Excel2010數據透視表完全剖析

  「透視」作為一個動詞,意思是旋轉。如果將數據看成是一個物體,數據透視表允許旋轉數據匯總,從不同角度或觀點來看它。數據透視表能夠輕鬆地移動字段,交換字段位置,設置創建項目的特定組。

如果給出一個陌生的物體讓你鑒定,你可能會從不同的角度觀察它來得出答案。處理數據透視表與研究一個陌生的物體類似。此時,物體就是你自己的數據。數據透視表需要多次試驗,所以要旋轉並控制數據透視表直到你滿意為止。最後得到的結果會讓你感到驚訝。

數據透視表是一種讓用戶可以根據不同的分類、不同的匯總方式、快速查看各種形式的數據匯總報表。簡單來說,就是快速分類匯總數據,在處理數據方面很強大!

鑒於目前有關Excel2010數據透視表的資料很少,現班門弄斧,將自己所知道的透視表知識總結出來,供大家學習。有不當之處,煩請多指正。

內容分為三部分:

一、 常用功能介紹

二、 各種小技巧介紹

三、 在這兩部分中間穿插一些小練習,作為鞏固和補充

說明:前兩部分只是為了說明某個功能而已,不一定有實際意義。小練習全部以行業運用的實例,以互動的形式來進行,我出題大家共同討論,適當時候再進行點評。

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第一部分:常用功能介紹

1、數據透視表介紹

1-1、什麼是數據透視表

數據透視表是一種可以快速匯總大量數據的交互式方法。使用數據透視表可以深入分析數值數據,並且可以回答一些預料不到的數據問題。數據透視表是專門針對以下用途設計:

1) 以多種用戶友好方式查詢大量數據。

2) 對數值數據進行分類匯總和聚合,按分類和子分類對數據進行匯總,創建自定義計算和公式。

3) 展開或折疊要關注結果的數據級別,查看感興趣區域匯總數據的明細。

4) 將行移動到列可能將列移動到行(或「透視」),以查看源數據的不同匯總。

5) 對最有用和最關注的數據子集進行篩選、排序、分組和有條件地設置格式,使您能夠關注所需的信息。

6) 提供簡明、有吸引力並且帶有批註的聯機報表或列印報表。

1-2、製作數據透視表的注意事項:

以工作表數據製作數據透視表,這些工作表數據必須是一個數據清單。所謂數據清單,就是在工作表數據區域的頂端行為字段名稱(標題),以後各行為數據(記錄),並且各列只包含一種類型數據的數據區域。這種結構的數據區域就相當於一個保存在工作表的數據庫。

第一,數據區域的頂端行為字段名稱(標題)。

第二,避免在數據清單中存在有空行和空列。這裡需指明以下,所謂空行,是指在某行的各列中沒有任何數據,如果某行的某些列沒有數據,但其他列有數據,那麼該行就不是空行。同樣,空列也是如此。

第三,各列只包含一種類型數據。

第四,避免在數據清單中出現合併單元格。

第五,避免在單元格的開始和末尾輸入空格。

第六,盡量避免在一張工作表中建立多個數據清單,每張工作表最好僅使用一個數據清單。

第七,工作表的數據清單應與其他數據之間至少留出一個空列和一個空行,以便於檢測和選定數據清單。

在製作數據透視表之前,應該按照以上7點來檢查數據區域,如果不滿足上面的要求,需要先進行整理工作表數據從而使之規範。(不規範的實例就不提供表格了,至於怎麼處理,想必大家應該比我更熟悉,呵呵)

在EXCEL的使用中養成良好的數據處理習慣

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2、創建透視表

單擊數據源中的任意一個單元格(好處:在默認情況下,這樣可以確保數據透視表能夠捕獲數據源的範圍),插入――表格――數據透視表,選擇透視表的位置,一般默認放在新工作表就可以。

下面是創建一個基礎數據透視表的動畫演示過程。

附件是動畫演示的Excel源文件。

3、移動和刪除數據透視表

3-1、移動數據透視表

在需要移動的數據透視表的任意位置單擊,菜單欄將顯示「數據透視表工具」,自動添加「選項」和「設計」選項卡。在「選項」選項卡上的「操作」組中,「選擇移動數據透視表」。

3-2、刪除數據透視表

在需要刪除的數據透視表的任意位置單擊,在「選項」選項卡上的「操作」組中,單擊「選擇」下方的箭頭,然後單擊「整個數據透視表」,按Delete鍵刪除。

註:如果要把透視表的所有邊框和內容都刪除,直接選中包含數據透視表的單元格,右鍵刪除就可以。

下面是移動和刪除數據透視表的動畫演示。

4、添加字段到報表中

數據透視表字段列表中的四個區域分別是:

1) 報表篩選――添加字段到報表篩選區可以使該字段包含在數據透視表的篩選區域中,以便對其獨特的數據項進行篩選。

2) 列標籤――添加一個字段到列標籤區域可以在數據透視表頂部顯示來自該字段的獨特的值。

3) 行標籤――添加一個字段到行標籤區域可以沿數據透視表左邊的整個區域顯示來自該字段的獨特的值。

4) 數值―――添加一個字段「數值」區域,可以使該字段包含在數據透視表的值區域中,並使用該字段中的值進行指定的計算。

下面是為數據透視表添加字段到報表中的動畫演示:

5、更改字段名稱

最終的數據透視表中的每個字段都有一個名稱,列和篩選區域中的字段從源數據的標題繼承其名稱,數據部分中的字段會被賦予「求和項:××」這樣的名稱。比如,實際操作中,我們可能會用「總計」來代替默認名稱,直接點擊字段輸入一個新名稱即可,如果輸入的是數據透視表中已有的名稱,那麼命名會失敗,可以在命名字段的開頭處增加一個空格。增加一個空格,這種變化只是一種修飾,用戶是不會注意到該名稱前面的空格,只是Excel認為沒有空格的和有空格是不同的。

下面是數據透視表中更改字段名稱的動畫演示:

數據透視表練習一

根據上面所講的5小節知識點,自己獨立練習創建一個數據透視表。

請下載附件,根據數據源完成2個不同效果的數據透視表。