PPT都做不好,你還能做好什麼?

  合作方案、項目總結、工作總結、會議展示、培訓課件……我們的工作中總是避免不了PPT這個梗,並且很多人是對於PPT這件事兒都是屢做屢敗,最後就放棄學習這項基本的辦公軟體技能了。

在你心目中,完美的PPT是什麼樣嬸兒滴?高冷架式?商務架式?文藝架式?還是互聯網扁平架式?其實PPT選擇什麼架式都沒關係,只要你具備下面的幾項技能。

首先需要給大家陳述一個概念,PPT=Power Piont=有力的觀點。

PPT都做不好,你還能做好什麼?

那麼PPT裡都需要具備什麼元素呢?簡單來講就是:事實/數據圖表,簡要信息說明及文字。

那麼在眾多的PPT技巧中,大家應該如何在短時間內提高自己的幻燈片製作技巧?

1在找母版這件事兒真的不能犯懶

如果你想讓你的PPT能夠第一眼就能抓住別人的眼球,就放棄選擇微軟PPT中自帶的那些母版吧,看看這些俗套的東西,你自己也看不下去吧。

PPT都做不好,你還能做好什麼?

母版的意義就是為你的幻燈片選擇一個整體的基調,說白了就是一個第一印象,這在無論是商業演講和學術講座中都是非常重要的。想要吸引你的主管/客戶/學生等其他聽眾,你需要在選擇母版注意以下三點:

1.建立自己的母版(毫無疑問,PowerPoint提供的母版都很漂亮,但是母版更加注重個性,建議自己創建或者使用公司特定母版)

2.注意三種母版的組合使用(標題母版,幻燈片母版,講義母版各有不同的作用,應組合運用)

3.不宜太花哨(留白天地寬,花哨的母版會削弱內容的影響,因此最好選用簡單的母版)

2你與給力的PPT就差一張圖表

圖表在PPT幻燈片中是幫助文字表達的重要示意,一大片的文字可能說不清楚的事兒分分鐘用一張表格表達地清晰到位,但提前是你選對了那張表。

下面我們就看看PPT中經常應用的幾類表格和他們的使用場景吧,趕快用腦子記住!

數據類圖標

形式1-表格

PPT都做不好,你還能做好什麼?

表格(excel):可以輸入輸出、顯示數據,也利用公式計算一些簡單的加減法,主要用於繁瑣的數據計算和呈現。

形式2-餅圖

PPT都做不好,你還能做好什麼?

餅圖(Sector Graph):常用於統計繪制一個或多個數據中各項的大小與各項總和的比例(%)。

形式3-橫柱圖

PPT都做不好,你還能做好什麼?

形式4-柱狀圖

PPT都做不好,你還能做好什麼?

柱狀圖(Histogram):以上的兩種柱形圖用於顯示一段時間內的數據變化或顯示各項之間的比較情況,例如每年的銷售額、每月的KPI完成情況等等。

形式5-散點圖

PPT都做不好,你還能做好什麼?

散點圖(scatter diagram):通常用於顯示和比較數值,例如科學數據、統計數據和工程數據。當要在不考慮時間的情況下比較大量數據點時,請使用散點圖。散點圖中包含的數據越多,比較的效果就越好。

形式6-氣泡圖

PPT都做不好,你還能做好什麼?

氣泡圖與散點圖相似,不同之處在於,氣泡圖允許在圖表中額外加入一個表示大小的變量。

非數據類圖表

形式7-組織架構圖

PPT都做不好,你還能做好什麼?

最常見的表現雇員、職稱和群體關係的一種圖表,它形象地反映了組織內各機構、崗位上下左右相互之間的關係。

形式8-甘特圖

PPT都做不好,你還能做好什麼?

甘特圖(Gantt chart):內在思想簡單,即以圖示的方式通過活動列表和時間刻度形象地表示出任何特定項目的活動順序與持續時間。

形式9-流程圖

PPT都做不好,你還能做好什麼?

流程圖(Flow Chart):使用圖形表示算法的思路是一種極好的方法,因為千言萬語不如一張圖。

形式10-雷達圖

PPT都做不好,你還能做好什麼?

雷達圖(Radar Chart):是財務分析報表的一種。即將一個公司的各項財務分析所得的數字或比率,就其比較重要的項目集中劃在一個圓形的圖表上,來表現一個公司各項財務比率的情況,使用者能一目了然的了解公司各項財務指標的變動情形及其好壞趨向。

3字符使用一定要十分講究

關於字符使用,一定要注意這八個字「統一」「顏色」「字體」「大小」。

1.統一(建議在每個PPT幻燈片中使用的字符格式保持一致,不要因為想強調一點就隨便變動格式)

2.顏色(字符最好使用黑色,在少量深色背景下可使用白色,慎用其他太跳的顏色,如紅色)

3.字體(標準的宋體、黑體,宋體可加黑,英文使用Times New Roman或Arial)

4.大小(根據內容和布局屬性自12~24號)

4秘密花園塗完了,你還不會配色?

製作關於商業PPT時,推薦使用幾款常用色 + 企業標準色(每個公司各有不同,比如智聯招聘的黃+藍),這樣你的幻燈片絕對不會在顏色上「犯錯」了。

PPT都做不好,你還能做好什麼?

5自己畫圖,化腐朽為神奇

盡量不使用橢圓,而使用偏方的橢圓。

PPT都做不好,你還能做好什麼?

盡量不使用圓形序號,而是用色塊表示

PPT都做不好,你還能做好什麼?

用括號代替箭頭

PPT都做不好,你還能做好什麼?

6PPT的字不值錢,所以還是省省吧

比較一下下面兩張幻燈片,你更喜歡哪一個吧,大家肯定都選擇2,討厭1,所以記住:製作PPT一定要懂得刪減文字和將文字條理化。

PPT都做不好,你還能做好什麼?

(盡管有條理,但放眼望去都是字兒)

PPT都做不好,你還能做好什麼?

(1、2、3小清晰)

講了這麼多PPT的實用技巧,你學會了嗎?想要玩轉職場,先要玩轉PPT,趕快Mark學習,讓我們在工作中一起飛~