Office WORD 技巧大全 從頭到尾駕馭 (1

  ★

插入其它語種的特殊符號

用Word進行文字處理時,往往要輸入很多符號。這裡介紹幾種常用的輸入其他語種特殊符號的方法。

1.插入符號法

單擊「插入」菜單欄,選擇「符號」命令,在裡面可以選擇拉丁語、希臘語等語種。

但是此法調用符號模塊時間較長,加之在較大的篇幅內尋找需要的符號比較麻煩,因此有一定局限性。

2.利用軟鍵盤功能法

Windows內置的中文輸入法提供了13種軟鍵盤。它們是:PC鍵盤、希臘字母鍵盤、俄文字母鍵盤、註音符號鍵盤、拼音鍵盤、日文平假名鍵盤、日文片假名鍵盤、標點符號鍵盤、數字序號鍵盤、數學符號鍵盤、單位符號鍵盤、制表符鍵盤、特殊符號鍵盤。我們可以根據需要,進行不同的選擇。

操作時,只須用滑鼠右鍵單擊輸入法詞條的軟鍵盤圖標,選中需要的軟鍵盤,即可選定、插入符號。

3.利用英文字體設置

在英文字體Wingdings和Webwings下,數字、英文字母和其它的一些字符顯示為一些符號。

另外,以此類推,利用上述幾種方法,還可以為用戶的螢幕保護程序「三維文字」增加近200種特殊圖案。方法是:在「三維文字」的「設置」中,輸入上述的英文字母、數字和字符,字體選擇為Wingdings或Webdings,則出現與之對應的符號或特殊圖案,如果再選擇擴展名為BMP的文件為紋理,螢幕保護程序圖案會更加美觀大方,更加多樣化。

———————————

★快速輸入大寫中文數字

在一些特殊領域,例如銀行等金融部門,經常需要輸入中文的數字,一次兩次可以,但是輸入次數多了未免太麻煩了,這裡介紹一種快速輸入中文數字的方法:

執行「插入」菜單上的「數字」命令,在彈出的「數字」對話框中輸入需要的數字,如輸入1231291,然後在「數字類型」裡面選擇中文數字版式「壹、貳、叁….. 」,單擊「確定」,中文數字式的「壹佰貳拾叁萬壹仟貳佰玖拾壹」就輸入好了。

———————————

★將姓名按姓氏筆劃排序

在舉辦會議或者進行評比時,需要對相關的人員姓名按照姓氏筆劃進行排序。首先,將需要排序的姓名寫出來,每個姓名要占一行,即輸入結束後需按「回車」換行,選中所有需要排序的姓名,執行「表格」菜單上的「排序」命令。

在「排序文字」對話框裡,「排序依據」項選擇「段落數」,「類型」項裡根據各自的要求,可以選擇「筆劃」、「數字」、「日期」、「拼音」四種排序方式,在其後的二選一框裡選擇「遞增」或者「遞減」方式,單擊「確定」,雜亂無章的姓氏就被Word排列的井井有條了。 ———————————

★在Word中插入當前的日期和時間

用戶可以隨時使用快捷鍵在Word文檔中插入當前的日期或時間。方法很簡單,只需要將光標置於需要插入日期或時間的位置,按下Alt+Shift+D組合鍵即可插入日期,而按下Alt+Shift+T可插入當前時間。用戶也可以執行「插入」菜單上的「日期和時間」來完成同樣的工作。

———————————

★鎖定插入的日期和時間

在上面的例子中,我們介紹了如何插入「日期和時間」,如果在插入日期和時間的時候在「日期和時間」對話框中選擇了「自動更新」的話,則每次打開該文檔時日期和時間都會變成當前的日期和時間。如果用戶並需要日期和時間的自動更新,可以單擊時間和日期處,按下Ctrl+F11組合鍵,這樣就可以鎖定時間和日期了。還有一種一勞永逸的方法,就是按下Ctrl+Shift+F9組合鍵使時間和日期變為正常的文本,自然就不會自動更新了。

———————————

★利用合併字符功能設置上下標

用戶在編輯文檔的時候,有時會遇到某個字符同時具有上下標,例如X10 、10+2-1,公式編輯器可以輕鬆的完成任務,但是如果在安裝Office時沒有安裝公式編輯器該怎麼辦呢?

在工具欄裡添加「合併字符」按鈕,鍵入有上下標的字母,依次鍵入上標、下標,然後同時選中上下標,最後按下合併字符按鈕,接著會彈出對話框,進行了相應的設置後,就完成了上下標的輸入。

需要提醒用戶注意的是,如果上下標對不齊的話可以嘗試加空格,另外此方法只適用上下標不超過6個字符的情況。

———————————

★使用⑩以上的數字序號

以前在Word中輸入10以帶圈序號非常困難,現在Word XP 中可以輕鬆插入帶圓圈10以上的序號。點擊工具欄上的○字按鈕,在「文字(T)」欄輸入「11」, 「圈號(Q)」欄中選「○」,點「確定」即可完成。

———————————

★使用格式刷重復復制格式

格式刷的用法相信廣大用戶都會,但是每次只能調整一次格式是不是很不方便呢?

