板來回收系統資源。方法是依次打開「編輯」—-「Office剪貼板」(或者連續按下兩次CTRL+C組合鍵),這時候就會在右面出現剪貼板的窗口,點「全部清空」即可。

7、自動插入頁碼

當被編輯的Word文檔較長時,就需要為其加上頁碼,以方便瀏覽和進一步編輯。手動給每一頁加上頁碼很單調和麻煩。如何讓Word文擋自動為被編輯的文檔加上頁碼呢?方法如下:依次打開「插入」—-「頁碼」,會出現頁碼編輯對話框。在這裡還可以選擇文檔中頁碼的位置、格式等。

8、即時英漢互譯

Word裡附帶了英漢詞庫,可以進行英漢互譯,這的確是一項很體貼的功能。使用方法:依次打開「工具」—-「語言」—-「翻譯」,在最上面的對話框輸入要翻譯的內容,中文或英文均可,然後選擇相應的翻譯方式,再回車就可以在下面看到已經翻譯過來的內容。這個內容十分豐富,包括該詞的本意、同義詞、詞組、簡單用法等。合理利用Word的這個功能,對提高英文水平很有幫助。

9、快速全部替換

有時候需要把整個Word文檔中的某個字符串全部替換為另一字符串,這樣的工作是非常單調和容易出錯的,更何況如果要替換的地方非常多時,不但工作量大,而且容易出現紕漏。這裡就為大家介紹一個快速全部替換的辦法:依次打開「編輯」—-「查找」,在出現的「查找與替換」對話框中選擇「替換」標籤在「查找內容」一欄裡填寫要查找的內容,在「替換為」一欄裡填寫被替換後的內容,最後點「全部替換」即可。這個功能還可擴展為快速全部刪除某內容,方法如上,只需保持「替換為」一欄為空即可。

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word xp的兩個小技巧

微軟公司今年推出的辦公軟體office xp增添了更為強大的功能,其組件之一的word xp表現得更為不平凡,在這裡我將向大家介紹兩個使用它的小技巧。

1.變換菜單彈出方式。是不是覺得普通的菜單彈出方式太枯燥了,那就試一試改變一下吧。打開菜單「視圖\工具欄\自定義」,在「自定義」對話框中選擇「選項」項,然後你就會在「其他」中看到「菜單的打開方式」項,在下拉菜單中選擇一種打開方式,任意或展開或滑動,關閉對話框。再次打開菜單,是不是與以前不同了。

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Word長文檔快速定位好方法

在較長的Word文檔中,如果想經常對某一段文檔進行查看或編輯,怎麼操作能讓用戶更方便?下面我們介紹兩種方法

用書簽快速定位

將光標定位到需要經常編輯那段文字的位置(段首或段中間任一位置),按「Ctrl+Shift+F5」,彈出插入書簽對話框,隨便輸入一個名稱(如「love」),單擊「添加」按鈕添加一個書簽。下次要返回此段文字的時候只要按「Ctrl+Shift+F5」並回車即可將光標快速定位到所添加的書簽處。

這個方法的優點是不受因文檔內容改變導致段落相對位置發生變化的影響。

用組合鍵快速回轉

記下此段文字所在頁碼,欲返回此文字時按「Ctrl+G」,輸入頁碼並回車即定位到此段文字所在頁,第二次返回時只須按「Ctrl+G」並回車,不用再輸入頁碼(除非更改過頁碼)。

注意:這種方法此招會受段落相對位置變化的影響,故在那段文字及那段文字以前的內容相對位置不固定的情況下推薦前一種方法。

2.保護你的文檔。當你需要別人給你的文檔加上批註而又不能修改你的文檔時,或者在網路中聯機使用你的文檔時不被別人有意無意修改時,你就需要將你的文檔保護起來。打開菜單「工具\保護文檔」,在對話框中選擇保護的文檔內容,如果需要密碼,可以在密碼框中輸入密碼,確定後,需要再次輸入密碼加以確認。解除文檔則只要打開菜單「工具\解除文檔保護」即可。在「窗體」工具欄中,也提供了「保護窗體」的快捷按鈕。所以點擊這個快捷按鈕也可以打開和解除文檔保護。

以上兩個小技巧或許對你的工作有一些作用,希望大家能夠在使用中發現更多的技巧。

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在Word中快速組合圖形的小技巧

在Word(或PowerPoint)中繪制數理化圖形、流程圖或其他圖形時,都是將數個簡單的圖形拼接成一個複雜的圖形。排版時需要把這些簡單的圖形組合成一個對象整體操作。

多數人的習慣是在按住Shift鍵的同時,逐個點擊單個的圖形選中所有的圖片。但當圖片很多、很小且又擠在一起時,這種方法就比較費時費力。其實最簡單的方法是:單擊「視圖→工具欄→繪圖」命令,打開「繪圖工具欄」,單擊繪圖工具欄左端白色箭頭狀的「選擇對象」按鈕,再拖動滑鼠在想要組合的圖片周圍畫一個矩形框,則框中的圖片就全部被選中了。右擊選中圖形,選「組合→組合」命令即大功告成。

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巧用「查找替換」刪除Word文檔多餘的空行

有時候Word文檔中有許多多餘的空行需要刪除,這個時候我們可以完全可以用「查找替換」來輕鬆解決。

打開「編輯」菜單中的「替換」對話框,把光標定位在「查找內容」輸入框中,單擊「高級」按鈕,選擇「特殊字符」中的「段落標記」兩次,在輸入框中會顯示「^P^P」,然後在「替換為」輸入框中用上面的方法插入一個「段落標記」(一個「^P」),再按下「全部替換」按鈕。這樣多餘的空行就會被刪除。

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沒有抓圖軟體 可以用Word來應急

一提起「抓圖」,我們首先想到的是抓圖軟體。大家可到網上以「抓圖軟體」為關鍵字進行搜尋,可以查到好多這樣的第三方軟體,其功能很強大。但筆者更喜歡挖掘現有軟體的功能來完成同樣的操作。利用Word並配合鍵盤上的Print Screen鍵可以批量地抓取和保存圖片。

打開Word新建一文檔,然後根據需要用Print Screen鍵抓取整個螢幕或配合Alt鍵(Alt+Print Screen組合鍵)抓取活動窗口,再切換到Word窗口中黏貼(注意:抓一次黏貼一次)。上述操作完成後,選擇Word中的「文件」菜單中的「另存為」命令,在保存類型中選擇「網頁」,文件名隨意定。單擊[保存]後,在目標文件夾中會出現文件夾「***.files」(其中***為保存時起的文件名字),其中保存著剛才抓取的所有圖片文件。每個文件都是獨立的,且自動編號。

再經過簡單的整理,分類保存到特定的文件夾、改名等即可。如果需要其他格式的話可用相應軟體進行批量的格式轉換。

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word小技巧:快速更改文字大小寫

以下是使用鍵盤在Microsoft Word中快速更改文字大小寫的方法:

選擇您想要更改大小的文字並按下SHIFT+F3。

每次按下F3鍵時,文字格式將在全部大寫、首字大寫和全部小寫之間切換。還不趕快試試?

Word操作技巧系列專題

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Word文檔安全保護妙招八則

1、隱藏文檔紀錄當我們打開Word時,首先會看到什麼?對了,只要用滑鼠點擊「文件」菜單,默認情況下會列出最近使用過的文件。出於保密需要,我們往往不希望別人看到自己最近編輯過的文件,要達到這樣的目的,只要在「工具」→「選項」→「常規」選項卡中不選中「列出最近所用文件」即可。這樣做就沒人能發現最近被使用過的文件了?答案當然是否定的。在一般情況下,Windows的「開始」菜單中「文檔」子菜單會列出用戶最近使用過的所有文件,對敏感內容應及時予以清除。我們可以通過點擊「開設」→「設置」→「任務欄和開始菜單」→「高級」選項卡中的「清除」按鈕(這是Windows 2000下的方法,Windows 98下的操作類似)。當然,我們也可以通過修改註冊表來做到。

2、在HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindowsCurrentVersionPoliciesExplorer分支下新建一個名為「NoRecentDocsHistory」的DWord值,將其鍵值設置為1,可使「文檔”菜單中的內容不再改變。或者在上述分支下新建一個名為「NoRecentDocsMenu」的二進制值,並將其鍵值設置為「01 00 00 00」,重新啟動後「文檔」菜單將從「開始」菜單中消失。

3、躲開他人視線有時我們不希望別人看到自己正在編輯的文檔。如果直接關掉Word等會還要重新打開編輯的文檔,對已經設置了「不顯示最近使用文件」的用戶來說,要是目錄很深,那可慘了……其實有一種簡單的辦法:首先用「Ctrl+A」選中全文,再用工具欄中的「字體顏色」按鈕將字體設置為白色。如果嫌步驟太多,可以自己錄制一條宏命令:選擇「工具」→「宏」菜單中的「錄制新宏」命令,在彈出的對話框中輸入宏名(隨你自己定,比如「隱藏」),按下將宏指定到鍵盤的按鈕,在彈出的對話框中指定執行這個宏所使用的快捷鍵組合(我們可以任意選擇,但不要和已有的快捷鍵組合衝突)。等別人走開以後,我們再按下Ctrl+Z組合鍵即可(其實,這是利用「撤銷」命令的原理做到的)。

4、給文檔設置密碼漫長的文字錄入工作終於完成了,如果不希望那些未經授權的用戶使用你的保存文件,就應該給它設置密碼。打開「文件」→「另存為」→點擊「工具」按鈕中的 「常規選項」,在密碼欄中輸入密碼,確認輸入後即可。這裡要說明的是,Word提供了兩種類型的密碼用於文件保護: 「打開權限密碼」 ——限制未經授權的用戶打開文檔; 「修改權限密碼」——限制未經授權的用戶對文檔作修改,沒有修改權限密碼的用戶只能以只讀方式打開文檔。這兩種密碼是相互獨立的,可以根據自己的需要分別設定。密碼的最大長度為15個字符,並區分字母大小寫。另外,選中 「建議以只讀方式打開文檔」選項,這樣文檔被打開前會出現建議用戶以只讀方式打開的提示,如果我們選擇「否」不接受建議,文檔仍以常規方式打開。

5、加密後的小措施即使文檔已經進行過加密保護,我只要動動滑鼠,仍然可以了解你的文檔的一些內容。用滑鼠右擊文檔,在彈出菜單中選擇「屬性」,可在「摘要」選項卡的標題項中看到文檔的部分正文內容。原來很多人習慣在編輯一個新文檔的時候先直接輸入正文,然後再給文檔起標題。這樣一來,Word就會自動將正文的前幾十個字作為文檔摘要信息保存下來。所以為了使自己的隱私得到更好的保護,我們要養成首先輸入文章標題或是及時手工更改標題的習慣。如果你不想讓別人知道你的一些用戶信息,還應在「工具」→「選項」→「用戶信息」選項卡裡做一些修改工作(包括「用戶姓名」、「姓名縮寫」、「通訊地址」等)。

6、方便安全的審閱經過上述方法處理文檔,可以說基本是安全的。但是,我們完成一篇文檔後,可能還需要交給他人審閱,使用「工具」→「保護文檔」命令可對原文檔進行保護。這樣,他人在文檔原稿上所做的修改都以用修訂標記或批註標記的形式記錄下來。另一種方法是使用「版本」功能:選中「文件」→「另存為」→點擊「工具」按鈕中的「保存版本」,以後再選擇「文件」菜單中的「版本」命令,就能在彈出的對話框中選擇所需的舊版本進行查看和處理。

7、宏病毒防范 Word提供了對宏病毒的警告保護,用戶可以選擇「工具」→「宏」→「安全性」命令,在彈出對話框中設置各種安全級別。建議設置為「高」或「中」,使 Word禁止非可靠來源文檔中宏的運行,或在運行前給出警告提示,讓用戶選擇運行與否。但是某些軟體(比如IBM ViaVoice 2000)可能會強制你將其設置為「低」。另外,需要提醒大家的是Word只能從一定程度上預防宏病毒而不能殺毒,所以要真正杜絕宏病毒,應該使用防病毒軟體。

8、突發事件下的文檔保護利用Word提供的「自動保存」功能,在「工具」→「選項」→「保存」選項卡中設定「自動保存間隔時間」,不要把這個間隔時間設置得太短,否則頻繁的保存,一來浪費時間,二來損傷硬碟。設置好後,再碰到上述情況,Word的自動恢復功能會在下次使用Word時自動打開恢復文件,恢復文件中包含了最後一次自動保存功能對文檔所作的修改。若是Word沒有自動打開恢復文件,我們可手工將其打開。恢復文件的後綴名為asd,其路徑在「工具」→「選項」→「文件位置」選項卡中查找,對於Windows 9x/Me一般為「WindowsApplication DataMicrosoftWord」文件夾,對於Windows 2000一般為「Documents and Settings用戶名Application DataMicrosoftWord」文件夾。 Word還提供了文檔備份的功能。選中「工具」→「選項」→「保存」選項卡中的「保留備份」選項,在將當前的修改內容保存到原文檔的同時,Word會自動保留一個備份文檔(備份文檔是以wbk為後綴名的)。

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輕鬆在Word中做到一鍵黏貼

在日常使用Word的過程中,黏貼操作是非常頻繁的,而我們做到黏貼的方法不外乎三種,一是使用滑鼠右鍵菜單,二是使用快捷鍵Ctrl+V,三是使用菜單命令「編輯|黏貼」,常用的一般是前兩種。

可是,經常使用這種方法來黏貼,有沒有感到厭倦呢?其實在Word中,我們可以通過一個簡單的設置選項輕鬆地做到一鍵黏貼,這個按鍵是我們不太常用的Insert(插入)鍵。下面請看具體的做到方法。

運行Word後,選擇菜單命令「工具|選項」,打開「選項」對話框,然後在如下圖所示的「選項」對話框中單擊「編輯」選項卡,並選中「編輯選項」中的「用INS鍵黏貼」,設置完畢單擊「確定」按鈕。

怎麼樣?這種方法是不是適合你呢?如果你使用的是筆記本電腦的話,可能會更加方便,因為多數筆記本電腦的鍵盤中INS鍵位於空格鍵的右邊,比起普通的鍵盤的INS鍵來位置更有優勢,操作起來更方便快捷。

Word操作技巧系列專題

其實在Word中,還有許多類似的小技巧等待我們去挖掘,這些小技巧能夠給我們的日常使用帶來不少的方便,不斷地積累這樣的技巧,可以讓你不經意間從菜鳥變為高手的,所以讓我們繼續一起努力探索吧!

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用Word巧妙獲取QQ聊天記錄

QQ是大家交流信息的好工具,我們常常要提取聊天記錄裡面的一些有用內容並將它保存為文本文件,可是將復制後的內容黏貼到記事本裡後,原本整齊有序的格式就變得亂七八糟,而且會平白無故地多出一些小黑塊,想將它們重新調整過來還真是挺累人的。

解決方法:打開Word文檔,然後將QQ的聊天內容黏貼進去,我們會發現它的格式在頁面內可以保持原本的格式不變,想要整理文字內容也就省心多了。所有內容黏貼整理好後我們可以將文檔另存為txt格式,退出Word後,再用記事本打開文件就能看到整齊有序並且不再帶有小黑塊的文件了

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Word長文檔目錄及正文頁碼設置

用WORD撰寫書稿時,往往會在書籍完稿之後給書籍的前面加上一個目錄。添加目錄的方法大家都知道:直接在文件的開頭執行「插入→引用→索引和目錄」後,在圖1中點擊「索引」標籤並進行相關設置確認即可。

但這樣會有一個問題:書籍正文的第一頁在目錄中竟然顯示為「3」或者更大(如圖2)!這顯然不符合一般書籍正常排版的規定——所插入目錄獨立編頁碼,正文一般均從第1頁開始編頁號。這可怎麼辦呢?

Word操作技巧系列專題

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下面我們就來介紹Word中長文檔的目錄及正文頁碼設置方法。

第一步

:在正文頁的前面插入分節符

依次單擊「插入」菜單下的「分隔符」,在彈出的對話框中選擇「分節符」中的「下一頁」,如圖3。

注意:不能用「分頁符」替代「分節符」。

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第二步

:顯示「頁眉/頁腳」工具欄

將光標移動到正文的第一頁(即本例中文檔的第3頁),單擊「視圖」菜單下的「頁眉/頁腳」(也可以在頁面的「頁眉/頁腳」處雙擊滑鼠左鍵),顯示出「頁眉/頁腳」工具欄。

第三步:設置頁碼格式

如圖4,單擊「頁眉/頁腳」工具欄中的「設置頁碼格式」按鈕,彈出如圖5所示的頁碼格式對話框。

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在下方的「頁碼編排」單選項中選擇「起始頁碼」並在後面的文本框中輸入「1」,單擊「確定」按鈕。

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第四步

:更新目錄域

如果你還沒有在正文之前插入目錄,那現在就插入目錄。如果以前已經插入了目錄,只是現在想修改其中的正文的頁碼編排方式的話,請回到文檔開頭,用滑鼠右鍵單擊目錄區域,並選擇「更新域」,彈出如圖6所示的對話框,選定「只更新頁碼」後「確定」即可。

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看!正文的頁碼已經從第1頁開始了(如圖7)。

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另外,如果想在書籍的前面即整個文檔的第一頁位置加一個封面頁,怎樣使首頁不顯示頁號呢?我們同樣可以用「在封面頁後插入「分節符」的辦法來做到目的。因為我們設置的「頁眉/頁腳」的文字內容,只是對本節內容起作用的而非對整個文檔起作用。因此插入分節符後,只要封面頁中的「頁眉/頁腳」處留為空即可。

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Word「插入」菜單裡的常用功能講解

提起Word軟體中的插入功能,也許許多朋友都會說:這個我當然知道了,不就是插入圖片、符號等功能嗎?其實插入圖片、符號等功能只是最簡單的基本功能,Word的「插入」菜單下還有很多選項,靈活應用它們的功能能幫助我們更快更好的處理文檔。

一、插入頁碼

當我們選擇「插入」→「頁碼」選項時,會彈出「頁碼屬性設置對話框」。

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(圖1)

①頁面頂端(頁眉)

對於一些書刊或是報紙,在發行時都會在每頁的最上方打上自己刊物的名稱或是重要的章節說明,使用插入頁碼中的頁面頂端,然後雙擊頁碼,將文字改為刊物名稱就可以做到。

②頁面底端(頁腳)

一般的頁碼都插入在頁面底端,這時可再用對齊方式對頁碼的位置進行編輯。

③頁面縱向中心

④縱向內側

⑤縱向外側

這三項是對一些側邊裝訂的文件以及書籍的頁碼與角邊說明的應用方式,利用這三項,可以對側邊裝訂的刊物居中或是正反頁的頁碼進行編輯。

應用實例圖:

圖一:應用頁面頂端(頁眉)以(居中)方式顯示頁碼來編輯出書刊頁眉標頭。

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(圖2)

圖二:頁面縱向中心,對齊方式為外側。這種頁碼插入方式對於列印膠片、排版裝訂有非常多的好處,雙面的文章就以這種方式排版較好。

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(圖3)

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二、插入符號

插入符號選項一般朋友們是了解的,但是有沒有試過改改裡面的字體看看呢?當我們有時在排版中需要為文章加上一些裝飾的小圖,如果都插入外部的圖,文件體積就會變的很大,那麼現在就要用到這裡的插入符號了。

選擇「插入」→「符號」,打開「符號屬性對話框」,在「字體」的下接框中拖動滑塊向下移動到最後,這時會看到以W開頭的字體,這幾個字體顯示出來的都是一些圖形或另類的符號。Webdings 是以一些簡單但是比較有特色的圖形,Wingdings則是以電腦類圖形和一些花邊方向標為主,Wingdings 2則是碎花邊以及時鐘和小花形為主。

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(圖4)

如果這些字體還覺的不夠用,我們可以從網上下載一些比較另類的字體,下載完字體文件後,將字體文件放到C:\Windows\ Fonts目錄下,然後在「插入符號對話框」的「字體」下拉框中就可以找到此文體,選擇相應的圖形字體即可。這樣插入的圖形雖然沒有華麗的色彩,但是它對於黑白版的印刷品來說是再好不過的了。

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三、插入圖示

有時在文章中要加入一些說明圖來表示某種實物之間的關係,但是如果自己畫真的是太麻煩了,在Word中準備了一種叫圖示的功能,它分為以下幾部分:組織結構圖、循環圖、射線圖、棱椎圖、維恩圖、目標圖。

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(圖5)

(1)組織結構圖:用於顯示層次關係。

當我們插入時,默認是二級層次,當我們想添加固定的框時,只要我們右鍵單擊某一個框,然後就可以看到其「下屬、同事、助手」等選項,而且在版式中更可以調整其懸掛方式。

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(圖6)

這裡的技巧就是當我們有些圖框無法用右鍵快捷菜單以及版式中的內容進行調整時,就需要手動了。單擊某一個圖框,按下Ctrl鍵,當箭頭右方出現+號時按下滑鼠拖動所選圖框,這時就復制出了一個圖框,在這個圖框上出現綠色以及黃色的提示滑動點,綠色的滑動點可以對圖框進行旋轉,黃色的可以對圖框進行變形(只改變邊角度)

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(圖7)

(2)循環圖:用於顯示持續循環的過程。

(3)射線圖:用於顯示核心元素的關係。

(4)棱椎圖:用於顯示基於基礎的關係。

(5)維恩圖:用於顯示元素間的重迭關係。

(6)目標圖:用於顯示做到目標的步驟。

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(圖8)

其它圖示與組織結構圖不同的就是右鍵點擊小框時,彈出的菜單中選擇「插入圖形」就可以在其環形基礎上插入小框。共同點是在在「圖示工具欄」中可以使用「自動套用格式」選項,可以選擇幾種不同的格式,比如:雙邊框、三維顏色、漸變等。最重要的是可以通過「圖示工具欄」改變成其它的形狀。只要合理利用圖示中的這六種圖示再加上自己簡單的手動調整,就可以輕鬆的製作一些層與層、級與層關係類型的文件了。

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四、插入文件

如果我們在編輯一份文件時,想加入以前或已經編輯好的文件,一般我們的操作方法是打開兩個文檔,然後將要加入的文檔復制下來,再找到要插入的地方進行黏貼,但是這種方法不但費時費力,而且有時因為文檔內容過多而影響了編排速度。這裡其實大家都可以試試使用插入文件的方法。

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(圖9)

選擇「插入」→「文件」,會彈出「插入文件」對話框,插入的文件類型可以有好幾種:「Word文檔、Web頁和Web檔案、文檔模版、RTF格式、文本文件」,我們大家可以自行選擇,而且單擊「範圍」按鈕,還可以用插入文檔中的書簽名稱和Excle單元格來限制插入文件的範圍。

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五、插入對象

插入對象是插入選項中功能最多的,它可以插入系統中安裝的許多文件類型,比如:ACDSee BMP圖像、Adobe Photoshop Image、Flash影片、媒體剪輯、影片剪輯等選項。不過我覺的在Word中實用的就是圖像、工作表、Excel圖表以及工式編輯器等比較實用。

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(圖10)

(1)首先就拿插入Photoshop圖像來說吧,一般情況下我們在打開文檔的情況下,想用Photoshop製作一個圖片,再插入到文檔中來,得先回到桌面,打開Photoshop程序,然後進行製作,製作完成後保存,再進入Word文檔中,選擇「插入」→「圖片」→「來自文件」,然後選擇製作的圖片插入進來。這種方法比較麻煩,如果想修改圖片還得再進行打開Photoshop軟體修改、保存,進Word插入圖片等步驟。但是使用了插入對象就不同了,當我們選擇「插入」→「對象」中的Adobe Photoshop Image選項後,系統自動會調出Photoshop軟體,這時我們只要直接在Photoshop中進行製作,完成保存關閉,這時在Word中奇跡就發生了,剛才製作的圖片就已經插入到文檔中了,如果想修改,只需要雙擊此圖片,系統又會調出Photoshop,是不是非常方便呢?

