Office WORD 技巧大全 從頭到尾駕馭(2)

  ★使用手寫識別功能

使用手寫識別功能可以讓你以手寫方式代替鍵入將文字輸入到任何Microsoft Office程序中,還可以通過使用手寫輸入設備進行書寫,這不是很神奇嗎?

看到剛才圖34中的那個筆狀圖標了嗎,現在你就可以使用手寫識別功能啦,如果沒有手寫板的話,暫時用滑鼠代替也行,手寫的文字將會被計算機自動識別並輸入到文檔的當前編輯點處,就像在紙上書寫文字一樣,只要書寫時規範一些,識別率還是比較高的喲。

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★Word 快捷鍵

Shift+F4:重復上次查找命令.

Shift+F5:跳轉到文檔中的上一次編輯位置.

F6:在文檔和任務窗格或其他Word窗格之間切換.

Ctrl-F6:在打開的文檔之間切換.

Alt-F8:顯示”宏”對話框.

F12:打開另存為.

F8:打開Word的選擇模式!

Ctrl+B組合鍵:使字符變為粗體

Ctrl+I組合鍵:使字符變為斜體

Ctrl+U組合鍵:為字符添加下劃線

F1:幫助

F2:移動文字或圖形用回車確認

F4:重復上一次的操作

F5:編輯裡的定位

F12:選擇”文件”菜單上的”另存為”命令

Shift+F2組合鍵:復制文本

Shift+F3組合鍵:改變字母大小寫

Shift+F4組合鍵:重復”查找”或”定位”

Shift+F12組合鍵:選擇”文件”菜單上的”保存”命令

Ctrl+F2組合鍵:列印預覽

Ctrl+F4組合鍵:關閉窗口

Ctrl+F12組合鍵:選擇”文件”菜單上的”打開”命令

Ctrl+Shift+F12組合鍵:選擇”文件”菜單上的”列印”命令

關於字體及字號的快捷鍵

Ctrl+Shift+F組合鍵:改變字體

Ctrl+Shift+P組合鍵:改變字號

Ctrl+Shift+>組合鍵:增大字號

Ctrl+Shift+<組合鍵:減小字號

Ctrl+]組合鍵:逐磅增大字號

Ctrl+[組合鍵:逐磅減小字號

Ctrl+Shift+C組合鍵:復制格式

Ctrl+Shift+V組合鍵:黏貼格式

Ctrl+1組合鍵:單倍行距

Ctrl+2 組合鍵:雙倍行距

Ctrl+5 組合鍵:1.5 倍行距

Ctrl+0 組合鍵:在段前添加一行間距

Ctrl+E 組合鍵:段落居中

Ctrl+J 組合鍵:兩端對齊

Ctrl+L 組合鍵:左對齊

Ctrl+R 組合鍵:右對齊

Ctrl+M 組合鍵:左側段落縮進

Ctrl+Shift+M 組合鍵:取消左側段落縮進

Ctrl+T 組合鍵:創建懸掛縮進

Ctrl+Shift+T 組合鍵:減小懸掛縮進量

Ctrl+Q 組合鍵:取消段落格式

Ctrl+Enter 組合鍵:分頁符

Alt+Ctrl+C 組合鍵:版權符號

Alt+Ctrl+R 組合鍵:註冊商標符號

Alt+Ctrl+T 組合鍵:商標符號

Alt+Ctrl+.組合鍵:省略號

Shift+右箭頭:右側的一個字符

Shift+左箭頭:左側的一個字符

Ctrl+Shift+右箭頭:單詞結尾

Ctrl+Shift+左箭頭:單詞開始

Shift+End 組合鍵:行尾

Shift+Home 組合鍵:行首

Shift+下箭頭:下一行

Shift+上箭頭:上一行

Ctrl+Shift+下箭頭:段尾

Ctrl+Shift+上箭頭:段首

Shift+Page Down 組合鍵:下一屏

Shift+Page Up 組合鍵:上一屏

Ctrl+Shift+Home 組合鍵:文檔開始處

Ctrl+Shift+End 組合鍵:文檔結尾處

Alt+Ctrl+Shift+Page Down 組合鍵:窗口結尾

Ctrl+A 組合鍵:包含整篇文檔

Ctrl+Shift+F8 組合鍵,然後使用箭頭鍵;按 Esc 鍵取消選定模式:縱向文本塊

Alt+1

F8+箭頭鍵;按 Esc 鍵可取消選定模式:文檔中的某個具體位置

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★用Word繪圖時如何選擇多個對象

眾所周知,Word具有強大的文本、圖形混合排版功能。當我們採用Word 提供的繪圖工具進行繪圖時,需要將若干個基本圖形對象(以下簡稱對象)選定後,再利用「繪圖」工具欄提供的「組合」命令進行組合,這樣才不至於在排版過程中,將插入到文本中的圖形搞得面目全非。為此,本文將對多個對象的選擇技巧作一介紹:

1.當組成一個圖形的對象比較少,並且對象容易被滑鼠捕捉時。

我們可以將滑鼠箭頭移動到對象的上面,當滑鼠出現十字箭頭時,按下滑鼠左鍵即可選定此對象,當選定多個對象時,只要按住Shift鍵,用同樣的方法依次單擊各個對象即可選中多個對象。

2.當組成一個圖形的對象比較多,並且比較集中時。

我們只要單擊「繪圖」工具欄的「選擇對象」工具按鈕,在對象區域外側的適當地點按住滑鼠左鍵,然後拖動滑鼠出現一個矩形的虛線框,待欲選定的對象或全部對象位於矩形虛線框內時釋放滑鼠左鍵,便可選中多個或者全部對象。

