Excel聯盟 | 數據有效性,你的作,我來治

  作者:TT | 公號:TT菜鳥聯盟

TT導語

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本章主要講解Excel重量級嘉賓——數據有效性

本章主要內容:

① 基本操作

②序列限制

③關聯字段有效性

④多組源數據切換

⑤數據保護

⑥ 圈釋無效數據

適合人群

① Excel小白

② 經常讓作的人填表的Excel人士

Ⅰ.基礎操作

數據有效性是Excel中另外一個重要的工具,主要的作用限制輸入,減少錯誤

當然它有很多很有意思的用法,但是你要先懂得如何打開它

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數據有效性可以規定數值範圍,規定文本長度,日期區間等等限制性信息

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規定數值範圍

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限制文本長度

接下來,TT將為你們講解數據有效性的有趣的用法

女神今天見到TT,就說:「TT,我藍瘦,香菇」

當時TT腦裡飛出這麼個畫面:「藍瘦?香菇?」

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聽了女神哭哭滴滴大半天才知道,經理派遣女神發一些表格給分公司的員工填,然後指示分公司的人不按格式填,恰好被女神聽到了,卻無計可施

TT不由的苦笑,誰讓女神前幾天送了三星note7給經理,然後把經理給炸了,不過看到女神苦惱的樣子,也不好不幫

Ⅱ.序列限制

女神:「TT,第一,我想讓他們性別不要出現格式上錯誤,不然後期很難統計,可以辦到嗎?」

TT點點頭,馬上造出傳說中的下拉箭頭

提示:【男】和【 男】在Excel判斷是兩個不一樣的值,在後期統計的時候很容易把【 男】忽略,造成數據錯誤,所以數據有效性就是避免出現格式錯誤的工具

1自動設置法

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2手動設置法

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提示:手動輸入時,注意【,】是英文狀態下的逗號

Ⅲ.關聯字段有效性

女神:「我很擔心他們在項目類亂來,可不可以選好大類,項目列只能填對應的大類的項目?」

TT問道,香菇嗎?

1創建名稱

>創建輔助區域

>選中輔助區域

>按【Ctrl+Shift+F3】,開啟【名稱管理器】框

>僅勾選【首行】

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2數據驗證設置

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3輸入公式

輸入公式

=INDIRECT(A1)

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4數據驗證

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Ⅳ.多組源數據切換

女神:「經理一下子要F列填這個數據,一下子又要F列填那個數據,有沒有一次性解決的方案?」

TT看著女神,有種苦笑不得的feel

1區域創建

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2輸入公式

輸入公式

=OOFSET(NO.1,,A1-1)

修改A1單元格數據,可以更改序列限制有效性

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Ⅴ.數據保護

女神:「那怎麼保證我整理好的數據不要被經理修改呢?」

「這很簡單」,TT說

1開啟數據有效性

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2輸入公式

公式輸入【0】

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3可以更改出錯警告

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特殊提示

出錯警告分三種,常用的是【停止】和【警告】,【停止】是禁止更改

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而【警告】是可以更改,點擊【是】可以更改信息

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Ⅵ.圈釋無效數據

TT以為女神終於可以不用藍瘦香菇,結果女神又哭哭啼啼

女神:「變態經理居然讓分公司的人故意填寫錯誤數據,如果我沒辦法在幾萬個數據找出無效數據,經理就要炒掉我(╯﹏╰)」

TT_(:зゝ∠)_

1開啟數據有效性

確定正確數據範圍

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2圈釋無效數據

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TT用自己的Excel知識救了女神一回,然而,不知道今後她和經理的戰爭會不會愈演愈烈