【電腦教程】Word操作小技巧

  1、修改Word文檔的默認保存路徑

一般來說,Word文件默認的保存路徑是C:\My Documents文件夾,修改其默認保存路徑,可以執行主菜單「工具/選項」命令,在「選項」對話框中切換到「文件位置」選項卡,在「文件類型」選項卡中選中「文檔」,然後單擊「更改」按鈕,並將其指定為自己所要保存的路徑就可以了。

2、去掉Word頁眉下面的那條橫線

去掉Word頁眉下的那條橫線可以用下面的四種方法。一是可以將橫線顏色設置成「白色」;二是在進入頁眉和頁腳時,設置表格和邊框為「無」;第三種方法是進入頁眉編輯,然後選中段落標記並刪除它;最後一種方法是將「樣式」圖標欄裡面的「頁眉」換成「正文」就行了。

3、將光標快速返回到Word文檔的上次編輯點

按下「Shift+F5」組合鍵,就可以將插入點返回到上次編輯的文檔位置,當再次按下「Shift+F5」組合鍵時,插入點會返回當前的編輯位置。如果是在打開文檔之後立刻按下「Shift+F5」組合鍵,可以將插入點移動到上次退出Word時最後一次的編輯位置。

4、Word中取消文本錄入過程中的自動編號

可執行菜單「工具/自動更正」命令,在打開的「自動更正」對話框中,切換到「鍵入時自動套用格式」選項卡,然後取消選擇「自動編號列表」復選框中的復選標誌,然後單擊「確定」按鈕完成即可。

5、在Word中設置上下標註

首先選中需要做上標文字,然後按下組合鍵Ctrl+Shift+「+」就可將文字設為上標,再按一次又恢復到原始狀態;按Ctrl+「+」可以將文字設為下標,再按一次也恢復到原始狀態。

6、Word中光標快速返回到上次編輯點

按下「Shift+F5」組合鍵,就可以將插入點返回到上次編輯的文檔位置,當再次按下「Shift+F5」組合鍵時,插入點會返回當前的編輯位置。如果是在打開文檔之後立刻按下「Shift+F5」組合鍵,可以將插入點移動到上次退出Word時最後一次的編輯位置。

7、Word中方便快捷選擇字體號

為了達到快速選擇字體的目的,將常用字體以按鈕形式設置在工具欄上。首先在中文Word2000菜單中選擇「工具欄選項中的「自定義命令,進入「自定義編輯「界面,然後在「自定義編輯「界面中選擇命令卡,並移動光標條到類別欄中的「字體項「,在「字體項「 有字體,此時就可以通過使用滑鼠直接將相應的字體拖曳到工具欄上,直到將需要的字體都設置到工具欄中。

8、刪除空行

對於文章中的空行,手工刪除是一件很麻煩的事情,其實想一下空行的特點,也就是多個「段落標記」連在一起,那麼我們用Wor*的替換功能就可做到刪除文章中的空行。打開「編輯」菜單中的「替換」對話框,把光標定位在「查找內容」輸入框中,按下「高級」按鈕,選擇「特殊字符」中的「段落標記」兩次,在輸入框中會顯示為「^*^*」,在「替換為」輸入框中用上面的方法插入一個「段落標記」,即「^p」,然後按下「全部替換」按鍵,可刪除單行的空行,對於多行空行,可進行重復替換,直到刪除全部的空行為止。

9、按姓氏筆畫排序

在Word的表格功能中,為了適應中文習慣,新增了按「姓氏筆畫」排序功能。具體使用方法是:選擇需要排序的列,左擊「表格/排序」選單項,再選擇「類型」組合框中的「筆畫」項,並選擇「遞增」或「遞減」,點擊「確定」即可。你會看到,此時的表格已按「姓氏筆畫」(而不是「姓名筆畫」)的遞增(或遞減)排列好了。

10、顯示過寬文檔

在打開文檔時,有時會發現因為文檔過寬,螢幕上顯示不全,這可怎麼辦,總不能看一行就拖動一次水平滾動條吧!這時我們可以重新調整行的寬度,使其適合文檔窗口的大小。如果使用的是普通視圖或大綱視圖,可以單擊「工具」菜單中的「選項」命令,再單擊「視圖」選項,然後選中「窗口內自動換行」復選框即可。我們也可以通過改變顯示比例使文字適用於普通視圖或頁面視圖中的文檔窗口。這時我們單擊「視圖」菜單中的「顯示比例」命令,然後選擇「頁寬」選項即可。我們還可以切換到Web版式視圖中,使文字自動換行。