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(圖11)

(2)再拿「公式編輯器」來說,當我們在進行試卷以及一些特殊符號的輸入時,就不用再著急了,只要選擇「插入」→「對象」中的Microsoft 公式3.0,就會打開如圖12的公式編輯器,在這裡我們不但可以用最簡便的方法輸入又長又難的各種公式,而且就連數學中常用的一些數學符號、字母等代碼都可以輕易的找到。

在數學試卷或是一些文件中,常有一些重復或近似的公式出現,那時我們只需要選中一個相同的公式,進行復制並黏貼到相應的位置,雙擊這個公式進行編輯修改即可。

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(圖12)

(提示1:在輸入公式後,默認版式為「嵌入型」,但是有時「嵌入型」並不能與文檔同行保持平行,那麼就右鍵單擊此公式,在右鍵快捷菜單中選擇「設置圖片格式」,將其版式改為「浮於文字上方」,然後按下Ctrl鍵的同時,用鍵盤上的方向鍵進行位置的微調.

提示2:如果公式輸入後大小與中文的大小不符,可以拖動四邊邊框進行調整,但是那樣每輸入一個公式就要調整,而且大小不準確,其實我們可以在公式編輯器中進行調整,當我們打開公式編輯器後,選擇菜單中的「尺寸」→「定義」,在這裡就可以定義其大小,不但可以定義其主符號大小,還可以定義上標下標、次上下標以及一些公式中其它的符號,這樣再次輸入公式時整篇文章的公式就一致成為設置的合適的大小了。)

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(圖13)

怎麼樣,插入菜單中種種奇妙的用法你們學會了嗎?要是你也有什麼好的技巧或是用法,可別忘了拿出來和大家一起分享喲!

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用Word也能看電視

沒錯!用Word確實能看電視!只要動動腦,稍加改造,就可用Word實時接收網路電視台的節目了。在工作之餘,直接在Word中看看新聞、欣賞一下MTV,可謂勞逸結合,工作娛樂兩不誤!現在,我們就以收看中央電視台新聞頻道的節目為例介紹一下。

第一步:在Word中添加媒體播放器

首先,請確認Word版本為Word 2000或Word XP,接著建立一個新的Word文檔;在菜單命令欄中依次選擇「插入→對象」,打開「對象」對話框,在「新建」標籤卡的「對象類型」列表框中瀏覽挑選一個媒體播放器,如Windows Media Player(建議版本為9.0)或RealOne Player等。如果所需的媒體播放器不在該列表框中,請點擊「由文件創建」標籤卡,通過「瀏覽」按鈕選擇電腦中的播放器,而後「確定」退出,就能夠在Word文檔中看到所插入的媒體播放器圖標了,雙擊該圖標即可激活此播放器。此時,「控件工具箱」將同時彈出。

第二步:播放器屬性設置

在文檔所插入的播放器上單擊滑鼠右鍵,在彈出的菜單中選擇「屬性」項,出現「屬性」對話框!該對話框有「按字母序」和「按分類序」兩大標籤卡,其中都有「URL」一項,雙擊「URL」,使其旁邊的地址取值欄變成可輸入狀態,在此輸入中央電視台新聞頻道的流媒體URL地址

mms://winmedia.cctv.com.cn/live1

,如果需要播放其它電視台節目,只要將URL中的地址改為相應的電視台流媒體鏈接地址即可!

查看對話框中的「uiMode」項,在此設置播放器的控件布局模式。此處的取值欄有多種模式可供填寫:包括Full模式(全顯示),Mini模式(迷你)、None模式、Invisible模式等,建議輸入「Full」,該模式可全部顯示播放窗口、狀態窗口及播放、暫停、靜音等功能按鈕。

接下來,要更改播放器窗口大小,默認的高和寬分別是180和183.75,如果不滿意,可分別雙擊「Height」和「Width」,修改數值以改變窗體大小。

最後要激活幾項必須用到的功能!請單擊「enableContextMenu」項,取值欄中將出現下拉列表,從列表框中選擇「True」,激活「上下文菜單」功能;單擊「Enable」項,同樣出現一個下拉列表,從列表框中選擇「True」,激活「啟用控件」功能。其餘屬性參數保持默認即可。至此播放器屬性設置完成!

第三步:收看電視節目

OK,經過以上設置後,我們已經可以在Word中收看電視節目了。方法是點擊隨播放器彈出的「控件工具箱」最左邊的「設計模式」按鈕,播放器即自動開始連接到所設置的電視台,只要你網速夠快,稍等一會,就能夠在Word中收看到中央電視台新聞頻道的節目了!

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如何給Word文檔減肥

.doc格式是Word常用的文件保存格式,如果.doc格式占用了較大的磁盤空間,對文檔的使用和傳輸都是不利的。如何使自己的Word文檔保持最苗條的身材呢?不妨按下面的方法試一試,使你Word文檔的字節數降到最低的限度。

1.將文檔另存

在Word中打開一個「.doc」文檔,在菜單欄上選擇「文件→另存為」命令,將文件換名另存,現在對比一下兩個文檔,你會驚奇地發現,換名另存後的文檔一下子減少了很多「KB」。

還有一招也有異曲同工之妙。先在Word中打開一個「.doc」文檔,按下Ctrl+A鍵,選中全部文本,將文本拷貝到剪貼板中,然後新建一個空白文檔,將文本黏貼,最後保存。現在再比較一下兩個文件的大小,怎麼樣,處理後的文檔苗條了不少吧。

2.取消嵌入TrueType字體

在文檔中嵌入TrueType字體會增加文檔的尺寸。在菜單欄上選擇「工具→選項」命令,把彈出的「選項」對話框切換到「保存」選項卡,如果確認你的文檔中沒有嵌入TrueType字體,就取消「嵌入TrueType字體」復選框的選擇,如果嵌入了TrueType字體,同時選擇「只嵌入所用字符」和「不嵌入常用系統字體」復選框,可以只嵌入文檔中使用的字體樣式,減少了文檔的尺寸。

3.合理插入圖片

文檔中插入了圖片,是文檔突然膨脹的重要原因。盡量插入小尺寸的圖片,尺寸較大的圖片,可用圖形工具將其長寬縮小。圖片格式最好是GIF、JPG等,少用高位真彩圖片。

4.刪除老版本

同一文檔中若保存了多個版本,會增加文件的尺寸。在菜單欄上選擇「文件→版本」命令,如圖4所示,在彈出的對話框中可以查看文檔是否有其它版本,如果有其它版本,可以通過把沒有保存價值的老版本刪除,以減少文檔字節。

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用Word2003也能給文檔加上稿紙

在Office XP中,可以使用「稿紙嚮導」將文檔以稿紙方式列印出來,但在Word 2003中,卻沒有提供這一功能。不過,微軟提供了另外一種方法來做到稿紙列印,通過下載並安裝一個「Microsoft Office Word 2003 稿紙加載項」,即可使用稿紙功能。使用該加載項,既可以在Word 2003中生成空白稿紙,也可以為現有的文檔添加稿紙網格,對於經常使用稿紙格式的用戶,很是方便。

要提醒大家注意的是,這個加載項只適用於Word 2003,其它版本的Word是不適用的。

點擊此處下載Word 2003 稿紙加載項>>

下載並安裝Word 2003 稿紙加載項後,運行Word 2003,單擊「格式」菜單,可以看到菜單的底部多出一個「稿紙設置」命令。單擊該命令,出現「稿紙設置」對話框。選中「啟用稿紙格線」復選框,就可以對稿紙進行設置了,如圖1所示。

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圖1 「稿紙設置」對話框

在該對話框中,有多種選項可用於稿紙設置。

格式:稿紙的格式有四種,分別是10×20、15×20、20×20和25×20,比如10×20,表示每行10字,每頁20行,可以根據自己的需要從「格式」右側的下拉列表中選擇這四種格式之一。

網格:單擊「網格」右側下拉列表,可以看到共有三種形式的網格:網格、行線和邊框。

網格顏色:還可以在「網格顏色」右側下拉列表中選擇一種自己喜愛的網格顏色,比如常用綠色和紅色作為網格顏色。

對折裝訂:選中此項後,可以將一頁稿紙對折,分成兩頁,效果如圖2所示。

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圖2 對折裝訂效果

「頁面」和「頁眉/頁腳」部分與普通格式的文檔設置相同,在此不再贅述。

值得一提的是「換行」下方的兩個復選框。其中如果選中「按中文習慣控制首位字符」,則標點符號就不會出現在行首。如果選中「允許標點溢出邊界」,則允許將某些標點符號懸浮於稿紙網格的右側外。

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在Word中輸入乘號和除號的幾種方法

在使用Word時,經常會遇到輸入數學運算符號,尤其是乘號「×」和「÷」更要經常遇到。怎樣才能快速、準確地輸入呢?下面是我常用的幾種方法:

1.在Word中點擊「插入」→「特殊符號」→「數學符號」,然後選擇「×」即可輸入乘號。

2.順次點擊「視圖」→「工具欄」→「符號欄」,然後選擇「×」即可。

3.打開任意一種輸入法,右鍵點擊「軟鍵盤」圖標,選擇「數字符號」,選擇「×」即可。

4.在智能ABC輸入法下,按「V+數字鍵1」,在出現的選擇框中選擇「×」即可。

5.在拼音加加輸入法下,輸入「ch」,再按數字鍵「2」或左邊的Shift鍵即可選中「×」。事實上,其他輸入法下也有「×」的輸入方法,大家可以自行摸索。

6.在Word中依次點擊「插入」→「符號」,在「字體(F)」下拉列表中選擇「Symbol」,然後在第六行第九列選擇「×」即可插入乘號。

如果要輸入「÷」,按前五種方法輸入即可。事實上,輸入乘號和除號的方法還有很多,大家可以自己摸索,找到了不要忘記告訴我們呀。

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Word文檔頁碼從第二頁起出現的設置方法

某日,一位經常為校辦公室列印材料的同事找到我,請求我幫他解決這樣一個問題:按慣例,在裝訂列印的文件或材料中,大多數情況下要求封面不顯示頁碼,而頁碼「1」要從第二頁(也就是正文)開始顯示。

而他慣用的手法是通過把封面和正文做成兩個文檔來解決,但感覺這種做法很不「正規」,不知能否在一個文檔中就能解決這個問題。在我的指點下,他很快解決了問題。現在我把這種方法告訴朋友們,具體步驟如下:

1. 將光標移到首頁中最後一行的末尾處,單擊「插入→分隔符」命令,彈出「分隔符」對話框,選擇「分節符」類型中的「連續」一項,單擊[確定]按鈕。

2. 刪除第二頁產生的空行,並把光標移到第二頁任意位置,執行「插入→頁碼」命令,在隨後出現的「頁碼」對話框中,單擊[格式]按鈕,在「頁碼編排」一欄中選擇「起始頁碼」。

3. 按兩次 [確定]按鈕後,退出「頁碼對話框」,這時會看到首頁和第二頁的頁碼均為「1」,把光標返回到首頁,再次進入到「頁碼」對話框中,去掉「首頁顯示頁碼」復選即可。

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簡單三步 解除Word文檔保護密碼

WORD文檔有兩種密碼,一種是打開密碼,一種是文檔保護密碼。

我所說的方法適用於文檔保護密碼。

第一步:打開加密文檔,選另存為WEB頁(圖1)

Word操作技巧系列專題

之後會出現如圖2的廢話,不管它,點繼續。

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第二步:用WORD打開這個另存的WEB頁面。什麼?沒變化?看下一步。

第三步:點解除保護(圖3)。

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怎麼樣明白了吧。

此法本人曾在OFFICE2000,OFFICE XP,OFFICE2003上試驗過。絕對有效。

不過對於那些想破解打開密碼的,呵呵,不行哈!這麼做是不對滴!

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Word表格操作常用技巧

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三則小技巧

1.在表格上面加空行

在Word文檔中,如果一個表格位於首頁且上面是沒有空行,要想在其上添加標題可以將光標置於左上角第一個單元格中(單元格內有文字則放在文字前),回車,表格上方就會空出一行了。注意:如果表格上方有文字或空行,這種方法無效。如圖1。

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2.顯示表格列(行)具體寬度兩招

要知道表格列的具體寬度,除了可以在「表格屬性」對話框裡查看外,還有以下兩種簡單的方法。

方法一:將滑鼠指針放在表格內的任一列框線上,此時指針將變成等待手工拖動的形狀,按下滑鼠左鍵,同時按下Alt鍵,標尺上將出現每列具體的寬度;

方法二:將指針置於列框線上,先按下左鍵,再按下右鍵(注意:次序顛倒無效),也能看到每列的寬度。如圖2。

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3.自動調整列寬適應文字寬度

將滑鼠指針置於表格列的分隔線上雙擊,可以使左邊一列的列寬自動適應單元格內文字的總寬度(注意:如果表格列中沒有文字,此法無效;如果文字過長,當前列將自動調整為頁面允許的最適寬度,調整後如果繼續在分隔線上雙擊,列寬還能以字符為單位繼續擴大一定的範圍)。圖3是對一個表格各列操作前後的對照。

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事半功倍 Word2000表格編輯自動化

編輯Word文檔時,我們經常會用到表格。這時,充分利用Word 2000提供的一些「自動化」命令將會起到事半功倍的效果。

1.多頁表格標題行快速設置

編輯Word文檔時,經常會遇到表格內容多於一頁的情況。為了方便閱讀,通常會將每頁表格的第一行設置為標題行。這時,只需選中已經設置好的第一頁表格上的標題行,然後執行「表格→標題行重復」命令,其他各頁表格的首行都會自動設置為標題行。

2.表格中數值型數據按小數點對齊

為便於比較,我們經常需要將表格中的某一列數字按小數點對齊,可用如下方法:選中需要按小數點對齊的這一列,然後執行「表格→制表位」命令,此時彈出制表位對話框,在制表位位置中鍵入所需要的度量值,在對齊方式中選擇「小數點對齊」,前導符中選擇「無」,單擊[確定]按鈕,即可自動將選中列的數字按小數點對齊。

3.表格中數據的排序

當我們在Word表格中需要將數據排序時,可用Word 2000提供的表格中數據的排序功能。具體方法是:執行「表格→排序」命令,此時,彈出排序對話框,在對話框中,選擇合適的排序依據、類型,及遞增還是遞減。然後單擊[確定]按鈕,表格中的數據排序即可按要求自動完成。

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用WORD制表的一些技巧

WORD是個非常流行的文字處理軟體,應用很廣泛。筆者在使用的過程中也有很多心得和體會,希望與大家交流。

一、快速插入表格

拖動「插入表格」能插入的最大表格跟該圖標位置、顯示分辨率有關。如使用800×600分辨率時最大為18行×28列。

二、表格中的編號(項目符號)

選定需要進行編號的行或列後,可以用「編號」或「項目符號」圖標對單元格逐項進行編號。

三、表格中的對齊

整個表格的水平對齊:選定整個表格(包括表格右側所有換行符)後,即可按格式工具欄上的左、右、居中對齊等按鈕進行整個表格的水平對齊。(如未選定所有換行符,上述操作則只對單元格中的文字內容進行水平對齊。)

選定行的水平對齊,可以通過「單元格高度和寬度」對話框中的「對齊」設置。利用表格工作欄還可對表格內容進行垂直對齊。

對齊表格中的內容:在表格中也可用制表位對齊文本內容。按CTRL+TAB組合鍵即可在單元格中插入一個制表位。

四、插入行和列的技巧

1. 在表格上方插入空行:將光標移到表格的第1行單元格內按回車即可在表格上方插入一空行。

2. 將光標移到表格右側換行符前按回車鍵可在下一行插入一行。

3. 選定多行(列)後再執行「插入行(列)」可一次插入多行或多列。

五、選定、移動、復制文本的技巧

1.按住ALT鍵後雙擊表格中任意位置,可快速選定整個表格,再按CTRL+X可快速刪除表格。

2. 將滑鼠移動到單元格左格線和文本之間的空白處,指針變為向右箭頭後單擊可選定單元格內容(包括單元格中的換行符)。

3. 移動或復制單元格內容時如果選定內容不包括單元格結束標記,則只將文本移動或復制到新位置,並不改變新位置原有的文本,如包括則覆蓋新位置中的內容。

六、設定與調整列寬

1. 可以通過拖動標尺上的列標記(光標在表格中才會顯示)或拖動列邊框(將光標移到表格列線上變成雙向箭頭後拖動)來調整。兩種方法配合其他鍵的作用見下表:

方法 按住ALT 按住 按住 按住

(或雙拖) CTRL SHIFT CTRL+SHIFT

拖動列標記 可精確 在相鄰兩列間調整 改變當前列寬時平

拖動列邊框 調整列寬 同原文 同原文 均分配右邊所有列

註:表格中第一行第二列中「雙拖」指同 醋∈蟊曜笥遺ズ笸隙?/p>

2. 滑鼠移動標尺上的列標記上變成雙向箭頭後雙擊會彈出「單元格高度和寬度」對話框,可以設置行列特徵。

3. 自動調整列寬:選定要調整的多列(單列可不選定)後將滑鼠放於最後一列的右格線上,變為雙向箭頭後雙擊可以使列寬「自動匹配」單元格的內容。

七、有關表格的其他技巧

1. 在一欄中插入雙表:WORD中的表格兩側不能插入其他表格,不過把一個表格「一分為二」可間接得到雙表:選定表格中間作為「分隔」的某列後,通過「邊框和底紋」對話框中的預覽圖取消所有的橫邊框,就可得到「雙表」。

2. 在表格左(右)邊繞排文字:如果在表格右側(左側)輸入文字,WORD會提示「此操作對行結尾無效」。把表格的最後一列(第一列)合併成一個單元格,並設置該單元格只有左邊(右邊)有邊框,在該單元格輸入的文字就天衣無縫地繞排在表格的一邊。當然,也可有文本框等「繞排」。

3.利用表格分欄、豎排文字:各單元格中的文字可獨立設置段落格式,橫豎排版。在進行一樣靈活多樣的分欄利用表格是再好不過了。把各欄(塊)內容分別放入根據需要繪制的特大表格單元格中,再合理設置好邊框(如無邊框)等,就能得到如報紙上的排版效果。

4.修改表格和邊框工作欄,將常用的命令添加上去,並刪除很少用的。同時為常用的一些命令(如增、刪行、列)指定鍵盤快捷鍵,可收到事半功倍之效。

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Word表格行列的添加與刪除

下面這個Gif動畫教程系列介紹Word中的表格操作,今天我們用動畫的形式介紹Word表格中行列的添加與刪除方法。

一、在表格中添加列

先將插入點置於要添加位置的左邊一列或右邊一列中的任意一個單元格中。

方法一:打開「表格」菜單,根據需要選擇「插入」項下的「列(在左側)」或「列(在右側)」。

方法二:利用「表格與邊框」工具欄中的「在左側插入列」按鈕。

注意:如果要使用此按鈕在表格的最後一列後添加一列,可以將插入點置於表格行後的任意一個段落標記前,然後再使用此按鈕。如果選擇了多列中連續的單元格,則可以用上述兩種方法插入相應數目多列。

