Office 數據共享全程指南

  Office數據共享全程指南

微軟Office產品專家周鳳蘭

由於Office數據共享可以大大提高工作效率,減少因重復錄入產生的各種人為誤差,做到Office組件之間的無縫協同工作。因此,Office數據共享已經成為用戶必須掌握的技能。本文以Office2003為例,介紹Office組件之間共享數據的方法與技巧。

一、 坐享其成―Word

Word的排版和列印功能非常強大,Office其他組件可充分利用這一優點,列印出更加美觀的文檔或報表。

1.合併Excel數據

Excel具有電子表格、圖表和數據庫等3種功能,但是,它不能像數據庫那樣逐條列印工作表記錄。幸運的是,Word可以多種方式共享Excel數據,作為Excel數據輸出工具滿足各種需要。下面以常見的薪水條列印為例,介紹Word合併Excel數據的方法。

(l)創建Excel數據表

在Excel中創建一個工作表,在首行各單元格中依次輸入薪水項目(即列標題),例如,序號、姓名、崗位薪水、工齡薪水等,它們是Excel數據被Word識別並調用的依據。在第二行依次輸入每人的薪水數據,工作表中的計算單元格(例如,個人所得稅、合計等)應事先設計好公式。數據輸入並完成計算之後,以「薪水表」為名保存。

(2)創建Word模板

在Word中單擊「文件一頁面設置」菜單命令,在打開對話框的「紙張」選項卡中,選擇「紙型」列表中的「自定義大小」選項。此處必須根據列印科目和紙張仔細設計,如果使用A4紙進行列印,建議將「寬度」設置為30公分、「高度」設置為6公分。單擊「頁邊距」選項卡,將列印方向設置為「橫向」,最後根據列印結果修改頁邊距,使一頁紙剛好能列印3一4個薪水條。

按照慣例,薪水條應該列印薪水項目的名稱,並且與有關數據一一對應。為此,可以根據Excel工作表中的項目設計相應表格(如下表所示)。

序號

姓名

崗位薪水

技能薪水

工齡薪水

副食補貼

夜班費

合計

將薪水項目的名稱逐個輸入,並在每個項目的下面保留填寫數據位置,供下一步插入合併域使用。當表格設計好以後,可以將其另存為模板備用。

(3)使用共享數據

用薪水條模板新建一個Word文檔,右鍵單擊工具欄,選擇「郵件合併」命令,打開「郵件合併」工具欄,單擊「打開數據源」按鈕,在打開對話框中雙擊存放數據的Excel工作表,打開「選擇表格」對話框,選中包含有數據的工作表,單擊「確定」按鈕。

將光標插入表格第一個項目的位置(例如,「序號」下的單元格),單擊「郵件合併」工具欄中的「插入域」按鈕,打開「插入合併域」對話框。單擊「數據庫域」選項,再選中「域」列表中的「序號」選項,單擊「插入」按鈕就可以將序號合併域插入到表格中。

以上操作完成後,單擊「關閉」按鈕,將光標放入表格第二個項目的位置,例如,「姓名」下的單元格。再次打開「插入合併域」對話框,選中「域」列表中的「姓名」選項,將姓名合併域插入光標所在的位置。

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插入合併域

重復上面的操作將所有合併域插入薪水條中的對應位置,放在「{{}}」中間的內容即是合併域。如果需要調整合併域的格式,例如,對齊方式、字號和字體等。可以將表格中的合併域選中,像普通文字那樣使用「格式」工具進行設置。

薪水條文檔中的格式設置完成以後,單擊「郵件合併」工具欄中的「合併到新文檔」按鈕,即可在打開的對話框中選擇合併記錄的範圍。如果需要生成所有員工的薪水條,可以選中「全部」選項;列印當前記錄時可選中「當前記錄」選項;否則可以選中「從」選項,然後輸入記錄的起止序號,單擊「確定」按鈕就會在新文檔窗口中生成薪水條。