3.當要選定的對象比較分散,並且對象不易被滑鼠捕捉時。

首先單擊「工具」菜單欄,單擊「自定義」命令。在「自定義」對話框中選擇「命令」選項卡,在「類別」列表框中選擇「繪圖」選項,用滑鼠將「命令」列表框中的「選中多個對象」拖放到「繪圖」工具欄中,單擊「關閉」按鈕。當在Word工作區內繪制了多個對象時,單擊「繪圖」工具欄建立的「選中多個對象」工具按鈕,在彈出的「選中多個對象」對話框中列出了所有對象,在「對象」列表框中用滑鼠單擊欲選定的各個對象,選擇完畢後單擊「確定」按鈕,即可選中多個對象。

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★繪圖技巧

1.不打折畫直線技術

⑴畫一般直線:點擊繪圖工具欄上的「直線」命令,然後按住Shift鍵拖動;

⑵畫極短直線(例如坐標軸上的刻度線段):單擊繪圖工具欄上的「矩形」命令,按住滑鼠左鍵拖出矩形,然後選中矩形,單擊滑鼠右鍵,在彈出的菜單欄中單擊「設置自選圖形格式」命令,將「高度」設為0,寬度設為0.1。

2.旋轉技術:選中對象,單擊工具欄的「自由旋轉」命令,用環型箭頭指針套住一綠控點,牽引對象繞其質心旋轉,如圖Word 1.7.40-2若需以15°為角度改變單位旋轉,可在牽引同時按住Shift鍵。

3.微移技術:為更輕鬆地繪出細節,或控制對象以極微小步距移動,可以採用下面的方法:

⑴按住Alt鍵拖動;

⑵將「水平間距」和「垂直間距」都設置為最小,即0.01字符和0.01行;

⑶將滑鼠指針移動速度調小。

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★綜合利用各種藝術效果

Word中提供了多種藝術字格式,為用戶創建漂亮的文檔提供了幫助。如果將「藝術字」功能與「三維 」及「陰影」功能相結合,會使藝術字的形式更多樣。具體操作方法為:

首先把滑鼠移動到需要插入藝術漢字的位置處,單擊「插入」菜單欄,選擇「圖片」,單擊「藝術字」命令,在編輯界面中插入需要的藝術字;

接著再用滑鼠單擊藝術字讓藝術字處於選中狀態,然後將藝術字作為圖片進行編輯,例如對藝術字進行三維或陰影效果處理,是不是比直接使用藝術字效果要好啊?

如果大家對三維效果的深度、照明角度及表面效果或陰影的位置、顏色等不滿意,可點擊三維(陰影)效果按鈕,並選擇三維(陰影)設置。

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★自定義新符號

雖然Word中有很多符號可以直接挑選使用,但總是感覺不夠用,例如要作弧線,這時就只有通過自己來定做了。定做新符號實際上就是使用Word圖片來進行創作,具體操作起來還是比較簡單的,本文以定做弧線為例簡單地說明其過程。

首先單擊「插入」菜單欄,選擇「對象」,然後在彈出的對話框中選擇「新建」 欄中的「Microsoft Word圖片」項,單擊「確定」,這樣就到了圖片的編輯區中,下面就可以直接在該區中繪制一段圓弧。在圓弧下面做一個文本框寫上要寫的圓弧文字,然後將圖片調整到合適的大小就可以了。

另外,在選擇製作Word圖片時,最好將「浮於文字上方」這個復選框取消掉。依此方法就可以自己定義各種比較特殊而又要用到的符號了。如果該符號需經常用到,也可以加入到自動圖文集中或者將上述過程用宏的方式記錄下來並放到工具欄中,以後想用的時候就可以直接在工具欄中選取了。

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★2字變13字的進化

在文檔中輸入需要定義為自動圖文集的所有內容如「中華人民共和國中央人民政府」。

小提示:自動圖文集既可包含文字,又可包含圖形、表格以及它們的組合。將那些希望定義為自動圖文集的文本或圖形、表格及它們的組合定義為塊。

單擊「插入」菜單欄,選擇「自動圖文集」子菜單中的「新建」命令,打開「自動更正」對話框;

單擊「自動圖文集」選項卡;

此前用戶在文檔中所定義的塊就會出現在「自動圖文集」選項卡的「預覽」框中,在「請在此鍵入自動圖文集詞條」框中輸入自動圖文件的名稱如「中央」;

在「有效範圍」欄中選擇「所有活動模板」選項,以便今後可在任何情況下使用該自動圖文集;

復選「顯示有關自動圖文集和日期的‘記憶式鍵入’提示」選項。

該選項的作用在於,只要用戶在文檔中輸入了某個自動圖文集的名稱,系統就會顯示出該自動圖文集的完整內容,並允許用戶快速將其插入到Word文檔中,這就可加快在文檔中插入自動圖文集的速度。用戶若不選擇該選項,則只能通過菜單命令插入自動圖文集,這就喪失了用自動圖文集加快操作速度的初衷);

單擊「添加」按鈕,將「中央」自動圖文集添加到系統的自動圖文件列表中;

單擊「確定」按鈕,關閉「自動更正」對話框;

