不會這7個技巧,別說你熟悉PPT

  相對Excel與Word,Microsoft PowerPoint的水比較深,做PPT不難,做一份優質的PPT還是需要花費不少時間與精力,甚至可以說Time(PPT) >= Time(Word) + Time(Excel)。畢竟它的主要功能在於給演講者提供思路,同時又以可視化的方式為受眾呈現知識的精髓。

今天這次原創分享,程先生主要跟大家聊聊在製作優質PPT過程中所涉及的那些客觀技巧,之所以要強調是客觀技巧,因為好的PPT不僅在客觀呈現上要充分、巧妙地利用PowerPoint所提供的功能,在如何引人入勝、組織內容、清晰表達等主觀方面也有著更多的講究,後者程先生會找機會自我學習並整理後擇機分享,今天我們主要聊一下眾所周知的PowerPoint中那些鮮為人之的技巧。

當然,萬事開頭難,磨刀不誤砍柴工,事半功倍也是今天分享要旨的關鍵詞。(「程老板你話可真多噯~」 「糗,作文不是也有不少於800字的要求嘛~」)

1. 設置母版

母版是保證PPT風格統一的基礎,正式開工前設計良好的母版可以省去為每張PPT黏貼LOGO、設置頁眉頁腳、指定特殊標記等繁瑣工作。

操作:

視圖頁簽-幻燈片母版

左側母版列表選擇首個母版,並在右側母版中設置你需要統一的LOGO、頁眉頁腳(需要在插入頁簽-頁眉和頁腳功能的對話框中勾選頁腳選項)、標題及內容框字體樣式等等

關閉母版,此後新建的幻燈片都將按照之前母板指定的格式「產仔」

不會這7個技巧,別說你熟悉PPT

設置母版

2. 增加反悔次數

Ctrl+Z是頗為歡迎的功能(雖然人生並不能Ctrl+Z,但是浪子回頭金不換,前行也是一種輪回),然而在PowerPoint中,默認撤銷操作極限為20次,這對一般人來說也是足夠的;而二班的人想增加撤銷次數,可按如下操作進行設置。

操作:

文件頁簽-選項功能(在Microsoft系軟體中,「選項」類似於「設置」)

高級選項-最多可取消操作數(最多150次,還不夠?)

不會這7個技巧,別說你熟悉PPT

3. 放映幻燈片時如何耍帥 之 快速定位

無論你是坐在會議室裡通過影片遠程講解你的項目,還是在講台上Show你的產品,優雅快捷的PPT放映技巧可以節省你的操作時間,更不至於打斷講解思路,快捷直接的炫酷操作也會增添你的個人魅力

快速定位技巧可以避免你一頭懵逼地四處尋找某張特定PPT,不過為了更炫酷,你需要大體記得每個章節的大概次序,這也是演講前的必要準備工作:比如你需要借此把握你的演講進度。

操作:

在幻燈片放映時按下數字

按下Enter

4. 放映幻燈片時如何耍帥 之 黑/白板技能

黑/白板可以做什麼?當然可以用來寫字、擦除。程先生也知道你知道啦。但是你不一定知道如何在PPT放映時快捷地調出畫筆或者清除當前畫筆標記,而不是讓滑鼠同學點這點那磨磨唧唧;你也可能不知道如何讓PowerPoint成為真正的黑/白板,方便快捷地隱藏當前內容以不干擾觀眾思考或者借此考驗玩家們的記憶力。

操作:

1. 【啟用畫筆功能】在幻燈片放映時按 Ctrl+P(Pencil的首字母,聯想記憶法)

2. 【清除畫筆痕跡】在幻燈片放映時按 E (對,只需一個鍵;Eraser的首字母,好記吧~)

3. 【黑/白板思考時間】在幻燈片放映時按 B/W (Black/White首字母,再按可恢復顯示)

5. 放映幻燈片時如何耍帥 之 窗口放映模式

當然有朋友會說,上面兩種方式不就是快捷鍵嘛~是的,就是快捷鍵(分享一個秘密:超人穿紅色內內時也是用的快捷鍵)。其實,還有一種放映模式可以供不喜歡快捷鍵,但有著操控欲的朋友們使用。在下面的這個功能界面裡,你可以放心享受演講的樂趣(查看演講時間、預覽下一張幻燈片、查看讓人臉紅心跳的備註、顯示任務欄、顯示設置等等),別擔心,觀眾看到的只是單純的放映的PPT而已~

補充下,Alt+Tab,或者Win鍵+Tab,可以快速切換窗口,無論你當前在放映PPT還是小電影;如果你之前未曾用過這兩個組合鍵,願你從此以後P途平坦。

操作:

在幻燈片編輯狀態,注意不是放映狀態,按住Alt

再依次分別按一下D鍵,再按一下V鍵,注意分兩次按哦

進入窗口放映模式(一般這種模式在外接顯示器進行幻燈片放映時會自動啟動,現在你可以在單機時提前適應)

按Esc退出

不會這7個技巧,別說你熟悉PPT

6. 隱藏PPT 之 活用

這個功能怎麼說呢,說雞肋是雞肋,說雞腿也雞腿,考慮良久才決定把它寫出來。因為程先生本人遇到過這種場景。比如你辛勤地製作了許多PPT,但有些稿件因為某種原因不想在放映時展現(或者只是一個私人提綱,當然右側PPT底部也可以添加筆記),此時你就不用再花心機新建另一個文檔用於保存這些內容,而是直接隱藏它們(瀏覽時可見,放映時不可見)。

操作:

1. 在左側幻燈片列表中選擇(滑鼠左鍵加Ctrl鍵分別多選,加Shift鍵連續多選)需要隱藏的PPT

2. 滑鼠右鍵-隱藏幻燈片(幸好閱讀不要錢,不然會覺得很坑是吧,囧rz)

7. PPT轉換成影片、講義

這個功能之所以上榜,也是因為它的潛力。對於不想使用複雜影片編輯器製作影片的朋友們來說,這個功能真的簡直了。確實,程先生見過許多用PPT製作的精巧的放映動畫,而把這些放映動畫轉成影片(MP4、WMV格式),不就是真正的影片嘛~而講義功能,也將在下面的操作中展現,它能支持多種格式的講義,省操排版、列印的苦心~

操作:

文件頁簽-導出功能(一般Microsoft系軟體有另存為就有導出,任性吧~)

選擇創建影片/創建講義

在最右側的詳情中具體操作

不會這7個技巧,別說你熟悉PPT

正如文首所言(瞧,初中語文課學的首位呼應),今晚主要分享客觀技巧,那些主觀的美化設計與圖文組織技巧水比較深,等程先生融會貫通了再拿出來獻醜哈。

PPT各行各業都有自己的風格,而很多基礎功能也沒必要贅述,因為在PowerPoint頂部的菜單欄中,已經分門別類羅列得很詳細,大家只要花一定的時間去嘗試那些功能選項,總能熟門熟路並玩出更新穎的花樣。(文/程先生的小賣部)