提示:Word「郵件合併」功能除了使用Excel數據以外,還可以共享Access數據庫或數據庫連接等數據。

2.黏貼Excel數據和圖表

(l)黏貼Excel數據

選中Excel工作表共享數據所在的單元格區域,單擊「復制」按鈕將數據放入剪貼板。然後切換到使用數據的Word文檔,單擊「黏貼」按鈕即可。

如果上述操作需要做到某些特殊效果,可以單擊已黏貼表格右下角的「黏貼選項」按鈕,在打開的菜單中選擇操作:如果需要將Excel數據黏貼為Word表格,應選擇「保留源格式」或「匹配目標區域表格樣式」命令;如果需要將數據黏貼為純文本,每行數據位於不同的段落,每列數據之間用空格分隔,應選擇「僅保留文本」命令;如果需要將數據黏貼為指向Excel工作表的鏈接,當作為數據源的Excel工作表更改數據以後,Word文檔中的數據自動更新,可選擇「匹配目標區域表格樣式並鏈接到Excel」或「保留源格式並鏈接到Excel」命令。

如果Excel工作表中的數據需要黏貼到Word表格,就應該按以下幾種方法進行操作:假如數據需要插入行、列數相同的Word表格,可以按上面介紹的方法復制Excel單元格區域,然後選中Word文檔中行、列數相同的表格區域,單擊「黏貼」按鈕即可將數據放入Word表格;如果工作表中的數據需要以合併等形式黏貼到Word,可以將光標插入Word表格插入點的左上角,單擊「黏貼」按鈕將單元格區域插入Word表格。然後單擊黏貼區域右下角的「黏貼選項」按鈕,在打開的菜單選擇操作:「以嵌套表格形式插入」是默認操作,它將單元格區域以嵌套方式插入Word表格;如果需要將原有表格與黏貼的數據表格合併成一個新表,就應當選擇「與現有表格合併」;選擇「以新行的形式插入」以後當前表格會增加一個新行。

(2)黏貼Excel圖表

選中Excel工作表中的圖表,單擊「復制」按鈕將其放入剪貼板。切換到需要共享Excel圖表的Word文檔,單擊「黏貼」按鈕將圖表插入文檔。再單擊圖表右下角的「黏貼選項」按鈕,就可以在打開的菜單中選擇操作:如果需要將圖表黏貼為位圖圖片(圖表不可以使用Excel再次編輯和更新),可以選擇「圖表圖片」命令(這是「黏貼」的默認選項);如果需要將圖表黏貼為嵌入圖表(滑鼠雙擊圖表可以打開插入的Excel工作表,以便修改數據然後更新圖表),可以選擇「Excel圖表(整個工作表)」命令;如果需要將圖表黏貼為指向Excel圖表的鏈接(原始Excel工作表更改圖表時,Word文檔中的圖表會自動更新),就應當選擇「鏈接到Excel圖表」命令。

提示:黏貼Excel數據和圖表時,靈活使用「黏貼選項」菜單中的命令可以做到不同的數據共享效果。

3.插入Access數據

Word共享Access數據最簡單的方法是復制、黏貼,你只需打開Access數據庫中的表,就可以像Excel那樣復制數據然後黏貼到Word中。另外,Word還可以使用插入記錄的方法共享Access數據。

(l)插入全部記錄

右鍵單擊Word工具欄,選擇「數據庫」命令,打開「數據庫」工具欄,單擊「插入數據庫」按鈕,在打開的「數據庫」對話框中單擊「獲取數據」按鈕,在打開的對話框中雙擊Access數據庫。

如果需要把數據庫中的部分或全部數據插入Word,可單擊「數據庫」對話框中的「插入數據」按鈕,在打開對話框中選擇「全部」或「從」(需要輸入記錄的「從」和「到」的記錄號)選項,單擊「確定」按鈕就可以把記錄數據插入文檔。

(2)插入符合條件的記錄

如果我們需要將數據庫中符合某些條件的記錄插入文檔,就要使用「查詢選項」進行必要的篩選:按上面介紹的方法打開「數據庫」對話框,單擊「查詢選項」按鈕,以打開相應對話框。