其實只要雙擊「格式刷」按鈕,用戶可以將選定格式復制到多個位置。再次單擊格式刷或按下「Esc」鍵即可關閉格式刷。

———————————

★利用拖放的方式復制網頁

在復制網頁內容時,通常用戶都是在IE窗口用滑鼠選中需要復制的部分,然後執行「復制」命令,接下來打開Word程序,進行「黏貼」。

其實還有更加簡便的方法,就是使用Windows最常見的拖放功能,選中網頁上的內容,按住滑鼠左鍵不放,拖到Word窗口,然後釋放滑鼠左鍵,網頁的內容就被完整復制了。

———————————

★利用不間斷空格使兩個單詞保持在同一行文字裡

用戶在錄入一段文字時,經常會遇到這樣的情況,一個由多個單詞組成的詞組(如人名)被分隔在兩行文字裡,如果遇到這種情況,可以通過一個不間斷空格使該詞組保持在一行文字裡。

方法很簡單,選中詞組中每個單詞(除最後一個單詞)後的空格並按下Ctrl+Shift+Space組合鍵即可。

———————————

★讓光標在段落間快速移動

在編輯Word文檔的時候,如果需要在段落之間移動,可以使用Word提供的一個快捷鍵只需按住Ctrl鍵,然後再按下方向鍵中的向上或向下鍵,這樣就可以使光標依次向上或向下移動一個段落。

———————————

★巧用「選擇性黏貼」中的「無格式文本」

用戶在製作文檔時經常會用到復制和黏貼的方法,但是直接黏貼的文本有時會出現不希望的格式,如從復制的網頁文字黏貼到文檔後,四周留下了表格邊框;從其它文檔黏貼過來的文字延續了源文件中的格式。通過「選擇性黏貼」我們可以讓這些文字按照設置好的格式出現。

將需要的文字復制到剪貼板後,執行「編輯」菜單上的「選擇性黏貼」命令,在彈出的對話框中選擇「無格式文本」。單擊「確定」按鈕後,黏貼的文字就是無格式的,也就是說它會按照黏貼光標位置的格式出現。

———————————

★快速顯示文字格式

在用戶編輯文檔的時候,有時需要確定某一段文字應用了何種格式(如字體、大小等)。

執行「幫助」菜單上的「這是什麼?」命令,滑鼠指針變為一個問號後,單擊需要確定格式的文字。螢幕上就會顯示出該文字的格式。用戶還可以按下Shift+F1組合鍵,然後單擊需要查詢格式的文字。如果不需要文字格式的顯示,可以按下Esc鍵取消。

——————————————————————————–

★在Word中用另類方法復制文本

選定需要復制的文字,按下Shift+F2組合鍵,這時狀態欄上會顯示「復制到何處」的字樣,然後將光標移動到目標處並按下回車鍵即可完成復制。

———————————

★去除自動添加的超級鏈接

Word有很多自動功能,這無疑給用戶的操作增添了無數的便捷,但有時也會感到有些不方便,比如僅僅是輸入了一個網址或E-mail地址後,Word會自動將其轉換為一個超級鏈接,對於不需要這一鏈接的用戶來說如何去除自動添加呢?

有三種方法

1.即時方法,在Word將網址或E-mail自動轉換為超級鏈接域後,按下Ctrl+Z組合鍵,即可取消該自動轉換。

2.長期方法,執行「工具」菜單上的「自動更正選項」命令,在彈出的對話框中選擇「鍵入時自動套用格式」選項卡中,去除「Internet及網路路徑替換為超級鏈接」復選框的選擇。

需要提醒用戶注意的是,使用此方法後,當用戶再輸入網址或E-mail地址時,Word就不會自動將其轉換為超級鏈接了。

3.取消其它位置的超級鏈接,如果想把文檔中某個已經存在的超級鏈接域轉換為正常文本,只需在按住Ctrl鍵的同時單擊該超級鏈接,然後按下Ctrl+Shift+F9組合鍵即可。

———————————

★快速插入一對大括號

將光標置於需要插入大括號的地方,然後按下Ctrl+F9組合鍵,就可以快速在插入點插入一對大括號,並且將輸入光標置於大括號中。

———————————

★在Word 2002中選擇多個文檔區域

用戶在Word 2002中可以像在Windows窗口中選擇多個文件一樣來選中多個文檔區域,這樣可以大大提高工作效率。具體方法與選擇多個文件一樣,就是按住「Ctrl」然後使用滑鼠進行選擇即可。

