這 10 個最常用 Excel 技巧, 關鍵時能救急!

  有時候,主管會突然給你安排一個數據處理的任務,掌握下面 10 個 excel 技巧,關鍵時會救急。

一、選擇性黏貼 VS Sum 不能求和

問題:經常遇到有同學問,Sum 為什麼不能求和了,90% 原因都是因為文本型數字的原因。

解決方法:如果數字有綠三角就選取區域,然後打開綠三角 – 轉換為數字。加

如果沒有綠三角,用選擇性黏貼的方法:復制空單元格 – 選擇性黏貼 – 黏貼運算:加

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二、分列 VS 導入的身份證號變 0

問題:從文本文件導入個人信息到 Excel 表格時,身份證後 3 位會變成 0

解決方法:在分列第 3 步選取身份證列,修改為文本

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三、刪除重復項 VS 刪除重復值

問題:需要把表中重復的行刪除,保留唯一的行

解決方法:選取數據列 – 數據 – 刪除重復項

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四、數據透視表 VS 同時統計個數和總和

問題 : 需要同時統計客戶消費次數和總金額

解決方法:選取數據透視表 – 添加計數項和求和項

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五、合併計算 VS 2 個表格核對

問題:不同來源的表格進行數據核對。

解決方法:用合併計算方法

例:如下圖所示有兩個表格要對比,一個是庫存表,一個是財務軟體導出的表。要求對比這兩個表同一物品的庫存數量是否一致,顯示在 sheet3 表格。

庫存表:

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軟體導出表:

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操作方法:

步驟 1:選取 sheet3 表格的 A1 單元格,excel2003 版裡,執行數據菜單 ( excel2010 版 數據選項卡 ) – 合併計算。在打開的窗口裡 ” 函數 ” 選 ” 標準偏差 ”,如下圖所示。

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步驟 2:接上一步別關窗口,選取庫存表的 A2:C10(第 1 列要包括對比的產品,最後一列是要對比的數量),再點 ” 添加 ” 按鈕就會把該區域添加到所有引用位置裡。

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步驟 3:同上一步再把財務軟體表的 A2:C10 區域添加進來。標籤位置:選取 ” 最左列 ”,如下圖所示。

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進行以上步驟後,點確定按鈕,會發現 sheet3 中的差異表已生成,C 列為 0 的表示無差異,非 0 的行即是我們要查找的異差產品。

六、定位對象 VS 刪除表中所有圖形

問題:從網上復制表格時,黏貼到 excel 中會有很多小圖形。

解決方法:CTRL+G 定位 – 定位條件 – 對象 – Delete 刪除

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七、條件格式 VS 到期提醒

問題:如何對應收帳款進行到期提醒

解決方法:用條件格式填充顏色

如下圖所示,根據 B 列的日期判斷,已到期 ( 日期<= 今天=”” )=””>

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————- 操作步驟 —————-

1 選取 B 列日期,開始 – 條件格式 – 突出顯示單元格規則 – 小於

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2 在彈出窗口的左邊框中,輸入公式 =today ( )

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效果如下圖所示。

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八、迷你圖 VS 大量圖表

問題:表格中每一行數據都需要單獨製作 excel 折線圖

解決方法:插入迷你圖(2010 版及以後版本才有該功能)

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九、跳過空值 VS 隔列黏黏

問題:把一個表隔列黏貼到另一個表中

解決方法: 用選擇性黏貼 – 跳過空值

按 ctrl 不松分別選取後插入空列,然後用跳過空值黏貼

十、Vlookup 函數 VS 合併 2 個表格

問題:2 個表格需要合併成一個表格

解決方法:用 Vlookup 根據某一列查找相同項

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註:按 F4 鍵可把相對引用轉換成絕對引用

▎本文轉載自 Excel 精英培訓(ID:excelpx-tete),作者蘭色幻想 – 趙志東。由會計說整理髮布。