二、刪除表格列

如果只刪除一列,將插入點置於要刪除列的任意一個單元格中;如果要刪除連續多列,則需先要選中這些列中的連續單元格。

方法一:打開「表格」菜單,選擇「刪除」的子命令「列」。

方法二:利用「表格與邊框」工具欄中的「刪除列」按鈕。

注意:Word 2003 版本可以按住Ctrl鍵在表格中選擇不連續的單元格,但這樣選擇以後不能進行增刪行列的操作。

三、刪除表格行

如果只刪除一行,將插入點置於要刪除行的任意一個單元格中;如果要刪除連續多行,則需先要選中這些行中的連續單元格。

方法一:打開「表格」菜單,選擇「刪除」的子命令「行」。

方法二:利用「表格與邊框」工具欄中的「刪除行」按鈕。

四、在表格中添加行

先將插入點置於要添加位置的上一行或下一行中的任意一個單元格中。

方法一:打開「表格」菜單,根據需要選擇「插入」項下的「行(在上方)」或「行(在下方)」子命令。

方法二:利用「表格與邊框」工具欄中的「插入行」按鈕,可以在插入點所在行上面插入一新行。

注意:如果要使用此按鈕在表格的最後一列後添加一列,可以將插入點置於表格行後的任意一個段落標記前,然後再使用此按鈕;如果選擇了多行中連續的單元格,則可以用上述兩種方法插入相應數目多行。

方法三:如果想在某一行下添加一新行,可先將插入點置於此行表格後的段落標記前,然後回車。

方法四:將出入點置於表格右下角的最後一個單元格中,按Tab鍵可以在最下面增加一新行。

注意:將插入點置於表格的任一個單元格中,依次選擇「表格」→「刪除」→「表格」,可以刪除整個表格。

具體操作的動畫演示過程如下:

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Word表格中單元格的合併與拆分

下面這個Gif動畫教程系列介紹Word中的表格操作,今天我們用動畫的形式介紹在Word單元格的合併與拆分的方法。

一、單元格的合併

方法一:選中待合併的單元格區域,單擊右鍵,選擇快捷菜單中的「合併單元格命令」。

方法二:選中待合併的單元格區域,單擊「表格與邊框」工具欄上的「合併單元格」按鈕。

注意:如果選中區域不止一個單元格內有數據,那麼單元格合併後數據也將合併,並且分行顯示在這個合併單元格內。

二、單元格的拆分

將插入點置於需拆分的單元格中,單擊右鍵,選擇快捷菜單中的「拆分單元格…」命令,鍵入要拆分成的行數和列數,單擊「確定」按鈕即可將其拆分成等大的若干單元格。

具體操作的動畫演示過程如下:

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調整Word表格的列寬和行高

下面這個Gif動畫教程系列介紹Word中的表格操作,今天我們用動畫的形式介紹在Word中調整表格列寬和行高的方法。

創建表格時,Word表格的列寬往往採用默認值,我們可以對其進行修改。根據不同的需要,有四種調整方法可供選擇使用:

一、利用滑鼠左鍵在分隔線上拖動。

二、利用滑鼠左鍵在水平標尺上拖動。

將插入點置於表格中,水平標尺上會出現一些灰色方塊,把滑鼠指針移向它們,形狀變為左右雙箭頭時,用滑鼠左鍵對它們左右拖動即可改變相應列的列寬。

注意:用上述兩種方法進行拖動的過程中如果同時按住Alt鍵,可以對表格的列寬進行精細微調,同時水平標尺上將顯示出各列的列寬值。

三、平均分布各列。

首先選中要平均分配列寬的連續數列, 「表格」→「自動調整」→「平均分布各列」,可以在保證總列寬不變的情況下使被選擇的數列變為等寬。

四、利用「表格屬性」對話框。

對於此對話框,在「表格」選項卡中可以指定表格的總寬度;在「列」選項卡中可以設定具體某列的寬度。

表格行高的調整與列寬的調整類同。

具體操作的動畫演示過程如下:

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不啟動Word查看文檔字數統計的方法

對一些經常進行文字工作的人來說,用Word編輯文檔往往要用到它的「字數統計」功能。大多數人都是通過打開Word 文檔,用「工具」菜單的「字數統計」來統計文檔字數的(整篇文檔或選中部分文檔都可以)。這只是最常用的方法之一,Word還為我們提供了很多的高級設置如定制按鈕、指定快捷鍵、用「插入」「域」的功能、用「宏」的功能等等,來做到個性化的字數統計功能。

上面說到的方法都是在打開的Word文檔中進行的統計,其實,您完全沒有必要每次都打開文檔來統計字數,今天筆者就為大家介紹一下利用文檔「屬性」的「統計」功能來做到「字數統計」的方法。

1. 在Windows 98中。在資源管理器中選中要統計字數的文檔,右鍵單擊滑鼠,在快捷菜單中選「屬性」,在彈出的對話框中選「統計」選項卡(如圖1所示),即可查看該文檔的頁、段落、行數、字數等信息。

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圖1 「統計」選項卡

2. 在Windows 2000/XP中。在資源管理器中選中要統計字數的文檔,右鍵單擊滑鼠,在快捷菜單中選「屬性」,在彈出的屬性對話框中點「摘要→高級」按鈕,即可查看文檔的「頁數、段落、字數」等內容(如圖2所示)。

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圖2 「摘要」選項卡

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Word2003中保護局部文檔內容

Word 2003的文檔保護功能最大改進要數文檔的局部保護了,可以將部分文檔指定為無限制。具體方法是:

1. 選定需要進行編輯的(無限制的)文本,按住Ctrl鍵可選中不連續的內容;

2. 在「編輯限制」的「僅允許在文檔中進行此類編輯」列表中選中「未做任何更改(只讀)」, 防止用戶更改文檔(如圖3所示)。

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圖3 編輯限制

3. 在「例外項」中選擇可以對其編輯的用戶。

如果允許打開文檔的任何人編輯所選部分,則選中「組」框中的「每個人」復選框;

如果允許特定的個人編輯所選部分,單擊「更多用戶」,然後輸入用戶名(可以是 Microsoft Windows 用戶帳戶或電子郵件地址),用分號分隔,點「確定」(如圖4所示)。

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圖4 添加用戶

4. 對於允許編輯所選部分的個人,請選中其名字旁的復選框,最後單擊「是,啟動強制保護」,並輸入保護密碼。

提示:若要給文檔指定密碼,以便知道密碼的用戶能解除保護,請選中「密碼」單選按鈕,在「新密碼可選」框中鍵入密碼,然後確認該密碼。若要加密文檔,使得只有文檔的授權擁有者才能解除保護,請單擊「用戶驗證」(如圖5所示)。

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圖5 啟動密碼保護

這樣,只有選定區域的文本可以編輯(高亮顯示),而其它沒有選中的區域就不能進行編輯。

如果要停止保護,可單擊「保護文檔」任務窗格底部的「停止保護」按鈕。

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用Word2003輕鬆製作桌面日曆

對不少同志來說,日程管理非常重要,查看日曆是每天的必修課。

我們常用Word編寫文案,殊不知還可以用Word製作帶有「日曆」的桌面。這樣一來我們查日曆就更方便了。以Word 2003為例,看看怎麼玩。

首先,打開Word 2003選擇「插入」、「對象」,在彈出的「對象」窗口中的「新建」選項卡的下拉列表中選擇「日曆控件 」。點擊「確定」按鈕後返回Word編輯窗口,這時日曆已插進來了。可通過拖拉八個黑色的控點改變其大小。為避免日曆遮住桌面左邊的圖標,可按工具欄的「右對齊」,使其靠右。

如果要對外觀進行修改,選擇日曆面板,點擊快捷菜單「日曆對象」、「屬性」,調出「日曆對象」對話框,在此可以根據自己的喜好,決定日曆的內容、字體、顏色等。完成設置後,單擊「確定」退出。因處在設置模式,這時還看不到變化。單擊浮動工具列「控件工具箱」退出設計模式,即更改生效。然後選擇「文件」的「保存類型」中的「網頁」,選好存檔目標文件夾,輸入文件名保存。這時已經成功了一大半。

為日曆加一個彩色的背景會讓效果更佳。為保證原來桌面風格不變,選擇菜單「格式→背景→填充效果」,選擇「圖片」,挑選一張圖片文件,確定後回到Word編輯窗口中,此時背景已套用。點擊「保存」,存儲文件後,關閉Word,至此,前期工作已結束。

需要注意的是,背景源文件要編輯成和默認顯示分辨率一致。

最後,只需要進入桌面屬性,單擊「瀏覽」,選擇剛做好的網頁文件後「應用」即可,自制的「日曆」已經掛在螢幕的右上角了。

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Word中表格計算功能的做到

說起Word的表格編輯、列印功能,相信每個用戶都會翹起大拇指誇一聲「Good」,可如果說到Word的表格計算功能,恐怕知道的用戶就不多了。在許多用戶眼中,Word只能進行表格的編輯、列印、排序等操作,但不能進行計算,他們往往利用「計算器」等程序來完成表格間各個單元格之間的數據計算問題,有些用戶甚至還會動用Excel來幫忙。其實我們完全不必如此麻煩,Word雖然沒有直接提供表格計算功能,但它具有強大的「域」處理功能,我們只需利用它即可方便地對表格中的數據進行各種運算。

也許有用戶會說,Word的「域」處理功能如此之多,且操作比較複雜,我怎麼知道該如何使用呢?其實這種擔心完全是多餘的,因為Word的表格計算功能雖然是利用「域」來做到的,但在表格項的定義方式、公式的定義方法、有關函數的格式及參數、表格的運算方式等方面都與Excel基本一致,任何一個熟悉Excel的用戶都可以很方便地利用「域」功能在Word中進行必要的表格運算;即使你沒有使用過Excel也沒有關係,Word的表格計算功能十分簡單,你只需經過下面一番粗略的學習就可以掌握它的有關基本用法。假設某用戶在Word中編制了一個「產品銷售情況表」(如表1所示),擬根據原始的數據自動求出有關匯總數據,現以此為例,向大家介紹一下Word計算功能的基本操作方法:

1. 按正常方式在Word中繪制出所需的表格,並輸入有關原始數據。

2. 將光標移至表格的D2單元格中(Word在定義表格中各個單元格的名稱時採用了與Excel相同的方式,即第一列的各個表格分別為A1、A2、A3……第二列的各個表格分別為B1、B2、B3……D2單元格即表示甲車間全年產品銷售額)。

3. 執行Word「表格」菜單的「公式」命令,系統彈出「公式」對話框(如圖1所示)。

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圖1

4. 單擊「黏貼函數」下拉框,從中選擇求和函數「SUM」。Word為表格計算功能提供了許多計算函數,它們與Excel的計算函數基本一致,廣大用戶可根據需要從中加以選擇。

5. 此時Word「公式」對話框的「公式」欄中將顯示出求和函數「=SUM()」,用戶應在單括號內指定求和的範圍(如表2所示)。在本例中,D2是由B2+C2所組成,故我們應在括號內輸入「B2:C2」。此後,「公式」對話框的「公式」欄此時就變成了「=SUM(B2:C2)」,它即表示D4單元格是B2和C2這兩個單元格的累計值和(注意,用戶如果高興,完全可以省去第4步,而直接在公式對話框的「公式」欄中輸入「=SUM(B2:C2)」字樣,其效果完全一致)。

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表1

6. 從「公式」對話框的「數字格式」下拉框中選擇或輸入合適的數字格式,我們在此可選擇「0.00」。

注意,「公式」對話框的「數字格式」下拉框主要用於定義Word自動計算出來的表格數據的格式,用戶必須適當地加以設置,以便保證表格數據與原來的格式相同。如我們在上面所選擇的「0.00」即表示按正常方式顯示,並將計算結果保留兩位小數。

7.單擊確定按鈕,關閉「公式」對話框。

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表2

8. 此時,Word就會在D2單元格中插入一個「{=SUM(B2:C2)〕‘0.00’}」的域,並將其結果「2200.00」顯示到用戶的面前(注意,通常情況下,Word並不直接顯示域代碼,而只是顯示最後的計算結果,用戶若打算查看域代碼,則可現行選定該域,然後按下Alt+F9鍵,再次按下Alt+F9將切換回計算結果)。

9. 採用同樣的方法為D3、B4、C4、D4等單元格中定義所需的計算公式。

至此,利用Word的表格計算功能自動計算「產品銷售情況表」的步驟即告結束,表格中的有關數據都由Word自動計算完成,我們再也不必借助於其它應用程序進行有關數據計算工作了,從而大大地方便了用戶的日常操作。

需要注意的是,Word是通過「域」來完成數據計算功能的,它並不是真正的像Excel那樣進行計算,因此當我們在表格中修改了有關數據之後,Word將不會自動進行刷新。為解決這一問題,我們可先行選定需更改的域,然後再按下F9鍵,Word即會更改計算結果。如我們在計算上表中的數據之後,發現甲車間上半年的銷售額應為900(即需要將B2單元格的值修改為900),當我們進行修改之後,D2單元格的值不會自動發生變化,此時我們可將光標移至D2單元格中,然後按下F9鍵,讓Word自動將單元格中的數據更新為2100,從而滿足了用戶的要求。另外,我們在執行列印操作時,只需單擊「列印」對話框中的「選項」按鈕,然後復選「更新域」選項,此後Word在列印前會自動更新所有的「域」,這就免去了用戶逐一對表格中的數據進行更新的步驟。

從上面的介紹中可以看出,盡管Word不具備真正的數據計算功能,但通過它的「域」處理功能卻可滿足我們絕大多數表格數據計算的要求,廣大用戶可充分加以利用

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利用Word「自動更正」功能快速輸入文字

往往打字速度的提高和文字的出錯率成正比,尤其是在輸入一些英文單詞的時候,由於輸入的速度快,可能就會將英文單詞打錯。重復而又仔細地檢查輸入的材料是必不可少的,但這又會降低工作的效率。對於上述的情況,Word提供的「自動更正」功能就可以很好地解決。

下面我們以一個小實例來說明,比如我們在Word文檔中輸入英文字母「yuo」,這時只要一按空格鍵或者回車鍵,Word就會自動地將其改為「You」,這就是「自動更正」功能的體現。

那麼Word對於錯誤單詞是如何判斷並改正的呢?它實際上是在您鍵入空格鍵、標點符號或者回車鍵後,才去查核您所輸入的文字或者字母是否正確。

我們就Word中的「自動更正」功能進一步擴展,利用「自動更正」功能快速地輸入文字。

比如我們可以規定「電」這個文字是「不正確」的,那麼以後只要我們輸入「電」這個文字,然後按一下空格鍵、標點符號或者回車鍵,Word就會用「中國電腦教育報」這幾個文字來代替「電」這個字。也就是說自己認定這個字「不正確」,然後利用「自動更正」的功能用「正確」的字來自動代替,如此一來就可以大量地減少按鍵的次數,提高輸入文本的效率。

下面我們具體來操作:

1. 打開Word,並建立一個空白文檔,鍵入一行正確的文字「中國人民解放軍」。然後將這一行文字全部選取下來。

2. 接下來單擊菜單欄中的「工具→自動更正選項」命令,打開自動更正對話框。這時在對話框中我們看到前面所選擇的那一行文字已經出現在「替換為」文本欄內了。

3. 下一步我們在「替換」文本欄中鍵入「電」字即可完成自動更正功能的設置。

4. 下面我們就可以做個實驗:輸入「電」字,然後按空格鍵,「中國人民解放軍」這一行字就自動拼寫出來了,非常快捷。

從上面的操作,我們可以看出自動更正和自動圖文集的用法基本上相似,自動更正是Word在遇到空格鍵、標點符號或者回車鍵Enter的時候,就會執行自動更正的動作,而自動圖文集是在您按F3鍵時才會去執行。

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用Word做名片 三步輕鬆搞定

先製作單張名片

新建一個文檔,單擊菜單「插入→對象」,彈出「對象」對話框,選擇「Microsoft Word 圖片」類型。接著單擊「文件→頁面設置」,在彈出的「頁面設置」對話框中將「紙型」選項卡中的「紙型」項設為「自定義大小」,然後輸入紙張大小為寬度「8.8cm」、高度「5.5cm」(5cm也可以)。在右側「預覽」部分可以看到單張名片的版式已經出來了(如圖1所示)。

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圖1 定義名片尺寸

點擊切換到「頁邊距」選項卡設置界面,設置上、下、左、右頁邊距、裝訂線均為數字「0」。點擊「確定」按鈕返回到Word編輯狀態後,根據需要設計好名片的內容和樣式後單擊「文件→關閉(c)文檔……」菜單項。

再製作十張名片的定位框

新建一個文檔,依次點擊「文件→頁面設置」菜單項,在彈出的對話框中設置「紙型」選項卡中的「紙型」項為「自定義大小」,其中的「寬度」為19.5cm;高度為29.7cm。接著依次點擊「工具→信函與標籤」菜單項,在彈出的對話框中點擊「標籤」選項卡中的「選項」按鈕(如圖2所示)。

Word操作技巧系列專題

圖2 信函與標籤設置

在隨即進入的對話框中,設置「標籤產品」為「Avery A4和A5幅面」,「產品編號」為「L7413名片」,設置完畢完點擊「確定」按鈕返回上一步。

返回到上一步後點擊「新建文檔」按鈕。這樣在Word中就出現了十個相同大小的框。

復制十張名片

接著再返回製作單張名片時的Word文檔,依次點擊「編輯→復制」、「編輯→全選」。此時單張名片的狀態為全選狀態。操作完後切換到有十個框的文檔中,單擊第一行第一列的那個單元格(即左上角),依次點擊「編輯→選擇性黏貼」菜單項,在彈出的「選擇性黏貼」對話框中選擇「Microsoft Word圖片對象」項(如3所示)。

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圖3 選擇性黏貼置

單擊「確定」按鈕後,即可以在第一個單元格中黏貼出第一張名片了。這張名片的位置大家可以看到並不需要進行設置(如圖4所示)。註:可以進行手工拖拉式的放大縮小。

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圖4 黏貼後效果

重復上述方法,每單擊一個框,就使用「選擇性復制」功能,依次黏貼進第2至第10張名片。名片復制完畢後,既可雙擊十個框中的任一個進入單張名片編輯的狀態對其進行所需內容的編輯。也可以在編輯好一張後,將其復制(需要雙擊進入編輯狀態)到其餘的10張中。親愛的讀者朋友們,大家覺得這樣的名片製作方法是不是非常方便呢?

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Word和WPS通用的文檔排版技巧

無論用Word還是WPS排版文檔時難免會使用文本對齊、段落設置的功能,本文總結了Word和WPS通用的文本排版技巧,希望對大家排版的工作有所幫助。

1.單元格數字小數點對齊

選中要處理小數點對齊的數字,如果是表格內的某行、某列一組數字的需要對齊,可選中單元格,接著在「格式」菜單下選擇「制表位」命令打開「制表位」對話框。

在「制表位位置」下輸入制表位數值,在「對齊方式」中選擇「小數點對齊」,「前導符」選擇「無」。

然後點擊「設置」按鈕,指定所設置的制表位,不需要的制表位可用「清除」或「全部清除」按鈕來刪除,確定後退出對話框。然後在該單元格輸入的數字小數點就會自動對齊。

2.段落對齊

一般我們在文本每個段落的首行文字都會縮進2個字符,編寫文檔時先不處理段落格式,編寫結束後將段落全部選中點擊滑鼠右鍵選擇「段落」命令,打開「段落」設置窗口,在「縮進和間距」選項卡中「縮進」中應用「特殊格式」下的「首行縮進」效果,設置「度量值」為「2」確定即可。

如果要讓文本內容自動適應頁面的寬度,可以設置「常規」選項下「對齊方式」為「分散對齊」。

3.巧設「列」距

在「段落」設置中我們可以使用「間距」的「行距」 功能設置文本每行的間隔距離,但這裡沒有列距的設置選項。

如果要設置列之間的間隔距離,可以在「文本」菜單下打開「頁面設置」對話框,然後在「文檔網路」 選項卡的「網格」中選擇「文字對齊字符網格」,再設置「字符」中每行的字符個數,例如「20」這樣就可增加文字之間的距離,變相增加列距。

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Word唱空城計 文檔內容巧隱藏

為了保護重要的Word文件,多數人採取給文件加密碼的方法。然而,這樣更容易激起別人的興趣。而且破解密碼的軟體網上到處飛,你的密碼一會兒就被搞定了。那該怎麼保護自己的秘密呢?

換個思維,如果將Word文件中的重要內容隱藏起來,別人打開文件,看到的只是一些普通的內容,那不就一切OK了麼!