———————————

★禁用智能標記

雖然智能標記大大方便了用戶的操作,不過可能也有些朋友不喜歡它們,因為不時的彈出菜單太煩人了。那就將它們取消了事,方法很簡單,仍然打開對話框,取消「使用智能標記標識文字」和「顯示智能標記操作按鈕」兩個復選框就行了,如果你仍想使用某個智能標記,那就在「識別器」清單中個別設置就行了。

———————————

★WORD字體隨身攜帶

在日常辦公中,常常要在另一台電腦上列印本機Word文檔,如果採用的是Windows系統默認的字體,在另一台電腦上列印當然不會有什麼問題,可是如果本機採用的是另外安裝的字體,而另一台電腦上又未安裝該字體,那麼列印時就會變成宋體了。要想即不在另一台電腦上安裝該字體,又要正確列印出該文檔,我們可以這樣做:執行 「工具→選項」命令,打開「選項」對話框,點擊「保存」標籤,選中「嵌入TrueType字體」,這樣就可以把創建此文檔所用的TrueType字體與文檔保存在一起,當在另一台電腦上打開此文檔時,仍可用這些字體來查看和列印文檔。

注意:①如果想做到此目的,必須對該文檔使用一種新的樣式;②你想嵌入的字體只能是True Type字體;③這樣的文檔容量比較大,為了減小文檔的體積,可同時選中「只嵌入所用字符」選項;④在另一台電腦上打開該文檔時,不能對嵌入的字體文本進行修改,否則會使嵌入的字體丟失。

———————————

★為WORD文本加註解

如果你想為WORD的某個文本(如一個新名詞、一個英文縮寫等)加以註釋,而又不想讓註釋出現的文檔中,下面三種方法中的任意一種可以幫你做到:

①先選中需要註釋的文本,用「插入→批註」命令,打開「批註」窗口,在其中輸入註釋文字後關閉該窗口,則該文本被加上黃色底紋(不會列印出來),當滑鼠移至該文本時,註釋文字則顯示在該文本的上方;

②將光標移至需要加註釋的文本後面,用「插入→腳註或尾註」命令,打開「腳註或尾註」對話框,適當設置後確定,則光標移至該頁文本的左下方,輸入註釋文本,則在上述文本後面出現一個數字序號,光標移至該序號處,註釋文本即顯示出來(不過該註釋文本會顯示在文檔下方,並能列印出來);

③如果註釋文本比較長,我們可以先將註釋文本(圖片也可以)存放在一個獨立的文件中(非WORD格式也行),然後建立一個鏈接:選中要加註釋的文本,用「插入→超級鏈接」命令,打開「插入超級鏈接」對話框,在「要顯示的文字」右邊的方框中輸入需要加註釋的文本,在「請鍵入文件名稱或Web頁名稱」下面的方框中輸入前面建立的註釋文本文件的詳細路徑及名稱(也可以用「瀏覽」按鈕查找到),按「確定」按鈕,則需要加註釋的文本變成藍色帶下畫線形式(並不影響文檔的列印),點擊該文本(在WORD XP中需要按住Ctrl鍵),則可直接打開註釋文本所在的文件。

———————————

★快速輸入特定的短語

我們在用WORD2000/XP進行文檔編輯時,像專業術語、單位名稱等這些特定的短語,在一篇文章中可能要反復輸入,如果每次都是一個字(詞)一個字(詞)地去輸入,不僅麻煩、速度慢,而且容易出錯,同時也很難每次輸入文本的一致性。我利用WORD2000/XP的「剪貼板」功能,做到了特定短語的一次性輸入,達到快速、準確、一致之目的。

①啟動WORD2000,打開「剪貼板」工具欄。

②選將特定的短語(如「《中華人民共和國建築法》」、「《建設工程質量管理條例》」、「建設工程質量監督工作」等)輸入到文檔中,然後一個一個的選中,用「復制」命令將他們逐條加到「剪貼板」中。

③在需要某一短語的位置,單擊「剪貼板」工具欄上相應短語的圖標就可以一次性輸入該短語。

④如果短語太多,記不清某條短語在「剪貼板」上的具體位置也沒關係,當你將滑鼠指向某條短語時,在左下方即可顯示出該短語,點擊你需要的短語即可(在WORD XP中,「剪貼板」上直接會顯示出短語的內容)。

——————————————————————————–

★特殊符號的輸入

在WORD2000/XP中可以有多種方法輸入一些特殊符號,我們以「※」為例,看看如何輸入特殊符號:

①軟鍵盤法。右擊中文輸入法的「軟鍵盤」(一般輸入法均帶有「軟鍵盤」),選「特殊符號」選項,直接點擊符號「※」所在的字母鍵即可;