這樣,我們就定義了一個以「中央」命名的自動圖文集。此後我們只需在文檔中輸入「中央」字樣,系統就會彈出一個浮動顯示框,將該自動圖文集的全部內容「中華人民共和國中央人民政府」顯示出來,如圖,我們只需按下回車(或F3)鍵即可將它們插入到文檔中(按下其它各個鍵可繼續輸入其他內容而不插入自動圖文集)。另外我們也可利用「插入」菜單「自動圖文集」子菜單中的相應命令來達到同樣的目的,操作非常方便。

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★怎樣防止列印信封時打偏

在使用Word列印信封時,每次都要將信封放在列印機手動送紙盒的中間才能正確列印信封,可是由於手動送紙盒上沒有刻度標,因此經常將信封打偏。其實可以通過修改列印機的送紙方式,使信封能夠對齊列印機手動送紙盒某一條邊這樣就不怕打偏了,設置方法如下:

單擊Word菜單欄上「工具」菜單,選擇「信封和標籤」,單擊「選項」,在「選項」對話框中選擇「列印選項」,選擇一種用戶認為是合適的貼邊送信封方式,單擊「確定」即可。

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★如何在其它計算機上列印含有本機特有字體的文件

在日常辦公中,常常要在另一台機器上列印本機Word文件,如果採用的是Windows系統默認的字體,在另一台機器上列印當然不會有什麼問題,可是如果本機採用的是另外安裝的字體,而另一台機器上又未安裝該字體,那麼列印時就會遇到麻煩。要想列印該字體,是不是也要在另一台機器上安裝該字體呢?

其實大可不必。首先,單擊「工具」菜單欄,選擇「選項」命令,選中「嵌入TrueType字體」,這樣就可以把創建此文檔所用的TrueType字體與文檔保存在一起,當在另一台機器上打開此文檔時,即使這台機器沒有安裝創建此文檔的字體,仍可用這些字體來查看和列印文檔。

補充兩點:一是以上功能做到的前提,需要用戶創建文檔的字體必須是True Type字體(這是微軟公司和Apple公司共同研制的一種字型標準);二是當用戶採用的系統默認以外的某種TrueType字體不超過32個字符時,為減小文檔的體積,可同時選中「只嵌入所用字符」(此選項當選中「嵌入TrueType字體」時將被激活)。

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★在Word中列印海報

有些用戶以為列印機太小而不適合列印大海報?其實,用戶的列印機完全可以勝任。

將文字打在Word中,編輯完以後,取個臨時性的名字(比如說china.doc)存好。然後打開Excel空工作簿,可能用戶需列印的實際大小,比如5×5,即25張A4紙,在行號上拖動滑鼠選中5行,單擊「格式」,選擇「行」,單擊「行高」命令,輸入行高的最大值409;在列號上選中5列,同理設置「列寬」值為50,使行與列相匹配,這組數字是針對A4紙的長寬比設置的。

縮小顯示比例以便在螢幕中全部顯示出來,拖動滑鼠選中所需部分,單擊「文件」菜單欄,選擇「列印區域」,單擊「設置列印區域」命令,單擊「視圖」菜單欄,單擊「分頁預覽」,便可看到帶頁碼的分割視圖了。

單擊「插入」菜單欄,選擇「對象」,單擊「由文件創建」命令,然後單擊「瀏覽」找到剛才存好的Word文檔,單擊「確定」,Word文檔便出現在Excel工作簿中了。將文檔拖至列印範圍內,選中文檔,單擊滑鼠右鍵,單擊「圖片對象」選擇「document轉換」,將「輸出類型」定為「Microsoft Word圖片」,然後將「圖片」拖至適當的大小(如不進行轉換,Word文檔改變大小後格式也將跟著改變)。

選中「圖片」,單擊滑鼠右鍵,選擇「設置圖片格式」,單擊「顏色與線條」命令,將填充顏色設為無填充色,將線條顏色設為無線條色。

雙擊「圖片」還可以對「圖片」內容進行編輯修改,因為它還是Word格式。再單擊「列印預覽」,選擇「設置」,點「工作表」,勾上「網格線」和「行號列標」,便可以看到每一頁的實際情形了,而且每一頁都有行列的標號,張貼的時候就不會貼錯了。

如果預覽的效果不十分理想,沒關係,只要在「列印預覽」的「設置」中對「頁面」的「縮放比例」稍作調整就可以了,同時將頁邊距及頁眉頁腳都設為0,因為行列的標號處已足夠用戶黏貼了,不過用戶須將紙張大小設得比較精確才行。用戶還可以利用Word的強大功能加上插圖、花邊和藝術字,如果用彩色列印機列印,那效果當然就別提了,當然用戶也可以如法炮制來列印橫幅和標語。

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★Word的復印機縮放功能

當用戶編輯了一篇Word文檔,需要列印到A3(29.7×42公分)的紙張上,而用戶的列印機能夠列印的最大紙型才是A4(21×29.7公分)的幅面,怎麼辦呢?

其實,如果用戶的文檔的紙型與當前列印機的要求不同,用戶可以使用Word提供的「復印機」縮放功能,就是說用戶可以通過「縮放」命令,讓Word為文檔設置格式,使其符合列印機的紙張尺寸。操作步驟如下:

單擊「文件」菜單中的「列印」命令,系統彈出「列印」對話框,在「縮放」下,在「按紙型縮放」下拉列表框中,選擇要使用的紙型,比如我們選擇A4紙型。單擊「確定」按鈕。

這時,Word將調整文檔的頁面使其適合所選紙型,在此Word將原本需要列印在A3紙張上的文檔,通過自動縮小字號和圖形將其列印在A4幅面的紙上,這類似於復印機的「縮小/放大」功能。

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★Word的復印機縮放功能

當用戶編輯了一篇Word文檔,需要列印到A3(29.7×42公分)的紙張上,而用戶的列印機能夠列印的最大紙型才是A4(21×29.7公分)的幅面,怎麼辦呢?