1、利用隱藏文字功能隱藏文字

在Word中有一項功能,就是能夠隱藏其中的文字。選中文件中重要的內容,單擊「格式」菜單下的「字體」命令,打開「字體」對話框,在「字體」選項中,勾選「隱藏文字」復選框,單擊「確定」按鈕。為了迷惑對方,還可以在隱藏文字附近加一些無用的內容,以免引起懷疑。

2、利用「版本」功能隱藏圖片

如果你的文件中有一些重要的圖片,無法採用第一種方法進行隱藏,那你可以利用Word的「版本」功能。

在「文件」菜單上,單擊「版本」命令,打開「版本」對話框,單擊「現在保存」按鈕。在「保存版本」對話框的「版本備註」中,輸入正在保存的版本的說明信息,再單擊「確定」按鈕後保存。然後將文件中的重要內容刪除,只留下一些普通內容,或重新添加一些與文件無關的內容,保存並關閉文件。

重新打開文件,看到的只有普通內容了。

若要顯示保存的隱藏內容,單擊「文件」菜單下的「版本」命令,打開「版本」對話框,選中原有版本,單擊「打開」按鈕,就可以了。

不過,保存的「版本」內容只能瀏覽,無法直接修改保存。若要修改,可以將當前「版本」內容另存為一個獨立的Word文件,然後修改。

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Word中快速輸入上下標的五則經驗

在Word中編輯文本的時候,尤其編輯數學或化學習題或試卷時,需要為某些字符設置上標或者下標,比如水的分子式。

常用的方法是:首先選中這些字符,然後打開「格式」菜單,選中「字體」命令中的「字體」選項卡,在此對話框的「效果」欄中選擇「上標(P)」或「下標(B)」,然後單擊「確定」按鈕。

可是這種操作步驟很多,如果編輯的時候涉及多次輸入上標或下標,每次這樣進行編輯就太麻煩了,下面的這些方法就可以大大提高輸入效率。

一、 使用快捷鍵

在Word中使用快捷鍵進行輸入,既方便又快捷。

1. 加上標:使用Ctrl+Shift+=組合鍵,按一次後就可進入上標輸入狀態,再按一次可恢復到正常狀態。

2. 加下標:使用Ctrl+ =組合鍵,同樣按一次後就可進入下標輸入狀態,再次按就可恢復到正常狀態。

如果是先選中文本再按這兩個快捷鍵,則直接對選中的文本產生作用。

注意:在智能ABC輸入法下,此快捷鍵功能無效。

二、 利用剪貼板

先用上面的方法將某處的上標或下標設置好,然後將其復制,等用的時候進行黏貼,然後修改數值就可。

三、 在工具欄上創建上標和下標按鈕

點擊「工具」菜單的「自定義」命令,在彈出的對話框中,選擇「命令」選項卡,在左側「類別」項中選擇「格式」項,然後拖動右側「命令」項中的滑動條,找到「上標」命令,按下滑鼠左鍵,這時會看到「上標」變成了按鈕形狀,並且在滑鼠指針旁出現一個”x”號,拖動滑鼠至常用工具欄,可以看到工具欄上出現一「I」狀標誌,放開滑鼠,出「I」處就會出現一個「x2」按鈕,此為上標按鈕,同樣方法再制做一個下標按鈕。使用時按下相應按鈕即可輸入上下標。

四、 利用查找和替換功能

在輸入上下標時在數字前加一個不常用到的符號,比如「*」,全文完成後,用”替換”命令將所有的「*3」替換為下標「3」,很快就全部完成。

五、利用「自動更正」功能

「自動更正」是Word的一個重要功能,該功能可以自動更正常見的輸入錯誤、拼寫錯誤和語法錯誤。只要我們先預設好輸入錯誤和更正後的正確結果,當我們輸入一個錯誤時,系統就能自動地把它們變成正確的,出現在螢幕上。

以H2O為例,預設方法:正確寫出H2O,選中它。然後,打開「工具」菜單,選擇其中的「自動更正」命令,在出現的「自動更正」對話框裡選擇「帶格式文本」,在「替換」項中的的空格裡鍵入按一般的文字輸入的H2O,然後單擊「添加」、「確定」按鈕,完成預設。以後若按一般的文字輸入H2O時,螢幕上就會自動地出現設置好下標的H2O。

學會以上方法,相信您在編輯這些帶有上標、下標的字符時,速度會成倍增加!

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Word文檔與WPS文檔的相互轉換

在實際應用中,有人經常為Word文檔和WPS文檔不能相互轉換而煩惱。筆者結合自身應用實際總結出以下方法,希望能給你一些幫助。

Word文檔轉為WPS文檔

在WPS的安裝盤中,有一個不引人註目的文件叫做Word2wps.exe,這是一個自解壓文件,雙擊它就可安裝。然後重新啟動計算機,打開WPS,選擇「文件→打開」,在「打開類型」中可以找到DOC文檔,這樣就可以打開Word的文檔了(支持Word97與Word2000)。

WPS文檔轉為Word文檔

無獨有偶,在Office光盤中也能找到一個類似的文件,文件名為Wps2word.exe,這也是一個自解壓文件,安裝後重啟機器並運行Word,將「打開」對話框中的「文件類型」設置為「所有文件」,選擇一個WPS文件點擊「打開」,這時系統將給出一個「轉換文件」對話框,在「文件類型」選擇框中選擇「WPS」選項就可以直接打開WPS文件了,同樣支持WPS97與WPS2000。

註:通過上面的方法,我們可以做到Word文檔與WPS文檔的互轉,並且能夠保持原先文檔的基本格式。但是互轉並非是萬能法寶,有些特殊版式,如Word中的藝術字、WPS中的稿紙等等沒法保持。有時在轉換時會出問題,這是因為版本的問題,軟體開發都是向下兼容的,也就是說Word2000的文檔不能在WPS97系統上轉換,但可以在WPS2000及以上版本上轉換。

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Word列印技巧

輸出文檔按頁序排列

我們平時用電腦的時候可能都少不了列印材料,Word是我們平常用的最多的Office軟體之一,那麼我們在用Word列印文檔的時候要注意哪些問題,可以使我們的列印更加簡單有效,來提高我們的辦公效率呢?

比如,如果我們想使Word輸出文檔按頁序排列,該怎麼辦呢?

我們列印一篇有很多頁的文檔時, Word默認總是從第一頁列印到最後一頁,所以文檔列印完後是最後一頁在最上面,第一頁在最下面,是按頁號的逆序排列的。現在有一部分雷射列印機可以使輸出的文檔按頁號正序排列,或者有的列印機有兩個輸出紙道,可以調節不同的輸出紙道使輸出文檔按正序還是逆序排列。但絕大多數的噴墨列印機只能使輸出的文檔按頁號逆序排列,這樣的話我們只能用手工方式將所有的頁逆序整理一遍,十分麻煩。其實存在這種問題的列印機我們在列印前只要先在Word的「文件」→ 「列印」→「選項」中,選中「逆頁序列印」,即可在列印時從最後一頁列印到第一頁,這樣列印機列印完後所有的頁都是按順序排列的。

Word文檔雙面列印技巧兩則

我們平時用電腦的時候可能都少不了列印材料,Word是我們平常用的最多的Office軟體之一。有時我們要用Word列印許多頁的文檔,出於格式要求可能為了節省紙張,會進行雙面列印。

我們一般常用的操作方法是:選擇「列印」對話框底部的「列印」下拉列表框中的「列印奇數頁」或「列印偶數頁」,來做到雙面列印。我們設定為先列印奇數頁。等奇數頁列印結束後,將原先已列印好的紙反過來重新放到列印機上,選擇該設置的「列印偶數頁」,單擊「確定」按鈕。這樣通過兩次列印命令就可以做到雙面列印。

我們也可以利用另一種更靈活的雙面列印方式:打開「列印」對話框,選中「人工雙面列印」,確定後就會出現一個「請將出紙器中已列印好的一面的紙取出並將其放回到送紙器中,然後‘確定’按鍵,繼續列印」的對話框並開始列印奇數頁,打完後將原先已列印好的紙反過來重新放到列印機上,然後按下該對話框的「確定」按鍵,Word就會自動再列印偶數頁,這樣只用一次列印命令就可以了。

兩種方法對比,後者較前者更為方便。

Word辦公列印設置技巧

1.逆頁序列印

多頁的文檔需要列印,按照word中的默認設置總是從第一頁打 印到最後一頁,所以整篇文檔列印完後是最後一貝在員上面,第一頁在最下面 這樣我們又要手工將所有的頁逆序整理一邊,十分麻煩。其實我們在列印前只要先在-〉「工具」-〉「選項」-〉「列印」選項卡中選中「逆頁序列印。即可在打 印時按逆序從最後一頁列印到第一頁,從而列印 完後所有的頁是順序排列的。

2.列印同一文檔時使用不同的頁面方向

如果要在一篇文檔中同時使用豎向和橫 向兩種不同的頁面方向,我們可先選中 需要改變方向的文檔內容,然後選擇「文件」、「頁面設置」命令,在彈出的 「頁面設置」對話框中的「紙型」選項卡中設置所得的頁面方向,並在「應用 選項欄中選中「所選文字」即可。其實Word是在所選內容的前後各插入一個分節 符,並僅對這一節中的內容進行頁面方向更改,從而做到了在同一文檔中使用不同的頁面方向。

3.避免列印出不必要的附加信息

有時在列印一篇文當時會英名其妙的列印出一些附加信息,如批註、隱藏文字 域代碼等。要避免列印出不必要的附加倍息,只要在打 印前在「工具」-〉 「選項」->「列印」選項卡中的「列印文檔的附加倍息」下不選中相應的項即可。

4.列印含窗體的格式化文檔

利用Word中的窗體可以創建諸如統計表格之類的格式化的文檔,其他用戶可在文檔中特定的地方填寫相關的信息,而不能更改其他處於非填寫區的內容。如果要利用已事先列印好的含窗體的空白文檔(即在填寫區還沒有填寫內容)來列印多份不同的統計信息,我們可以在「工具」->「選項」->「列印」選項卡中選中「僅列印窗體城內容」,這樣當在窗體中填寫完信息後,列印出來的將僅僅是所填寫的信息,而不是將整個統計表格文檔列印出來。

5.列印到文檔

如果需要將一篇用wMd編輯好的文檔進行列印,而正好這台電腦又沒有配備列印機我們可以在「列印」對話框中選中「列印到文檔」選項,在輸入文件名後即可生成一個後綴名為prn的列印機文件,在其他配備列印機的電腦上用這個列印機 文件即可將文檔進行列印,即使那台電腦上沒有安裝word也行。

6.在列印預覽界面下編輯文檔

我們一班在列印預覽界面中通過放大和縮小來預覽文檔最終的列印效果,其實只 要點擊列印預覽工具條中的「放大鏡」按鈕(使按鈕處於不按下的狀態),就可以在列印預覽界面中直接編輯文檔了,而不用關閉列印預覽。

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修改Word菜單中「打開」文檔的默認位置

我們在使用Word進行文檔處理的過程中,通常會使用菜單欄中的「文件」下的「打開」選項或者工具欄中的「打開」按鈕來打開文檔文件;也常常使用菜單欄中的「文件」下的「保存」選項或者工具欄中的「保存」按鈕來保存文檔文件。默認情況下,在彈出的「打開」對話框或者「保存」對話框中,Office會自動定位到「我的文檔」。

但許多用戶特別是多人共用一機的用戶,出於避免文件混亂和便於管理及安全方面的考慮,往往並不將文檔存放於「我的文檔」中,而是專門建立自己的文件夾。那麼,能不能讓「打開」或「保存」對話框的默認位置變更為自己常用的文件夾呢?你可以按照下面的方法來修改「打開」及「保存」對話框的默認位置。

步驟一,啟動Word,點擊菜單欄中的「工具」、「選項」,彈出「選項」對話框。

步驟二,在彈出的「選項」對話框中,點選「文件位置」選項卡。這時候你就會發現默認的位置為「F:\DocumentsandSettings\Administrator\MyDocuments」,即「我的文檔」。點擊右下角「修改」按鈕,彈出「修改位置」對話框。

步驟三,在彈出的「修改位置」對話框中,通過「查找範圍」設置欄選擇你的個人文件夾,如:「D:\我的個人專用文件」。選擇好目標後,點右下角的「確定」按鈕。

步驟四,回到「選項」對話框中,點擊右下角的「確定」按鈕使設置生效即可。現在「打開」和「保存」文檔的默認位置已經變成了你指定的個人文件夾。

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Word2000應用技巧薈萃

任何工作都有竅門,大家常用的辦公軟體Word也不例外。本文的目的就是為大家更好的使用Word提供一些幫助,讓Word為我們的辦公出份力。

一、Word操作小技巧

1、修改Word文檔的默認保存路徑

一般來說,Word文件默認的保存路徑是C:\My Documents文件夾,修改其默認保存路徑,可以執行主菜單「工具/選項」命令,在「選項」對話框中切換到「文件位置」選項卡,在「文件類型」選項卡中選中「文檔」,然後單擊「更改」按鈕,並將其指定為自己所要保存的路徑就可以了。

2、去掉Word頁眉下面的那條橫線

去掉Word頁眉下的那條橫線可以用下面的四種方法。一是可以將橫線顏色設置成「白色」;二是在進入頁眉和頁腳時,設置表格和邊框為「無」;第三種方法是進入頁眉編輯,然後選中段落標記並刪除它;最後一種方法是將「樣式」圖標欄裡面的「頁眉」換成「正文」就行了。

3、將光標快速返回到Word文檔的上次編輯點

按下「Shift+F5」組合鍵,就可以將插入點返回到上次編輯的文檔位置,當再次按下「Shift+F5」組合鍵時,插入點會返回當前的編輯位置。如果是在打開文檔之後立刻按下「Shift+F5」組合鍵,可以將插入點移動到上次退出Word時最後一次的編輯位置。

4、Word中取消文本錄入過程中的自動編號

可執行菜單「工具/自動更正」命令,在打開的「自動更正」對話框中,切換到「鍵入時自動套用格式」選項卡,然後取消選擇「自動編號列表」復選框中的復選標誌,然後單擊「確定」按鈕完成即可。

5、在Word中設置上下標註

首先選中需要做上標文字,然後按下組合鍵Ctrl+Shift+「+」就可將文字設為上標,再按一次又恢復到原始狀態;按Ctrl+「+」可以將文字設為下標,再按一次也恢復到原始狀態。

6、Word中光標快速返回到上次編輯點

按下「Shift+F5」組合鍵,就可以將插入點返回到上次編輯的文檔位置,當再次按下「Shift+F5」組合鍵時,插入點會返回當前的編輯位置。如果是在打開文檔之後立刻按下「Shift+F5」組合鍵,可以將插入點移動到上次退出Word時最後一次的編輯位置。

7、Word中方便快捷選擇字體號

為了達到快速選擇字體的目的,將常用字體以按鈕形式設置在工具欄上。首先在中文Word2000菜單中選擇「工具欄選項中的「自定義命令,進入「自定義編輯「界面,然後在「自定義編輯「界面中選擇命令卡,並移動光標條到類別欄中的「字體項「,在「字體項「 有字體,此時就可以通過使用滑鼠直接將相應的字體拖曳到工具欄上,直到將需要的字體都設置到工具欄中。

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Word應用小技巧

1、刪除空行

對於文章中的空行,手工刪除是一件很麻煩的事情,其實想一下空行的特點,也就是多個「段落標記」連在一起,那麼我們用Word的替換功能就可做到刪除文章中的空行。打開「編輯」菜單中的「替換」對話框,把光標定位在「查找內容」輸入框中,按下「高級」按鈕,選擇「特殊字符」中的「段落標記」兩次,在輸入框中會顯示為「^p^p」,在「替換為」輸入框中用上面的方法插入一個「段落標記」,即「^p」,然後按下「全部替換」按鍵,可刪除單行的空行,對於多行空行,可進行重復替換,直到刪除全部的空行為止。

2、按姓氏筆畫排序

在Word的表格功能中,為了適應中文習慣,新增了按「姓氏筆畫」排序功能。具體使用方法是:選擇需要排序的列,左擊「表格/排序」選單項,再選擇「類型」組合框中的「筆畫」項,並選擇「遞增」或「遞減」,點擊「確定」即可。你會看到,此時的表格已按「姓氏筆畫」(而不是「姓名筆畫」)的遞增(或遞減)排列好了。

3、顯示過寬文檔

在打開文檔時,有時會發現因為文檔過寬,螢幕上顯示不全,這可怎麼辦,總不能看一行就拖動一次水平滾動條吧!這時我們可以重新調整行的寬度,使其適合文檔窗口的大小。如果使用的是普通視圖或大綱視圖,可以單擊「工具」菜單中的「選項」命令,再單擊「視圖」選項,然後選中「窗口內自動換行」復選框即可。我們也可以通過改變顯示比例使文字適用於普通視圖或頁面視圖中的文檔窗口。這時我們單擊「視圖」菜單中的「顯示比例」命令,然後選擇「頁寬」選項即可。我們還可以切換到Web版式視圖中,使文字自動換行。

4、在Word2000中輸入英語音標

如何在一篇文章或一份英語試卷中輸入英語音標?有一個非常簡單辦法可以解決這個問題。如果你的計算機中裝有金山詞霸的話,在把英語翻譯成中文時,你會發現螢幕上顯示出了用國際音標標註的英文單詞的發音音標,這表明計算機在安裝了金山詞霸後,一定在其內部安裝了含有英語音標的字庫。這個字庫文件就在Windows文件夾下的字體文件夾Fonts中,其文件名是ksphonet.ttf,字體名是kingsoft phonetic。

進入中文word2000,需要輸入音標時,可在「插入」菜單下選擇「符號」,在「符號」選項卡下「字體」下拉菜單中選擇「kingsoft phonetic plain」,這是你會看到國際音標中的符號出現在螢幕上,選擇你所需要的音標雙擊之即插入到文章中。

如果你的計算機中沒有安裝金山詞霸,那也沒關係,你只要到裝有金山詞霸的機器上(或光盤中)把含有音標的字體文件ksphonet.ttf復制到你的計算機即可。方法是:在有金山詞霸的計算機上找到文件夾windows\fonts\,將其中的名為ksphonet.ttf的字體文件有滑鼠拖放復制到A盤中(注意此時用滑鼠右鍵採用發送到A盤的方法進行復制是無效的),然後再在你的計算機上把它拖放復制到windows\fonts文件夾中就行了。

5、在Word中標註漢語拼音

在輸入中文時可能會需要在文字上面標註拼音,最原始的方法就是把拼音按輸入文字的方法來輸入,然後通過調整字體的大小和行距等來排版。但這樣往往會造成文字與拼音對不齊而影響版面。要解決這個問題也不難。按如下步驟操作即可:先選擇需標註拼音的文字,然後運行「格式」下拉菜單中的「中文版式」子菜單中的「拼音指南」命令,接著在各文字相對應的方框中輸入拼音。最後單擊「確定」按鈕完成拼音的標註。

6、給跨頁的表格自動添加表頭

如果你在Word中製作的表格有多頁,往往需要從第二頁開始的每一頁都有與第一頁相同的表頭,這時,可按以下步驟進行操作:選定第一頁的表頭(表頭有多行時要選定多行),在「表格」選單上單擊「標題行重復」。

7、給Word文件減肥

在Word中輸入一點兒文字,很容易就達到幾十KB,真不知微軟是怎麼回事,好像覺得我們的硬碟太大了似的。所以,很有必要給Word文件減減肥。

具體方法:只要我們使用「文件」菜單下的「另存為」命令,Word則會重新將信息進行整理存盤,這樣會使得文件的容量大大減少。如果你嫌每次都要「另存為」太麻煩的話,可以打開Word,單擊「工具」菜單中的「選項」命令,再單擊「保存」選項卡,在設置窗口中取消選擇「快速保存」選項,以後Word就會在每次保存文件時自動進行信息整理並存盤,做到「減肥」操作「一勞永逸」。另外,如果我們使用了Word的嵌入字體技術,則在選中「嵌入TrueType字體」後,還應選中「只嵌入所用字符」復選框,否則Word會把所用的TrueType字體一同「打包」,使得文件增大。

8、取消自作聰明的超級鏈接

當我們在Word文件中鍵入網址或信箱的時候,Word會自動為我們轉換為超級鏈接,只要在文件的網址上按一下,就可以啟動IE進入鍵入的網址或給輸入的信箱發信。 但是,有時候我們並不需要這樣的功能,就會覺得這種功能有些礙手礙腳了。

如何取消這種功能呢? 在Word中選擇「工具」→「自動更正」,先單擊「鍵入時自動套用格式」選項卡,將「internet 及網路路徑替換為超級鏈接」項前的對勾取消。

再單擊「自動套用格式」選項卡,將「internet 及網路路徑替換為超級鏈接」項前的對勾取消。

再單擊「確定」,以後再輸入網址,就不會轉化為超鏈接了。

9、做到Word個性模板

用Word建立的文件默認頁面是A4大小,即寬210毫米、高297毫米。但是有時由於工作的需要,我們不希望用A4大小的紙張,這樣每次都必須打開「頁面設置」對話框進行設置,同時,Word中默認生成的文檔文件是不自動縮進的,必須使用手工調整它們的縮進,非常麻煩。其實,巧妙利用Word的模板文件功能可以設置Word的默認頁面大小和自動縮進,從而做到個性模板。

①進入WordXP的模板文件夾,在Windows 9x和Windows Me下為C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下,而在Windows 2000和Windows NT上為C:\Documents and Settings\用戶名\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下(此文件夾為隱藏文件夾,你必須對文件夾選項進行設置才能夠進入,詳見Windows手冊),你會看到在此文件夾中有一個normal.dot文件,此文件就是Word的默認模板文件。雙擊它,系統就會自動調用WordXP打開它。

②單擊「文件」→「頁面設置」,調出頁面設置對話框,將頁面大小及上下左右邊距設置自己所需的值,如圖5所示。筆者經常使用它來寫作,每次左右拖動滾動條來查看文章不太方便,所以把寬度設置小了一些,為15公分,高度不變,仍為24公分。

③單擊「格式」→「段落」,在段落設置對話框中選擇「縮進和間距」標籤,點擊「特殊格式」下拉框,選擇「首行縮進」,並設置度量值為0.7公分(相當於兩個漢字字符),即設置每段自動縮進兩格(中國人用中文的特色)。

④單擊「文件」→「保存」命令,選擇保存類型為文檔模板文件,由於此時normal.dot原模板已經啟動,所以無法直接保存為normal.dot文件。在此,筆者將它保存為normal1.dot文件。

⑤再次進入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下,這時會看到兩個模板文件normal.dot和normal1.dot。選中normal.dot文件(老模板文件),按下F2鍵,選擇「重命名」,將它重新命名為oldnormal.dot文件,按照此法再將新的模板文件normal1.dot重命名為normal.dot文件。

⑥上面的製作步驟完成後,使用起來就方便多了。單擊快捷欄上的「新建」圖標或直接按「Ctrl+N」快捷鍵即可以用你剛才的設置來進行文件處理了。

10、巧用「稿紙」格式

在Word2000中,用戶可以利用「稿紙嚮導」生成稿紙格式的文檔。可是,如何生成「小字本」格式的文檔呢?問題的關鍵在於掌握稿紙格式的製作過程。Word2000提供的稿紙格式是用繪圖工具繪制並插入「頁眉」中得到的,因此利用「稿紙」格式也要從這一點下手:

①左擊「文件/新建」選單項,選擇「稿紙嚮導」,生成20×20的稿紙文檔;

②左擊「視圖/頁眉和頁腳」選單項;

③左擊「繪圖」工具欄中的「選擇對象」按鈕;

④右擊「稿紙」,選擇「組合/取消組合」命令;

⑤拖動方格列,排成31×20的「小字本」格式;

⑥左擊「文件/頁面設置」,選擇「文檔網格」卡;

⑦將每頁行數設置為31後確定;

⑧關閉「頁眉/頁腳」即可。

11、搶救Word文件有妙招

你是否遇到過這樣的事情:用Word工作了很長時間,寫了許多文字,但是文件還沒有來得及存盤,卻突然遇到停電或死機,此時的你是否有欲哭無淚的感覺?唉,這就叫「天有不測風雲」。不過,不要擔心,我有辦法。下面是具體的操作方法:

①首先按菜單「工具」,再按「選項」;

②接著找出Word自動記錄文件的位置: 按一下「文件位置」標籤,點選「自動恢復文件」,再按一下「更改」按鈕。

③利用快捷鍵的技巧,將文件位置給復制起來:拖曳選取「文件夾名稱」,按下組合鍵Ctrl+C(復制),再點擊一下「取消」按鈕回到Word下。

注意:如果你的Word不太穩定,常讓你做無用功,乾脆把這個文件夾另外指定一個名稱,往後找起來會更方便。

④打開資源管理器,尋找這個文件夾的位置,按一下組合鍵Ctrl+V(黏貼)。

⑤Word會自動把來不及存盤的文件「寄放」在這裡,如果此處有一個以上的文件,你可以從日期上判定哪一個才你是想要的文件。 從「修改日期」這裡可以看出文件的存盤日期。 在文件上連按兩下滑鼠左鍵,就能直接打開了。

到這兒,你的文件就重新「活」了,還不快試試?

