快速生成「學生成績通知單」

  運用Word的「郵件合併」功能可以輕鬆地將Excel中的學生成績冊轉換成您想要的成績通知單,通知單上的格式、科目、大小由您設,讓您隨心所欲列印想要的通知單。下面是我製作學生成績通知單的完整過程。

第一歩:製作您想要的通知單的格式。先在Word文檔中把通知單母板製作好,如圖1。

快速生成「學生成績通知單」

第二歩:運用郵件合併功能(單擊「工具→郵件合併」菜單項)。

快速生成「學生成績通知單」

在彈出的「郵件合併幫助器」對話框中單擊「創建→分類」後彈出如圖4所示的提示框。

快速生成「學生成績通知單」

如果母版還沒創建好,就單擊「新建主文檔」按鈕,如果母版已創建好則只需單擊「活動窗口」按鈕即可。我做時是先把母版做好,所以我現在就單擊「活動窗口」。

第三歩:單擊「數據源」下邊的「獲取數據」,彈出如圖5所的窗口界面。再單擊「打開數據源」菜單項,如圖6所示。

快速生成「學生成績通知單」

在圖6所示右邊窗中選定「高一成績冊」,單擊「打開」按鈕,將彈出圖7所示窗口。

快速生成「學生成績通知單」

單擊圖7中的「確定」按鈕後回到word母版窗口界面。

快速生成「學生成績通知單」

第四歩:現在可以用如圖8所示的方法在母版中一一對應插入合併域。

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合併域插入完後的母版如圖9所示。

第五歩:單擊「郵件合併幫助器」窗口中的「合併」按鈕(如圖10),彈出如圖11的「合併」窗口。

快速生成「學生成績通知單」

單擊圖11中的「合併」按鈕,將完成郵件合併功能,生成學生成績通知單,如圖12所示。

快速生成「學生成績通知單」

第六歩:調整列印學生成績通知單。

為了使表與表之間留有一定空白間距,在製作母版時我在表下方打了三個段落結束符,這就使得生成的通知單的每一頁不完整地顯示學生的成績記錄(即同一個學生的成績表不在同一頁,如圖13所示)。

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這樣列印出來肯定不行,但一頁一頁調整工作量又非常大,我們可以用下列方法很快調整整齊。單擊「文件→頁面設置」。(如圖14)

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在彈出的「頁面設置」對話框中調整前上邊距來做到,調整前的上邊距為2公分(如圖15),調整後的上邊距為0.5公分(如圖16)

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調整後的學生成績通知單如圖17。

快速生成「學生成績通知單」

運用Word的郵件合併功能,能把Excel表中的多個記錄以不同的格式單個列印出來,方便又快捷,利用這一方法能做很多事,如列印信封、學生通知書等等。