11、在Word2000中輸入英語音標

如何在一篇文章或一份英語試卷中輸入英語音標?有一個非常簡單辦法可以解決這個問題。如果你的計算機中裝有金山詞霸的話,在把英語翻譯成中文時,你會發現螢幕上顯示出了用國際音標標註的英文單詞的發音音標,這表明計算機在安裝了金山詞霸後,一定在其內部安裝了含有英語音標的字庫。這個字庫文件就在Windows文件夾下的字體文件夾Fonts中,其文件名是ksphonet.ttf,字體名是kingsoft phonetic。

進入中文word2000,需要輸入音標時,可在「插入」菜單下選擇「符號」,在「符號」選項卡下「字體」下拉菜單中選擇「kingsoft phonetic plain」,這是你會看到國際音標中的符號出現在螢幕上,選擇你所需要的音標雙擊之即插入到文章中。

如果你的計算機中沒有安裝金山詞霸,那也沒關係,你只要到裝有金山詞霸的機器上(或光盤中)把含有音標的字體文件ksphonet.ttf復制到你的計算機即可。方法是:在有金山詞霸的計算機上找到文件夾windows\fonts\,將其中的名為ksphonet.ttf的字體文件有滑鼠拖放復制到A盤中(注意此時用滑鼠右鍵採用發送到A盤的方法進行復制是無效的),然後再在你的計算機上把它拖放復制到windows\fonts文件夾中就行了。

12、在Word中標註漢語拼音

在輸入中文時可能會需要在文字上面標註拼音,最原始的方法就是把拼音按輸入文字的方法來輸入,然後通過調整字體的大小和行距等來排版。但這樣往往會造成文字與拼音對不齊而影響版面。要解決這個問題也不難。按如下步驟操作即可:先選擇需標註拼音的文字,然後運行「格式」下拉菜單中的「中文版式」子菜單中的「拼音指南」命令,接著在各文字相對應的方框中輸入拼音。最後單擊「確定」按鈕完成拼音的標註。

13、給跨頁的表格自動添加表頭

如果你在Word中製作的表格有多頁,往往需要從第二頁開始的每一頁都有與第一頁相同的表頭,這時,可按以下步驟進行操作:選定第一頁的表頭(表頭有多行時要選定多行),在「表格」選單上單擊「標題行重復」。

14、給Word文件減肥

在Word中輸入一點兒文字,很容易就達到幾十KB,真不知微軟是怎麼回事,好像覺得我們的硬碟太大了似的:)。所以,很有必要給Word文件減減肥。

具體方法:只要我們使用「文件」菜單下的「另存為」命令,Word則會重新將信息進行整理存盤,這樣會使得文件的容量大大減少。如果你嫌每次都要「另存為」太麻煩的話,可以打開Word,單擊「工具」菜單中的「選項」命令,再單擊「保存」選項卡,在設置窗口中取消選擇「快速保存」選項,以後Word就會在每次保存文件時自動進行信息整理並存盤,做到「減肥」操作「一勞永逸」。另外,如果我們使用了Word的嵌入字體技術,則在選中「嵌入TrueType字體」後,還應選中「只嵌入所用字符」復選框,否則Word會把所用的TrueType字體一同「打包」,使得文件增大。

15、取消自作聰明的超級鏈接

當我們在Word文件中鍵入網址或信箱的時候,Word會自動為我們轉換為超級鏈接,只要在文件的網址上按一下,就可以啟動IE進入鍵入的網址或給輸入的信箱發信。 但是,有時候我們並不需要這樣的功能,就會覺得這種功能有些礙手礙腳了。

如何取消這種功能呢? 在Word中選擇「工具」→「自動更正」,先單擊「鍵入時自動套用格式」選項卡,將「internet 及網路路徑替換為超級鏈接」項前的對勾取消。

