一出錯就提醒,「數據有效性」讓EXCEL變智能!| 薪技巧 [一點資訊]

一出錯就提醒,「數據有效性」讓EXCEL變智能!| 薪技巧 [一點資訊]

60秒get一個HR實用小技巧

在製作EXCEL表格時,由於我們後期常常需要對數據進行處理和分析,所以對於數據的內容一般都有固定的要求,這時我們就可以使用數據有效性,對單元格或單元格區域輸入的數據從內容到數量上的限制。對於符合條件的數據,允許輸入;對於不符合條件的數據,則禁止輸入。

今天 ,就跟著小薪一起學一下數據有效性的幾種做法吧~

防止數據錄入錯誤

在日常工作中我們需要錄入的數據往往有固定的數值範圍,而在使用EXCEL時,我們又難免會出現「手抖」的情況。所以,在需要錄入數據時,我們可以提前利用「數據有效性」設定好需要錄入的數據的數值範圍。

設置方法

在錄入一系列內容相同的數據時,不同的人也可能會輸入不同的格式。這時,為了使表格內容統一(便於日後統一操作),就可以直接為預備的內容設置出下拉菜單,在錄入數據時就選擇菜單中的內容,避免直接輸入內容。

設置方法

輸入完一行再輸下一行

在錄入一個龐大的數據表如商品庫存表時,如果因為疏忽漏掉了某個單元格的數據,那麼日後難免會由此造成不少麻煩。因此,我們可以利用「數據有效性」將工作表設置成「必須輸入完一行才能輸入下一行」。

設置方法

選中需要處理的數據範圍(不要選中表頭),選擇「數據」–允許「自定義」,輸入公式=COUNTA($A1:$D1)=4 。

counta函數計算非空值,表中共四列,所以非空值為4;「$」表示絕對引用

固定數字長度

在錄入一系列數字時,稍一疏忽,容易多一個或少一個數字,而當數字長度較長時,這種錯誤也難以檢查出來。所以這時,我們可以利用「數據有效性」來設置好單元格內的數字長度,在出現錯誤時第一時間提醒我們。

設置方法

以上四個技巧,是「數據有效性」中最常用的。掌握了這四個技巧之後,我們也可以自己開發出需要的設置。聰明靈活地使用好」數據有效性「,讓你的EXCEL表格既方便錄入數據,又能及時檢查出數據錯誤。

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