其實,如果用戶的文檔的紙型與當前列印機的要求不同,用戶可以使用Word提供的「復印機」縮放功能,就是說用戶可以通過「縮放」命令,讓Word為文檔設置格式,使其符合列印機的紙張尺寸。操作步驟如下:

單擊「文件」菜單中的「列印」命令,系統彈出「列印」對話框,在「縮放」下,在「按紙型縮放」下拉列表框中,選擇要使用的紙型,比如我們選擇A4紙型。單擊「確定」按鈕。

這時,Word將調整文檔的頁面使其適合所選紙型,在此Word將原本需要列印在A3紙張上的文檔,通過自動縮小字號和圖形將其列印在A4幅面的紙上,這類似於復印機的「縮小/放大」功能。

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★將圖片移到合適的位置

當用戶在Word文檔中放置圖片時,它會自動與一個可見的網格對齊,以確保所有內容整齊的排列。如果需要精確地控制圖片的放置位置,用戶可以在拖動對象時按住「Alt」鍵,以暫時忽略網格。用戶可以看到該圖片將平滑地移動,而不是按照網格間距移動。

如果圖片不需要與文字對齊,用戶可以使用這一技巧。為了確保該功能可用,請用戶雙擊該圖片,然後選擇「版式」選項卡,選擇環繞方式區域下非嵌入式的任意方式,最後單擊「確定」按鈕即可。

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★Ctrl在繪圖中的作用

前面介紹了Shift鍵在繪圖時的重要功能,它的「鄰居」——Ctrl鍵也可以在繪圖時發揮巨大的作用。

在拖動繪圖工具的同時,按住Ctrl鍵,所繪制出的圖形是用戶畫出的圖形對角線的2倍;在調整所繪制圖形大小的同時,按住Ctrl鍵,可使圖形在編輯中心不變的情況下進行縮放。

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★去除繪圖時出現的畫布

用戶在Word XP中使用自選圖形工具畫圖時,總會出現一個「畫布」,有的用戶可能並不希望看到它,可以使用以下方法去除。

執行「工具」菜單上的「選項」命令,在彈出的對話框中選擇「常規」選項卡,去除「插入[自選圖形]時自動創建畫布」復選框的選擇即可。

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★如何對齊圖形

按下Shift鍵,依次選取需要對齊的圖形,然後按下繪圖工具欄上的「繪圖」按鈕,在彈出地菜單中選擇「對齊或分布」子菜單,然後再選擇對齊方式即可。

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★如何微調圖形及圖像的位置

在調整圖形或圖像的位置時,使用滑鼠進行拖動不太精確,往往無法達到滿意的位置,用戶可以選定該圖形或圖像後在按住Ctrl鍵的同時用←、↑、→、↓的方向鍵來進行精確微調。

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★域鎖定導致域結果不能正常更新

如果要更新域結果,可以先單擊此域,然後按下「F9」鍵。如果信息仍未更新,則可能是因為已經鎖定了此域。要解除對此域的鎖定,請單擊此域,然後按下Ctrl+Shift+F11組合鍵,然後再次按下F9鍵。

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★列印出的日期有誤

如果使用「插入」 菜單欄中的「日期和時間」命令插入日期和時間,則除非選擇自動更新日期和時間,否則Word不會更改所插入的日期和時間。要使Word能夠自動更改日期和時間,先單擊「插入」菜單欄中的「日期和時間」命令,然後選中「自動更新」復選框。在單擊該域再按下F9鍵後,Word將會顯示當前日期和時間。

如果將日期作為域插入,但未對其進行更新,也會顯示錯誤日期。此時可以更新域。方法是:單擊此域,然後按下F9鍵。

列印時自動更新日期的方法是:單擊「工具」菜單欄中的「選項」命令,然後單擊「列印」選項卡,選中「列印」選項框下的「更新域」復選框。

如果要跟蹤創建、最後列印、最後保存文檔的時間,可以單擊「插入」菜單欄中的「域」 命令,單擊「類別」 框的「日期和時間」選項,然後插入CreateDate 、PrintDate 或SaveDate域。可以使用這些域的選項來做到只列印日期或時間,也可以二者都列印。

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★超級鏈接的直接插入

利用中文Word提供的「插入」功能直接在文檔中插入一個超級鏈接是創建超級鏈接最基本的方法,其具體的操作步驟為:

將光標移至希望插入超級鏈接的位置,單擊「插入」菜單欄中的「超級鏈接」命令,打開「插入超級鏈接」對話框,在「鏈接到」列表框中選擇適當的鏈接範圍(如「本文檔中的位置」、「新建文檔」、「Web頁」等),這裡我們選擇「原有文件或Web頁」選項。在「要顯示的文字」欄中輸入超級鏈接的名稱(如「首都在線」)。在「請鍵入文件名或Web頁名稱」欄中輸入超級鏈接的網址(這裡應輸入首都在線的網址http://www.263.com)。單擊「螢幕提示」按鈕,打開「設置超級鏈接螢幕提示」窗口。輸入系統對該超級鏈接的螢幕提示(如「263」)。單擊「確定」按鈕,關閉所有對話框。