再單擊「自動套用格式」選項卡,將「internet 及網路路徑替換為超級鏈接」項前的對勾取消。

再單擊「確定」,以後再輸入網址,就不會轉化為超鏈接了。

16、做到Word個性模板

用Word建立的文件默認頁面是A4大小,即寬210毫米、高297毫米。但是有時由於工作的需要,我們不希望用A4大小的紙張,這樣每次都必須打開「頁面設置」對話框進行設置,同時,Word中默認生成的文檔文件是不自動縮進的,必須使用手工調整它們的縮進,非常麻煩。其實,巧妙利用Word的模板文件功能可以設置Word的默認頁面大小和自動縮進,從而做到個性模板。

①進入WordXP的模板文件夾,在Windows 9x和Windows Me下為C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下,而在Windows 2000和Windows NT上為C:\Documents and Settings\用戶名\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下(此文件夾為隱藏文件夾,你必須對文件夾選項進行設置才能夠進入,詳見Windows手冊),你會看到在此文件夾中有一個normal.dot文件,此文件就是Word的默認模板文件。雙擊它,系統就會自動調用WordXP打開它。

②單擊「文件」→「頁面設置」,調出頁面設置對話框,將頁面大小及上下左右邊距設置自己所需的值,如圖5所示。筆者經常使用它來寫作,每次左右拖動滾動條來查看文章不太方便,所以把寬度設置小了一些,為15公分,高度不變,仍為24公分。

③單擊「格式」→「段落」,在段落設置對話框中選擇「縮進和間距」標籤,點擊「特殊格式」下拉框,選擇「首行縮進」,並設置度量值為0.7公分(相當於兩個漢字字符),即設置每段自動縮進兩格(中國人用中文的特色)。

④單擊「文件」→「保存」命令,選擇保存類型為文檔模板文件,由於此時normal.dot原模板已經啟動,所以無法直接保存為normal.dot文件。在此,筆者將它保存為normal1.dot文件。

⑤再次進入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下,這時會看到兩個模板文件normal.dot和normal1.dot。選中normal.dot文件(老模板文件),按下F2鍵,選擇「重命名」,將它重新命名為oldnormal.dot文件,按照此法再將新的模板文件normal1.dot重命名為normal.dot文件。

⑥上面的製作步驟完成後,使用起來就方便多了。單擊快捷欄上的「新建」圖標或直接按「Ctrl+N」快捷鍵即可以用你剛才的設置來進行文件處理了。

16、巧用「稿紙」格式

在Word2000中,用戶可以利用「稿紙嚮導」生成稿紙格式的文檔。可是,如何生成「小字本」格式的文檔呢?問題的關鍵在於掌握稿紙格式的製作過程。Word2000提供的稿紙格式是用繪圖工具繪制並插入「頁眉」中得到的,因此利用「稿紙」格式也要從這一點下手:

①左擊「文件/新建」選單項,選擇「稿紙嚮導」,生成20×20的稿紙文檔;

②左擊「視圖/頁眉和頁腳」選單項;

③左擊「繪圖」工具欄中的「選擇對象」按鈕;

④右擊「稿紙」,選擇「組合/取消組合」命令;

⑤拖動方格列,排成31×20的「小字本」格式;

⑥左擊「文件/頁面設置」,選擇「文檔網格」卡;

⑦將每頁行數設置為31後確定;

⑧關閉「頁眉/頁腳」即可。

17、搶救Word文件有妙招

你是否遇到過這樣的事情:用Word工作了很長時間,寫了許多文字,但是文件還沒有來得及存盤,卻突然遇到停電或死機,此時的你是否有欲哭無淚的感覺?唉,這就叫「天有不測風雲」。不過,不要擔心,我有辦法。下面是具體的操作方法:

①首先按菜單「工具」,再按「選項」;

②接著找出Word自動記錄文件的位置: 按一下「文件位置」標籤,點選「自動恢復文件」,再按一下「更改」按鈕。

③利用快捷鍵的技巧,將文件位置給復制起來:拖曳選取「文件夾名稱」,按下組合鍵Ctrl+C(復制),再點擊一下「取消」按鈕回到Word下。

注意:如果你的Word不太穩定,常讓你做無用功,乾脆把這個文件夾另外指定一個名稱,往後找起來會更方便。

④打開資源管理器,尋找這個文件夾的位置,按一下組合鍵Ctrl+V(黏貼)。

⑤Word會自動把來不及存盤的文件「寄放」在這裡,如果此處有一個以上的文件,你可以從日期上判定哪一個才你是想要的文件。 從「修改日期」這裡可以看出文件的存盤日期。 在文件上連按兩下滑鼠左鍵,就能直接打開了。

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