②自動更正法。用「工具→自動更正」命令,打開「自動更正」對話框,在「替換」框中輸入「mh」,在「替換為」框中輸入「※」,先後按「添加」和「確定」按鈕。以後你在文檔中輸入「mh」及後面的文字時,系統會自動將其更正為「※」,如果你確實需要輸入字母「mh」(不會這麼巧吧!),你可以先輸入「mha」及後面的文字,再將「a」刪除即可;

③自造詞法。右擊中文輸入法(以「五筆字型」為例)狀態條,選「手工造詞」選項,打開「手工造詞」對話框,在「詞語」框中輸入「※」,在「外碼」框中輸入「mh」,先後按「添加」和「關閉」按鈕,以可你在該輸入法中輸入「mh」時即可輸入「※」;

④用「插入→符號」命令,打開「符號」對話框,在「廣義標點」子集中會找到「※」,雙擊它即可輸入。

———————————

★使用通配符進行模糊替換

如果想把整篇文檔中引號(「」)內的文本全部設置成黑體,可以採用通配符替換的方法做到:

①用「編輯→替換」命令,打開「查找與替換」對話框,並點擊下面的「高級」按鈕,再選中「使用通配符」選項;

②在「查找內容」框中填入:「*」後(*號代表任意字符,?號代表1個字符),點擊「替換為」框,再按下端的「格式」按鈕,並選「字體」選項,在彈出的「查找字體」對話框將字體設置為黑體後確定;

③按「全部替換」按鈕,即可將全文引號內的文本一次性設置為黑體了。

———————————

★Word文檔與RTF文檔的互換問題

Word允許用戶輸入和輸出一種RTF特殊格式的文件,只需選擇「另存為」命令,在「保存類型」中選擇「RTF格式」即可。

RTF是Rich Text Format的縮寫,並將它作為該格式文件的擴展名。RTF文件格式是由Microsoft創建的。它是為在不同程序間傳遞數據而設計的。其優點之一就是文件的格式信息不會丟失或破壞。例如,用戶可以利用RTF格式將文檔在Word與老版本的Word、PageMaker以及其它幾種流行的軟體(包括Word for the Mac)之間傳送。

———————————

★如何將Word文檔轉換成為幻燈片

我們經常需要製作內容相同的Word文檔和PowerPoint文檔,同時又不想重新進行輸入和製作,這個時候就需要用到Word的文檔轉換功能。

其實,Office本身就提供了一種十分方便的各種環境間文檔轉換的方法。方法就是直接把另外一個編輯環境裡面的文檔打開。例如需要將Word文檔轉換成PowerPoint文檔時,啟動PowerPoint,單擊「文件」菜單欄,選擇「打開」命令,在打開文件的對話框中把文件類型設置為「所有文件」,然後選擇已經編輯好的Word文檔,單擊「確定」即可做到不同文檔格式的自動轉換。

———————————

★使用Word字體隱藏功能製作模板

在Word的使用中,有時候我們需要製作列印用的專用模板,比如在下面的表格中我們可以看到粗體的部分是不需要列印的,只要列印那些正常文字到已經為它們準備好的「聯繫表」空白樣表內,因為這些黑色文字是要經常變化的,所以不能把它們都作為模板內容,只能空下來不填,但是每次輸入要列印內容的時候,會因為不知道哪個空白單元格,應該填寫哪個相應內容,這樣我們會覺得無所侍從,經常要拿來樣稿再一個一個的按照要求填寫十分麻煩,如何使這些文字只顯示,而不讓它們列印出來呢?為了製作這個模板我們可以使用隱藏文字的方法:

高級管理人員聯絡表

編號

00102549

網址:

http://www.tsinghua.edu.cn

EMAIL:

[email protected]

網名:

水木清華

隱藏文字的方法:選中要隱藏的文字,如「高級管理人員聯絡表」,然後,單擊「格式→字體→效果」,將隱藏」復選框打上鉤,然後單擊「確定」按鈕。其它的粗體文字只要選中後按照上述方法執行即可,或者使用格式刷來刷一下就可以了!

隱藏文字後,怎樣設置能看得見它們呢?方法如下:單擊「工具→選項→視圖→非列印字符」,選中「隱藏文字」復選框,這樣我們就可以看到哪些被隱藏的字符了!

——————————————————————————–

★在沒有安裝Word的計算機上查看文檔

有時用戶需要將製作的文檔拿到其它沒有安裝Word的計算機上使用,如果時間來不及的話,可以不安裝Office,採用以下方法。

在完成文檔編輯後執行「文件」菜單下的「另存為Web頁」命令,輸出的網頁文件自然可以拿到其它計算機上演示了,而且對作品的效果影響不大,只是一些版式變化。另外,也可以用寫字板來打開Word文件。

———————————

★換頁時不再頻繁敲回車鍵

在編輯文檔時,經常會遇到換頁的情況,大多數的用戶都會敲很多次回車鍵以生成新的頁面,這實際上是一個非常不好的習慣,因為當用戶對前面的內容再作修改時,會直接影響到版面,所以用戶應當使用下面的方法:

當編輯到需要換頁的位置時,按住「Ctrl」鍵後再按下回車鍵,插入一個分頁符,這樣就完成了換頁的工作。

———————————

★Word「分節」的妙用

在Word中,「節」是文檔的一部分,可以在其中單獨設置某些頁面格式設置選項。如果需要修改屬性,例如行編號、列數、頁眉和頁腳時,可創建一個新的節,並對這個新的節應用新的頁面設置選項。除非插入分節符,否則Microsoft Word會將整個文檔視為一個節。分節符是為表示節結束而插入的標記。分節符中保存有節的格式設置元素,如頁邊距、頁的方向、頁眉和頁腳以及頁碼的順序。分節符在文檔中顯示為包含有「分節符」字樣的雙虛線。

插入分節符的方法如下:

1.單擊文檔中需要插入分節符的位置,單擊「插入」菜單欄中的「分隔符」命令,出現一個名為「分隔符」的對話框。

2.在「分節符類型」下,單擊描述了所需新分節符開始位置的選項。分節符類型共有4種:「下一頁」、「連續」、「奇數頁」和「偶數頁」。下面的示例顯示了可插入的分節符類型。

———————————

★為部分文檔創建不同的頁眉或頁腳

創建頁眉或頁腳時,Word自動在整篇文檔中使用同樣的頁眉或頁腳。要為部分文檔創建不同於其他部分的頁眉或頁腳,需要對文檔進行分節,然後斷開當前節和前一節中頁眉或頁腳間的連接。

⑴ 如果尚未對文檔進行分節,需要在要使用不同的頁眉或頁腳的新節起始處插入一個分節符;

⑵ 單擊要為其創建不同頁眉或頁腳的節;

⑶ 單擊「視圖」菜單中的「頁眉和頁腳」命令。出現「頁眉和頁腳」工具窗口;

⑷ 單擊「頁眉和頁腳」工具欄上的「同前」按鈕;

⑸ 修改已有的頁眉或頁腳,可能為該節創建新的頁眉或頁腳。Word會自動對後續各節中的頁眉或頁腳進行同樣的修改。

⑹ 要為下一節創建不同的頁眉或頁腳,重復步驟1到步驟5。

———————————

★Word文檔轉換為HTML文檔後的變化

當我們將Word文檔存為Web頁面時,Word會關閉文檔,然後用超文本標記語言(HTML)格式保存,但是因為HTML不支持某些Word功能,轉換時Word會更改或取消內容,因此應先用Word格式保存文檔。特別是當文檔還要當作Word文檔使用時。下面將Word文檔轉換成HTML時發生的變化列出如下:

字號:字號會映射成最接近的有效HTML字號,範圍從1號到7號,這些字號並不是磅值,但瀏覽器用它們作為字號的指令。Word字號是從9號到36號;

批註:用”插入”菜單中的”批註”命令插入的批註會被刪除。不過,在將文檔保存為HTML格式後,可以輸入批註並顯示”批註”樣式。瀏覽器在顯示WEB頁時,不會顯示批註;

動態文字:動態文字效果會丟失,但文字保留下來。在Web頁創作中,會在頁中給動態文字插入滾動文字;

圖形:圖片和剪貼畫等圖形會轉換成GIF格式,除非,圖形已經是JPEG格式。文字框和形狀等圖形對象無法轉換,線條會轉換為橫線;

制表符:制表符會轉換成HTML制表字符。制表符在某些Word瀏覽器中會顯示為空格,所以可以改用表格或縮進。

域:域結果會轉換成文字,系統會刪除域代碼。例如,用戶插入的是DATA域,日期文字會轉換過來,但日期將無法更新。

目錄和索引:信息轉換過來,但目錄和索引、圖表目錄在轉換後無法轉換自動更新,因為它們以域代碼為基礎。目錄會在頁碼處顯?quot;*”,這些”*”是超級鏈接,用戶單擊該鏈接即可在即可在Web頁中漫遊。用戶可以將星號替換為希望超級鏈接顯示的文字。

首字下沉:首字下沉會被刪除,在Web創建環境中也可增大一個字號。

圖形對象:圖形對象無法保留,用戶可以插入” Word圖片”對象,在Web頁創作中使用繪圖工具。對象轉折換為GIF格式。

公式、圖表和其他OLE對象:這些項目轉換為GIF格式。外觀會保留下來,但用戶無法更新這些項目。

表格:表格寬度。盡管Web頁不支持的設置會丟失,但表格會轉換過來。彩色的、可變換寬度的邊框不會保留。

突出顯示:突出顯示會丟失。

修訂標記:用修訂功能所作的修改會保留下來,但系統會刪除該修訂標記。

頁碼:由於HTML文檔是單獨的Web頁,因此不管有多長,都會刪除該文檔的頁碼。

頁面邊框:沒有邊框的HTML對應內容,用戶可以用格式菜單中的”北景”命令來添加背景,使頁面更具吸引力,用戶還可以在表格周圍設置邊框,並且可以用橫線來幫助強調或分隔Web頁的部分。