這樣,首都在線的網址就會作為超級鏈接插入到用戶正在編輯的文檔中,它在默認情況下會採用藍色、並加下劃線方式顯示「首都在線」幾個字樣,我們只需將滑鼠放到該超級鏈接上,系統就會顯示出用戶設置的螢幕提示「263」,而單擊該鏈接則可啟動系統默認的瀏覽器打開首都在線的網址(鏈接其他文檔或網址的效果與此完全一樣),使用十分方便。

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★利用自動更正功能將網址轉化為超級鏈接

利用中文Word的自動更正功能,我們只需直接在文檔中輸入有關Internet網址或電子郵件地址,系統就會自動將它們轉換為超級鏈接(如我們在文檔中輸入http://www.263.com之後,系統就會自動將其轉換為超級鏈接),然後我們就可以通過單擊該鏈接直接啟動瀏覽器打開相應網址,使用非常方便。

小提示:如果用戶在輸入有關Internet網址之後,系統不能自動將其轉換為超級鏈接,則有可能是系統的自動更正功能處於關閉狀態所致。為此,我們只需執行「工具」菜單中的「自動更正」命令,打開「自動更正」對話框並單擊「鍵入時自動套用格式」選項卡,最後復選「鍵入時自動替換」下的「Internet和網路路徑替換成超級鏈接」選項,激活系統自動更正的超級鏈接功能即可。

★清除超級鏈接的下劃線

我們在文檔中插入超級鏈接之後,系統會自動在每個超級鏈接的下面顯示一個下劃線,這本來是為了讓用戶更好的區分超級鏈接與普通文本而設置的,不過列印該文檔時這個額外的下劃線就會影響文檔的列印效果,我們可以在保持其超級鏈接特徵的前提下取消這個下劃線。

選中超級鏈接,單擊「格式」菜單欄中的「樣式」命令,在「樣式」中選擇「超級鏈接」,單擊「更改」按鈕,

在「更改樣式」對話框中,單擊「格式」按鈕,選擇「字體」命令。

在「字體」選項卡中,單擊「下劃線」下拉菜單,選擇「(無)」,單擊「確定」即可。

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★更改超級鏈接文字的外觀

通常情況下,Word會將用戶在文檔中插入的超級鏈接顯示為藍色帶下劃線的形式,而將已經訪問過的超級鏈接顯示為紫色帶下劃線的形式,這就與正文的顯示方式不太一樣,起到了醒目的作用。不過有些用戶可能會對Word這種默認的超級鏈接外觀感到不滿意,而希望對其進行修改。為此,我們只需使用Shift+左右光標鍵將超級鏈接定義為塊,然後執行「格式」菜單的「字體」命令,打開「字體」對話框,最後我們就可以利用它對超級鏈接的外觀(包括字體、字號、顏色、下劃線的種類等)進行設置了,使用非常方便。

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★ 取消超級鏈接的轉換

當我們在Word文件中鍵入網址或信箱的時,默認的情況下系統會自動為我們轉換為超級鏈接,只要點擊一下這些鏈接,便可以啟動Windows默認的瀏覽器打開鏈接的頁面或啟動系統默認的郵件處理軟體來撰寫新郵件。但通常我們並不需要這樣的功能,因而就會覺得這種功能總有些礙手腳。

如何取消這種功能?可以採用下面的方法:

單擊「工具」菜單欄中的「自動更正」命令,在彈出的「自動更正」對話框中選擇「鍵入時自動套用格式」選項卡,將「Internet及網路路徑替換為超級鏈接」項前的對勾取消;然後再單擊「自動套用格式」選項卡,將「Internet及網路路徑替換為超級鏈接」項前的對勾也取消,單擊「確定」後即可。

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怎樣創建自己的電子郵件簽名或電子郵件信

★  當用戶新建一個「電子郵件正文」時,會彈出Word幫助信息提示用戶是否要創建自己的電子郵件簽名或電子郵件信紙。單擊「建自己的電子郵件簽名或電子郵件信紙」就會彈出「電子郵件選項」對話框,(註:該提示僅在第一次使用電子郵件功能時彈出,不過不用著急,用戶可以單擊「工具」菜單欄中的「選項」命令,在「常規」選項卡中的「電子郵件選項」將對話框調出來,

在「電子郵件簽名」選項中,在大的文本框裡輸入自己的簽名,按住滑鼠左鍵移動將簽名選中,選擇字體、字號,編輯好後單擊右上的「添加」按鈕。用戶還可以製作自己的信紙,在【電子郵件選項】中,選擇「個人信紙」,在其中選擇自己喜歡的主題(可以實時預覽)、新郵件和轉PO郵件的字體,單擊「確定」,單擊「確定」,用戶自己的簽名檔和信紙便自動添加在了Word裡面,下次使用的時候,就可以直接調用自己製作的很漂亮的模板了。

將已有的文檔當作電子郵件發出去也很簡單,打開用戶的文檔後單擊常用工具欄上的「電子郵件」圖標,一封以用戶的文檔為正文的電子郵件就創建了,輸入對方電子郵件地址和主題,就可以發送了。(想回到了普通Word編輯狀態,只用再次點擊「電子郵件」圖標就可以了)。

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★ 怎樣用Word在網上開會

Word提供了一種嶄新的Web協作工作方式,通過它我們可在局域網及互聯網上「開會」,下面就介紹怎樣用Word在網上開會。

1.安排會議

單擊「工具」菜單之「聯機協作」。注意:如果此時用戶的Word中該菜單文字皆為灰色,則表示用戶在安裝Office時沒有裝載可選項「MS NetMeeting(微軟網路會議程序)」,需要將它安裝上。

