教你用Excel批量列印請柬

  日常的生活中有時會需要製作請柬派發給親朋好友,為了方便快速的列印請柬,這裡教大家如何使用Excel中批量列印請柬。

Step1新建Excel文件

並錄入信息

首先建立一個Excel文件,在文件中設計兩個表:通訊錄和請柬。因為寄發請柬需要地址、姓名等信息,所以先將發送目錄的上述數據放到通訊錄中。

教你用Excel批量列印請柬

圖6:在「通訊錄」中輸入信息

Step2按照請柬格式調整表格

我們最終是需要將「請柬」這個表,在先前設計好的請柬上列印出來,因此要調整這裡的「請柬表」,讓其大小以及版式和前面的請柬相符合。

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圖7:參照先前列印的請柬,調整表格

Step3輸入固定的內容

然後根據請柬的格式輸入固定的內容,比如「邀請誰」之類的,注意中間必須為可變內容留出較大空位。比如每張請柬上,接收人是不一樣的,這個地方就要留出空格。

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圖8:輸入固定內容,為可變內容留出空格

Step4編寫公式自動填寫相關內容

再在需要變化的單元格中輸入公式。F3是輸入編號的地方。注意F3中的編號最好設置成白色,否則會列印出來了。B3單元格的公式是「=VLOOKUP(F3,通訊錄!A2:G1002,2,FALSE)」,該公式的意思是根據F3單元格的內容,在通訊錄的A2到G1002單元格的範圍內按照第一列進行垂直查詢,把查到相同內容的單元格右側的第2個單元格的內容顯示在B3。同理再分別設置好D3單元格的公式。

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圖9:輸入公式,注意對應空格的代號

Step5調試並列印

設置結束後,我們只需改變F3中的編號,請柬的其他信息就會根據通訊錄上的內容自動顯示出來了。然後對好版完成列印即可。

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圖10:利用列印預覽進行調整