頁面邊框:HTML中沒有頁眉和頁腳的對應內容。

腳註和尾註:HTML中沒有腳註的對應內容。

——————————————————————————–

★修改Word2000標尺

打開Word2000,窗口默認標尺為2、4、6……38,這一數字表示什麼單位呢?是公分?是英寸?都不是;原來它是以字符為單位,在宋體五號字的格式下,每行約可輸入38個中文字符。不過這樣的設置,用起來很不方便,尤其在制表、作圖時,很不直觀,有必要修改成以公分為單位標尺。

從工具菜單中,打開「選項」對話框,選取「常規」卡片,其中有一”度量單位”選擇條,注意:不要被巳填好的”公分”蒙騙而無所作為,其實在它的下面有一個打レ的「使用字符單位」的選擇項,現在把這個小方框中的レ去掉,加以確定。回到Word2000界面一看,原來標尺上的2、4、6……38,變成了以公分為單位的1、2、3……14數字了。(湖南柳嵩高)

———————————

★微調各邊距

用戶在進行排版時,通常都會使用滑鼠左鍵來調整頁邊距、左右縮進、制表符、表格邊框線等,但有時由於各種原因(如滑鼠不靈敏,螢幕分辨率較低等),效果不盡人意,不能精確的移到理想的位置,這時可以在調整的過程中加按滑鼠右鍵(不釋放左鍵)來進行微調,可以達到理想的效果。

———————————

★用鍵盤選定表格中的項目

前面介紹了使用滑鼠選定表格的方法,下面介紹一下使用鍵盤選定表格的技巧。

Tab選定下一單元格的內容

Shift+Tab 選定上一單元格的內容

按住 Shift 並重復按某箭頭鍵 將所選內容擴展到相鄰單元格

單擊列的第一個或最後一個單元格,按住 Shift 並重復按上箭頭或下箭頭 選定列

Ctrl+Shift+F8,然後用箭頭鍵擴展所選內容(或塊),按Esc可取消選定模式

Shift+F8 縮小所選內容

Alt+數字鍵盤上的 5 選定整張表格(Num Lock 鍵需處於關閉狀態)

———————————

★巧用Alt鍵調整表格

用戶在調整表格高度與寬度時,通常都是使用滑鼠來進行拖動,但是這種方法不夠精確;也可以在表格屬性裡設置,這種方法可以保證精確,但是不夠直觀,能否將二者結合起來呢?

在調整寬度或高度的時候,用戶可以按住Alt鍵不放然後使用滑鼠進行拖動調整,這樣就會在標尺處顯示表格的長或寬的數值大小,既精確又直觀。

另外,Word中的其它調整如分欄的欄寬調整、首行縮進等都可以用此方法進行。

———————————

★修改表格的垂直對齊方式

通常情況下,Word表格中的文字採用的是頂端對齊方式,即無論表格內容的多寡,其文字的排列都是向「頂」看齊,這在各個表格項中文字的數量差不多的情況下到也沒什麼,可當不同表格項的文字數量相差較大時就顯得不太美觀了。我們若能將表格中的第一列文字全部放在單元格的中間位置進行列印,則要美觀得多,為此,許多用戶都採用了手工插入空行的辦法來加以解決,操作麻煩不說,效果也不太好,其實我們只需利用Word表格的垂直居中功能即可解決這一問題,具體步驟為:

執行Word「表格」菜單的「繪制表格」命令,或單擊快捷工具欄上的「表格和邊框」按鈕,激活Word的「表格和邊框」工具欄。

將光標移到需要垂直居中的單元格上(可能將這些單元格定義為塊);

單擊「表格和邊框」工具欄上的「垂直居中」按鈕,表格中的文字就會居中排列,這就較缺省的頂端對齊方式要美觀得多。當然,用戶如果需要也可將文字設置為「底端對齊」方式。

———————————

★將公式完整顯示出來

在Word中經常會用公式編輯器編制一些複雜的公式,但是有時候,用戶沒有使用Word中默認的單倍行距來設置文本段落,這時就會出現公式不能完整顯示的情況。

只需要選中文本段落,執行「格式」菜單上的「段落」命令,將行距設置成最小值,再輸入相應的行距值就可以達到完整顯示公式的作用。

———————————

★增加、刪除和顯示全部菜單命令

在默認情況下,Word只在菜單中顯示最常用與最近使用過的命令。如果需要像從前Word 97那樣一次顯示全部命令,則需禁用個性化菜單。單擊「工具」菜單中的「自定義」,然後單擊「選項」選項卡,清除「菜單中首先顯示最近使用過的命令」復選框,然後選擇關閉就可以了。