單擊「安排會議」選項,系統彈出 「NetMeeting」對話框。將裡面的內容逐個添上。

2.現在開會

單擊「工具」菜單之「聯機協作」的「現在開會」選項,Word彈出「聯機會議」工具欄,同時Windows任務欄的系統托盤上也應出現一個叫「MS NetMeeting」的程序圖標,兩者缺一不可。

右鍵單擊系統托盤上的「NetMeeting」圖標,單擊「打開」。單擊「呼叫」按鈕,此時,只要是參加進會議的朋友,首先看到的便是用戶在「安排會議」時所設的共享「Office文檔」。

微軟的NetMeeting至少為我們提供了三種互動式交流界面——談天室、白板和音頻影片輸出(入)。運用起來都非常簡單。其中的「聊天室」,只須單擊NetMeeting「工具」菜單的「談天」選項即可,交談方式與其他類型的「聊天室」大同小異。

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★ 給會議來點Web討論

既然是開會沒有「討論」氣氛怎麼能行?單擊Word「工具」菜單欄的「聯機協作」中「Web討論」項,並在彈出的工具欄中選擇「在文檔中插入討論」按鈕,現在用戶就可以痛痛快快地高談闊論了。

小提示:在輸入討論之前要確定主題,以便接收方便於查看。

需要說明的是,當用戶一旦收到或插入了討論文字,Word的窗口便會自動分成上下兩截,上部是原文,下部是插話。插話的部分也並非全文顯示,而是在其右邊多出一個「信簽」似的圖標來表示。將滑鼠移動其上,即可看到討論主題,而右擊該圖標,又可進行諸如「答復」、「編輯」一類的操作。

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★用剪貼板的內容進行替換

常規的替換,都是文字與文字之間的,實際上從Word 2000開始,用戶已經可以使用圖片、表格等進行替換了。

首先將需要進行替換的圖片或表格等對象復制到剪貼板,然後執行「編輯」菜單上的「替換」命令,在彈出的 「替換」對話框中的「查找內容」框中輸入要被替換的文字,輸入完畢後將光標移入「替換為」框中,單擊「特殊字符」按鈕(如果看不到該按鈕,請先單擊「高級」按鈕),在菜單中選擇「‘剪貼板’內容」。

單擊「替換」或「替換全部」按鈕後,就可以完成操作了,該方法不僅可以應用於圖像、圖形、表格,還可以用於公式編輯器等。

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★十進制字符與Unicode字符的轉換

Unicode字符是Unicode Consortium 開發的一種字符編碼標準。該標準採用多個字節代表每一字符,做到了使用單個字符集代表世界上幾乎所有書面語言。而我們在日常工作中,使用的都是十進制字符,但需要使用其相應的Unicode字符時,身邊卻沒有相應的轉換軟體,不用著急,Word可以解決這個難題。

輸入一個需轉換的十進制字符後,將光標移至它的右側,按下Alt+X組合鍵,該字符就轉換為Unicode字符了,反之亦然。

轉換結果如下例:

電——7535

腦——8111

愛——7231

好——597D

者——8005

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★巧用「修訂」功能幫朋友修改文章

利用Word XP中的「修訂」功能,可以幫朋友很方便地修改文章。方法如下:

第一步:打開原稿,單擊「工具」菜單,選擇「選項」;在「選項」對話框中選擇「修訂」項。然後在「修訂」下的選擇框中將「插入的文字」→「標記」設為「無」,「顏色」設為「藍色」;「刪除的文字」→「標記」設為「刪除線」,「顏色」設為「紅色」;其餘採用默認值(這一步的目的只是為了讓我們在原稿上修改時標記更醒目)。

第二步:單擊「工具」菜單,選擇「保護文檔」;在「保護文檔」對話框中選取要保護的內容為「修訂」,然後按「確定」。

第三步:進行修改。選擇要刪除的文字,按Delete鍵,可以發現原稿中的文字並未被刪除,而只是變成紅色,並加上了刪除線;在需要插入文字的地方直接輸入文字,新增的文字會以藍色字體顯示。而且,當用戶將滑鼠指向紅色文字區域時,Word還會自動彈出註釋「﹡﹡﹡,2002-6-17 15:32 要刪除的內容」等字樣;將滑鼠指向藍色文字區域,則會彈出「﹡﹡﹡,2002-6-17 15:32 要插入的內容」等字樣(﹡﹡﹡為修改者的姓名)。另外,在用戶做過修改的每一段前面都會用一根豎線做為標記。

第四步:修改完畢後,再次單擊「工具」菜單,選擇「解除文檔保護」後便大功告成了。

朋友收到用戶寄回的文稿後,不論他是否接受用戶的建議,都不必再將用戶打上的標記刪除,而只需單擊「工具」菜單,選擇「修訂」→「接受或拒絕修訂」,然後在彈出的「接受或拒絕修訂」對話框中選擇「接受」或「拒絕」即可。

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★利用超級鏈接快速調出指定文檔

比如剛剛輸入了一份培訓通知書,文件取名為note.doc。現在我們新建一個Word文檔,作為檢索該文件的索引文件,該索引文件為一個四列表格,各列名分別為文件名、文檔名、摘要、備註。

