讓Excel錄入成績更智能化 [辦公軟體Excel] IT.com.cn IT世界網

  讓Excel錄入成績更智能化

2004-10-8 13:10:00 文/中國電腦教育報 出處:中國電腦教育報

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我在Excel中設計了一種智能成績錄入單(如圖1)。

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三大功能

功能一:在「成績」列輸入成績後,在「等第」列就能智能地顯示出相應的「等第」,如果「等第」為「不及格」,還會用紅色字體提醒。

功能二:在「成績」列中誤輸入文字或者輸入的成績數值不符合具體要求時(小學考試多採用100分制,數值大於100或者小於0時都是錯誤的),在「等第」列就會用醒目的灰底黃字顯示提示信息:「分數輸入錯誤」。

功能三:當某位學生因病或因事缺考,「成績」列中的分數為空時,相應的「等第」也為空,不會出現因為學生缺考而導致「等第」是「不及格」的現象。

製作方法

1. 新建Excel工作簿,在單元格A1、B1、C1中分別輸入「姓名」、「成績」、「等第」。

2. 從A2開始輸入學生姓名,從B2開始輸入學生成績,C2顯示相應的「等第」,在C2單元格中輸入如下內容:「=IF(ISTEXT(B2),”分數輸入錯誤”,IF(OR(B2<0,B2>100),”分數輸入錯誤”,IF(B2>=85,”優秀”,IF(B2>=75,”良好”,IF(B2>=60,”及格”,IF(ISNUMBER(B2),”不及格”,IF(ISBLANK(B2),” “,)))))))」(如圖2)。

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說明:這裡應用了IF函數的嵌套,如果第一個邏輯判斷表達式「ISTEXT(B2)」為真時,在C2中就顯示「分數輸入錯誤」,如果為假,就執行第二個IF語句;如果第二個IF語句中的邏輯表達式「OR(B2<0,B2>100)」為真,在C2中就顯示「分數輸入錯誤」,如果為假,就執行第三個IF語句中的邏輯表達式……依此類推,直至結束。整個IF語句的意思是:當您在B2單元格輸入的內容是文字時,在C3單元格就顯示「分數輸入錯誤」;當您輸入的數值比0小或者比100大時,也顯示「分數輸入錯誤」,當B2的數值大於或等於85時就顯示「優秀」,當B2的數值大於或等於75時就顯示「良好」,當B2的數值大於或等於60時就顯示「及格」,如果是其他數值就顯示「不及格」;如果B2單元格內容為空,那麼C2也為空。

3. 拖動B2的「填充柄」,利用Excel的自動填充功能將這個公式復制到下面的單元格中。

4. 同時選中列B和列C,點擊「格式/條件格式」,出現「條件格式」設置窗口,(點擊「添加條件」可以添加更多的條件,但最多是3個條件),對「條件格式」進行如圖3所示設置(點擊相應條件中的「格式」就能設置文字的格式),並保存文檔。

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說明:「條件1」限定所有介與0和59之間的數值變為紅色字體;「條件2」限定所有等於「不及格」的單元格文字變為紅色字體;「條件3」限定所有等於「分數輸入錯誤」的單元格文字為藍底黃字。

至此,一個智能化的成績錄入單就完成了,是不是很方便!