Excel2002製作自動記錄考勤表

  單位傳統的考勤登記方式有工作量大、出錯幾率高、統計分析麻煩等特點,現在已經進入了信息時代,為何不用電腦來幫我們進行考勤呢?用Excel 2002製作簡單、快捷、準確的考勤表,你就能切身體會到信息時代的方便與快捷。

一、基本框架設置

首先要進行的工作當然就是新建工作簿,在工作表中輸入姓名、日期,制訂考勤表的基本框架。

1.啟動Excel 2002,新建一個工作簿,命名為「2004年員工考勤表」,在工作簿中建立12個工作表。

2.在當月工作表的A1、B1單元格中分別輸入「姓名」、「日期」,在A2單元格中輸入第1個員工的姓名,接著選擇A2、A3單元格,然後單擊「合併及居中」按鈕將兩個單元格合併為1個單元格,按照以上方法錄入其他員工的姓名(如圖1)。

Excel2002製作自動記錄考勤表
  圖一

3.在單元格C1中輸入「7-1」,程序將自動轉成「7月1日」(這裡假定考勤從7月1日開始)。用滑鼠點選單元格C1,並移動滑鼠到單元格的右下角,待出現實心「十」字的填充柄後,按住左鍵拖動到需要的位置,這樣在7月1日後便形成了一個日期序列。

4.單擊日期序列最後的「自動填充選項」智能填充標記,在彈出來的菜單中點選「以工作日填充」項,程序便自動將星期六、日去掉,不記入考勤日期。

5.選中整個日期行,在「單元格格式」對話框中點選「數字」選項卡。在「分類」列表中點選「自定義」項,在類型框中輸入「d日」,然後單擊「確定」按鈕。

二、錄制宏

1.點選工作表中的任意一個單元格,然後單擊「工具→宏→錄制新宏」菜單項,進入「錄制新宏」對話框。在「宏名」框中輸入準備錄制的宏的名稱–「返回當前時間」,「確定」後即進入宏的錄制階段(如圖2)。

Excel2002製作自動記錄考勤表
  圖二

2.輸入公式「=now( )」,然後按回車鍵,接著單擊「停止錄制」工具欄中的「停止錄制」按鈕結束錄制。

三、製作宏按鈕

1.單擊「視圖→工具欄→繪圖」菜單項,調出「繪圖」工具欄,接著選擇「繪圖」工具欄中的「繪圖→對齊→對齊網格」項。     中國公務網 2005-6-29 10:36:00

2.單擊「視圖→工具欄→窗體」菜單項,調出「窗體」工具欄,然後單擊「窗體」工具欄上的「按鈕」,接著在單元格B2中拖動滑鼠繪制一個按鈕,Excel將自動打開「指定宏」對話框,點選其中的「返回當前時間」宏,並單擊「確定」按鈕(如圖3)。

Excel2002製作自動記錄考勤表
  圖3 選擇「返回當前時間」宏

3.單擊按鈕,將按鈕上的文字更改為「上班」,並對文字大小、字體進行設置。然後單擊「繪圖」工具欄上的「選擇對象」按鈕,並按住「Ctrl」鍵,用滑鼠將剛才製作的按鈕拖到B3中,即將製作好的按鈕復制到B3中,並將按鈕上的問題更改為「下班」。

4.確認「繪圖」工具欄上的「選擇對象」按鈕被選中,單擊「下班」按鈕,然後按住「Shift」鍵再單擊「上班」按鈕,將兩個按鈕同時選中。單擊「Ctrl」鍵,用滑鼠將選中的兩個按鈕拖動復制到B列的其餘單元格中。最後效果(如圖4)。

Excel2002製作自動記錄考勤表

圖四

四、記錄出勤

選中待插入上下班時間的單元格,單擊同一行中的「上班」或「下班」按鈕即可。在單擊「上班」、「下班」按鈕時會返回很長一串數字,其實我們只需輸入諸如「13:30」這樣的時間即可。單擊「格式→單元格」菜單項,在彈出來的「單元格格式」對話框中點選「數字」選項卡,在分類框中點選「時間」,在「類型」框中點選「13:30」,最後單擊「確定」即可。

要把出勤記錄由公式結果轉換成具體的時間數值,否則當公式被重新計算後,其結果將更改。選中表中的所有數據單元格,單擊右鍵選擇「復制」,點選「編輯→選擇性黏貼」菜單項,在「選擇性黏貼」對話框中選中「數值」項,然後單擊「確定」。

五、統計結果

1.在日期行之後的單元格中依次輸入「遲到」、「早退」、「病假」、「事假」等需要統計的項目。並將這幾列中的單元格上下兩兩合併,使之對應於姓名行(如圖5)。

Excel2002製作自動記錄考勤表
  圖5 創建相關統計項目

2.單擊單元格Y2,然後鍵入公式「=COUNTIF(C2:X2,>8:30)」(這裡假設上班時間為8:30),並按回車鍵,Z2單元格中便會出現選中員工所有遲於8:30上班的工作日天數。同理在Z2單元格中輸入公式「=COUNTIF(C3:X3,>17:00)」(假設下班時間為17:00),並按回車鍵,Z2單元格中便會出現選中員工所有早於17:00下班的工作日天數。

3.單擊AB2單元格輸入公式「=COUNTIF(C2:X3,事假)」,並按回車鍵確認,AB2單元格中便出現了選中員工本月的事假次數。

4.其他人的統計方法可以利用Excel的公式和相對引用功能來完成。

5.單擊「工具→選項」菜單項,在彈出的對話框中點選「重新計算」選項卡,並單擊「重算活動工作表」按鈕。這樣所有員工的考勤就全部統計出來了。