將表中的文件名note.doc用滑鼠拖選,然後單擊菜單中的「插入」命令,選「超級鏈接」,出現「插入超級鏈接」對話框。在「鏈接到文件或URL」對話框內輸入要鏈接的真實文件名tz1.doc(此時應保證note.doc存於Word默認的文件夾下,否則應輸入該文件所在位置的全路徑),然後單擊「確定」按鈕,鏈接創建成功。

將上述正在編輯的Word索引文件存名為「目錄.doc」。今後,若我們要編輯修改已存盤的note.doc文件,只要打開「目錄.doc」索引文件,單擊note.doc鏈接,該文件的內容就會自動顯示出來。事實上,只要安裝了WPS,WPS格式的文檔也同樣可用這種方法快速調入。

當然,在每次建立了新文檔時,都不要忘記到索引文件中去「登記」喲。

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★利用摘要功能快速顯示摘要

我們還是以note.doc文件為例。在編輯狀態下,單擊「文件」菜單欄的「屬性」選項,出現該文件的屬性對話窗。請將標題、主題、作者和備註項填好,保存後,進入資源管理器。選「查看」菜單下的「文件夾選項」,單擊查看標籤,在「高級設置」下將「滑鼠指向文件夾和桌面項時顯示提示信息」一項打上鉤。這樣,當我們在資源管理器中時,只須將滑鼠指針在Word文檔上停留片刻,有關的摘要項目就會出現了。

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★在Word中記錄保存時間

在Word中,用戶可以查看文檔的各種屬性,如作者,創建時間,最後修改時間等等,非常方便,單擊「文件」菜單欄中的「屬性」命令,在其中的「常規」選項卡裡可以看到這些信息。

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★如何將Word 2000當字典使用

在編輯文檔時,常會遇到一些生詞難以弄懂。這時,你可以用「金山詞霸」等專業翻譯軟體,但更為簡便的方法是直接使用Word的中英——英中詞典,即可在Word中進行動態互譯了。使用的方法是:

單擊「工具→語言→詞典」,也可按Alt+Shift+F7組合鍵啟動詞典,這時出現「詞典」對話框;

鍵入要查閱的內容,你可查閱英文單詞或詞組的中文解釋或是中文字詞對應的英文單詞;

單擊「插入」按鈕,可以將互譯的單詞插入到文本中,單擊「翻譯」按鈕,可以在「替換為翻譯」列表框內顯示該詞的含義、多種解釋及詞性等;

在「查閱」列表框內單擊其中單詞,右邊會自動顯出相應的翻譯結果。

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★如何查看和清空剪貼板

在文檔編輯過程中,用戶經常會使用復制和黏貼功能,有時復制次數過多後,需要查看或刪除剪貼板的內容,如何操作呢?

執行「編輯」菜單上的「Office 剪貼板」命令,在彈出的對話框中列出了剪貼板中的所有內容,用戶可以選擇單個刪除或者全部清空。

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Word 中同一頁面顯示不同頁碼

我們在寫論文或報告時常常在頁眉中用第×頁共×頁的形式,然後又要將該類文件集中起來裝訂成一本書,並在頁腳中顯示頁碼,表明該頁在整本書中的位置,這就出現了同一頁面顯示不同頁碼的情況,利用域可以方便地解決這一問題。

假如某文件在整本書中的起始頁碼為101,按照下面步驟可以完成:

第一步、設置頁眉。在頁眉中輸入「第頁共頁」,將光標移動「第」後面,選擇菜單「插入→域(F)」,從域名中選擇Page,或者在「第」後面輸入Page,然後用滑鼠選擇Page並按Ctrl+F9。用同樣的方法在「共」後面插入域Numpages,這就完成了「第×頁共×頁」的設置。

第二步、設置頁腳。按第一步的方法在頁腳中插入域Page,然後在Page前面輸入「=100+」,最後用滑鼠將剛輸入的「=100+」和插入的域一起選中並按Ctrl+F9,通過列印預覽就可以查看效果了。

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★在Word中通過傳真發送文檔

Word除了文字處理以外,還有一種強大的功能——直接髮送傳真稿。

在Word中內置了對電子郵件的支持,可以自動聯接傳真卡發送傳真。為計算機安裝上一塊傳真卡並在Windows中將它設置好後,再進入Word中,用戶會發現,在Word的「文件」菜單中的「發送...」菜單下添加了幾條選項「郵件收件人」、「傳送收件人」和「傳真收件人」,這也就說明用戶可以直接在Word中使用傳真卡發送用戶的稿件了。下面介紹具體應用:

當我們用Word編輯好一篇稿件並排好版(記住在起始位置寫上自己的通訊地址和姓名),選擇「發送」菜單的「傳真收件人」;Word2000將自動啟動‘傳真嚮導’,‘傳真嚮導’可以幫助用戶製作傳真封面和發送傳真;

單擊‘下一步’按鈕,選擇需發送的文檔;單擊‘下一步’按鈕,選擇發送傳真所用的軟體;單擊‘下一步’按鈕,選擇傳真收件人,可在「通訊簿」中選擇或直接在「姓名」、「傳真號碼」欄中填寫相應內容;單擊‘下一步’按鈕,選擇傳真封面的風格,有‘專業型’、‘現