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Word2000使用技巧50招

word是字處理軟體很受歡迎的軟體之一,如果您能用好它的一些技巧,在字處理方面則會事半功倍,提高工作效率。

一、文檔快速操作技巧

1、快速啟動 Word2000

若您日常工作中要經常使用Word2000,可以在啟動Win98時啟動它,設置方法:(1)啟動「我的電腦」,進入Windows目錄,依照路徑「Start Menu\Programs\啟動」來打開「啟動」文件夾;(2)打開Word2000所在的文件夾,用滑鼠將Word圖標拖到「啟動」文件夾,這時Word2000的快捷方式就被復制到「啟動」文件夾中,下次啟動Win98就可快速啟動Word2000了。

若Win98已啟動 ,您可用以下方法快速啟動Word2000。方法一:雙擊「開始」菜單中的「文檔」命令裡的任一Word2000工作薄即可。方法二:用滑鼠從「我的電腦」中將Word2000應用程序拖到桌面上,然後從快捷菜單中選擇「在當前位置創建快捷方式」以創建它的快捷方式,啟動時只需單擊其快捷方式即可。

2、快速打開文檔

快速打開文檔可以節省尋找的時間,下面介紹幾種快速打開文檔的方法:

(1)用Win98的開始菜單打開。

首先單擊Win98的「開始」按鈕,指向「文檔」菜單項,單擊要打開的文檔即可打開該文檔。若Word2000還沒有執行,Windows98會自動運行並打開文檔。

(2)用「文件」菜單打開。

選擇「文件」菜單,在菜單最下方出現最近編輯過的四個文件名,單擊其中一項,便可快速打開相應文檔。Word2000可最多保存9個最近編輯過的文件名,程序的缺省設置是4個,若要改變其設置,可選到「工具」菜單中「選項」命令,然後單擊「常規」選項卡,設置「列出最近使用的文件數」即可。

(3)在 Word 中打開最近瀏覽過的文件。

在「Web工具欄」上,單擊單擊「返回」按鈕,可打開在 Word2000 中查看的上一篇文檔;單擊「向前」按鈕,可打開在 Word 中查看的下一篇文檔。單擊「地址」欄的下拉列表,用滑鼠指向要打開的文檔,即可打開需要的文檔。

(4)用「資源管理器」打開文檔。

在Win98中打開「資源管理器」,用它找到要打開文檔的文件夾,然後雙擊該文檔即可打開。

3、快速打? 個文檔。

在Word2000中有兩種方法可同時打開多個文檔,第一種是按正常打開文檔的操作依次打開多個文檔。第二種是一次打開多個文檔,其方法為:

(1)單擊「文件」菜單中「打開」菜單項,打開「打開」對話框;

(2)選中要打開的多個文檔,若文檔順序相連,可以選中第一個文檔後按住Shift鍵,再用滑鼠單擊最後一個文檔,若文檔的順序不相連,可以先按住Ctrl鍵,再用滑鼠依次選定文檔;

(3)單擊「打開」按鈕即可。

4、快速打開最後編輯的文檔

如果頻繁地編輯同一個文檔或對某個文檔編輯幾天,你可能希望Word在啟動時能自動打開它。Word本身沒有內建這個功能,但簡單的宏命令能處理這個工作。在Word2000中,自動打開最後編輯的文檔的方法:

(1)選擇「工具」菜單中的「宏」菜單項,單擊「錄制新宏」命令打開「錄制宏」對話框;

(2)在「錄制宏」對話框中,在「宏名」輸入框中輸入「autoexec」,點擊「確定」;

(3)從菜單中選擇「文件」,點擊最近打開文件列表中顯示的第一個文件名;

(4)選擇「工具」菜單中的「宏」菜單項,單擊「停止錄制」命令;

(5)退出Word,保存宏。

下次再啟動Word時,它會自動加載你工作的最後一個文檔。

5、快速顯示多個文檔。

單擊「窗口」菜單的「全部重排」菜單項,這樣就會將所有打開了的但未被最小化的文檔顯示在螢幕上,每個文檔存在於一個小窗口中,且當前也只有那個標題欄高亮顯示窗口中的文檔被激活,若需要切換,你可在要激活的窗口的任意處單擊一下滑鼠即可。你還可以用滑鼠按住某窗口的標題欄拖動該窗口,也可將滑鼠放在窗口邊界上拖動滑鼠調整窗口的大小。

6、快速切換多文檔

在多文檔窗口之間編輯操作與在一個文檔窗口進行編輯操作基本相同,只是在多文檔窗口之間需要進行窗口切換,進行切換的方法有三種:

(1)Word2000處理的每個文檔都作為一個任務,在Windows的任務欄上都有一個圖標,你可以單擊任務欄上的文檔圖標進行切換;

(2)選擇「窗口」菜單,單擊所需的文檔即可;

(3)在當前激活窗口中,按組合鍵Ctrl+Shift+F6可將當前激活窗口切換到「窗口」菜單文件名列表上的下一個文檔,並且可按窗口文檔標號順序循環切換。

7、快速保存多個文檔。

當同時打開了多個文檔時,若要同時保存和關閉所有文檔,這時可按住Shift鍵,再單「文件」菜單,這時菜單中將包含「全部關閉」和「全部保存」兩個菜單項,你只需單擊其中之一即可。

8、快速列印多個文檔

在Word2000中可同時列印多個文檔,其方法為:

(1)單擊「文件」菜單中「打開」菜單項,打開「打開」對話框;

(2)選中要列印的多個文檔,用Shift可選擇順序相連文檔,用Ctrl鍵可選擇不相連的多個文檔;

(3)選擇「打開」對話框中「工具」下拉菜單的「列印」即可。

9、快速移動文檔

在作近距離的文本移動時,一般的操作方法是:首先選定要移動的文本,然後把滑鼠移到所選的區域中,待光標變為左指鍵頭時,再按下滑鼠左鍵並拖至所要的位置。如果在按滑鼠左鍵之前先按下Ctrl鍵再進行拖曳還可做到文本的復制功能。在進行遠距離文本移動操作時,這種拖曳操作就顯得很不方便,可改用F2鍵的方法快速做到,在選好要移動的文本以後,按下F2鍵,這時插字符變為一根垂直的虛線,然後滾動窗口到要移入的位置單擊滑鼠後,按下Enter鍵即可完成所選文本的移動。當然也可通過復制組合鍵(Ctrl+X)和黏貼組合鍵(Ctrl+V)來完成文本的移動操作。

10、快速傳遞文檔

Word為我們提供了更快捷、更簡便的傳送文檔的方法:傳送之前,首先確認已打開了欲傳送正文的文檔窗口,然後把窗口還原為原來尺寸,這時可在螢幕上同時看到多個文檔,再重排平鋪各窗口,把傳送正文的相關文檔同時平鋪在一屏上,此時移動滑鼠,拖拉傳送對象,就可在文檔之間傳送正文了。具體操作如下:

(1)打開欲傳送正文的多個文檔文件;

(2)從窗口菜單中選擇「全部重排」命令,也可按Ctrl+F5鍵重定義窗口尺寸,使其分割為多個窗口;

(3)在第一個窗口文檔中,選擇欲傳送的正文,然後釋放滑鼠;

(4)單擊所選正文任意部分,拖拉正文到下一文檔的指定位置,然後釋放滑鼠,正文就從第一個文檔移動到了第二個文檔中。原來文檔中該正文部分則被刪除。如果在拖拉正文時,按下Ctrl鍵,還可把選中的正文部分復制到下一文檔中,而不刪除原來文檔中該正文部分。

11、快速查看文檔的內容和屬性

快速查看的方法步驟為:

(1)單擊「打開」按鈕;

(2)在「查找範圍」框中,單擊包含要查看的文件的驅動器;

(3)雙擊文件夾列表中的文件夾,直到打開包含所需文件的文件夾,如果文件夾列表中沒有所需文件,則可以對其進行搜尋;

(4)單擊所需文件;

(5)要想在打開文件之前先預覽文件內容,則單擊「視圖」下拉菜單中的「預覽」命令。要查看文件屬性,如文件長度、創建日期或最後修改日期等,則單擊「詳細命令」按鈕;要查看文件屬性,如主題或統計信息等,則單擊「屬性」命令。

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二、快速輸入技巧

12、快速輸入上下標

在文字處理過程中,經常會遇到上下標這種表示方法,在進行上下標輸入時,常用的方法是選定作為上下標的字符,在「格式」下拉菜單中選擇「字體」,在「效果選項」中選擇上標或下標,然後按「確定」鍵。再繼續下面文字的輸入時,又必須按上述操作取消上下標設定,如此操作總感繁瑣。下面介紹一種較為方便的方法:在工具按鈕欄中按下滑鼠右鍵選擇自定義,在「工具欄」選項中選擇「格式」,利用滑鼠將「x2」和「x2」按鈕拖至文檔輸入界面的工具欄中,將原工具欄中不常用的按鈕拖回來,然後關閉此對話框,這就完成了設定。在文字輸入過程中,需要上下標時,先按「x2」或「x2」按鈕,再輸入上下標字符,然後再按一下「x2」或「x2」按鈕,則又恢復到正常狀態,可以繼續後面文字的輸入。

13、快速輸入特殊字符

寫作時,特殊字符輸入通常是由「插入[I]」菜單,選擇「符號[S]…」,在彈出的對話框內選擇字體類型,再找到所需的字符後插入的。這種方法並不理想,原因是輸入時雙手都在鍵盤上,頻繁使用滑鼠無疑會降低錄入速度,而且需建立多個宏命令,生成的工具欄還會占用一部分文本顯示區域。最簡便的方法是將自己常用到的字符定義成快捷鍵,例如經常輸入字符α、β、γ、μ,通過「插入[I]」菜單中「符號[S]…」找到相應的字符,點「快捷鍵[K]…」按鈕,將自定義的快捷鍵輸入相應的欄內(通常為Alt+某字符組成組合鍵),再按「指定[A]」即可。自定義的快捷鍵應容易聯想,便於記憶。這樣在用到定義的特殊字符時,手不離鍵盤,即可進行快速輸入。

14、用F4鍵的加快輸入

眾所周知,在Word中F4鍵可作為快捷鍵,用來緊接著重復輸入已輸入過的內容。但重復的內容在輸入英文和中文時,是有些差別的。對於英文輸入,F4重復的是上一次使用F4鍵後所輸入的所有內容(包括回車換行符)。輸入中文(用微軟拼音輸入法)時,選擇正確的漢字後,只要不按回車鍵,漢字下面會有虛線,整個虛線上的內容作為一個詞條。按回車後,再按F4鍵,重復的將是整個詞條。對全拼輸入法也有類似的重復整個詞條的功能。

15、用模板來加快輸入

以存儲制表位、自定義工具欄、宏、快捷鍵、樣式和自動圖文集詞條,您可以將常用樣式的文檔創建為模板,以後只需在模板中添入適當內容,即可成為新的文檔。創建模板的方法為:(1)若要根據已有文檔創建一個新模板,可單擊「文件」中的「打開」命令打開所需文檔。若要根據已有模板創建新模板,可單擊「文件」中的「新建」命令。然後單擊與要創建的模板相似的模板,再單擊「新建」下的「模板」,單擊「確定」;(2)單擊「文件」菜單中的「另存為」命令,在「保存類型」框中,選擇「文檔模板」。若保存一個已創建為模板的文件,則選定該文件類型;(3)選擇「模板」文件夾中的對應子文件夾,在「文件名」框中,鍵入新模板的名稱,然後單擊「保存」即可。

16、用自動更正加快輸入

Word2000能夠自動更正鍵入的一些錯誤,它還提供了添加自動更正詞語的功能,利用該功能可以將一些常用的長詞組用簡單詞組代替。添加自動更正詞語的方法為:首先單擊「工具」菜單中的「自動更正」命令,打開「自動更正」對話框,並選擇「自動更正」標籤;(2)選中「鍵入時自動替換」復選框;(3)在「替換」框中輸入要更正的詞語,如「電腦報地址」;(4)在「替換為」框中輸入該詞語的常用拼寫,如「,單擊「添加」按鈕確定即可。

添加好詞語後,無論在何時只要鍵入一個自動更正詞語名(如「電腦報地址」),再輸入一空格或標點符號,Word2000都將用正確的拼寫(如「電腦報重慶市人民路236號」)進行替換。

17、用自動圖文集加快輸入

在錄入文字時經常遇到一小塊文字需要重復錄入,這時你可以用自動圖文集來解決該問題,這種方法就是用「圖文集詞條」代替要錄入的文字,在編輯正文時,只需輸入相應的詞條,Word即可將它自動轉換成自動圖文集中的內容。若要添加自動圖文集,可選擇「工具」菜單中「自動更正」命令。

18、用域代碼快速插入對象

在中文Word2000文檔中插入了諸如公式、圖表、圖形等對象時,雖然可以直接將其以實際形式插入在文檔中而能夠直觀地顯示出來,但卻同時降低了文檔的顯示速度。實際上,在編輯文檔過程中,可以利用域代碼來代替插入的對象。此時,先從「工具」菜單中選擇「選項」項,然後再選擇「視圖」選項卡,最後選中「域代碼」復選框即可。一旦需要顯示域代碼的具體內容時,可以按下Alt-F9組合鍵進行轉換。

19、用臨時文檔快速插入公式

在一個公式較多的中文Word2000文檔中進行公式編輯時,不但每次都需要調入「公式編輯器」,而且影響了「公式編輯器」的運行速度。為了解決這個麻煩,可以在插入一個公式之前,首先建立一個新的文檔(作為臨時文檔),然後在該臨時文檔中「公式編輯器」編輯公式,然後將編輯好的公式復制到剪貼板中,接著在「窗口‘下選擇原來的文檔,再將公式黏貼到需要的位置即可。當需要再一次插入公式時,通過選擇窗口直接切換到臨時文檔中進行編輯,然後再按照上述方法進行編輯。

20、用格式刷快速輸入格式

在Word2000中具有一個功能非常強大的格式復制圖標,它不僅可以復制文字格式而且可以復制段落格式。當插字符在某一位置時或在選中一部分文字時,按下格式刷可以取出所在位置或所選內容的文字格式,用這一個刷子去刷別的文字可做到文字格式的復制。如果選中段落符時,按下格式刷則取出所在段落的段落文字格式,用這一個刷子去刷別的文字可做到段落格式的復制。如果選中的內容中同時含有文字和段落符,這時按下格式刷則同時取出所選文字的文字格式與所含段落符的段落格式,對刷過的文字同時施加文字格式和施加段落格式。如果對格式刷雙擊可連續多次使用格式刷,直到單擊格式刷或別的動作發生為止。

21、快速設置文字字體

為了達到快速選擇字體的目的,可以將常用字體以按鈕形式設置在工具欄上。首先在中文Word2000菜單中選擇「工具欄選項中的「自定義命令,進入「自定義編輯界面,然後在「自定義編輯界面中選擇「命令卡,並移動光標條到「類別欄中的「字體項,在「字體項中列出了Windows已經安裝了的所有字體,此時就可以通過使用滑鼠直接將相應的字體拖曳到工具欄上,直到將需要的字體都設置到工具欄中。

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三、自動操作技巧

21、自動編寫摘要

Word2000的自動編寫摘要功能可以自動概括文檔要點,生成文檔摘要,對於長文檔編輯特別重要。創建摘要的方法為:(1)單擊「工具」菜單中的「自動編寫摘要」命令,這時出現「自動編寫摘要」對話框;(2)從「摘要類型」下面4種摘要文檔的顯示方案中選擇其中一種,您可選擇「在文檔頂端插入摘要或摘錄文字」;(3)在「相當於原長的百分比」框中鍵入或選擇摘要的詳細程度;(4)單擊「確定」,則摘要內容將被按選擇的顯示方式顯示出來。自動編寫摘要功能是通過統計來確定文檔要點的,它只能給您以幫助,在完成後還要做一些合適的修改,以保證其準確性。

22、自動創建超級鏈接

超級鏈接帶有顏色和下滑線的文本或圖形,如果單擊,就會跳轉至某個文件或文件中的某個位置,或者跳轉到全球廣域網或 Intranet 上的某個 HTML 頁。此外,超級鏈接還可以指向新聞組、Gopher、Telnet 和 FTP 站點。

用Word2000的自動套用格式功能,只需鍵入所欲跳轉到文件的地址,即可創建超級鏈接。自動創建的步驟為:

1、單擊「工具」菜單中「自動更正」命令,然後單擊「鍵入時自動套用格式」標籤;

2、選擇「鍵入時自動替換」標題下的「Internet及網路路徑替換成超級鏈接」復選框;

3、這樣,鍵入位於網路或Internet文件的地址時,Word2000將其轉化為超級鏈接,顏色變成帶下劃線的藍色文本,單擊它就可跳至相應位置。例如鍵入電腦報的網址:

http://www.cpcw.com

,該網址立即成為超級鏈接,你只要單擊它,就可以到該網址進行瀏覽了。

23、自動添加題註

在Word2000中,可以在插入表格、圖表、公式或其他項目時自動添加題註,也可以為已有的表格、圖表、公式或其他項目添加題註。下面介紹插入項目時自動添加題註的方法:

1、單擊「插入」菜單中的「題註」項打開「題註」對話框,單擊對話框中的「自動插入題註」按鈕,打開「自動插入題註」對話框;

2、在「插入時添加題註」列表中,選擇要用Word插入題註的項目。如果要在插入表格時自動添加題註,則選中「Microsoft Word」復選框;

3、在「標籤」框所帶的下拉式列表中選擇相應的標籤。如果「標籤」列表中沒有想要的標籤,單擊「新建標籤」? ,打開「新建標籤」對話框,在「標籤」文本框中輸入想用的標籤如「附表」,然後單擊「確定」按鈕;

4、在「位置」框所帶的下拉列表中選擇題註所處的位置;

5、Word一般是以阿拉伯數字「1,2,3,…」來為題註編號的,如想使用其他編號方式,單擊「編號」按鈕打開「題註編號」對話框,在「格式」框所帶的的下拉列表中選擇一種編號方式,單擊「確定」按鈕;

6、單擊「確定」按鈕。

這樣,每次在文檔中插入表格時,Word2000就會按剛才所選擇的方式為其添加題註。

24、自動簽名

電子郵件簽名由文本和/或圖片組成,Word 自動將其添加在待發電子郵件末尾。可為不同類型的讀者創建自定義簽名。例如,對您的朋友和家人只使用名,對商務聯繫人的郵件使用全名和電子郵件地址。也可以使用簽名添加要反復套用的文字,解釋您希望收件人如何答復您的郵件。創建的方法為:

