Excel列印技巧

  2007-08-1817:25轉載

沒有列印機一樣可以列印預覽

在沒有安裝列印機的電腦上按下Excel的「列印預覽」按鈕後,Excel會卻提示沒有安裝列印機,且無法列印預覽。其實,只要單擊「開始」→「設置」→「列印機」,然後雙擊「添加列印機」項目,再隨便安裝一個列印機的驅動程序。重啟Excel,就會發現已經可以列印預覽了。

列印指定頁面

一個由多頁組成的工作表,列印出來後,發現其中某一頁(或某幾頁)有問題,修改後,沒有必要全部都列印一遍!只要選擇「文件」→「列印」(不能直接按「常用」工具欄上的「列印」按鈕,否則是將整個工作表全部列印出來),打開「列印內容」對話框,選中「列印範圍」下面的「頁」選項,並在後面的方框中輸入需要列印的頁面頁碼,再按下「確定」按鈕即可。

首行重復列印

當工作表大於1頁時,用戶一般希望在列印時能在每一頁中均能包含首行,你可以這樣設置,打開「頁面設置」對話框,單擊「工作表」選項卡,接下來只需在「列印標題→頂端標題行」文本框中輸入::類似的字符,可能用滑鼠將工作表中的首行拖過來也可以,以後就該表格首行就會列印在每頁了。

表格也縮印

有時為工作需要,可能要求將多頁內容調整為一頁列印出來(在Word中可以通過「縮放」技巧來做到),可選擇「文件」→「頁面設置」,再在打開的「頁面設置」對話框中單擊「頁面」標籤,在「縮放」組下有一個「調整為」選項,只要在這裡鍵入列印工作表內容時所需要的頁數(注意頁寬和頁高兩個值必須一致)就可以了。不過,此功能對於與紙張高、寬比例嚴重不協調的工作表來說,建議不要採用,否則會嚴重影響列印效果。

列印選定區域

選定需要列印的區域,執行「文件」→「列印」,打開「列印內容」對話框,選中「列印內容」下面的「選定區域」選項,按下「確定」按鈕就行了。如果經常要列印固定的某個區域,可以先選定相應區域,再執行「文件」→「列印區域」→「設置列印區域」。經過這樣的設置後,無論是執行菜單的列印命令,還是直接按「常用」工具欄上的「列印」按鈕,均可將設置的區域列印出來。

此時,如果想列印別的內容,就必須先執行「文件」→「列印區域」→「取消列印區域」命令,然後再進行列印操作。

列印不連續的單元格(區域)

如果僅僅需要將一些不連續的單元格(區域)中的內容列印出來,那麼在按住Ctrl鍵的同時,用滑鼠左鍵單擊需要列印的單元格(區域),選中多個不連續的單元格(區域,如A2.B2:C8.D10……),然後選擇「文件」→「列印」,打開「列印內容」對話框,選中「列印內容」下面的「選定區域」選項,按下「確定」按鈕就行了。此時,系統將選中的每一個不連續單元格(區域)分開,列印在不同頁面上(即A2列印在一張紙上,B2:C8列印在另一張紙上……)。

如果需要經常列印固定的不連續行、列,可以在上述隱藏設置完成後,執行「視圖」→「視面管理器」,打開「視面管理器」對話框,按其中的「添加」按鈕,在隨後彈出的「添加視圖」對話框「名稱」後面的方框中輸入一個名稱(如「列印」等),確定退出。以後需要列印時,再打開「視面管理器」對話框,選中「列印」視圖項,按「顯示」按鈕,即可顯示出設置好的列印頁面,執行列印操作就可以了。

列印不連續的行(或列)

有時,需要將一張工作表中部分不連續的行或列列印出來,可以在按住Ctrl鍵的同時,用滑鼠左鍵單擊行(列)標,選中不需要列印出來的多個不連續的行(列),右擊滑鼠,選「隱藏」選項,將其隱藏起來,然後再執行列印操作就可以了。

將公式列印出來

如果要將單元格中的公式列印出來,則執行「工具」→「選項」,在「視圖」標籤中,選中「公式」選項,確定退出。此時,工作表中含有公式的單元格,不是顯示公式的運算結果,而是顯示出具體公式,執行列印操作,即可將公式列印出來。