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插入符合條件的記錄

例如,我們需要插入「姓氏」為「趙」,「職務」為「銷售經理」的記錄。就應當單擊「篩選記錄」選項卡,打開「域」列表分別選擇「姓氏」和「職務」選項,再打開「比較條件」列表分別選擇「等於」選項,在「比較對象」下的兩個列表中分別輸入「趙」和「銷售經理」,最後在左邊列表中選擇「與」選項即可。如果不需要將記錄中的所有字段插入Word,只需單擊「選擇域」選項卡。選中「所選域」下方不需要的字段,單擊「刪除」按鈕即可。若需要將記錄的字段名稱插入Word,請選中「包含域名」選項即可,否則就要取消選中該項。

提示:使用上面介紹的方法也可以把Excel工作表中的記錄插入Word。

(3)建立數據連接

如果Word需要共享SQL Server2000以及其他數據庫中的數據,就需要使用「數據連接嚮導」。在Word「數據庫」工具欄中單擊「插入數據庫」按鈕,在打開的「數據庫」對話框,單擊「獲取數據」按鈕,在打開對話框中,單擊「新建源」按鈕打開「數據連接嚮導」。下面,我們以SQL Server2000數據庫為例:在打開對話框中選中「Microsoft SQL Server」選項,單擊「下一步」按鈕打開對話框。首先輸入SQL Server2000服務器的名稱,然後選擇「登錄憑據」下面的合適選項。如果選擇了「使用下列用戶名和密碼」選項,就需要輸入登錄服務器的用戶名和密碼,單擊「下一步」按鈕繼續。

在打開對話框的「選擇數據庫」列表中選擇數據所在的數據庫,而後即可看到數據庫中的表顯示在對話框中。選中即將從中插入數據的表,單擊「下一步」按鈕繼續。

在打開對話框中列出了即將建立的數據連接文件的名稱,用戶可以進行修改或直接單擊「完成」按鈕。而後「選取數據源」對話框自動打開並顯示剛才建立的數據連接文件名稱,單擊「打開」按鈕就可以看到「數據庫」對話框,我們就可以像插入Access數據庫那樣調用數據庫中某個表的數據。

二、廣交朋友―Excel

Excel是處理和加工數據的多面手,共享其他Office組件的數據可以充分發揮Excel的功能。

1.共享Word表格數據

Excel共享Word表格數據的方法比較簡單:選中Word表格需要復制數據的連續行列區域,單擊「復制」按鈕將數據放入剪貼板。然後切換到Excel工作表,選中需要黏貼表格數據的區域左上角的單元格,然後單擊「黏貼」按鈕,Word表格數據連同表格線一同被黏貼到Excel中。

如果需要保留或取消Word表格的邊框線,單擊表格數據右下角的「黏貼選項」按鈕,選擇「匹配目標格式」命令即可使用工作表的原有格式(表格不帶邊框)。如果需要保留Word表格原來的格式(表格帶有邊框),選擇「保留源格式」命令即可。

2.共享Access數據

(l)復制靜態數據

如果Excel使用的Access數據不需要更新,只要把某個Access表看成Excel工作表,然後向一個Excel工作表復制數據即可。

單擊Access工具欄中的「打開」按鈕,在打開的對話框中雙擊打開該數據庫。在「xxx:數據庫」對話框中單擊「表」按鈕,使數據庫中的所有表顯示在對話框中。選中要復制數據的表單擊「打開」按鈕,就可以在Access窗口中看到打開的表。

如果需要復制表中的部分字段,可以將滑鼠指針放到表上方的字段名稱上面,向左(或向右)拖動選中需要復制的字段及其數據。如果需要復制表中的部分記錄,可以將滑鼠指針放到表左側,左箭頭指針出現後拖動選中需要復制的記錄。如果需要復制表中的任意一塊數據,用十字形滑鼠選中表中需要復制的區域。