執行「工具」菜單中的「自定義」命令,選擇「命令」標籤,從「類別」列表中選擇需要增加的命令所在的菜單,從「命令」列表中選擇增加的命令,然後將命令拖放到菜單欄中合適的位置即可。如果需要刪除某個菜單命令,只須保持「自定義」對話框的打開狀態,選中菜單中需要刪除的命令,按下滑鼠左鍵將它拖離菜單即可。當然,我們還可以用更簡便的方法:按下Ctrl+Alt+「-」組合鍵,這時滑鼠光標將變成粗減號(按Esc鍵可以取消),在要刪除的菜單命令上單擊就可以將它刪除。

——————————————————————————–

★摒棄「智能菜單」功能

Office 2000新增的「智能菜單」功能可以只顯示最近使用過的命令,而不是像傳統菜單一次就把所有項目全拉出來,節省了許多視覺空間。但若是用慣了Office 97,可能會對這種「智能」的菜單顯示方式感到有些不太習慣。不過沒關係,我們可以通過簡單的設置讓它恢復成傳統的菜單方式。單擊「工具」菜單欄,選擇「自定義」命令,在彈出的「自定義」對話框中選擇「選項」標籤卡,並將其中的「菜單中首先顯示最近使用過的命令」項前的對勾取消掉,然後按下「關閉」按鈕即可讓Word菜單恢復到傳統的顯示方式了,同時Office 2000其他所有的組件,如PowerPoint、Excel等也會恢復到傳統的菜單顯示方式。

———————————

★在螢幕提示中顯示快捷鍵

在Microsoft Word中,通過在螢幕提示中顯示快捷鍵,用戶就可以知道最常用Word命令的快捷鍵。在選擇顯示工具欄螢幕提示時,用戶可以指定Word同時顯示該工具欄按鈕的快捷鍵。

執行「視圖」菜單上「工具欄」子菜單上的「自定義」命令,在彈出的對話框中選擇「選項」選項卡,選中「顯示關於工具欄的螢幕提示」復選框和「在螢幕提示中顯示快捷鍵」復選框。

單擊「關閉」按鈕後,用戶就可以在螢幕提示中看到快捷鍵了。

需要提醒用戶注意的是,在選擇了「在螢幕提示中顯示快捷鍵」復選框後,該設置將影響到除Excel之外的所有Office程序。

———————————

★快速刪除Word不常用的按鈕和菜單

Word中的工具欄上的一些常用按鈕使得編輯文章更加方便,但我們也發現有些按鈕並不常用,但卻占據了很多寶貴的螢幕空間。其實用戶可以這樣刪除它們:在工具欄空白處單擊滑鼠右鍵,選擇「自定義」命令,彈出對話框後不要去管它,直接從工具欄上把用戶要刪除的按鈕按住不放,將它拖到螢幕空白處(會出現一個小叉)放開即可刪除,非常方便。

其實小編有一個非常容易的方法,只要按下Alt鍵不鬆開,然後用滑鼠把相應按鈕拖放到工具欄外面即可,利用此法甚至可以刪除Word菜單下不常用的命令。

———————————

★更改菜單打開方式

如果有人的Office xp菜單是以滑動或者展開的動畫效果顯示的,用戶一定覺得夠酷,其實用戶也可以使用這種效果,打開工具菜單下的「自定義」對話框,在「選項」標籤中用戶可以看到菜單的打開方式這一項,系統默認是「無」,通過它的下拉菜單用戶可以看到有「無」、「任意」、「展開」、「滑動」這幾項,用戶選自己喜歡的方式,就可以看到更酷的效果了。

———————————

★更改默認的度量單位

用戶可以設置默認的度量單位,例如,英寸或磅值,Word 將該度量單位用於對話框中輸入的數值和 Word 標尺。

執行「工具」菜單中的「選項」命令,然後單擊「常規」選項卡。單擊「度量單位」框中的所需選項即可。

注意要將對話框中的默認度量單位改為像素,請選中「為 HTML 功能顯示像素」復選框。

———————————

★將同一高度和寬度應用於不同對象

用戶可以通過一次設置完成所有對象的調整。

選取要具有同一尺寸的所有對象(自選圖形、圖片、藝術字或剪貼畫)。執行「格式」菜單上的「對象」、「自選圖形」、「圖片」、「藝術字」或「剪貼畫」命令(「格式」菜單項會發生相應的更改以反映所選的對象類型)。