一次列印多個工作表

在按住Shift(或Ctrl)鍵的同時,用滑鼠在需要列印的工作表名稱上單擊,即可選中多個連續(或不連續)的工作表,進行正常的列印操作,即可將選中的工作表一次列印出來。在「列印內容」對話框中,選中「列印內容」下面的「整個工作簿」選項,再確定列印,即可一次性將整個工作簿中所有工作表列印出來。

讓每一頁都列印出標題行

一個由多頁組成的表格,通常需要在每一頁上都列印出標題行:執行「文件」→「頁面設置」,打開「頁面設置」對話框,單擊「工作表」標籤,在「頂端標題行」後面的方框中輸入::(這裡假定第2和第3行為標題行,$符號在英文狀態下,用Shift+4組合鍵輸入),確定退出,再列印時,系統會自動為每一頁加上標題行。如果在「左端標題列」後面的方框中輸入列標題區域,就可以為每一頁添加上列標題。

異地列印Excel表格

如果某台電腦(A電腦)沒有安裝列印機,而另一台有列印機的電腦(簡稱B電腦)上卻沒有安裝Excel,可這樣操作:先在A電腦上安裝一下B電腦列印機的驅動程序,再打開需要列印的Excel工作簿,調出「列印內容」對話框,將列印機設置成B電腦上的列印機,選中「列印到文件」選項,並設置好其他選項,按「確定」按鈕,在隨後彈出的「列印到文件」對話框中輸入一個文件名(如a.prn)後,再按「確定」按鈕。然後將a.prn(保存在「我的文件」文件夾中)文件拷貝到電腦B中,在DOS狀態下(Windows下的「MS-DOS方式」也可以),在文件所在的目錄中,執行「copy a.prn lpt1」命令,即可將Excel工作表列印出來。

讓工作表居中列印

有時,可能需要列印的數據不是很多。如果直接列印,這些內容有可能會集中在紙張頂端,看起來很不美觀,但如果人工調整又非常麻煩。這時,只要選擇「文件」→「頁面設置」,打開「頁面設置」對話框,單擊「頁邊距」選項頁,如果希望工作表中的數據在左右頁邊距之間水平居中,只要在「居中方式」小節下勾選「水平」復選框即可;如果希望工作表中的數據在上下頁邊距之間垂直居中,只要勾選「垂直」復選框,當然建議同時勾選這兩個復選項,這樣就美觀多了。

自動避開錯誤值列印

當工作表中存在公式時,有時難免會出現一些錯誤信息,當然不想在列印時將這些錯誤信息也顯示出來。選擇「文件」→「頁面設置」,單擊「工作表」標籤,再單擊「列印」選項組下「錯誤單元格列印為」下拉列表框,再從中將缺省的「顯示值」改為「<空白>」,這樣就不會將螢幕上顯示的錯誤信息也列印出來,而是只列印空白單元格。

列印公式原形

首先,需要在工作表中將公式顯示出來才行,在「工具」→「公式審核」菜單下選中「公式審核模式」選項即可。然後選擇「文件」→「列印」,接著單擊「選項」按鈕來選定區域、活動工作表或整個工作簿。

調整列印機的分辨率

單擊「文件」→「列印」,在打開的「列印內容」中單擊「屬性」按鈕,然後在打開窗口的對話框下「列印質量」下拉框中可以選擇一種點數較低的分辨率,例如360點/英寸,這樣列印起來速度就會快很多。

以草稿方式列印

以草稿方式列印工作表時,將忽略格式和大部分的圖形,這樣也可以達到提高列印速度的目的,大家要做的只需選擇列印機設置框中的「按草稿方式」復選框。

以單色方式列印

如果工作表中有很多彩色格式設置,那麼要採用單色列印的方式,這樣Excel在列印時就會自動將彩色字體和邊框列印成黑色而不是使用灰度,列印速度自然大大提高,你可以選擇列印機設置框中的「單色列印」復選框。