Access表中的數據復制完畢,選中需要插入數據的Excel工作表區域左上角的單元格,單擊「黏貼」按鈕。

(2)連接Access數據

如果Excel需要即時刷新Access數據庫中的數據,就要創建「查詢」或者「數據連接」,將共享的Access數據庫連接到Excel。

在Excel中單擊「數據一導入外部數據一新建數據庫查詢」菜單命令,在打開對話框中選中「MS Access Database*」選項,單擊「確定」按鈕後將打開「選擇數據庫」對話框,從中找到需要連接的數據庫,選中後單擊「確定」按鈕打開相應對話框。

單擊數據庫表名稱前面的「+」,就可以看到表中的所有字段,選中字段名稱單擊「預覽」按鈕可以看到字段的數據。單擊「下一步」按鈕繼續。

如果需要使用表中的所有字段的數據,選中表單擊「>」按鈕就可以將其中的字段全部放入「查詢結果中的列」列表中。如果需要使用表中的部分字段的數據,應當一個個選中字段名稱單擊「>」按鈕,將這些字段一一放入「查詢結果中的列」列表。單擊「下一步」按鈕繼續。

在打開的對話框中選擇是否篩選數據。不需要篩選數據時直接單擊「下一步」繼續,否則就要選中「待篩選的列」列表中的字段,然後選擇篩選條件並輸入關鍵字。

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選擇篩選數據

在打開對話框中選擇排序關鍵字和排序方式,然後單擊「下一步」繼續。

最後,在打開對話框中選擇將要執行的操作,這裡應選擇「將數據返回Microsoft Office Excel」選項,單擊「完成」按鈕即會打開「導入數據」對話框。選擇數據放置在「現有工作表」還是「新建工作表」,單擊「確定」按鈕即可在工作表中看到Access數據庫中的數據。

3.共享out1ook日曆信息

如果你在Outlook日曆中建立了工作日程,需要導出到Excel形成工作安排表,可以按以下方法操作:在Outlook中單擊「導航窗格」中的「日曆」按鈕,使日曆顯示在窗格上面,再單擊工具欄中的「今天」、「工作周」等按鈕,使要導出內容的日曆顯示在窗口中。單擊「文件→導入和導出」菜單命令,在打開的對話框選中「導出到文件」選項。單擊「下一步」按鈕繼續。

在打開的對話框,選中「創建文件的類型」選項組中的「Microsoft Excel」選項,單擊「下一步」按鈕繼續。在打開的對話框中,選中「選擇導出文件夾的位置」選項組中的「日曆」選項。單擊「下一步」按鈕繼續。在打開的對話框,在「將導出文件另存為」框內輸入Excel工作表的路徑和名稱。最後單擊「完成」按鈕在指定位置保存一個Excel文檔。

如果上面只需要導出日曆中的部分項目,可以在最後一步單擊「映射自定義字段」選項,在打開對話框中,添加導出到Excel的項目時,只需將項目的名稱從對話框左邊拖到右邊即可,從右邊拖動到左邊的項目即不會被導出。

4.共享網頁數據

Excel具有強大的數據分析功能,它可以導入網頁上的數據進行各種分析。下面以獲取股票行情數據為例,介紹Excel共享網頁數據的操作方法。

(l)獲取個股行情

例如,我們想獲取「中國聯通」(600050)的行情,只需建立網路連接並在lE地址欄輸入http://stock.sina.com.cn ,回車後即可看到新浪財經頻道的首頁。你只需在「股票查詢」框的「股票代碼」內輸入600050,然後打開列表選擇「實時行情」選項,單擊「查詢」按鈕就可以在網頁上看到「中國聯通」的行情。

(2)建立Web查詢

打開一個空白Excel工作表,單擊「數據→導入外部數據→新建Web查詢」菜單命令,就可以看到名為「新建Web查詢」的對話框。將lE地址欄中的URL黏貼到對話框的「地址」欄,單擊「轉到」按鈕稍等片刻,就可以看到「中國聯通」的行情數據。

