淺談Word中的數據引用

  在實際工作中,特別是在一些技術方案、技術總結等文章中可能有大量的數據。文章內部同一數據可能要前後多次用到,還的一些數據可能來自Excel工作表,甚至整個表格都由Excel復制而來。一般在編輯Word文檔時,大多是直接輸入或復制黏貼。這樣的數據在文檔中是死的數據,一旦方案調整變更,所有數據得一一重新編輯,不僅工作量大,編輯煩瑣,而且容易顧此失彼,在文章中最終出現數據前後矛盾的情況。特別是數據量大的文章中,當多次變換方案時,工作量之大是可想而知的,大量數據的編輯更改將是異常枯燥無味的。

為此本人曾在網上查找怎樣使Word中的數據變成活的引用,但好像這一問題被忽視了,現成的經驗介紹幾乎沒有。經過對Word「選擇性黏貼」中的「黏貼為鏈接」中各個選項的反復試驗,對這一問題基本上有一個比較圓滿的解決方式了。

1. 當整個表格來源於Excel時,在Excel中選擇要黏貼引用到Word區域並復制後,在Word中選擇性黏貼為鏈接有三個選項比較合適:Microsoft Office Excel工作表對象、帶格式文本(RTF)和HTML格式。本人更比較喜歡用Microsoft Office Excel工作表對象格式,在Excel中調整表格外觀比在Word要方便快捷得多。

2. 文檔在的數據來源於Excel工作表中的某個單元格時,在Excel中復制這個單元格,再在Word選擇性黏貼中選「黏貼為鏈接」。最好的格式是選「無格式文本」,既保持與數據源的鏈接,又能與Word的格式融為一體;其次是帶格式文本(RTF),特別是當數據源中有上下標時。其它方式與Word的融合都不是很好。

3. Word內部數據的引用,當Word中同一數據要引用多次時,應把其中一個,也就是作為設定值的一個作為源,其他的而用黏貼為鏈接的方式進行引用。鏈接的方式選擇帶格式文本(RTF)、HTML格式和無格式文本均可,其中無格式文本可以使復制後的的格式與復制目標處更好地保持一致,而前兩者都保持原格式。值得注意的時,編輯修改數據源時,不能一次選擇全部數據後更改,而只能把滑鼠定位到數據源中間後輸入新內容,再刪除原內容,否則復制的內容不能更新。

用以上方式黏貼引用數據時,比直接復制黏貼雖要稍麻煩一點,但當文檔要編輯修改時帶來的方便就一個字:爽!

補充一點。

就是在全部工作完成後,最好是在編輯菜單中打開鏈接對話框,選擇所有鏈接後,全部改為手動更新。只有當需要更新時才手動更新,可以避免自動更新占用資源,也可避免每次打開文件時出現詢問是否更新的提示。如果源改變了,也可以在這個對話框中進行更改。值得注意的是,Word中對Excel的鏈接是以R1C1引用樣式進行引用的,如果在Excel中定義了名稱就更方便編輯更了。