在Word中怎樣編排長文檔

  對像產品說明書這類比較長的Word文檔,通常需要採取一些特殊的編排技巧,以方便讀者査看、瀏覽。

1.打開文檔結構圖

通常,在長文檔中都會對各級標題採用不同標題樣式,利用文檔結構圖可以清晰地展示文檔的結構,以方便用戶快速定位到文章的章節內容。

打開目標文檔。單擊「視圖」選項卡,勾選「文檔結構圖」復選框,即可在Word主窗口左側做到該篇文檔的結構圖,如圖1所示。

在Word中怎樣編排長文檔

2.創建文檔目錄

眾所周知,每一本書都有自己的目錄。那麼如何為Word文檔創建目錄呢?其創建方法如下。

第1步,將光標定位在需要插入目錄的位置。單擊「引用」選項卡,在「目錄」區域單擊「目錄」按鈕,選擇「插入目錄」菜單項,如圖2所示。

在Word中怎樣編排長文檔

第2步,打開「目錄」對話框。在「常規」

區域的「格式」選項中選擇一種目錄格式,在顯示級別中設置目錄的級數,如圖3所示,最後單擊「確定」按鈕。製作的目錄如圖4所示。

在Word中怎樣編排長文檔
  在Word中怎樣編排長文檔

3.為文檔插入批註

在修改文檔時,為了便於閱讀者理解,常在文檔的內容旁邊添加一些註釋,這些註釋就被稱為「批註」。添加批註的方法如下:

第1步,按下滑鼠左鍵不放,拖曳選取要添加標註的文字。

第2步,單擊「審閱」選項卡,在「批註」區域第擊「新建批註」按鈕。

第3步,在新建的批註框中,輸入批註的內容即可,如圖5所示。

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當不再需要批註的內容時,在需要刪除的批註上,單擊滑鼠右鍵,選擇「刪除批註」命令即可將其刪除,如圖6所示。

在Word中怎樣編排長文檔

4.在文檔中插入題註

題註是用來給圖片、表格、圖表、公式等項目添加名稱和編號的,如圖7所示。很多用戶習慣於手動給圖片、表格添加圖註編兮,這種方法不但容易出錯,而且新增圖片時修改也較為麻煩、更不便於快速查找圖片、表格。下面就來學習Word中題註的製作、更新等應用方法和技巧。

在Word中怎樣編排長文檔

第1步,將光標定位在需要插入題註的位置,單擊「引用」選項卡,在「題註」區域中單擊「插入題註」按鈕,如圖8所示。

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第2步,打開「題註」對話框,單擊「新建標籤」按鈕,在打開的「新建標籤」對話框中輸入標籤名,如圖9所示,單擊「確定」按鈕返回「題註」對話框。

在Word中怎樣編排長文檔

第3步,從「標籤」選項中選擇新建的標籤,單擊「確定」按鈕即可插入自定義的題註標籤。

第4步,復制插入的題註到其他圖片對應的位置,然後選中整篇文檔,單擊滑鼠右鍵,選擇「更新域」菜單項,如圖10所示。Word自動史新文檔中所有圖片的編號。

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5.文檔快速定位

在編輯操作中,快速定位光標在文檔中的位置,除了通過滑鼠來定位外,還可以通過鍵盤來完成,Word中常用的快速定位鍵如下。

Home按鍵:快速到達行首的位置。

End按鍵:快速到達行甩的位置。

PageUp鍵:快速移動光標到下一頁同一行的位置。

PageDown鍵:快速移動光標到上一頁同一行的位置。

小提示:採用這種對圖片等進行編號不容易出現錯誤.當增減圖片後.任意復制一個題註.然後更新域Word就會自動對編碼進行重新更正。