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建立Web查詢

假如我們要將「中國聯通」的行情數據導入Excel,只需單擊「當前價」單元格左上角的箭頭使其變成小勾。然後單擊「導入」按鈕,就會打開「導入數據」對話框,讓我們選擇數據放在現有工作表還是新建工作表。選擇現有工作表單擊「確定」按鈕,箭頭所指單元格範圍內的行情數據就會下載到工作表中,此時就可以斷開網路連接進行數據整理。

為了方便今後刷新行情數據時調用Web查詢,可以單擊「保存查詢」按鈕,將該Web查詢以文件形式保存起來,以後調用該文件就可以執行查詢。

(3)更新數據

當一個新的交易日結束以後,必須將新交易日的數據添加到工作表。此時可在Excel中單擊「文件一打開」菜單命令,在打開對話框中選擇「文件類型」為「查詢文件」選項,雙擊前面建立的查詢文件,打開「打開查詢」對話框,單擊「打開」按鈕。Excel就會自動連接到網站進行數據更新,並將新數據放在與查詢文件同名的工作表內,完成後就可以把其中需要的數據添加到工作表中。

除了這種方法以外,你還可以用另一種方法獲取新的行情數據。首先打開存放上日行情數據的工作表,建立網路連接以後右鍵單擊表中的數據區域,選擇「刷新數據」命令。Excel狀態欄就會顯示「連接Web」字樣,稍等片刻即會顯示「就緒」,說明當前工作表的數據已經被刷新。

三、海納百川―Access

對一般的小型應用來說,Access數據庫錄入數據顯得比較麻煩:單用戶操作獨占數據庫效率太低,多用戶網路共享數據庫的配置太複雜。下面的方法有助於你提高Access共享數據的效率。

1.導入Word數據

如果Word文檔中包含表格形式的數據(其結構與數據庫中的表一致),就可以將這些數據導入Access數據庫。

(l)表格轉換為文本

打開含有表格數據的Word文檔,單擊「表格→轉換→表格轉換成文本」菜單命令。在打開對話框中選中「文字分隔符」選項組中的「逗號」或「制表符」選項,單擊「確定」按鈕後表格就會變成「逗號」或「制表符」分隔的數據。接著單擊「文件→另存為」菜單命令,在「文件名」框中輸入新的文件名稱,選擇「保存類型」為「純文本」,然後單擊「保存」按鈕。

(2)導入數據

運行Access打開新的或現有的數據庫,單擊「數據庫」窗口「對象」欄中的「表」,然後選中窗口中需要導入數據的表。接著單擊「文件→獲取外部數據→導入」菜單命令,在打開對話框中選擇「文件類型」為「文本文件」,再選中要導入的文本文件,單擊「導入」按鈕,打開「導入文本嚮導」對話框根據提示操作即可。

2.導入Excel數據

如果一個Excel數據清單的結構與Access表相同(否則可能導致數據庫記錄發生混亂),並且數據區域中沒有空行或空列,就可以把Excel數據清單中的數據導入Access數據庫。

在Access中單擊「文件→獲取外部數據→導入」菜單命令。在打開對話框的「文件類型」列表中選擇”Microsoft Excel」選項,單擊「導入」按鈕打開「導入數據表嚮導」按提示操作即可。

3.導入Excel列表

Excel2003提供了一個嶄新的特性,它可以在Share Point網站或其子網站中創建「列表」。創建好的列表可以導出到Excel或Access,為遠程共享Excel數據提供了一種新方法。

提示:有關share Point網站的架設請參看《電腦報2004年合訂本上冊》附錄《Windows Share Point Services辦公應用入門》一文。

(l)創建列表

打開Excel工作表,選中要發布為「列表」的區域。單擊「數據一列表一創建列表」菜單命令,打開「創建列表」對話框顯示絕對引用的列表區域。如果需要使用列表中的標題可執行篩選等操作,只需選中「創建列表」對話框中的「列表有標題」選項。如果取消該選項,則創建的列表會自動添加「列1」、「列2」的標題。