在「大小」選項卡上,單擊「高度」和「寬度」框以鍵入所需的尺寸。

———————————

★添加更多的智能標記

所謂智能標記,是指能被識別和標記為特殊類型的數據。當出現「智能標記」按鈕時,我們可以快速調整在Office 程序中黏貼信息的方式或自動更改的方式,例如將文本從 Microsoft Word黏貼到Microsoft PowerPoint中時,在文本旁將出現一個按鈕,單擊該按鈕即可以看到一個用於微調黏貼文本格式的選項列表:保留源格式、匹配目標格式、僅保留文本、應用格式或樣式等,當然這裡出現的智能標記及其相關的選項會根據每個Office程序而有所不同。常見的智能標記有自動更正選項、黏貼選項,當然還有人名、日期、時間、地址、地點、電話號碼等(可惜僅針對英文有效),而且只有在Outlook中向某個用戶發送了電子郵件(或者地址簿中有該用戶的地址)後,該用戶名才能被自動識別。

如果你覺得Word XP中自帶的智能標記功能還不夠用,那麼可以打開「工具→自動更正選項」對話框,選擇「智能標記」標籤頁,點擊「其他智能標記」按鈕,系統就會自動啟動IE登錄相關更新站點下載新的智能標記,以後就可以使用了。

———————————

★不在任務欄上顯示多餘文檔圖標

默認情況下,Word將使用個別文檔界面,也就是說你打開的每一個文檔都將使用一個單獨的新窗口打開,在任務欄下會顯示相應的文檔圖標,用戶點擊任務欄的文檔圖標即可快速切換到不同的文檔窗口。不過,如果你打開的文檔太多,那麼任務欄上就會顯得非常零亂,假如你不希望如此,可以從「工具」菜單進入「選項」窗口,在「視圖」標籤頁中清除「任務欄中的窗口」復選項,以後就可以從 「窗口」菜單中選擇需要顯示的文檔窗口,任務欄上就不會再顯示亂七八糟的各個文檔圖標了。

——————————————————————————–

★自動滾動,我可以

如果你還未使用內置滾輪的滑鼠,那麼在查看一篇長文檔時,一定會感覺到不停點擊滑鼠左鍵或拖動滑塊的煩惱,其實Word XP中提供了一個「自動滾動」的功能,為什麼不利用一下呢?

從「工具→自定義」下打開「自定義」窗口,從左側窗口中選中「工具」類別,然後在右側「命令」下拉列表框中找到「自動滾動」項,再將這個項目拖放到Word界面中,隨便找一個地方放置即可,只要你覺得醒目就行了。以後,即使你沒有滾輪滑鼠,也可以使用「自動滾動」功能來查看長長的文檔,當然如果你想閱讀電子文檔那就更方便了。,假如你覺得滾動速度太快,上下移動滑鼠可以自行調節,不需要滾動時只要左擊或右擊均可,相當於給你的兩鍵滑鼠增加了一個免費的滾輪呢。

———————————

★讓文檔中的圖片更瘦一些

如果文檔中僅僅只有一些文字內容,那麼它的個頭通常不會很大,至多幾十KB而已。不過,假如由於某種原因在文檔中插入了幾幅圖片,那麼文檔的個頭可就會急劇膨脹,不僅編輯和傳輸非常不便,而且打開或保存時也特別緩慢。

不過,我們可以對插入文檔中的圖片進行壓縮處理,選中圖片後,Word XP會自動激活一個圖片工具欄,選中右起第5個工具按鈕,就可以在「壓縮圖片」窗口中選擇「選中的圖片」項,假如你想壓縮文檔中的所有圖片,可以選擇「文檔中的所有圖片」,這裡已經自動勾選了「壓縮圖片」和「刪除圖片的剪裁區域」兩個復選項,點擊「確定」按鈕後,會出現一個對話框告訴你壓縮圖像命令可能會損壞圖像的質量,詢問是否應用圖像優化,確定後就可以縮小圖片的身材啦。

———————————

★讓Word XP的啟動隨心所欲

Word XP的啟動也可以隨心所欲,你只需要在「開始→運行」框中找到Word XP的可執行程序,一般是C:\\Program Files\\Microsoft Office\\Office\\Winword.exe,然後為它添加一個相應的啟動參數即可,然後為它在桌面上創建一個快捷方式,以後使用就方便多了。

啟動開關 含義 示例

/t 模板名稱 啟動 Word,並打開基於非Normal模板(Normal 模板:可用於任何文檔類型的共用模板。可修改該模板,以更改默認的文檔格式或內容)的新文檔 /t Myfax.dot

/a

啟動 Word 並防止自動加載加載項(加載項:為 Microsoft Office 提供自定義命令或自定義功能的補充程序。)和共用模板(包括 Normal 模板)。開關 /a 還鎖定設置文件。

/l 加載項路徑 啟動 Word,然後加載指定的 Word 加載項 /lSales.dll

/m 啟動 Word 時不運行任何 AutoExec 宏

/m 宏名

啟動 Word,然後運行指定的宏,該 /m 開關還可防止 Word 運行任何 AutoExec 宏 /mSalelead

/n 啟動一個新的 Word 實例,並且不打開任何文檔

/w 啟動一個含有空白文檔的新的 Word 實例(江蘇王志軍)