不讓表頭到表格中

有時列印表格線時,經常會把表頭也弄到表格裡面。這時,可以選取表格中需要列印的區域(記住不要選擇表頭),然後單擊快捷工具欄中「邊框」按鈕旁邊的小三角形符號,在出現的邊框樣式中選「所有框線」就行了。這樣,列印出來後,表頭就再也不會跑到表格裡面去了。

快速打開列印機窗口

Excel XP具有後台列印功能,執行列印任務時,你可以在前台繼續從事其他操作,而系統會在後台進行列印,狀態欄會顯示一個列印機圖標。此時,只需雙擊狀態欄中的列印機圖標即可打開列印機狀態窗口,從中可快速執行暫停、刪除列印等操作。

列印預覽的妙用

假設Excel的一個工作簿建有兩個工作表,現第二個工作表的頁碼要接著第一個工作表的頁碼。只要選中第二個工作表,按「列印預覽」→「設置」,進入「頁面設置」→「頁面」,最下面有一項「起始頁碼」,默認是自動,現修改其默認值即可,如第一個工作表的結束頁碼是5,那麼在起始頁碼中輸入6。

列印行號和列標

選擇「文件」→「頁面設置」命令,單擊「工作表」標籤,再選中「行號列標」復選框即可。

不列印圖形

對於一個圖文混排的文件,常常需要校對其中的文本,為了節省紙張和油墨,不列印其中的圖片。你可以通過下面兩種方法來做到:(1)執行「工具」→「選項」,單擊「列印」標籤,將「列印文件附加信息」下面的「圖形對象」復選框前面的對號去掉。(2)在「列印」對話框中,按下端的「選項」按鈕,即可單獨打開「選項」對話框中的「列印」標籤,去掉「圖形對象」前面的對號去掉。

縱橫向紙張混合列印

有時,文件中插入表格,而表格需要橫向輸出時,可這樣設置:將光標定位在表格所在頁(即需要橫向輸出的頁)的開頭,打開「頁面設置」對話框,在「頁邊距」標籤下,將紙張類型設置為「橫向」,按「應用於」右邊的下拉按鈕,選「插入點之後」選項,確定退出;再將光標定位在後面需要恢復「縱向」輸出頁的開頭,仿照上面的操作,將紙張類型設置為「縱向」。

雙面列印

(1)在「列印」對話框中,按下端「列印」右邊的下拉按鈕,選定「奇數頁」選項,「確定」列印,「奇數頁」列印完成後,將列印了內容的紙張翻過來裝入列印機(順序千萬不要搞錯喲),再將「偶數頁」列印上去就行了。(2)在「列印」對話框中,選中「人工雙面列印」選項,「確定」列印,「奇數頁」列印完成後,系統會彈出一個提示列印另一面的對話框,此時,將列印了「奇數頁」內容的紙張翻過來裝入列印機,按下上述對話框的「確定」按鈕,將「偶數頁」內容列印上去就好了。

小提示

如果列印機有夾紙的「不良」習慣,請採取前面的「列印指定頁面」的做法,一頁一頁做到雙面列印。盡管此法很麻煩,但最可靠!

列印連續頁碼

默認情況下,列印Excel表格時,每個工作表中的表格頁碼都是從1開始編號的。如果需要將多個工作表的表格頁碼連續排列,可以採用下面的技巧:首先採用上面介紹的方法查看第一個工作表的總頁數,接著切換到第二個工作表。單擊「文件」→「頁面設置」,進入「頁眉/頁腳」選項卡,再單擊「自定義頁眉」(或「自定義頁腳」)按鈕打開對話框。根據需要單擊其中的「左」、「中」或「右」框,再單擊帶有「#」字樣的按鈕,即可將「&[頁碼]」放入框中。如果要讓第二個工作表的首頁碼接著第一個工作表的尾頁碼,只須在「&[頁碼]」後輸入後者的總頁數(即尾頁碼,例如11),使其變成「&[頁碼]+11」的樣子。如果必要,還可以在「&[頁碼]+15」前後加上「第」和「頁」字樣,使其變成「第&[頁碼]+11頁」。最後按上面介紹的方法操作,就可以列印頁碼連續的多個工作表了。

小提示

採用上述方法列印連續頁碼時,「頁面設置」、「頁面」選項卡中的「起始頁碼」選項應為「自動」。

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