表格數據多重復 兩個函數全搞定

  表格中的數據重復有時是不正常的——明明知道公司沒有重名的員工,卻出現了重名;本來是唯一的身份證號卻出現在兩個人的頭上。重復有時發生在一張表中,需要找出;有時又需要找出不在一張表中的重復數據。那麼,如何快速找到重復項目呢?其實用兩個小函數IF和COUNTIF就能全搞定。

就拿下面的這張人員表來說,其中就出現了一些重名記錄,需要快速找出來。

表格數據多重復 兩個函數全搞定

現在,用一個小公式即可搞定。創建一個輔助列B,用來存放判斷重復的標誌,若有重復就標「重復」,不重復就什麼也不標。在B2單元格中輸入公式並回車:

=IF(COUNTIF(A:A,A2)>1,’重復’,”)

然後通過向下拖動B2單元格右下角的小方塊填充柄按鈕(或雙擊填充柄),這樣就會自動填充每一行的重復情況。之後再看,所有重復的數據行就露出了「馬腳」。

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為了使重復的項目看起來更顯眼,我們還可以給重復的項目加上顏色。通過「開始→條件格式→突出顯示單元格規則→重復值」路徑進行設置。

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在「重復值」對話框中,給「重復」值設置某種填充色和文字顏色,然後確定。

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之後我們看到,所有重復的項目就被標上指定的顏色了。

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如果人員登記表中出現了重復的身份證號碼,怎麼弄呢?請看下表,密密麻麻的數字,你能一下子判斷出有幾個重復的嗎?

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其實,我們只需在單元格B2中使用另一個公式:

=IF(COUNTIF(A:A,A2&’*’)>1,’重復’,”)

同樣用填充柄將這個公式應用到後續的各行中,就會自動給出重復的身份證出現的位置。

表格數據多重復 兩個函數全搞定

一個表格可採用上述方法來查重。那麼,如果要比較兩個表格中的重復數據,該怎麼辦呢?以下面的兩個表為例,表Sheet1中存放了一列號碼,表Sheet2中存放了另一列號碼,兩表中可能會有重復出現。那麼,如何比較兩個表格找出所有重復項呢?

表格數據多重復 兩個函數全搞定

表格數據多重復 兩個函數全搞定

我們在表Sheet1的B列設置一列判斷重復,定位到表Sheet1的B2單元格,輸入如下公式:

=COUNTIF(SHEET2!A2:A12,A2)

回車之後用該單元格右下角的填充柄向下填充到該列最後,可以看到所有標示為1的即是兩表中重復出現的人名。

表格數據多重復 兩個函數全搞定

由於我們對不重復的項並不關心,它們會干擾我們的視線,因此需要將不重復的項目屏蔽掉。通過「數據→篩選」命令,點擊篩選框的小三角進行篩選設置,選擇值為1的項目進行篩選。

表格數據多重復 兩個函數全搞定

篩選之後我們看到,窗口中就只剩下重復的項目,這下就一目了然了。

表格數據多重復 兩個函數全搞定

最後,對上述函數簡單講解一下:

COUNTIF函數的兩個參數,第一個參數SHEET2!A2:A12定義表Sheet2的要比較的數據區域A2到A12,第二個參數A2代表當前表(表Sheet1)的當前光標所在表格,統計A2相同的個數。如果最後的返回值為0,則說明當前單元格沒有與另一個表中重復的數據。靈活利用兩個小函數解決了各種表格數據重復的問題,這就是Excel的魅力所在。