Excel快捷編輯功能|數據驗證

  今天給大家介紹Excel中一個易用易學且非常強大的功能——數據驗證。

我們在Excel中輸入數據時,為了確定輸入信息的準確性,減少工作量,可以使用數據驗證功能添加驗證條件,限定信息範圍。

不過我現在導入的大量數據通常都是已經完善了的通用表格,所以純手動錄入數據的情況很少。

我主要是在製作動態圖表中的下拉列表時會用到它,或者偶爾用它添加備註信息,等等。

這篇文章主要介紹的是數據透視表常用的三個場景,我將它們稱為「備註」、「警告」、「下拉列表」。

數據驗證的強大功能當然不至於此,但相信在了解這幾個場景的過程中,您基本上也就能了解數據驗證的使用範圍了。

下面的介紹均非實例操作,具體案例操作可能會在後續影片推文中重復提及,歡迎持續關注。

Excel快捷編輯功能|數據驗證

1、備註

在Excel中輸入數據信息的時候,我們想對某個或某組數據進行信息備註,但又不能破壞表格的整體結構。

這時候,可以選中需要備註的區域,點擊選擇「數據—數據驗證—輸入信息」:

Excel快捷編輯功能|數據驗證

然後,在上圖的對話框中分別輸入標題和輸入信息:

Excel快捷編輯功能|數據驗證

設置完成後,按下「確定」,完成操作。這時候,你再將滑鼠放置在你之前選中的區域,上面會自動顯示輸入的備註信息。如下圖:

Excel快捷編輯功能|數據驗證

2、警告

有時候,我們需要對輸入的數據進行限制,從而減少輸入數據的錯誤率。

此時,我們也可以使用「數據驗證」來進行限制。

現在,我要求在我選中的區域中輸入的數值必須為大於100的整數,否則會顯示警告信息。

我們來創建這個需求:

首先,選擇需要進行限制的數據;然後點擊「數據—數據驗證—設置」,出現下面的對話框:

Excel快捷編輯功能|數據驗證

在上面的對話框中,為數據添加驗證條件,如下圖:

Excel快捷編輯功能|數據驗證

然後,點擊「出錯警告」,繼續設置:

Excel快捷編輯功能|數據驗證

在上面的對話框中,輸入有效信息,如下圖:

Excel快捷編輯功能|數據驗證

設置完成後,按下「確定」,完成操作。接下來,當你在選中區域內輸入數值不能滿足驗證條件時,系統會自動顯示出錯警告。如下圖:

Excel快捷編輯功能|數據驗證

3、下拉列表

這是一個非常實用且強大的操作,後續製作動態圖表這篇推文中也會使用到此操作。

日常Excel使用中,當我們需要不斷的在「性別」組輸入男女,在「職位」組輸入有限的幾個職位時,為了增加輸入效率,減少不必要的操作,可以通過「數據驗證」的方式來設置下拉列表。

現在,我需要為性別這一列設置下拉列表,時它的單元格內只能輸入「男」或「女」。

首先,右鍵單擊左下角的列表名稱,選擇插入一個新圖表:

Excel快捷編輯功能|數據驗證

在新插入的工作表中,將你要在下拉列表中顯示的內容分別寫在同行或同列中,中間不能有空格。填寫好後,將它們全選。如下圖:

Excel快捷編輯功能|數據驗證

然後單擊右鍵,選擇「定義名稱」,出現下面的對話框,在此我將名稱改為「性別」,點擊確定:

Excel快捷編輯功能|數據驗證

設置完成後,回到前面的工作表「sheet1」,然後選中「性別」這一列。點擊「數據—數據驗證—設置」,在「允許」中選擇「序列」。

Excel快捷編輯功能|數據驗證

點擊「來源」下方被紅圈框住的「數據輸入按鈕」,出現下圖的對話框:

Excel快捷編輯功能|數據驗證

按快捷鍵「F3」,顯示「黏貼名稱」對話框,出現下圖的對話框後,選擇「test3」:

Excel快捷編輯功能|數據驗證

選擇「test3」後,再次按下「數據輸入按鈕」,回到下圖的「設置」對話框,按「確定」,完成設置。

Excel快捷編輯功能|數據驗證

完成設置後,在「性別」這一列中,選擇任意一個單元格,都會出現下圖的下拉列表,無需重復輸入,一鍵即可選擇性別。

Excel快捷編輯功能|數據驗證

遇到要重復輸入的信息時,比如,第一個輸入的性別是「男」,,第二個也是「男」時,可以直接按下「Ctrl+D」,即可快速復制單元格上方的信息,更加快捷方便。

以上,我主要通過按個案例介紹了「數據驗證」的常用場景,但它的功能遠不止這些,大家不妨拿起滑鼠親自嘗試探索一下哦~