不懂就等著加班吧!高手與小白用Word的區別

  Office中有很多技巧,會的人幾分鐘搞定,不會的人可能要耗費N個小時。這一長一短之間,差就差在對一些辦公神技的掌握。當然某些神技可能隱藏得過深,而有些純粹就是被我們忽略了!

不懂就等著加班吧!高手與小白用Word的區別

那些被你忽略過的辦公神技

1. 表格標題跨頁重復

小白:復制標題行,一頁頁將標題復制到目標位置

高手:選中標題行,點擊「表格」→「布局」→「重復標題行」

經常遇到一個長表格跨越很多頁,每個頁都需要添加一個小標題,傳統方法是手工復制標題行,既慢效率又低。其實我們也可以通過「表格」→「布局」→「重復標題行」這項功能搞定。除了省時省力以外,最大的好處是當表格出現添行與刪行時,標題行也能自動匹配而不會發生錯位。

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重復標題行

2. Word表格進行簡單計算

小白:抽屜裡找個計算器,吭哧吭哧算半天

高手:點擊「表格工具」→「布局」→「數據」→「公式」,讓Word自動計算

習慣了在Excel裡寫公式,乍一用Word多半會傻眼一分鐘,因為……拖拽柄、「=」鍵統統不管用呀!難道做個累加,算個平均數,也得吭哧吭哧按半天計算器?其實Word表格也是能夠進行一些基礎數學運算的,位置就在「表格工具」→「布局」→「數據」→「公式」下方。和Excel一樣,這裡也會包含著一些最基本的運算函數,雖然無法和Excel媲美,但滿足一般工作肯定是沒有問題了。

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Word進行簡單數學運算

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內置函數還是很齊全的

3. 快速選擇格式相似文字

小白:按住Ctrl鍵一個個手工選擇

高手:勾選目標文字,點擊「開始」→「編輯」→「選擇」→「選擇格式相似的文本」

有時我們需要快速選中格式相似的文字,以便一鍵更改文字格式。最原始的方法,是按住Ctrl鍵手工一個個選擇。其實Word中還有一項更快捷的方式,只要事先勾選一段要修改的文字,然後點擊「開始」→「編輯」→「選擇」→「選擇格式相似的文本」,即可快速將所有與其格式相似的文字選中。

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快速選中格式相似的文本

4. 縮減一頁

小白:手工縮小文檔字體,手工調整行間距,實在不行就刪除一些文字

高手:直接點擊功能窗格裡的「減少一頁」按鈕(2013版後需事先將該功能手工添加到功能窗格)

經常遇到一些「長尾」文檔,前面沒有問題,可文檔末尾偏偏只有那麼兩三行。這類文件通常老板和觀眾都不喜歡,老板嫌費紙,觀眾會覺得你的排版技術很LOW,總之這多出的兩三行總要搞掉才行。

傳統方法是通過手工縮小文檔字體、減少字間距、行間距的方法來做到,費時費力,搞不定時還得想辦法刪除一些文字。而最省心的一個方法,是利用Word中自帶的「減少一頁」功能來做到。整個操作其實和手工調整差別不大,不過全都是Word自動完成,能夠節省操作者很大一部分精力。不過這項功能默認並未出現在功能窗格中,需要按照以下方法手工添加。

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添加「減少一頁」到選項卡

右擊功能窗格空白處,選擇「自定義功能區」。將「從下列位置選擇命令」修改為「所有命令」,然後找到並選中「減少一頁」按鈕,在隨便一個選項卡下點擊「新建組」,最後將「減少一頁」添加到該功能組中即可。

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減少一頁

5. 字體行距的「秘密」

小白:這個……真沒招~

高手:全選整篇文章,點擊「段落」,取消「如果定義了文檔網格,則對齊到網格」前面的復選框即可

很多網友都喜歡使用微軟雅黑,不過你肯定也發現了,這個字體有時候會很怪。其他字體(如宋體)更改字號大小後,會馬上看到差異,可偏偏這個雅黑怎麼調怎麼都有一條寬寬的行距。最煩心的是,這個行距用戶沒法更改,即便你把段落面板裡的「行距值」調到很小也沒用。

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寬寬的行距很難看有沒有

其實出現這個問題,是和Word中一個小小設置有關的。解決方法是將「段落」面板中的「如果定義了文檔網格,則對齊到網格」前面的復選框取消,即可瞬間搞定。

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就是這項設置搞的鬼

寫在最後

類似這樣的設置在Word中還有很多,其實作為一款專業的文字排版工具,Word所能做到的功能遠比我們想像中強大。那麼今天介紹的這些你都學會了麼?