所有Excel技巧都是基於這10條心法!

  小編最近發現了一本好書:書裡分享的不是Excel技法,而是心法。何謂心法?「心法在內,技法在外,學武功招式之前須練好內功,以打通經絡,調整氣息,否則招式學得再好也難免會‘走火入魔’。」

所有Excel技巧都是基於這10條心法!

◆ ◆ ◆ ◆ ◆

對於Excel來說,心法就是表格設計之前的思維方法、設計理念,如果設計思路不對,再多的技巧都是無用功。

我們平時工作中做的表通常分為兩種:數據明細表(源數據表)和統計表(分類匯總表)。前者需要自己做,後者則是「變」出來的。只要設計出一個標準、正確的源數據表,再「變」出N個分類匯總表,基本能解決工作中遇到的大部分問題。

今天先示範幾個源數據表的錯誤做法以及補救方法,大家在使用Excel時一定引以為戒。

標題的位置不對

所有Excel技巧都是基於這10條心法!

Excel默認首行是標題行,標題行是每列數據的屬性,作為篩選和排序的條件。它和標題不同,標題是讓看到該表的人知道這是一張什麼表。不要用標題占用工作表首行,可以將標題寫在工作表名稱(上圖綠色標註)中。

令人糾結的填寫順序

所有Excel技巧都是基於這10條心法!

在設計源數據表之前一定要先想清楚工作流程,數據錄入的動作必須要與工作順序一致。以上表的請假信息為例,通常的順序是:哪天?誰?請的什麼假?請幾天?所以上圖中列的順序應該設置成日期、姓名、類別、天數、年天數、累計休假。

人為設置分隔列破壞數據完整性

所有Excel技巧都是基於這10條心法!

Excel依據行和列的連續位置識別數據之間的關聯性,當數據被分開後,Excel認為它們之間沒有任何關係,最基本的Ctrl+A都不能將數據全選上。篩選、排序、函數匹配等分析功能都會受到影響。所以必須要戒掉用空白行/列分隔數據的毛病,你可以通過設置單元格邊框的粗細來達到視覺分區的效果。

多餘的合計行

所有Excel技巧都是基於這10條心法!

前面提到了兩種表:數據明細表(源數據表)和統計表(分類匯總表),在數據明細表中請不要設置單獨的行/列用來匯總,分類匯總表單獨在其他工作表中根據源數據表自動生成。

原因有二:合計行破壞了數據的整體性;如果有多條遺漏的明細數據,添加後需要頻繁調整合計數據,手工合計準確率無法控制。

多餘表頭造成錯誤數據記錄方式

所有Excel技巧都是基於這10條心法!

上表中第二行看似標題行,實際上對識別數據的屬性沒有任何幫助,而且在自動篩選或者生產數據透視表時Excel無法自動定位正確的數據區域,所以不建議做兩行並且帶有合併單元格的表頭。

使用多表頭造成最嚴重的問題是紅框內的數據記錄方式,同種屬性的數據被分列記錄,為篩選、排序、分類匯總設置了障礙。所以凡是同一種屬性的數據,都應該記錄在同一列(列名表示請假的類別)。

關於數據的記錄方式,有一個典型問題:如果同一天同一人請了兩種假,應該怎樣記錄?遇到這種情況應該作為兩條數據來記錄。

合併單元格嚴重破壞了數據結構

所有Excel技巧都是基於這10條心法!

我們眼睛可以看到上圖中「C8:C12」的內容是「年假」,但其實只有C8有數據,其他為空。所以篩選「年假」,只能得到一條記錄。合併單元格會造成篩選數據出錯。

所有Excel技巧都是基於這10條心法!

另外如果合併單元格大小不同,Excel不允許排序。

數據殘缺不全

所有Excel技巧都是基於這10條心法!

上表中沒有記錄請假類別,當需要對請假情況進行分析時發現根本無法做到。所以在設計表格時一定首要考慮數據屬性的完整性。

另外,在數據區域數值部分的空白單元格填上0值,文本部分填上相應的文本數據,才是最嚴謹的源數據記錄方式。

源數據被分別記錄在不同工作表

所有Excel技巧都是基於這10條心法!

小編曾經把請假表按月記錄在12個工作表裡,以為這樣看著多方便,有一天老板說:把一年的請假表做一份數據分析給我。哎!我得把12張表黏到一張表裡,幸虧不是按天記錄的。

源數據千萬千萬不要記錄到不同的工作表。其實把數據記錄在一張表裡是最方便的,篩選、排序、數據透視表等可以很容易得到自己想要的數據。

在一個單元格裡記錄了復合屬性

所有Excel技巧都是基於這10條心法!

上表中B列和F列都包含兩個屬性,需要將不同屬性分別記錄到不同的列中。就像帳號和密碼要分開填寫一樣,沒見過哪個系統提示「請同時輸入帳號和密碼」。Excel不是Word,別在源數據表裡寫文章。

匯總表誤用手工來做

小編遇到過兩種手工做匯總表的情況:一是沒有原始數據或者數據不準確有錯誤,直接設計一個匯總表格,手動填入數據;二是有源數據表,但是不會使用Excel的分類匯總功能和數據透視表,在源數據表中按字段篩選、選擇篩選出來的數據、看狀態欄的匯總數、填到自己設計的匯總表中、重復100+遍……長此以往,宣布告別Excel。

要解脫,很簡單——做好源數據表的記錄,分類匯總的事交給Excel,下一期小編詳細說說數據匯總哈。

希望通過今天這篇乾貨, 大家再遇到問題的時候,不是問:「用什麼技巧可以解決?」而是反思一下自己的表格設計或者數據記錄方式是否出了錯。

——————- 說明 ——————-

以上素材來自網路,經經營拍檔收集整理後,與大家一同分享。版權歸原作者所有,如您有版權權益方面問題,請與我們聯繫,核實後即刻進行調整,謝謝。