1、在 Word 文檔或電子郵件中,單擊「工具」菜單中的「選項」命令,然後單擊「常規」選項卡;

2、單擊「電子郵件選項」按鈕,然後單擊「電子郵件簽名」選項卡;

3、在「請鍵入或從列表中選擇電子郵件簽名的標題」框中,鍵入簽名的名稱;

4、在「創建電子郵件簽名」下插入用於簽名的文字;

5、單擊「添加」按鈕。 Word 將簽名作為「自動圖文集」詞條保存在 Normal 模板中。

要創建其他簽名,請單擊「新建」,然後重復步驟 3 到 5。

這樣,在下次使用時就可以使用簽名,你還可以為郵件設置默認簽名,每次發送郵件時就會在郵件下面自動添加默認的簽名。設置方法:

1、在 Word 文檔或電子郵件中,單擊「工具」菜單中的「選項」命令,然後單擊「常規」選項卡;

2、單擊「電子郵件選項」按鈕,然後單擊「電子郵件簽名」選項卡;

3、在「請選擇默認的電子郵件簽名」下,在「用於新郵件的簽名」列表框中,單擊所需簽名,

25、自動重新分頁

在使用Word進行文檔編輯的時候,分頁命令可被自動執行。比如正在編輯的文檔超過一頁紙時,它會自動進入到下頁。自動重新分頁是在進行文檔編輯的時候Word自動執行的功能。它主要用於如下情況:

1、當打開一個編輯好的長文檔時,在螢幕最底行的狀態中會顯示「Word正在重新分頁」;

2、編輯過程中對文檔的內容進行了插入或刪除等操作後,Word會在後台進行自動重新分頁,對於長文檔,Word則會出現暫時「忙」狀態,以進行自動重新分頁的操作;

3、列印時Word必須先計算出文檔的頁數,才能進行列印操作,故處於列印預覽狀態時也會出現進行自動重新分頁的操作;

4、編輯文檔過程中正在編寫文檔的目錄或索引。

如果需要使用「自動重新分頁」功能,而該功能還沒有打開,可用以下方法來打開該功能:

1、選擇「工具」菜單中「選項」命令,打開「選項」對話框;

2、選擇其中的「常規」選項卡,彈出「常規」選項界面;

3、將「後台重新分頁」選中;

4、單擊「確定」按鈕即可。

當然Word的自動功能很多,這裡只介紹這幾個,希望能給您帶來收獲。

26、用自動滾動翻頁

象某些讀書軟體一樣,Word也提供了對文檔頁面的自動滾動功能,以方便用戶閱讀文檔,免去了用PageUp、PageDown手工翻頁的麻煩。要做到自動滾動功能,具體操作方法:

1、選擇「視圖」菜單上的「工具欄」,單擊「自定義」命令打開「自定義」對話框;

2、在彈出的「自定義」對話框中,選中「命令」框中的「所有命令」;

3、將「命令」項中的「Autoscrol」拖拽到工具條上,這時工具欄上將出現「自動滾動」命令按鈕。

以後瀏覽長文檔時,只需點擊工具條上的「自動滾動」命令,並使滑鼠位於右邊滾動條中心位置的上方或下方即可做到上下滾動,滑鼠離中心位置越遠,滾動越快。要取消自動滾動功能回到正常編輯狀態,只需右擊滑鼠或按Esc鍵即可。

27、用自動檢查拼寫檢查錯誤

利用該功能可以在輸入文本的同時檢查錯誤,為以後的校對節省時間。若輸入詞語,則Word2000將以紅線標示,若是語法錯誤,則以綠線標示。設置該功能的方法為:(1)單擊「工具」菜單中的「選項」命令,然後單擊「拼寫和語法」標籤;(2)選中「在鍵入的同時檢查拼寫」和「在鍵入的同時檢查語法」復選框,若選項為灰色不能用,則需安裝相應的拼寫和語法檢查功能;(3)清除「隱藏文檔中的拼寫錯誤」和「隱藏文檔中的語法錯誤」復選框;(4)單擊「確定」按鈕。這樣在輸入時若有錯誤則會被顯示出來,您可以進行糾正。

28、改變自動保存文檔的時間

在Word2000利用自動保存功能,能夠在一定的時間範圍內保存一次,若突然斷電或出現其它特殊情況,它能幫你減少損失。自動保存時間越短保險系數越大,在Word中打開文檔後出現斷電或類似問題時,能夠恢復的信息就越多,當然占用系統資源越多。您可以改變自動保存的時間間隔:(1)單擊「工具」菜單中的「選項」命令,然後單擊「保存」選項卡;(2)選中「自動保存時間間隔」復選框;(3)在「分鐘」框中,輸入時間間隔,以確定Word2000 保存文檔的頻繁程度。

29、自動恢復文檔

可以通過使用Word的「自動恢復」功能定期地保存文檔的臨時副本。要在斷電或碰到類似問題的情況下恢復工作,必須在出現問題前,做下列操作:單擊「工具」菜單中的「選項」命令,再單擊「保存」選項卡,然後選中「自動保存時間間隔」或「保留備份」復選框(或兩者都選中)。如果需要,請設置「自動恢復」保存間隔時間小於10分鐘。要在文檔意外刪除或損壞後恢復工作,必須在出現問題前選中「保留備份」復選框。

若丟失文檔前啟動了「自動恢復」功能,你就可以打開它了。方法是:單擊「打開」按鈕。在文件夾列表中,雙擊Temp文件夾。該文件夾通常位於Windows文件夾中。選定「文件類型」框為「所有文件」選項。Word為每個恢復的文檔都命名為「自動恢復功能保存+文件名」,並且文件的擴展名為:.Doc。打開恢復的文檔,再單擊「保存」按鈕,在「文件名」框中,鍵入或選定已有的文檔文件名。

Word2000還提供了指定保存自動恢復文件的位置的功能,利用它可以將自動恢復的文件放在特定的文件夾中,這樣查找起來方便。操作方法為:

1、單擊「工具」菜單中的「選項」命令,然後單擊「文件位置」選項卡;

2、單擊「文件類型」框中的「‘自動恢復’文件」選項;

3、單擊「更改」按鈕;

4、如果要在另一個文件夾下保存自動恢復文件,請找到並打開該文件夾。

30、自動斷字

用斷字功能可以避免在兩端對齊的文本中出現大片空白,或在窄行文本中保持相同的行寬。可以用設置自動或人工斷字。下面介紹設置自動斷字的方法:

1、指向「工具」菜單中的「語言」子菜單,然後單擊「斷字」命令打開「斷字」對話框。如果「斷字」命令沒有出現在「語言」子菜單中,則需要安裝斷字工具;

2、選中「自動斷字」復選框;

3、在「斷字區」框中,輸入一行中最後一個單詞末尾距右頁邊距的距離。要減少連字符的數量,應放寬斷字區。要減小右邊參差不齊的現象,應縮小斷字區的大小;

4、「連續斷字次數限為」框中,輸入可連續斷字的行數。

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四、快速選擇技巧

31、快速選定文本

在使用Word的過程中,最經常遇到的是文本選定操作。在Word中文本中選定操作可通過多種方法來做到。其中滑鼠拖曳方法最為常用,以下是常用的選定文本的方法。

選定一個段落:將滑鼠指針移動到該段落的左側,直到指針變為指向右邊的箭頭,然後雙擊。或者在該段落中的任意位置三擊;

選定多個段落:將滑鼠指針移動到一段落的左側,直到指針變為指向右邊的箭頭,然後雙擊,並向上或向下拖動滑鼠;

選定一大塊文本:單擊要選定內容的起始處,然後滾動要選定內容的結尾處,在按住 Shift 鍵同時單擊。

選定整篇文檔:將滑鼠指針移動到文檔中任意正文的左側,直到指針變為指向右邊的箭頭,然後三擊;

選定垂直文本:按住 Alt 鍵,然後將滑鼠拖過要選定的文本。

32、快速選擇超長文字

不知你有沒有發現,當你想選擇一段超過螢幕長度的文本時,文字處理器滾動得太快,很難一次就選正確。現在介紹一種有效的選擇大段文本的方法;這個技巧可用於所有的文字處理器,因為它是一個基本的Windows功能。點擊你想選擇的開始處。用滾動條代替光標鍵向下移動文檔,直到你看到想要選擇的結束部分。按下Shift鍵,然後點擊想要亮顯文本的結束處。

33、快速選擇多頁

在Word窗口底部的狀態欄中除了顯示文檔當前的狀態,在其右邊有一個「擴展」功能,平時它處於淺白色,表示未「未激活」,只要用滑鼠雙擊即可激活。用滑鼠拖動來選取文字部分時,經常不能準確選定範圍,特別是當範圍超過了一螢幕時,這時「擴展」功能就有用了,可用以下方法操作:

(1)先將滑鼠的光標置於選取範圍的起始處;

(2)雙擊狀態欄的「擴展」按鈕,打開「擴展」功能;

(3)單擊邊框的滾動條的移動按鈕,如翻頁、前後調整等操作;

(4)將光標移到範圍的結束處,這樣就可以選取大塊範圍了。

34、快速選定多個對象

當選定比較少,並且對象容易被滑鼠捕捉時。我們可以將滑鼠箭頭移動到對象的上面,當滑鼠出現十字箭頭時,按下滑鼠左鍵即可選定此對象,當選定? 對象時,只要按住「Shift」鍵,用同樣的方法依次單擊各個對象即可選中多個對象。

當選定對象比較多,並且比較集中時。我們只要單擊「繪圖」工具欄的「選擇對象」工具按鈕,在對象區域外側的適當地點按住滑鼠左鍵,然後拖動滑鼠出現一個矩形的虛線框,待欲選定的對象或全部對象位於矩形虛線框內時釋放滑鼠左鍵,便可選中多個或者全部對象。

當要選定的對象比較分散,並且對象不易被滑鼠捕捉時。首先用滑鼠右鍵單擊工具欄,在快捷菜單中選擇「自定義」選項,在「自定義」對話框中選擇「命令」選項卡,在「類別」列表框中選擇「繪圖」選項,用滑鼠將「命令」列表框中的「選中多個對象」拖放到「繪圖」工具欄中,單擊「關閉」按鈕。當在Word 2000工作區內繪制了多個對象時,單擊「繪圖」工具欄建立的「選中多個對象」工具按鈕,在彈出的「選中多個對象」對話框中列出了所有對象,在「對象」列表框中用滑鼠單擊欲選定的各個對象,選擇完畢後單擊「確定」按鈕,即可選中多個對象。

35、選擇的特定操作

在所選的內容較多或進行一些特殊的選定操作時,用下列的選定方法會更加快捷和方便。

1、單擊待選文本塊的一端,使插字符移動該位置,按下F8鍵,然後用日常的文本滾動方式滾動到待選文本的末尾,單擊滑鼠即可選定所要的文本。請注意採用這種方式選定文本以後,在對選定的文本進行操作之前先按一次ESC鍵有利於消除一些誤動作。

2、按住Ctrl鍵後,在文本區內單擊可選中一個句子,在文本左側位置單擊可選中所有文本,組合鍵Ctrl+A也可選中全部文本。

36、用「日積月累」提示

首先單擊 Office 助手,如果看不到助手,單擊「幫助」菜單中的「顯示 Office 助手」命令,然後單擊「選項」按鈕,再選中「選項」選項卡上的「啟動時顯示‘日積月累’」復選框即可。

37、用工具欄的螢幕提示

當您將滑鼠指針停留在工具欄按鈕上時,Microsoft Word 會在螢幕提示中顯示此按鈕的名字。首先單擊「工具」菜單中的「自定義」命令,然後單擊「選項」選項卡,選中「顯示關於工具欄的螢幕提示」復選框即可顯示或隱藏工具欄的螢幕提示。

注意:當選中或清除「顯示關於工具欄的螢幕提示」復選框時,此設置將會影響所有的 Microsoft Office 程序。

38、用批註和修訂的螢幕提示。

首先單擊「工具」菜單中的「選項」命令,然後單擊「視圖」選項卡,然後選中「螢幕提示」復選框即可。

39、用「記憶式鍵入」的螢幕提示。

首先單擊「工具」菜單中的「自動更正」命令,然後單擊「自動圖文集」選項卡,然後選中「顯示有關‘自動圖文集’和日期的‘記憶式鍵入’提示」復選框即可。

40、用 Office 助手提示

使用 Word2000 時,可暫時顯示 Office 助手。也可以在整個 Word 時段關閉 Office 助手,而僅使用幫助窗口。

(1)暫時顯示 Office 助手。單擊「幫助」菜單中的「顯示 Office 助手」命令即可。

(2)在整個 Word 時段打開 Office 助手。首先單擊助手氣球中的「選項」按鈕,若如果看不到助手氣球,單擊助手,然後選中「選項」選項卡上的「使用 Office 助手」復選框即可。

(3)打開 Office 助手自動顯示幫助主題的功能。首先單擊 Office 助手,如果看不到助手,單擊「幫助」菜單中的「顯示 Office 助手」命令,單擊「選項」按鈕,然後在「選項」選項卡上選中「推測幫助主題」復選框即可。

(4)螢幕幕提示中的快捷鍵。可以對 Word 進行設置,使其在顯示工具欄螢幕提示的同時顯示該工具欄按鈕的快捷鍵組合。首先單擊「工具」菜單中的「自定義」命令,然後單擊「選項」選項卡,選中「在螢幕提示中顯示快捷鍵」復選框即可。

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五、其它快速操作

41、隱藏圖形來加速螢幕滾動

如果覺得螢幕滾動得太慢,則請按如下方法操作: 在頁面視圖中單擊「工具」菜單中的「選項」命令,然後單擊「視圖」選項卡;選中「圖片框」復選框,可隱藏以嵌入方式(直接在插入點插入至文字的圖片)插入的圖片,Word將只顯示大樣而不顯示具體圖片。

清除「圖形」復選框上的選中標記,可以隱藏以浮動方式導入的圖片(即位於圖形層並可根據需要精確地放置在頁面上的、還可置於文字和其他對象之前或之後的圖片)和用繪圖工具創建的對象,如自選圖形等。

42、取消後台列印加快速度

後台列印方式雖然可以使操作人員在列印文檔時能夠繼續在中文Word2000中進行操作,但這種列印方式卻同時占用了大量記憶體,以至於影響了中文Word2000的列印速度。為了將後台列印方式取消,可以從「工具」菜單中選擇「選項」項,然後再選擇「列印」選項卡,最後將「後台列印」復選框失效即可。

43、用重復執行命令加快操作

通過雙擊快捷工具條上的某些命令按鈕即可達到重復執行相應命令的目的,如我們只須雙擊格式工具欄上的「格式刷」按鈕,系統即會進入「格式刷」的設置狀態,然後我們就可以重復利用它快速地為整篇文檔定義相同的格式了;再如,當我們雙擊「繪圖」工具欄上的「矩形」或「橢圓形」按鈕之後,系統即會將圖形處理方式暫時定義為「矩形」或「橢圓形」,此時用戶就可以連續繪制多個不同的「矩形」或「橢圓形」、而無需任何停頓,運行效率非常高。在雙擊某個命令按鈕並做到重復執行目的之後,若須取消重復執行功能,只須再次單擊該按鈕或按下ESC鍵即可。

44、用超級鏈接快速切換

超級鏈接是指一個計算機文檔(頁面)的特定區域能引入其它文檔或程序。它帶有顏色和下滑線的文本或圖形,如果單擊,就會跳轉至某個文件或文件中的某個位置,或者跳轉到全球廣域網或 Intranet 上的某個 HTML 頁。此外,超級鏈接還可以指向新聞組、Gopher、Telnet 和 FTP 站點。

滑鼠放在超級鏈接上會變成手形,點擊後即可切換。Word2000中也有相類似的超級鏈接功能,可將文檔中的文字、圖像等與本機硬碟或因特網上所設置的相關信息鏈接起來。

1、 開一個文檔,選擇要作為超級鏈接顯示的文字;

2、單擊「插入」菜單中的「超級鏈接」選項彈出對話框。在「鏈接到文件或URL」中輸入待鏈接文檔(目標文檔)的路徑。此路徑可以是Internet地址(URL)或本機硬碟上的文檔;

3、按「確定」按鈕,就完成了一個超級鏈接的創建。

45、快速改變快捷鍵

同時按下Ctrl+Alt+「+」(其中引號中的「+」為數字鍵盤上的加號鍵)三鍵,這時光標會變成一個奇怪的形狀,而且當你移動時光標位置不變。

將這個變異的光標移動到菜單上或工具欄上,左鍵單擊你想指定的菜單命令或工具欄上的命令按鈕便會自動彈出「自定義鍵盤」對話框,進入「請按新快捷鍵」選項。

按下新的快捷鍵以後,文本框中會顯示你的快捷鍵組合注意:最好用Shift+Alt+Key(鍵盤上的任意鍵)的組合,因為這樣的組合在Word中最少被用到,以免重復。此外輸入組合鍵時要同時按下,否則Word不予承認。在「當前快捷方式」文本框裡選中要刪除的快捷方式,然後單擊「刪除」可以去除不需要的快捷鍵。

46、快速排列圖形

圖形的操作如果您想在一篇文檔中使圖形獲得滿意的效果,比如將幾個圖形排列得非常整齊,可能需要費一番工夫,但是下面的方法能夠使您非常容易地完成這項工作。

首先通過按Shift鍵並依次單擊想對齊的每一個圖形來選中它們。然後單擊繪圖工具條上的「繪圖」按鈕,選取彈出式菜單中的「對齊或分布」選項,並選擇一種對齊或分布的方法。

47、快速返回到前次的編輯位置

Word2000不僅提供了靜態的定位操作,而且還能夠找到編輯過程中的剛才的文檔編輯位置。

當在文檔的某個位置進行編輯時,可能會需要查看文檔的另一位置的信息,這時文檔位置發生了改變,再回到原來的編輯處則需要使用文檔移動功能鍵進行查找。Word2000提供的快速恢復編輯位置的功能可使這個操作非常簡單。若要回到前次的編輯位置,只需按Shift+F5組合鍵即可,它使光標在最後編輯過的三個位置間循環。

另外,當文檔關閉的時候,Word2000也會記錄此時文檔的編輯位置,當再次打開此文檔的時候,按下Shift+F5組合鍵就回到了關閉文檔時的編輯位置,這種功能尤其給編輯文檔的連續性帶來了很大方便。

48、快速改變英文字的大小寫

在文章中輸入英文的過程中,你一定會因為英文字的大小定轉換而煩惱,利用Shift+F3快捷鍵,可以方便地將英文改寫為「全部大寫」、「全部小寫」或「首字母為大寫其餘為小寫」,操作方法為:首先將光標移到英語單詞之中,表示選中了該單詞;然後按下Shift+F3,字母的大小寫就在三種方式中變換,反復按Shift+F3,直到得到符合要求的字母大小寫樣式即可。

49、用目錄快速定位

目錄通常是長文檔不可缺少的部分,有了目錄,閱讀者就能很容易地知道文檔中有什麼內容,如何查找這些內容。下面介紹使用內部標題樣式創建目錄的方法:

1、單擊要建立目錄的地方,通常是文檔的最前面;

2、選擇「插入」菜單的「索引和目錄」命令打開「索引和目錄」對話框;

3、在對話框中選擇「目錄」選項卡;

4、選中「顯示頁碼」和「頁碼右對齊」復選框;

5、在「格式」框中選擇一種目錄格式,在「顯示級別」框中鍵入或者選擇一種顯示級別。顯示級別是指在目錄中從最高級開始顯示的級別數;

6、若要對其它選項進行設置,單擊「選項」按鈕進行。在選定了各選項後,單擊「確定」按鈕。

這樣,Word2000就會在指定的地方建立目錄,目錄中的頁碼是由Word自動確定的。編制好目錄後,Word將搜尋帶有指定樣式的標題,按照標題級別排序,引用頁碼,並且在文檔中顯示目錄,還可以利用它在聯機文檔中快速漫遊。將滑鼠指針移動到目錄的頁碼上,你會看到滑鼠指針變成了手形,單擊左鍵即可跳轉到文檔中相應的標題下。

50、在長文檔中快速漫遊

在文檔中漫遊。單擊常用工具欄上(就是有「新建」和「打開」按鈕的那個工具欄,靠近右邊,唉,沒辦法學問多了,蓋都蓋不住)的「文檔結構圖」按鈕,然後再單擊文檔結構圖中要跳轉的標題即可至文檔中相應位置。文檔結構圖將在一個單獨的窗格中顯示文檔標題,你可通過文檔結構圖在整個文檔中快速漫遊並追蹤特定位置。在文檔結構圖中,可選擇顯示的內容級別,調整文檔結構圖的大小。若標題太長,超出文檔結構圖寬度,不必調整窗口大小,只需將滑鼠指針在標題上稍作停留,即可看到整個標題。

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Word表格原來也能求得平均值

在Word中我們怎樣才能求得如圖1所示的每位學生5門功課的平均值以及4位學生各單科的平均值?其實,Word表格可以像在Excel中一樣,能夠用A1、A2、B1、B2……的形式來描述,其中字母代表列,而數字則代表行。

下面是操作步驟:

第一步 單擊要放置計算機結果的單元格,首先放到G2單元格。

Word操作技巧系列專題

第二步 單擊菜單欄中的「表格→公式」,會彈出如圖2所示的「公式」對話框。

Word操作技巧系列專題

第三步一般情況下,公式中默認的函數為SUM函數,本例是求平均值,需要在「黏貼函數」列表框中選擇平均值AVERAGE函數,例如本例求張XX的5門功課的平均值,選擇數字格式之後,應建立公式:「=AVERAGE(left)」或者是「=AVERAGE(B2:F2)」,得出G2單元格的值。計算G3、G4、G5單元格的方法和G2類似。

第四步 單擊B6單元格,方法與第三步相似,但需要注意的是:應建立如下公式:「= AVERAGE(above)」或者是「=AVERAGE(B2:B5)」。計算C6、D6、E6、F6單元格的方法和B6類似。

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如何使用WORD的索引功能

索引是根據一定需要,把書刊中的主要概念或各種題名摘錄下來,標明出處、頁碼,按一定次序分條排列,以供人查閱的資料。它是圖書中重要內容的地址標記和查閱指南。設計科學編輯合理的索引不但可以使閱讀者倍感方便,而且也是圖書質量的重要標誌之一。WORD就提供了圖書編輯排版的索引功能,現將其使用方法介紹如下:

如何標記文檔中的索引項

要編制索引,應該首先標記文檔中的概念名詞、短語和符號之類的索引項。索引的提出可以是書中的一處,也可以是書中相同內容的全部。如果標記了書中同一內容的所有索引項,可選擇一種索引格式並編制完成,此後 Word 將收集索引項,按照字母順序排序,引用頁碼,並會自動查找並刪除同一頁中的相同項,然後在文檔中顯示索引。以標記文中的「唯物主義」為例,先用滑鼠選定文中「唯物主義」四字,然後執行「插入」菜單下的「索引和目錄」,出現對話框後,選擇「標記索引項」,出現下一個對話框後,選擇「標記」最後執行「關閉」這時在原文中的「唯物主義」二字後面將會出現「{XE “唯物主義”}」的標誌,按一下工具欄上的「顯示/隱藏」按鈕,可把這一標記隱藏或顯示出來。如果你要把本書中所有的出現「唯物主義」的地方索引出來,可在出現第二個對話框後,執行「標記全部」,這樣全書中凡出現「唯物主義」的頁面都會被標記出來。索引的格式可自行選擇,排序方式有「筆劃」和「拼音」兩種,默認項是「筆劃」。

如何提出已標記的索引項

當做完上面的索引標記之後, 就可以提取所標記的索引了,其方法是,把光標移到書的最後 邊,然後執行「插入」菜單下的「索引和目錄」,此時,一個索引就出現在光標處,如果你當初選擇的是「標記全部」,則索引會標記出你所索引的某個詞都出現在哪一頁上。一個索引詞在同一頁 中出現多次,索引為節省頁面,只會標記一次,並按筆畫或拼音進行了排序。這樣你就可以按照索引的提示查找有關頁面的內容了。

如果你要對生成的的索引格式進行編輯調整可在索引對話框中對有關項目進行選擇、自定義或更改。通過選擇相應的選項卡,選擇不同的索引格式。

如何將@、*、¥之類的符號標記為索引項

首先選定文檔中的單個符號。然後執行索引命令,在出現的對話框中的「主索引項」框中,緊隨此符號鍵入「;#」,最後單擊「標記」按鈕。編制索引時,Word 將符號放在索引的開始部份。如果所選索引格式包含用於字母組的標題,則符號將歸為一組,置於數字標誌 # 標題之下。既可以刪除該數字符號,也可用「符號」等其他標題來替換它。

如何更新索引、目錄

一般情況下,要在輸入全部文檔內容之後再進行索引工作,如果此後又進行了內容的修改,原索引就不準確了,這就需要更新索引,其方法是,在要更新的索引中單擊滑鼠,然後按 F9 鍵。在更新整個索引後,將會丟失更新前完成的索引或添加的格式。

如何處理索引的頁碼和文檔中的頁碼不相符

如果出現這種情況。可單擊索引後再按 F9 鍵, 即可對其進行更新。

如果進行了索引之後,文檔中顯示 XE 或 TA 域等隱藏文字,請單擊「顯示/隱藏」按鈕可將隱藏,然後更新索引。如果文檔包含以隱藏文字格式出現的分節符或分頁符,則請刪除隱藏文字格式,然後更新索引,這樣頁面顯示就清晰美觀了。

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在Word2000下創建一個名片製作模板

盡管Word2000提供的”嚮導”、”信封和標籤”;功能可以用來製作名片,但操作比較複雜,格式也不夠靈活。我們用Word2000的宏創建一個名片製作模板,簡單實用,甚至可以和專業的名片製作系統相媲美。用它進行實際名片設計、列印,效果非常理想。

一、頁面及圖文框設置

首先,按標準的名片紙張規格定義紙張大小、頁邊距,並定義一個與名片尺寸相一致的圖文框。

進入Word 2000,在”文件”菜單中選擇”頁面設置”命令。選定”紙型”卡,指定”寬度”和”高度”分別為19.5公分和29.5公分(標準名片紙張規格)。選定”頁邊距”卡,指定上、下、左、右邊距均為0.7公分。單擊”確定”按鈕,退出”頁面設置”。

從”插入”菜單中選擇”文本框|橫排”命令,在當前文檔空白處拖動滑鼠,任意畫一個文本框。從”格式”菜單中選擇”文本框”命令,在”文本框”卡中,單擊”轉換為圖文框”按鈕,確認後,再選”格式|圖文框”菜單,設置固定寬度、高度值分別為8.6公分和5.4公分(標準名片規格)。單擊”確定”按鈕,退出”圖文框”設置。

從”格式”菜單中選擇”邊框和底紋”命令,在”邊框”卡中,設置”無”邊框。單擊”確定”按鈕,將圖文框的邊框取消。

二、定義”復制排版”工具按鈕

接下來,我們定義一個”復制排版”工具按鈕,用來將設計好的單個名片樣板復制10份並均勻地排列在整張名片紙上。

選中圖文框,選擇”工具|宏|宏錄制”菜單。在”宏錄制”對話框中:

①指定一個宏名–“復制排版”;

②指定將宏保存在當前文檔;

③單擊”工具欄”按鈕,彈出”自定義”對話框。

在”自定義”對話框的”工具欄”卡中,單擊”新建”按鈕。指定工具欄名為”名片”,工具欄的有效範圍為當前文檔,然後”確定”。

在”自定義”對話框的”命令”卡中,將宏”Project.NewMacros.復制排版”拖動到新建工具欄。單擊”更改所選內容”按鈕,修改工具欄按鈕名為”復制排版”。

“關閉”自定義對話框,”停止”宏錄制。

用”工具|宏|宏”菜單,選擇前面定義宏”復制排版”,單擊”編輯”按鈕,進入編輯狀態。

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在Word中利用樣式添加目錄

在WORD的「格式」菜單項中,有個叫「樣式與格式」的菜單項,「樣式」選項,可以讓我們在不同文章中設定相同的格式,使不同時候所編輯的文件具有相同的風格。在此,我們先明確一下什麼是樣式。樣式其實就是對文本某部分的格式的定義。在「格式」菜單中的「樣式項」裡,我們可以發現WORD其實已提供了多種樣式,如 「標題1、標題2、正文」等。而且我們也可以在設定滿足我們要求的格式後,通過樣式管理器,將這些格式保存成一種樣式,這樣,以後遇到要設置相同「格式」時,就可以直接調用樣式來完成格式的設定了。

在同一篇文章中,如果要讓不同處的文本有相同的格式,一般可以通過用「格式刷」復制格式來完成,而要讓不同文章具有相同的格式,就須同時打開多篇文章進行格式復制。但實際上,通過選取預先設好的樣式,我們可以很容易地讓以上兩種情況具有相同的格式。

例如,要列印一個由多篇文章組成的小冊子時,為了使小冊子裝訂更完美一些,要在小冊子的最前面加上所有文章的標題及頁碼作為目錄,而為對齊右側的頁碼而須一次次地調整字號大小、插入空格鍵,非常費勁。因此,最初我使用的方法是:採用「格式」菜單中的「制表位」命令。這樣按制表鍵後,右側的頁碼大致可以對齊,但頁碼與左側的題目之間所插入的間隔點的間隔卻不盡相同,而且,如果在某處插入或刪除一篇文章後,對應的頁碼還要再逐個在目錄中寫出,非常麻煩。其實利用樣式來進行目錄的添加非常方便,它用不著再向文件中輸入任何文字,而且操作更簡單,修改更方便。具體做法是這樣的:

一. 定義目錄標題的樣式:先選定文章中的任意一篇的標題,對標題進行字體、字號、加粗、顏色等字體格式的定義及居中、左右縮進、行距等段落格式的定義。然後選擇「格式」菜單中的「樣式和格式」,新建一個樣式。

二. 設目錄標題的樣式:在文件中選中第一個目錄標題的文本,從 「格式」菜單中選取「樣式」選項,並從中選取剛才定義的樣式,其它的目錄標題文本也採用相同的方法處理。

三. 插入目錄:將光標移到要插入目錄標題的位置,從「插入」菜單中選取「索引和目錄」項,並選取「目錄卡」,確定是否顯示頁碼、前導符樣式及顯示級別。這樣,在光標處就產生我們所需要的目錄,該目錄包含有所選文本的目錄標題並產生相應的頁碼。

四.目錄的更新:如果以後在文章中的某處插入了新的內容,則其後的所有頁碼將全部發生變化,如果沒有採用樣式產生相應目錄,還須將目錄的頁碼全部手工更改一遍,使用以上方法後,只須選取目錄,點滑鼠右鍵,選擇更新域,則目錄的目錄標題及相應頁碼將全部被更新。

以前,在長文章的編輯中,要將光標移動到文章某處,需要移動滾動條或通過定位方式來完成,非常煩瑣。而採用樣式添加目錄,只須用滑鼠點擊所產生目錄的某個標題,光標就會快速定位到相應標題的頁碼上,做到了光標的快速移動。

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Word 2000格式處理技巧三則

一、自動縮進兩個漢字

我們中國人寫東西都有段首空兩個漢字俗稱低兩格的習慣,如果每次都要在段首敲四個空格半角鍵,實在是太麻煩了,Word 2000為我們提供了更為方便的辦法,選中所要設置縮進的段落,打開「格式」菜單中的「段落」設置,在「特殊格式」下拉框中選擇「首行縮進」,在「度量值」中選擇「2字符」。當然,最方便的辦法還是在默認模板中設置段落「首行縮進」為「2字符」。

二、刪除行首行尾空格

由於網頁排版中的「低兩格」都是通過插入空格來做到的,所以我們從網上拷貝下來的文章段落在Word 2000中進行段落重排時,由於我們已經設置了自動「首行縮進」兩個漢字,再加上這兩個全角空格,就成了段首四個漢字空格,手工進行刪除實在是太麻煩,這時我們可以選中要去掉行首行尾空格的段落,然後按下工具欄中的「居中」按鈕,使段落的對齊方式為居中,這時行首行尾的空格就都被去掉了,最後再按「左對齊」按鈕,使段落恢復原來的對齊方式。

三、刪除空行

對於文章中的空行,手工刪除也是一件很麻煩的事情,其實想一下空行的特點,也就是多個「段落標記」連在一起,那麼我們用Word 2000的替換功能就可做到刪除文章中的空行。打開「編輯」菜單中的「替換」對話框,把光標定位在「查找內容」輸入框中,按下「高級」按鈕,選擇「特殊字符」中的「段落標記」兩次,在輸入框中會顯示為「^p^p」,在「替換為」輸入框中用上面的方法插入一個「段落標記」,即「^p」,然後按下「全部替換」按鍵,可刪除單行的空行,對於多行空行,可進行重復替換,直到刪除全部的空行為止。

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Word 2000″自動恢復”探秘

當你使用Word 2000編輯文檔時,如果突然發生了停電、電腦死鎖或程序停止響應,以致你不得不在沒有保存對Word文檔修改的情況下,重新啟動電腦和Word 2000,奇跡發生了–所有在發生故障時處於打開狀態的文檔此時都顯示出來。這就是用了Word 2000的”自動恢復”功能的結果。

啟用”自動恢復”功能

要在發生故障時讓Word自動恢復正在編輯的文檔,必須先期啟用Word的自動恢復功能,步驟如下:

單擊”工具”菜單中的”選項”命令,系統彈出”選項”對話框。單擊”保存”選項卡,選中”自動保存時間間隔”復選框,在”分鐘”框中,輸入時間間隔,以確定Word保存文檔的頻繁程度。依多數用戶之經驗,自動保存時間間隔以5~15分鐘為宜。實際上,在默認情況下Word已自動啟用了自動恢復功能,並以10分鐘為自動保存時間間隔。

如果你同時選中了”允許後台保存”復選框,則Word將用後台方式自動保存文檔,以便在保存文檔的同時,你能夠繼續進行編輯工作。

自動恢復”自動保存”文檔

在斷電或類似問題發生之後,要自動恢復 “自動保存”的文檔,步驟如下:

重新啟動Word,則所有在發生故障時處於打開狀態的文檔都會自動顯示出來。單擊”文件”菜單中的”另存為”命令,系統彈出”另存為”對話框。在”文件名”框中,鍵入或選定原有文檔的文件名,單擊[保存]按鈕。如有提示信息出現,詢問是否要替換原有文檔時,請單擊[是]按鈕,否則請單擊[否]按鈕,重新命名文檔。注意,在退出Word時,所有未保存的自動恢復文件都將自動被刪除。

手動打開自動恢復文件

如果在你重新啟動Word 2000後,自動恢復文件沒有自動打開,則你可以手動將其打開,步驟如下:

1、單擊常用工具欄中的”打開”按鈕,系統彈出”打開”對話框。

2、找到包含恢復文件的文件夾,默認情況下,Word 2000把自動恢復文件保存在”C:\Windows\Application Data\Microsoft\Word”文件夾中。如果你使用的是Windows NT 4.0或其後續版本的操作系統,或者你的電腦上有不止一個活動用戶配置文件,則自動恢復文件將保存在”C:\Windows\Profiles\用戶名\Application Data\Microsoft\Word”文件夾中。在”文件類型”下拉列表框中,單擊”所有文件”。每個自動恢復文件都命名為”‘自動恢復’保存”,並以.wbk作為其擴展名(在未出故障前,自動恢復文件以.asd為擴展名)。單擊需要的自動恢復文件,單擊”打開”按鈕。

3、單擊常用工具欄中的”保存”按鈕,系統彈出”另存為”對話框,在”文件名”框中鍵入或選中已經存在的文件名,單擊”保存”按鈕。當有提示信息詢問是否覆蓋原有文檔時,請單擊[是]按鈕,否則請單擊[否]按鈕,重新命名文檔。

無法找到恢復文件原因

雖然你已啟用了Word 2000的自動恢復功能,但你卻沒有能夠找到恢復文件,則可能的原因如下:

1、電腦尚未自動保存恢復文件。

2、在未進行保存的情況下關閉了恢復文件。

3、可能刪除了恢復文件,恢復文件的擴展名為.wbk。

4、文檔可能是主控文檔,Word能為單獨的子文檔創建恢復文件,但無法為主控文檔創建恢復文件。

5、正在使用”Visual Basic 編輯器(VBE)”修改宏。”自動恢復”功能只為在當前時段所修改的文檔創建恢復文件。如果在Word中打開文檔後,只在VBE中進行了修改,那麼Word將不會認為該文檔發生了更改。

最後強調一點,就是”自動恢復”並不等同於正常的文檔保存,在使用Word編輯完成文檔後,千萬不要忘記了使用”保存”命令,對文檔進行保存操作,否則後悔藥可是不好吃得

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讓WORD工作效率大增的「獨門密技」

你想更精確地選取文章段落嗎?你的文件還沒存盤就死機了,該怎麼辦呢?希望按個鍵就能輸入一長串專用名詞嗎?這都不是難事,只要利用快捷鍵,就能輕易地幫你完成這些「不可能」的任務!

除了Windows外,最需要使用快捷鍵的場合,莫過於「Office」系列的套裝軟體了,因為它的操作重復性高,加上界面選單十分繁瑣,如果你不善用快捷鍵,往往會讓你事倍功半。

而在這套軟體中,「Word」又是大家最常用的工具之一,無論是打公文、寫報告還是湊情書,都得用它。因此,筆者特別針對「Word」寫了這篇快捷鍵的活用組合,也希望大家平時多加操練,養成習慣後,你就會發現妙用無窮!

這些基本的快捷鍵適用於大部分應用程序,如Office系列軟體、記事本、畫筆等,全都能用此省下不少操作時間:

快捷鍵 功能

<Ctrl>+<C> 復制

<Ctrl>+<X> 剪切

<Ctrl>+<V> 黏貼

<Ctrl>+<Z> 復原

<Ctrl>+<A> 全選

<Ctrl>+<F2> 列印預覽

<SHIFT>+<F4> 跳到下一頁

<Ctrl>+<F4> 依序關閉打開的文件

<F12> 另存新文件

<Ctrl>+<S> 保存文件

<Ctrl>+<O> 打開舊文件

<Ctrl>+<P> 列印

<Ctrl>+<W> 關閉文件

當然,筆者重點介紹的還下面這幾個「獨門密技」:^_^

一、獨門密技之一:選取文章段落

<F8>功能鍵是屬於「不能不用」的按鍵之一,它的主要功能是「擴充選取範圍」,也就是除了用滑鼠拖曳的方式外,搭配<F8>鍵會讓你在選取文章的指定段落、章節時更得心應手。

當你將滑鼠移到文章中,就可以利用<F8>鍵來執行不同的選取動作:

1. 按一下<F8>鍵:設置選取段落的起點。2. 連續按兩下<F8>鍵:選取一個字。

3. 連續按三下<F8>鍵:選取一串句子。

4. 連續按四下<F8>鍵:選取一段。

5. 連續按五下<F8>鍵:全選。

如果想脫離EXT模式,只要按一下鍵盤左上方的<ESC>鍵就可以了。下面我們來實際操作一下,以跨頁選取文章段落為例,我們一般都會按住滑鼠左鍵不放,直接往下拖曳選取,不過往往一不小心就會超出文章範圍,利用這個技巧可以讓你的選定更精確:

1. 首先將滑鼠移到選取範圍的起點。

在欲選取的範圍開頭按一下滑鼠左鍵。

按一下<F8>鍵。窗口下方會顯示「EXT」字樣。

2. 然後再指定段落結束的地方,就可以選取整段內文了。

在欲結束的地方按一下滑鼠左鍵,整個段落就會成反白顯示,你可以執行復制、剪切等動作。

二、獨門密技之二:緊急搶救文件

俗話說「天有不測風雲」,有時我們用Word工作了很長時間,文件還沒存盤,卻突然遇到停電或死機,這時真讓人欲哭無淚!這裡有一招應急用的小技巧,能幫你在重新開機後把文件「搶救回來」。

1. 首先按「工具」,再按「選項」;

2. 接著找出Word自動記錄文件的位置;

按一下「文件位置」標籤;

點選「自動恢復文件」。

按一下[更改]。

3. 利用快捷鍵的技巧,將文件位置給復制起來:

按住滑鼠左鍵不放,拖曳選取「文件夾名稱」;

按住<Ctrl>不放,再按下<C>鍵;

按一下[取消]回到Word下。

注意:如果你的Word不太穩定,常讓你做無用工,乾脆把這個文件夾另外指定一個名稱,往後找起來會更方便。

4. 打開資源管理器,尋找這個文件夾的位置。

在網址處點一下滑鼠左鍵,按一下<Ctrl>與<V>鍵,接著按<Enter>。

5. Word會自動把來不及存盤的文件「寄放」在這裡,如果此處有一個以上的文件,你可以從日期上判定哪一個才你是想要的文件。

從「修改日期」這裡可以看出文件的存盤日期。

在文件上連按兩下滑鼠左鍵,就能直接打開了。

三、獨門密技之三:自定義常用短語

不管是應付操作還是工作需要,你肯定會經常遇到「XXX定律」或「XX股份有限公司」之類重復性高、長度又讓人抽筋的詞句。如果整篇文章中它們出現的機率很高怎辦?當然你也可以用復制、黏貼等「傳統」方式來解決,但畢竟比不上這招「一指神功」來得方便。^_^

1. 點「插入–自動圖文集」,輸入一條你常用的短語,如:「我愛我的中國」,按回車,再按[關閉];

2. 點「工具–自定義–[鍵盤]」;

3.在「類別」中選「自動圖文集」,在右邊的「自動圖文集中」點選你剛輸入的「我愛我的中國」;

4. 在「請按新快捷鍵」中設置快捷鍵,注意這組按鍵不能和內定的快捷鍵重復!否則會造成日後操作上的困擾。

按一下指定的快捷鍵。如此處選用<Alt>與<Q>鍵。

按[指定]、[關閉]。

5. 到此已經大功告成了。以後只要想用這個詞句,按一下指定的快捷鍵就成啦:

按住<Alt>鍵不放,接著再按<Q>鍵,就會出現你剛才輸入的長串字句啦!