單擊「確定」按鈕,所選區域就會變成工作表「自動篩選」的情形。其中區域的末行會顯示帶有星號的空白行。只要在該行中輸入數據,帶有星號的空白行及其下方的數據會自動下移,供用戶插入任意數量的數據行。

(2)發布列表

Excel列表創建完畢就可以發布到Share Point網站,在Excel中單擊「數據→列表→發布列表」菜單命令,打開「發布到Share Point網站」對話框。首先在「地址」框中輸入存放列表的網站的URL地址(例如,http://192.168.0.1或http://192.168.0.1/Excel)。如果要將列表鏈接到Share Point網站保存的列表,以便發布列表的用戶可以在Excel中刷新列表,請選中「鏈接到新Share Point列表」選項。如果用戶需要將列表發布到子網站(例如,http://192.168.0.1/Excel),必須在發布前打開Share Point網站主頁,單擊「創建」打開「創建網頁」Web頁,使用「網站和工作區」命令建立子網站。

接著在「名稱」框中輸入即將創建的列表名稱(例如,產品銷售情況),並在「說明」框中輸入可選的列表描述文字,完成後單擊「下一步」繼續。在打開的對話框中會讓用戶檢查列表區域中每一列顯示的數據類型是否正確,如果列鏈接的數據類型不正確,可以單擊「取消」按鈕返回,將其轉換為正確的類型。確認無誤後單擊「完成」按鈕,列表就會發布到Share Point網站的指定位置,並打開對話框顯示訪問列表使用的URL地址。

(3)導出到Access

列表發布完成以後,我們只需打開lE地址欄輸入存放列表的網站的URL地址(例如,http://192.168.0.1或http://192.168.0.l/Excel),回車打開登錄對話框輸入用戶名和登錄密碼,打開網站主頁單擊「文檔和列表」,即可在「列表」網頁中看到列表名稱,單擊需要導出數據的列表名稱即可打開網頁。

單擊網頁右側的「顯示任務窗格」或網頁中的「任務窗格」,就可以在網頁右側看到一個任務窗格。單擊「導出到Access」選項,任務窗格就會讓我們指定「創建表格的位置」。如果選中了「現有數據庫」選項,並單擊「確定」按鈕,即可在「打開」對話框中找到要導入數據的數據庫文件,連續單擊「打開」按鈕就可以在數據庫中新建一個表;如果選中「新建數據庫」選項,即可使用列表中的字段和數據創建一個數據庫。

4.鏈接Out1ook聯繫人

如果Access數據庫含有與Outlook聯繫人結構相同的表,就可以把Outlook中的聯繫人鏈接到Access,此後Access數據將隨著Outlook聯繫人的變化而不斷更新,反之也是如此。

啟動Access,並新建一個空白數據庫或者打開現有數據庫,單擊「文件→獲取外部數據一鏈接表」菜單命令。在打開對話框的「文件類型」列表選擇「Outlook」選項,打開「導入Exchange/Outlook嚮導」對話框,在其中展開「通訊簿→Outlook通訊簿」分支,選中包含有聯繫人的通訊簿,單擊「下一步」按鈕按提示完成操作,鏈接的Outlook聯繫人就會顯示在「數據庫」窗口中。

四、精挑細選―PowerPoint

PowerPoint可以使用Word大綱創建演示文稿,或者在幻燈片中鏈接、嵌入工作表數據和圖表,從而提高創建演示文稿的效率。

1.word大綱創建演示文稿

根據結構已經固定的Word文檔創建演示文稿比較常見,此時演示文稿將使用Word文檔中的標題樣式,例如,Word文檔中格式設置為「標題1」的段落將成為新幻燈片的題目,格式為「標題2」的文本將成為第一級文本的題目等等,從而大大減少演示文稿創建工作量。

打開已經設置好格式的用來創建PowerPoint演示文稿的Word文檔,單擊「文件→發送→Microsoft Office PowerPoint」菜單命令。PowerPoint就會自動打開顯示用Word文檔標題創建的演示文稿,你只需稍作修改即可完成創建。

