職前技能|Excel通用技巧(一)

  文| 黑板學院

年初的時候小編的朋友圈有個特別火的事情,就是一個美國小哥為了想看看Excel到底有多少行,也為了讓全美國的朋友驗證這個時刻,所以錄制了一個影片,影片裡他保持不停的按下「↓」,最終在將近9個小時裡,他終於確認了Excel的行數(第1048576行,也就是2的100次方)。

職前技能|Excel通用技巧(一)

(就是這個可愛的小哥)

許多美國的網友也為這個美國小哥點讚,紛紛表示自己從來不知道這個冷知識,的確解決了自己從小到大都想解決的疑問。

可是,中國網友表示知識就是生產力啊,如果這個美國小哥知道「Ctrl+↓」就可以去到Excel的最底部會對自己的這段黑歷史有什麼樣的看法。而且Excel的行數可是被中國計算機應用考試的其中一道選擇題呢。

職前技能|Excel通用技巧(一)

相信各位大學生在實習的時候或多或少可能都會問到會用哪些Excel的技巧,如果大家不想自己都像這位美國小哥一樣留下一段不可磨滅的黑歷史的話,有些Excel的通用技巧還是要多學習及運用,這樣也可以極大的提高自己的工作效率,今天小編就給大家說說一個Excel比較常見的問題以及解決方式——重復數據。

職前技能|Excel通用技巧(一)

小編在以前工作中,總是會有主管讓小編錄入數據,這些數據不僅數量大、而且亂,工作經常會讓人踹不過氣來,而且一不小心重復輸入,或者本身源資料裡就有重復數據要讓小編玩大家來找碴的話,小編的心情簡直變得異常煩躁,小編的拿手菜手撕雞也是這樣學會的。那新人要如何避免這種情況,今天小編就提供幾個辦法讓大家可以輕鬆面對。

1

重復值標紅

如果我們只是單純的想看看整個數據裡有多少重復值,首先我們框定目標數據範圍,然後依次點擊「開始 → 條件格式→ 突出單元格顯示規則 → 重復值」,然後選擇確定即可。

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最後點擊「確定」

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每一個重復出現的文字就會全部標紅了。

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2

刪除同類項

能夠提示重復值標紅,那Excel當然也就能刪除重復項,而且步驟也非常的簡單。首先我們框定目標數據範圍,然後依次點擊「數據 → 數據工具 → 刪除重復項」,然後點擊確定即可。

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點擊「確定」

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輕輕鬆松只花幾秒鐘的時間,我們就把所有的重復項都刪除了。

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3

限制重復錄入

如果在錄入的就可以提示或者不允許重復錄入,那肯定就能省下很多後期刪除的時間,也可以避免因為自己的失誤而導致重新檢查的問題。

這個功能我們需要運用到一點公式,首先我們要先確定哪一列是我們需要錄入數據的地方,然後點擊「數據 → 數據工具 → 數據有效性(數據驗證)」

然後「設置」裡的有效性條件中選擇「自定義」

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在公式裡輸入「=COUNTIF(F:F,F1)

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我們可以只要輸入一樣的數據時,Excel就會提醒我們輸入值非法了。

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4

篩選不重復值

Excel強大的功能可以讓我們在復制數據的同時,就幫我們篩選出不重復的數據,這也可以讓我們在保留原有數據的同時,將復制的數據篩選出來。還是首先我們框定目標數據範圍,然後依次點擊「數據 → 篩選 → 高級」

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將列表選擇區域,復制到另外一列的第一行位置,然後點擊「選擇不重復記錄」,「確定」

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一個新的不重復的名單就出來了。

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5

提取不重復名單並統計

有時候可能並不需要刪除重復項,反而我們可能只是需要提取名單並且統計各個出現的次數,這時候Excel最主要的功能——數據透視表就要出現了,它可以完美的做到這個功能。依舊框定目標數據範圍,然後依次點擊「插入 → 數據透視表」

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然後在透視表的位置上選擇「現有工作表」,然後挑一個你需要出現的位置上,點擊「確定」。

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然後分別把姓名放在【行標籤】以及【數值】裡,這樣我們就得到一個不重復的名單以及它們出現的次數。

職前技能|Excel通用技巧(一)

以上5個關於重復值的運用是不是非常簡單,希望小編給出的這些小技巧能夠幫助大家在崗位上更有效率的工作,以後小編也會持之以恒的給大家帶來更多關於辦公軟體的通用技巧。