EXCEL公司動態考勤表設置

  看到有好些朋友找《考勤表》的制做方法,於是就想整理一篇這方面的文章,讓大家參考。

單純的一張考勤表比較簡單,難就難在怎樣在電腦上簡化輸入考勤項目,並能自動匯總數據方面。

步驟/方法

第一步:畫表格

打開一張空白的EXCEL工作表,先按下圖所示畫出樣子。

EXCEL公司動態考勤表設置

圖中M1:P1是合併單元格,用於填寫「年」,S1:T1是合併單元格,用於填寫「月」,為了醒目設置成淺藍色底紋。

第二步:設置公式

為了讓第二行中的「星期」能自動顯示,需要設置公式,如下:

在D2單元格中輸入公式 =IF(WEEKDAY(DATE($M$1,$S$1,D3),2)=7,”日”,WEEKDAY(DATE($M$1,$S$1,D3),2))

這時就能看到D2單元格中出現一個表示星期的「日」字(這說明2011年5月1號是星期日)。

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公式含義:先用DATE函數把M1格中的「年」、S1格中的「月」、D3格中的「日」組成一個電腦能識別的「日期」;再用WEEKDAY函數把這個「日期」變成星期所代表的數字。

WEEKDAY函數後面加了參數「2」,是為了讓星期一顯示為「1」,讓星期二顯示為「2」…讓星期日顯示為「7」。

由於我們不習慣把星期日叫成「星期7」,所以最後用IF函數做判斷,把顯示為「7」的自動改成「日」。

提示:函數DATE與WEEKDAY在EXCEL自帶的幫助中有詳細的用法介紹,想了解它們的朋友可以參考。

為了方便我們中國人的習慣,還要把顯示為阿拉伯小寫數字的星期變成中文數字,即「星期1」變成「星期一」這種格式。這就需要通過定義單元格格式來做到。

選中D2單元格,按滑鼠右鍵「單元格格式」,在出現的格式窗口中選「數字」選項卡,在左側的「分類」框中選「特殊」,在右側的「類型」框中選「中文小寫數字」,按「確定」退出。

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這些完成後就可以用滑鼠選中D2單元格,按住它右下角的「填充柄」拖動復制AH2單元格,效果如下圖:

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在AI單元格中可以通過公式顯示當月的總天數,公式 =DAY(DATE(M1,S1+1,1)-1)

公式含義:先由DATE函數「DATE(M1,S1+1,1)」得到本月的下一個月月初1號的日期。本例中,本月是5月份,下一月的月初一號就是6月1日。

再用減1得到本月最後一天的日期,即5月31日,最後再由DAY函數取出表示當月天數的「31」。

下面就是考勤錄入方面了

第三步:考勤符號

先設定一些考勤符號,放在AR列中,如圖所示:

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這些符號並非統一規定,可根據習慣及喜好來自己設定,也可用漢字來代表,總之自己看著習慣就行了。

怎麼把這些符號方便快捷的輸入到考勤表中D4:AH33區域中呢?我們採用下拉框的方法。

選中D4:AH33區域,按上面工具欄中的「數據-有效性」,彈出有效性設置對話框,選「設置」選項卡,在「允許」中選「序列」,在「來源」中點擊右端的折疊按鈕,然後用滑鼠在表格中選取AR1:AR8區域,再次點擊折疊按鈕,回到有效性設置窗口,按「確定」退出。

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完成後,在考勤表的D4:AH33區域中任意一個單元格選中時,都會出現一個下拉框按鈕,點擊按鈕就彈出下拉框,可用滑鼠方便的選取要輸入的考勤符號。

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第四步:考勤統計

考勤已經可以輸入了,怎樣統計每個人的出勤情況呢?還是通過公式自動來統計。

先劃出一塊區域來做考勤統計,如下圖範圍:

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這個區域中要設置多個合併單元格,AK4:AK5是合併的,AL4:AL5是合併的……AP4:AP5是合併的。也就是每一個姓名對應的上下兩行需要合併,這樣方便把上午與下午統計在一個格中。

做完AL4:AP5區域的合併操作後,選中區域右下角填充柄,按住滑鼠左鍵向下拉動,一直到AP33單元格再鬆開滑鼠左鍵,就能快速的把下面單元格分別也變成合併狀態。(其實就是復制了AL4:AP5的樣式)

由於第一個人的考勤記錄區域是D4:AH5區域,所以需要將此區域中的考勤符號出現次數統計出來,就能知道這個人的考勤情況了。

先在AK3:AP3中輸入考勤符號,然後在AK4單元格中輸入公式 =COUNTIF($D4:$AH5,AK$3)

公式含義:使用COUNTIF函數統計D4:AH5區域內出現了幾次AK3格中的符號。

用拖動復制功能把這個公式復制到AK4:AP4區域中。

再選中AK4:AP4區域,按住AP4右下角的填充柄向下拖動復制,一直復制到AP33單元格。

現在統計區域中的每個格都有公式了,由於公式中某些部份使用了絕對引用符號「$」,所以在拖動復制中,每個單元格的公式都是不太一樣的。

提示:在這個考勤表中,多次使用了「拖動復制」方法,可以極大的簡化輸入公式與設置格式的操作,而且在公式中靈活使用絕對引用符號「$」,也能把有規律變化的公式快速輸入到區域中,避免了逐個輸入的麻煩。

現在我們看一下有統計公式的效果

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在統計結果中,會有許多0值出現,表示對應的考勤符號未在考勤區域中出現,0值太多時會感覺很「亂」,我們通過設置來「隱藏」這些0值。

按工具欄中的「工具-選項」,出現選項窗口,按下圖設置,去掉「零值」前的勾,就可使這些0值不顯示出來。

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第五步:設置條件格式

到這裡,考勤表基本上就完成了。細心的朋友會發現一個小問題,就是AF3、AG3、AH3這三個格中始終出現29、30、31這三個日期,即使在2月份只有28天的情況下也是如此,感到非常不爽。

我們可以用條件格式的方法來讓它們自動根據月份的變化來顯示或隱藏,即小月時AH3格變成空白,大月時才顯示31,在二月份時如果不是閏月,就不顯示AF3、AG3、AH3格中的數字。

選中AF3:AH3區域,按「格式-條件格式」,按下圖設置:

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用這種條件格式的方法還能設置D2:AH2區域,讓它們在星期六與星期日時變成不同顏色,能更直觀的顯示每周情況,設置方法大家可以自己琢磨一下。

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