2.共享Excel數據

(l)鏈接或嵌入數據

PowerPoint可以鏈接或以嵌入方式使用Excel工作表數據。

在PowerPoint中,單擊「插入一對象」菜單命令,在打開對話框中選中「由文件創建」選項,然後單擊「瀏覽」按鈕,在打開對話框中找到並選中Excel文檔,單擊「確定」按鈕後返回「插入對象」對話框。

如果需要將嵌入對象顯示為幻燈片中的圖標,請選中「顯示為圖標」選項,單擊「確定」按鈕就可以將Excel工作表嵌入幻燈片。

提示:如果Excel文檔中包含有多張工作表,則嵌入數據使用的是關閉文檔時打開的工作表。

另外,我們也可以將Excel工作表的一部分鏈接或嵌入到幻燈片。

將Excel工作表數據放入剪貼板,切換到PowerPoint中,單擊「編輯→選擇性黏貼」菜單命令。如果要將數據鏈接到幻燈片中,可選中「黏貼鏈接」選項,單擊「確定」按鈕即可。如果要將數據嵌入到幻燈片中,可選中「黏貼」選項,然後在右邊列表中選中「Microsoft Office Excel工作表對象」選項,單擊「確定」按鈕即可。

(2)鏈接或嵌入圖表

PowerPoint幻燈片鏈接或嵌入圖表的操作與數據基本相同,可參照上面介紹的方法操作。只是嵌入幻燈片的圖表應該單獨放在一張工作表中,而且該工作表必須在關閉文檔時處於打開狀態。

五、四通八達―Out1ook

Outlook可以共享Excel建立的聯繫人信息,或者把Outlook會議安排導入OneNote,還能使用Excel或Access中的地址信息批量發送郵件。

1.導入Excel聯繫人

(l)指定「區域名稱」

0utlook導入Excel聯繫人的工作表必須是「數據清單」,例如,工作表第一行的A1、B1、C1等存放聯繫人的列標題,諸如「序號」、「姓名」、「住址」、「固定電話」、「移動電話」等,第二、第三等行輸入相關聯繫人的記錄。

接下來選中聯繫人工作表中的數據區域,單擊編輯欄左端的「名稱框」輸入所選區域的名稱回車。以後只要打開名稱框右邊的下拉列表選擇區域名稱,聯繫人數據所在的區域如果被選中,說明「區域名稱」的指定沒有問題。

(2)數據導入Outlook

啟動已經配置好帳戶信息的Outlook,單擊「文件一導入和導出」菜單命令,打開「導入和導出嚮導」對話框,在列表框中選擇「從另一程序或文件導入」選項,單擊「下一步」按鈕繼續。

在打開對話框中選擇「導入文件」對話框中的「Microsoft Excel」選項,單擊「下一步」按鈕繼續。在打開對話框中單擊「瀏覽」按鈕打開對話框找到存放聯繫人信息的Excel文檔,選中後單擊「確定」按鈕回到「導入文件」對話框。單擊「下一步」按鈕繼續。

在打開對話框中選擇導入目標文件夾為「聯繫人」,單擊「下一步」按鈕提示「將執行以下操作」。由於聯繫人工作表中的數據項目(字段)與Outlook聯繫人不完全相同,所以需要在這裡進行字段映射。單擊「映射自定義字段」按鈕,打開「映射自定義字段」對話框。

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映射自定義字段

從「映射自定義字段」對話框可以看出,如果Excel工作表中與Out1ook聯繫人完全相同的字段,例如,「單位」和「職務」,Outlook會自動建立映射。沒有自動建立映射的就需要手動建立,否則導入的數據就會不完整。自定義映射只需在左邊的列表框中選中一個字段,然後拖動到右邊列表中與該字段含義相同的字段右邊即可。確認無誤後單擊「確定」按鈕回到「導入文件」對話框,單擊「完成」按鈕即可。