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使用Word 2000 製作優美印章

在計算機應用等方面的教學及其它日常工作中,常遇到要在文稿中列印出印章的問題。現將在Word 2000中的製作印章方法簡介如下:

1、用藝術字編輯印章文字

單擊”常用工具欄”上的”繪圖”按鈕,彈出”繪圖”工具欄,按其中的”插入藝術字”按鈕。在”藝術字庫”對話框中選擇圓弧形樣式,下一步編輯藝術字文字。比如輸入”電腦愛好者協會”。若章中還有文字的拼音,則要在文字和拼音前打幾個空格來把它們分開。設置好它們的字體、字號(10號左右)、是否加粗等。按確定後,出現一個弧形藝術字對象,選取中它,出現”藝術字”工具欄,從中改變藝術字形狀為圓形或半圓形。此時可能還看不到一個完整的圓形或半圓形藝術字。

修改方法是拖動藝術字高度的句柄,直到滿意的形狀為止。然後還需將藝術字填充色和線條顏色設為紅色,環繞方式設為為四周型,有必要還可以調整藝術字文字間距(”藝術字”工具欄上都有相應按鈕)。假如印章文字和拼音使用不同的字體設置,則可分開做成上、下兩個半圓形的藝術字對象,再調整它們的大小和位置。這樣印章文字就編輯好了。

2、製作印章外形

印章外形一般是圓形。繪制方法是:單擊”繪圖”工具欄上的橢圓按鈕,同時按住shift鍵拖動滑鼠即可畫出一個圓。圓的大小根據印章文字的大小來定。然後將圓的線條顏色改為紅色,粗細設為3磅左右,環繞方式為四周型。另外印章中間一般有五角星或其它相關圖形。五角星可從自選圖中來選取並畫出,其線條和填充顏色也設為紅色。其它相關圖形可從剪輯庫中選取並插入,然後調整大小及四周型的環繞方式。印章圖形就準備好了。

3、組合出優美的印章

用滑鼠拖動印章文字,將其套在圖形中間,若位置不準,可按CTRL+光標的上、下、左、右鍵來微移選定對象,五角星或其它相關圖形用同樣方法移至印章中央。相互間的位置和大小調整完全滿意後,用”繪圖”工具欄上的選定按鈕,全部選定,執?quot;組合”命令,將它們組合即可。根據不同情況,按比例整體縮放其大小,這樣一個優美的印章就做好了。

QUOTE:

巧用word2000來處理圖象

談到word2000,相信各位使用電腦的用戶肯定是非常熟悉的了,因為我們在使用電腦的過程中時不時地要用到它。有用戶說,word2000不就是用來處理文字材料的嘛,它還能有什麼功能呢?的確,在一般用戶的眼中,word2000好像就成了文字處理的代名詞。然而筆者想提醒這些用戶的是,word2000之所以能在文字處理軟體競爭空前激烈的局面下,還能占有較大的市場份額,單純依靠文字處理功能是肯定站不住腳跟的,它肯定還依靠其他強大的功能和自身獨特的特點來撐住自己的”門面”。的確,”不試不知道,一用真奇妙”,word2000編輯軟體的功能是越來越強大,操作界面是越來越簡潔了。由於功能太多,筆者不能對此進行一一介紹,現在就以用word2000處理圖象為例,來說明一下word2000的強大功能。

1、插入普通圖像

如果我們希望能夠在頁面中插入一個圖片,首先就需要將光標置於要插入圖片的位置,然後選擇”插入”菜單中的”圖片”選項,並執行該選項下面的”來自文件”命令,或者直接用滑鼠單擊工具條上的”插入文件中的圖片”按鈕,系統彈出圖片選擇對話框,在目錄欄中選擇圖象存放的位置,在文件類型欄中選擇要插入圖象的格式,在文件名欄中選擇所要插入的具體文件名,或者直接在文件名欄輸入待插入圖象的完整路徑和文件名即可,最後用滑鼠單擊”插入”按鈕,如圖1所示,系統就會在光標處插入一個圖像,並將插入的圖像顯示在圖像框內。

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2、插入藝術字圖象

在word2000字處理軟體中,我們可以隨意插入或者設置各種型號的藝術文字圖象,利用這種方法可以做到圖文混排的效果。插入藝術漢字時,我們可以先把滑鼠移動到需要插入藝術漢字的地方,然後從菜單欄中用滑鼠依次單擊”插入”/”圖象”/”藝術字”命令,隨後程序將打開一個標題為”藝術字庫”的對話框,如圖2所示:

Word操作技巧系列專題

在該圖庫中我們可以用滑鼠單擊一個自己喜歡的風格的藝術字,接著程序又將打開一?quot;藝術字”文字編輯框,在該對話框中,我們可以輸入自己需要的漢字內容,並設置好漢字的字體、字號以及其他漢字屬性,並單擊確定按鈕,我們就會在文字編輯區中看到自己希望的藝術漢字了,如圖3所示。

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3、編輯圖像

圖像插入到文件後,我們可以用word2000內置的圖象編輯功能對圖象進行編輯。在編輯狀態下,用滑鼠右鍵單擊圖象,在彈出的菜單中選擇”編輯圖象”命令,這時word2000會打開圖象編輯工具欄,同時頁面狀態由”普通”模式轉變為”頁面”模式。在頁面模式下,我們可以對圖象的一般特徵進行調整,也可以對其圖象特徵進行修改;同時我們可以使用圖象編輯工具欄中的各個命令按鈕(如圖4所示),對圖象的其他屬性進行修改,例如我們可以調整圖形的亮度、對比度,可以控制圖象的色彩度,利用裁剪工具可以對圖象及其圖象的某個部位進行任意剪切,當然我們也可以通過”設置圖象格式”命令來調整圖象的大小、線型、顏色、版式以及WEB屬性進行一些適當的設置,通過”文字繞排”命令可以對圖象和文字的繞排等參數進行一些設置。

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4、輸出圖像

利用word2000處理好圖象後,我們可以用滑鼠單擊菜單欄中的”文件”菜單項,並從彈出的菜單中選擇”保存”或者”另存為”命令,隨後程序會打開一個保存對話框,在該對話框的目錄欄中選擇圖象要存放的位置,在文件類型欄中選擇要保存圖象的格式,在文件名欄中輸入所要保存的具體文件名,或者直接在文件名欄輸入要保存圖象的完整路徑和文件名即可,最後用滑鼠單擊該對話框中的”保存”按鈕就可以保存文件了,保存後的圖像將以位圖方式存儲在

word

文檔中,同時系統只將圖像文件的路徑和名稱存入

word

文檔,在下次打開文檔時,系統到所記錄的路徑下打開圖像文件。如果在原定路徑下找不到該圖像文件,系統將顯示信息找不到文件,而在文檔中只保留空的圖像框和一個示意圖。恢復原定路徑下的圖像文件後,圖像又會正確顯示出來。

5、調整圖象大小

在word2000工作編輯區中,我們可以對插入的圖象進行更改大小。更改時,可以先用滑鼠選定需要修改的圖像框,然後拖動圖像框上的縮放點可以調整圖象的大小,框內圖像的大小隨不同的比例尺寸的選擇而相應改變。當然,我們也可以用命令的方式來操作,其具體操作步驟為:首先單擊選中圖像框,用滑鼠右鍵彈出快捷菜單,在菜單中選擇”編輯圖象”命令,接著在彈出的圖象編輯工具欄中選擇”設置對象格式”命令,程序又會打開一個設置對話框,如圖5所示,然後用滑鼠再單擊一下該對話框中的”大小”標籤,並在該標籤對應的界面下輸入合適的圖象大小,最後單擊?quot;確定”按鈕即可。這裡筆者要聲明的是,拖動圖像框角上的縮放點縮放圖像時,圖像只能進行等寬高縮放。

Word操作技巧系列專題

6、改變圖像的亮度和對比度

通過word2000,我們還可以改變圖像亮度和對比度,其具體操作步驟為:首先用滑鼠右鍵單擊目標圖像,在彈出的快捷菜單中選擇”編輯圖象”命令,然後在彈出的圖象編輯工具欄中選擇”增加對比度”命令來提高圖象的對比度,通過”降低對比度”命令來減少圖象的對比度,通過”增加亮度”按鈕來增加圖象的亮度等,當然我們也可以在如圖5所示的設置對話框中,選擇”圖片”標籤,並在該標籤的設置界面下,輸入合適的對比度和亮度參數,或者直接移動控制亮度和對比度的滑塊進行調整,最後點擊”確定”按鈕即可。

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Word製作試卷「卷頭」

放寒假了,幾個當教師的朋友來家中玩,看到我正在用電腦製作圖片,於是就向我請教一個問題:「我們經常用電腦編輯試卷,那個密封裝訂線及裡面的內容(如圖4)不知道如何製作。」「你們通常用什麼字處理軟體編輯試卷?」「WORD呀。」「可以用插入文本框的方法來製作。」我一邊回答一邊啟動了WORD 2000。

1、在一個新文檔中,執行「文件→頁面設置」命令,在隨後彈出的「頁面設置」對話框中,根據需要設置好頁面的大小。

2、執行「插入→文本框→豎排」命令,然後在文檔中拖出一個文本框,並將文本框長度調整為頁面高度(或紙張高度也可),寬度根據需要調整。

3、在文本框中進行下述操作:輸入「姓名:」→按工具欄上下劃線按鈕→空格→輸入「學校名稱:」→按工具欄上下劃線按鈕→空格→輸入「準考證號:」→按工具欄上下劃線按鈕→空格(注意:具體文字內容、空格的間距及文本的對齊方式等等根據具體情況輸入並調整)。

4、選中上述輸入的內容,右擊滑鼠,選「文件方向」選項,打開「文字方向」對話框(如圖1),選中「中部靠左邊的一個選項,確定退出。

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5、選中文本框,執行「格式→文本框」命令,打開「設置文本框格式」對話框(如圖2),在「文本框」標籤中按「轉換為圖文框」按鈕(此步關鍵),在隨後彈出的對話框中直接按「確定」按鈕。

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6、再次選中文本框(此時應該是圖文框了),執行「格式→邊框和底紋」命令,打開「邊框和底紋」對話框(如圖3),在「邊框」標籤中,先選中「設置」下面的「自定義」選項,再按預覽區域中的三個邊框設置按鈕各一次(只保留一個不按,如圖3),「確定」退出。

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7、最後一次調整文本框的大小、位置及文字對齊方式(文本框可以放置在頁邊處)。

8、再插入一個豎排文本框,輸入「密封裝訂線」字樣。再選中該文本框,右擊滑鼠,選「設置文本框格式」選項(執行第5步的命令也可),再隨後彈出的「設置文本框格式」對話框(如圖2)中,點擊「顏色和線條」標籤,將其中的「線條」顏色設置為「白色」後確定退出。並調好該文本框的大小、文字間距和對齊方式,然後將其定位於緊靠前一個文本框的右側。

友情提醒:在調整文本框的位置時,按住「Ctrl」鍵的同時按方向鍵可以進行微量調整。

至此,一個漂亮的試卷「卷頭」製作完成(如圖4)。

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巧用WORD2000編排試卷

用電腦來編排、列印試卷已成為學校常規工作的重要組成部分。編排好的試卷,不僅美觀實用,而且是製作題庫和CAI課件的好素材。Word2000以功能強大、簡單易用、穩定性高而被廣大教師廣泛使用。本文著重談談在編排試卷時發揮Word2000特長的一些技巧。

一、輸入符號和公式

編排試卷最麻煩的是輸入一些符號和公式。我從實踐中總結了以下三種快捷的方法:

1.定義公式編輯器的快捷按鈕。

如果使用公式編輯器較為頻繁,則可以將公式編輯器定義成快捷按鈕,每次運行時只需要單擊快捷按鈕即可。操作過程如下:

(1) 單擊【工具】菜單中的【自定義】命令。

(2) 打開【自定義】對話框中的【工具欄】選項卡,單擊【新建】按鈕,彈出【新建工具欄】對話框,在【工具欄名稱】編輯欄中輸入工具欄名稱,如輸入「公式」,然後單擊【確定】按鈕,這時螢幕上出現了【公式】工具欄。

(3)打開【自定義】對話框中的【命令】選項卡,在【類別】列表框中單擊【插入】項,在右邊的【命令】框中選擇【公式編輯器】,單擊左鍵並拖到【公式】工具欄內,然後單擊【關閉】按鈕,這時螢幕上出現了一個【公式】的快捷按鈕。

在以後的試卷編排中,如要輸入符號和公式,隨時單擊這個按鈕即可。當然,也可以對其進行關閉或顯示工具欄的操作。

2.使用公式域。

要想快速輸入公式,可用快捷鍵Ctrl+F9來插入域。下面以和為例說明用快捷鍵插入分式和根式。在要輸入的位置,按組合  鍵Ctrl+F9,文中就會出現一個帶灰色底紋的「{ }」,在其中輸入「eq \f(1,3)」 ,「{eq \f(1,3)}」是的域代碼,其中eq是域類型,代表公式域,\f是產生分數的開關。Shift+F9是切換顯示結果與域代碼的快捷鍵。一定要注意,eq後要有一個空格。

輸入方法同上,只要把域代碼換為「{eq \r(3)}」即可。

公式域的開關可以組合使用,例如的域代碼是 「{eq \f(\r(3),3)}」。

用域來生成分數和根式,只占用了很少的系統資源,速度比「公式編輯器」快得多。使用熟練後能用鍵盤快速輸入,勿須交替使用鍵盤和滑鼠。

3.建立自動圖文集。

「自動圖文集」是提高輸入速度的又一法寶。那些經常用到的符號和公式可以為它們定義「自動圖文集詞條」,以後僅須輸入詞條名就可方便調出它們。

例如,數學試卷中經常用到「」,那麼先用上文的辦法輸入,然後選定它,單擊【插入】菜單中的【自動圖文集】中的【自動圖文集】命令,在【自動圖文集詞條】編輯欄中輸入名稱,如輸入「qggs」,然後單擊【添加】按鈕,一個新的「自動圖文集詞條」就創建  好了。以後,當要輸入「」時,先輸入「qggs」,然後按一下功能鍵F3就可以了。

二、加入隱藏的答案

如果能在試卷中加入參考答案和一些註解,對今後選用試題更有參考價值。一般來說,帶答案的試卷僅供教師參考,在W 」格式來隱藏答案。

先輸入試題的答案,然後選定它,單擊【格式】菜單中的【字體】命令,在【字體】對話框中選中【隱藏】復選框,最後單擊【確定】按鈕,所選文字就被設為「隱藏文字」了。也可以用快捷鍵「 Word2000的默認設置是既不顯示、也不列印「隱藏文字」。

若要顯示隱藏文字,在「格式」工具欄上單擊「顯示

若要列印隱藏文字,從【文件】菜單中選擇【列印】命令,單擊【選項】按鈕,然後選中【隱藏文字】復選框,然後單擊【確定】按鈕。

三、建立試卷模板

同一類型的文檔往往具有相同的格式和結構,使用「模板」可以大大加快創建新文檔的速度。 如中學數學試卷的結構大都是以中考或高考為模式的,每一份試卷的整體框架和每道題的答題要求、分值以及試卷的排版格式都是大同小異,調用包含這些信息的模板來編排試卷就省事多了。

創建模板的方法有以下兩種:

1.從已有試卷創建模板。

先打開一個已排好版的試卷文檔,從【文件】菜單中選擇【另存為】命令,在【保存類型】對話框中選擇【文檔模板】

2.新建一個模板。

從【文件】菜單中選擇【新建】命令,在【新建】對話框中選擇【模板】

在以後的編排試卷中,我們可以基於這些模板來建立文檔,這樣能大大提高工作效率。

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Word XP運用技巧大派送

1.字體的無級縮放技巧

在Word XP中,我們要縮放文字的大小,可以通過工具欄上的字號列表選取。但這種方 式是有其局限性的,中文字體只能在初號到八號之間選取,英文字體的磅值也僅限於5 磅道72磅之間取舍,不能滿足我們列印超大字體的要求。難道號稱全球字處理霸王的 Word XP就如此的「弱智」,令人失望了嗎?NO!讓我們打開「工具\自定義」,選取 「命令」項,在類別列表框中選取「所有命令」,在其右邊列表框中找到 「ShrinkFont」和「GrowFont」命令,將其拖放在Word XP工具欄上,這兩個命令既是 文字的大小的無級縮放命令,前一個是以當前設置值的10%縮小所選文字的字號,後一 個是以當前設置值的10%增大所選文字的字號。你還可以把「ShrinkFont one point」 和「GrowFont one point」這兩項命令也拖放在Word XP工具欄上,它們執行的命令分 別是將所選文字減小一磅和增大一磅。如果你不願意添加上述按鈕,可以使用如下快捷 鍵。放大字體:「Ctri+]」或者「Ctrl+>」;縮小字體:「Ctrl+[」或者「Ctrl+

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Word中輸入能跟在文字後面顯示的拼音

Word 2003的拼音指南只能生成上下型的拼音格式,而有時我們也需要使用一些跟在文字後面的拼音,這該怎麼做呢?

筆者今天給朋友們介紹一個好方法,可以很輕易地讓Word輸出這種拼音來。如圖1所示就是最終的效果圖

Word操作技巧系列專題

圖1

1. 首先還是將要註音的幾個字輸入到Word中,然後全選,並執行「格式」菜單→「中文版式→拼音指南」命令給它們加上拼音,如圖2所示

Word操作技巧系列專題

圖2

2. 隨後再全選這些文字,並執行「編輯」菜單→「復制」命令

3. 點擊「插入」菜單→「圖片→藝術字」,並隨便選擇一個藝術字樣式進入編輯窗口。按下Ctrl+V鍵將剛剛復制的帶拼音文字黏貼到藝術字編輯器中,如圖3所示

Word操作技巧系列專題

圖3

4. 此時我們就會發現拼音已經橫向排列了,這時再選中圖3窗口中的所有文字,然後用Ctrl+C先復制下來,再點「取消」按鈕關閉藝術字編輯器,最後執行「編輯」菜單→「黏貼」命令即可成功生成如圖1所示的橫向格式拼音了。

【小提示】 由於在藝術字窗口中沒有相應的復制與黏貼按鈕,因此本文在這裡使用了快捷鍵,其中,Ctrl+C代表復制功能,而Ctrl+V則代表黏貼功能

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Word中輕鬆輸入各式各樣的下劃線

我在別人的

Word

文檔中看到一些特殊的下劃線,經過研究發現,原來是通過特殊輸入方法來做到的:

在文檔中每一行開頭處,分別輸入三個或三個以上的下列符號:~~~、###、***、___、—、===,然後按下「Enter」鍵,就可以得到一些特殊的下劃線了(如圖)。

Word操作技巧系列專題

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再大些,教會你用Word列印特大字

我想大家平時每天都會和字處理軟體打交道。而有時因為各種工作的需要,如做大標語、大橫幅剪字、裝飾或製作廣告等,往往需要列印出比較大的字來。但可惜的是,一般情況下,一些常見的字處理軟體只能夠處理有限字號的字,並不能夠滿足我們列印大字地的要求。不過,Word是字處理軟體中的大哥大,我們完全相信它有這個能耐!

1、設置頁面大小

先選擇Word「文件」→「頁面設置」命令,打開Word「頁面設置」對話框,選擇「紙張」標籤,並選擇「紙型」為「自定義大小」,同時設置一下紙張的大小,如寬55公分、高55公分等(如圖1)。按下「確定」按鈕,此時Word會提示「你有一處或多處頁邊距設在了頁面之外,選擇‘調整’按鈕可以增加頁邊距」,我們選擇「忽略」按鈕。

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2、設置文字大小

在頁面直接輸入需要列印的漢字內容,然後選中它們,選擇「格式」菜單下的「字體」命令,在打開的「字體」對話框中選中「字號」輸入框,雙擊使字號內容反顯,然後輸入字號大小,輸入字號的大小在1磅到1638磅之間。一般縱向A4幅面單字大小為500磅,縱向A3幅面單字大小為750磅,注意輸入字號後一定不要忘了回車,否則字號設置不起作用(如圖2,筆者正在設置當前字號為888),最後單擊「確定」按鈕保存。當然,我們也可以在文字「字體」屬性中設置其為空心字體,以節省墨粉。

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3、觀看效果

此時我們可以看到Word窗口中漢字明顯大了,為了取得更好的效果。我們單擊工具欄上的比例縮放下拉框,選擇一個合適的比例,就可以看到整體效果了(如圖3)。

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4、列印輸出

給列印機裝好紙,單擊「列印輸出」按鈕後即可把當前大字列印出來了。

小提示

(1)據筆者試驗,發現在Word中輸入字號沒有任何限制,只取決於你定義的紙張大小 ,如果超過過紙的寬度,則另一邊不可見,這一點還請大家要注意。

(2)磅與字號的關係

我們在字處理軟體中設置字號時經常會遇到磅和字號,那麼它們之間的大小關係到底怎樣?為此,筆者特地查找了有關資料,得知「字號」和「磅」對應關係如下:42磅對應初號、36磅對應小初、26磅對應一號、24磅對應小一號、22磅對應二號、18磅對應小二號、16磅對應三號、15磅對應小三號、14磅對應四號、12磅對應小四號、10.5磅對應五號、9磅對應小五號、7.5磅對應六號、6.5磅對應小六號、5.5磅對應七號、5磅對應八號。從中也可以看出,當用「字號」作為字的度量單位時,「字號」越大字越小,最大字的字號為「初號」,最小字的字號為「八號」;而用「磅」作為字的度量單位時,「磅」值越大字越大。最大字的磅值為「72磅」,最小字的磅值為「5磅」。

(3)Word中也提供了藝術字功能,而且我們可以對插入的藝術字進行自由放大和縮小。同時,Word中自定義紙張時,其寬度和高度的最大值均為55.87公分,我們只要選擇插入藝術漢字後,並用滑鼠把藝術字的高度拉滿了一頁高,字的寬度拉成了一頁寬。這時就可以得到一個最大為55.87公分×55.87公分的大字,這已經夠大了。