掌握這五個Word好習慣,你的工作效率將會翻倍!

  Word作為我們日常工作中最常用的辦公軟體,常常會有不少讓人低效的搞笑操作(點擊查看),高效操作的背後必然有一些好習慣。

本文和大家分享五則小巧的Word好習慣,不涉及太多高深的技法,它帶來的卻是日常工作中的小確幸。

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優雅而及時地保存

在使用Word的過程中,最怕遇到的就是沒保存!

百度「Word沒保存」,相關結果約2,310,000個!

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大家都在焦急地問:

Word文檔沒保存怎麼辦?

如何找回未保存的Word文檔?

如何找回意外斷電沒保存的Word文檔?

……

這些問題百度說了很多,大家點開看看,可以救急。

今天要說的第一個好習慣就是:隨時按【Ctrl+S】保存。

任何挽救措施都不如一個隨時保存的好習慣。

關於保存,我們還可以提前做一點:縮短自動保存時間。

依次單擊【文件】-【選項】打開Word選項對話框,單擊【保存】,在這裡可以看到【保存自動恢復信息時間間隔10分鐘】,為了更加保險,我們可以將這個間隔時間調小至5分鐘。

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不過,大型文檔頻繁自動保存可能會引起文檔卡頓哦~

當不可抗力導致文檔沒有保存時,自動保存將會救你一命。重啟Word的瞬間,它就在文檔左側等著你去恢復。

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有了這個小習慣,在驚惶自己忘了保存時,其實Word已經在5分鐘前幫你自動保存好了。

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打造專屬黃金鋪位

由於 Word 功能眾多,有些功能就是沒法一眼找到。

比如,你要插入分節符,可能會下意識地去【插入】選項卡找,但是它偏偏在【布局】裡!

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一些常用的功能如何快速找到?

第二個好習慣:把常用的功能裝進快速訪問工具欄!

在【布局】選項卡下的【分隔符】按鈕上右擊滑鼠,選擇【添加到快速訪問工具欄】,下次就不用苦苦尋找常用按鈕了。

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但注意到,這個黃金鋪位在 Word 最上方,每次滑鼠都要挪到最上面,真的太遠了!

錦上添花的操作是,在快速訪問工具欄,右擊滑鼠,選擇【在功能區下方顯示快速訪問工具欄】,常用按鈕和文檔更親近了。

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有了這個小習慣,以後每次想要插入分節符時,滑鼠一指,它就在那裡。

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打開 Word 照妖鏡

Word 裡顯示最多的一個符號就是彎箭頭【段落標記】。

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每次手動換行,按下回車就會出現這樣一個彎箭頭,有強迫症的小夥伴特別想隱藏它。

但這樣的小小標記,往往至關重要,比如從 PDF 復制了一段文本進 Word,當 Word 中什麼編輯標記都沒有時……長這樣,你能發現其中的小問題嗎?

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推薦第三個好習慣:打開Word照妖鏡,顯示編輯標記!

你看到的結果就不一樣了。

我們在【段落】組中按下【顯示/隱藏編輯標記】按鈕,哪裡有多餘的空格,哪裡被人為換行了,一目了然。

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有了這個小習慣,好像瞬間有了火眼金睛,Word 裡的小 bug 盡收眼底。

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給 Word 起個專屬名字

天天都在用 Word,你想過給它起個名字嗎?

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在 Word 中,批註、修訂、文檔信息都能顯示文檔擁有者的名字。

但我們常常看到這些奇怪的名字:雨林木風、thinkpad、聯想、Administrator……

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這些奇怪的名字都是由於電腦默認設置的緣故才出現的。

分享第四個好習慣就是:給自己的 Word 起個正經的名字。

依次單擊【文件】-【選項】,打開 Word 選項對話框後,在【常規】菜單裡可以輸入自己的名字。

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說不定,哪次同學偷偷拿你的 Word 試驗報告交作業了,當老師看到 Word 文檔屬性有你的名字,就什麼都明白了。

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原汁原味輸出你的 Word

當我們的文檔,從 Word 換到 WPS、從高版本 Word 換到低版本、從從這台電腦換到那台電腦,可能文檔就大變樣了。

就比如最近出台的上海落戶政策文件:

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官方使用了「方正小標宋簡體」、「仿宋_GB2312」這樣常見的公文字體,但一般電腦裡並沒有安裝,本來嚴肅的公文被軟綿綿的默認字體替換了,那種「上海不是那麼容易進的」霸氣瞬間柔和了許多……

今天最後一個小習慣:導出PDF原汁原味呈現你的 Word 文檔。

在 Word 中,依次單擊【文件】-【導出】-【創建PDF】即可以跨平台、跨軟體,原汁原味地分享你的文檔了。