2.共享Excel地址

由於商務活動的需要,許多企業要向客戶發送帶有姓名等內容的電子郵件,例如,”xxx先生:秋季服裝記者會將於x日在x市召開,請務必光臨惠顧。」如果需要發送的郵件數量比較多,手工輸入姓名、時間和地址等存在差異的信息非常困難,使用Outlook共享Excel地址簿的辦法可以解決這個難題。

(l)建立地址數據

按「數據清單」格式建立一個客戶地址表,即工作表第一行輸入「序號」、「姓名」、「E一mail地址」、「日期」和「地址」等「列標題」,第二行開始依次輸入客戶的地址數據。除了序號、姓名和E-mail地址以外,其他內容可以根據郵件中的差異信息(也就是將來需要合併的信息)設計,地址表建立完畢保存備用。

(2)合併與發送郵件

運行Word建立一個空白文檔,在其中輸入「先生:秋季服裝記者會將於日時在市召開,請務必光臨惠顧。」以及發送郵件的公司名稱和發件日期之類,完成後保存文檔(不要關閉)。單擊「工具一信函與郵件一郵件合併」命令,打開「郵件合併」任務窗格,選中「電子郵件」選項,單擊「下一步:正在啟動文檔」選項繼續。選中「使用當前文檔」選項,單擊「下一步:選取收件人」選項繼續。

單擊「使用現有列表」下的「瀏覽」按鈕,在打開對話框中找到前面建立的Excel工作表,單擊「打開」按鈕將顯示「選擇表格」對話框。選中對話框中存放E一mail地址的工作表,單擊「確定」按鈕將打開「郵件合併收件人」對話框。

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郵件合併收件人

如果我們需要給其中的所有客戶發送電子郵件,單擊「確定」按鈕關閉對話框即可。如果不需要向某位客戶發送電子郵件,取消其姓名前面的復選標記即可。如果需要向參加某一城市或日期會議的客戶發送電子郵件,只要單擊對話框中的「日期」和「城市」按鈕,在打開的下拉列表中選擇需要的「日期」和「城市」即可。單擊「下一步:撰寫郵件」選項繼續。

將光標放入已經建立好的Word文檔中需要插入「姓名」的位置(「先生」前面),單擊「郵件合併」任務窗格中的「其他項目」,打開「插入合併域」對話框。選中「數據庫域」選項,再選中「域」選項組中的「姓名」選項,單擊「插入」按鈕就可以將序號合併域插入單元格。

完成後單擊「關閉」按鈕,將光標放入Word文檔中需要插入「日期」的位置(「日」前面)。再次單擊任務窗格中的「其他項目」,打開「插入合併域」對話框,選中「域」選項組中的「日期」選項,將按相同方法將日期「合併域」插入光標所在的單元格。

重復上面的操作將地址等合併域插入郵件正文的對應位置,完成後可以看到其中被「{{}}」圍起來的合併域。如果需要調整郵件正文的格式,例如,對齊方式、字號和字體等,可以選中正文使用「格式」工具設置。單擊「下一步:預覽信函」選項,就可以在Word中看到郵件正文的效果了。單擊「預覽信函」下的「<<>>」按鈕,可以向前、向後預覽發給每一位客戶的郵件。如果預覽過程中發現不需要向某人發送郵件,只要單擊「排除此收件人」選項即可。

單擊「完成合併」下的「電子郵件」選項,打開「合併到電子郵件」對話框。在「收件人」下拉列表中選擇「Email地址」,接著在「主題行」內輸入電子郵件的主題,然後打開「郵件格式」下拉列表選擇「HTML」或「純文本」。最後根據需要選擇合併記錄的範圍,「全部」、「當前記錄」和「從…到」之一。

如果需要將合併後的郵件立即發送出去,就要啟動Outlook單擊「合併到電子郵件」對話框中的「確定」按鈕,0utlook就會一個接一個的把郵件發送出去。如果沒有啟動Outlook直接「確定」按鈕,Outlook就會把合併後的所有郵件存入「發件箱」,以後只要打開Outlook就可以發送郵件。