代型’和‘典雅型’三種,可視具體情況設置;按下‘下一步’按鈕,填寫傳真發送人的信息;按下‘下一步’按鈕,再單擊‘完成’按鈕即可。

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★如何執行「全部保存」

當用戶打開了多個文檔後,如果想全部保存似乎找不到這個命令,其實它是隱藏起來了。

按住「Shift」鍵,然後在打開「文件」菜單,就會發現菜單上多了一個「全部保存」命令,執行即可完成全部保存的操作了。

另外,細心的用戶也一定發現了,菜單中也多了「全部關閉」的命令,配合「全部保存」命令,Word操作會更加容易和快捷。

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★讓Word與WPS「資源共享」

目前最為流行的字處理軟體是Word和WPS 2000了,但是,如果用戶用這兩個軟體寫的文章拿到別人的機器上使用時,卻發現別人的機器上沒有相應的軟體,無法打開文件怎麼辦呢?下面一個小技巧就可以解決這個問題,讓這兩個字處理軟體做到「資源共享」。

1.在WPS 2000中打開Word文檔

找到WPS 2000的安裝盤,並在相應的文件夾下找到一個word2wps.exe的文件,它是一個自解壓文件,直接雙擊打開它,出現安裝界面,點下「Yes」按鈕即可,安裝完成後,重新啟動用戶的計算機。下次使用WPS 2000時,選擇打開文件的類型為「DOC文件」,就可以打開Word文件了,不管它是Word97格式的還是Word2000格式的。

2.在Word中打開WPS 2000文檔

找到Office2000的安裝盤,並在相應的文件夾下找到一個wps2word.exe的文件,它也是一個自解壓文件,直接雙擊打開它,也出現如圖2所示的窗口,點下「OK」按鈕,該程序會自動地判斷出用戶有沒有安裝過轉換器,如果安裝過了,它會讓用戶選擇卸載和重裝,如果沒有安裝過,就會自動地為用戶安裝好。同樣,安裝成功後,需要重新啟動用戶的計算機,打開Word後,在「打開」對話框中的「文件類型」框中選擇「所有文件」列表項,選擇需要編輯的WPS文件,單擊「打開」,系統將給出一個「轉換文件」對話框,在「文件類型」選擇框中選擇「WPS」選項就可以直接打開WPS 97/2000文件了。

說明:通過上述技巧,在WPS 2000中打開Word文件和在Word中打開WPS 2000文件,基本上能保持原有的一些排版格式,但最好還是使用原軟體打開相應的文件進行編輯,另外,在這兩個軟體中都支持口令保護功能,加了口令保護後的文件無法被讀出;如果用戶只是為了將用戶的文件放到別人的機器上列印的話,用戶可以通過列印到文件功能來做到。

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★怎樣取得與真實列印完全一致顯示效果

當我們在套打單據表格及進行某些特殊的版式排版時,很希望螢幕上顯示的大小與列印結果完全相同,以便進行精確的套打操作。但能夠「所見即所得」的Word顯示的結果與列印出來的結果雖然格式上能夠做到看到什麼得到什麼,但由於各人所用的顯示器的尺寸不同,而且相同尺寸的顯示器其可視面積也有所不同,因此顯示與列印結果的大小比例很難做到完全一致。如果能夠給Word添加一個1:1全真顯示的工具按鈕就好了!這樣即使我們不需要進行精確的套打,也可以在文稿完成後按一下這個按鈕,看看最終輸出的字體大小設置是否合適,我們可以用一個宏命令來解決這個問題。

1.取得與真實列印完全一致的螢幕顯示比例。

由於各人使用的顯示器尺寸不同及畫幅調整的習慣不同,因此在此無法給出一個固定的數據。請先將顯示器的畫幅調整妥當,以能夠最大限度地顯示出完整的全螢幕窗口為準。找一張A4紙,用尺子量下紙張的寬度,要求精確到毫米,因為標稱為某種開本的紙張,其實際大小並不一定與標稱值相同。然後,新建一個空白文檔,單擊「視圖」工具欄,選擇「頁面」,再單擊「文件」菜單欄,選擇「頁面設置」,在「頁面設置」對話框中將列印設置中的「紙型」設置為與準備的紙張相同的紙型,如在此為A4,再將「紙型」選項卡中的紙張寬度設置為與剛才量好的值完全一致,確定後返回編輯界面。

現在我們就以這張紙為依據,確定螢幕顯示比例。在工具欄的「顯示比例」輸入框中反復手工調整顯示比例的大小,注意系統本身只提供若干種固定的顯示比例,其實我們完全可以直接輸入任意一個整數,比如14英寸顯示器在設置為78%後,螢幕上的頁面大小與真實紙張完全一致,這個「78」就是我們下一步需要的數據。

2.編寫一個宏命令

單級「工具」菜單欄,選擇「宏」,再單級「宏」命令,或者直接利用組合鍵「Alt」+「F8」打開「宏」對話框,在「宏名」編輯框中輸入一個宏名如「真實顯示」,然後單擊「創建」命令,打開Visual Basic編輯器,在代碼編輯窗口輸入下列代碼:

Public Sub真實顯示( )

ActiveWindow.ActivePane.View.

Zoom.Percentage=78

End Sub

(注意:代碼中等於號後面的數字應靈活更改為與用戶的顯示器對應的真實比例數字)

3.創建工具欄按鈕

單擊「工具」菜單欄,選擇「自定義」命令,或者利用組合鍵Alt+V+T+C,調出工具欄「自定義」對話框,選擇「命令」中的「宏」,右邊的列表框中會顯示出所有已經存在的宏。找到剛才編輯的那個「真實顯示」的宏,將它拖入Word主界面的工具欄中的任意位置,這時工具欄中會出現一個與宏名對應的按鈕,單擊「關閉」按鈕退出設置。