職場匯報演示PPT製作的一些反面教材,你也會犯嗎?(第六期)

  PPT演示匯報,是職場中幾乎每個人都會面臨的事情,一個成功的PPT演示匯報,是將聽眾感興趣的內容以一種通俗易懂的方式展現出來,並順利傳達給對方。

小灰灰結合多年培訓講課經歷,結合PPT製作技巧、演說技巧,分享的「讓你PPT匯報演示有料又有效的秘籍」。小灰灰的系列分享已經到第六期了(前五期分享的大綱在文後可以查看,關注可以閱讀前五期的分享)。

這同一個主題的系列分享的目的,就是為了學會「如何找到吸引對方的內容」和掌握「讓對方輕鬆聽明白的表達方式、製作PPT的技巧 」,所有的分享也都全都是站在對方的角度進行思考,這也是職場匯報演示的主要目的,就是要讓對方接收到。

職場匯報演示PPT製作的一些反面教材,你也會犯嗎?(第六期)

前五期的分享,小灰灰分享的都是建議的正確的、正面的方法和技巧,這是非常有助於我們做出一個很棒的PPT,同時,了解一些反面,錯誤的案例,對我們幫助也是挺大的,說不定,這些小灰灰和其他夥伴犯過的錯誤,可以讓你做的更好呢。

還是先看下本次分享的目錄:

職場匯報演示PPT製作的一些反面教材,你也會犯嗎?(第六期)

01 不要無意義的居中

有很多夥伴,在製作PPT時,對其文本內容時都喜歡居中的格式,居中大多少時候是很美觀的,居中對齊很好看,很有平衡感,但是在下面這些時候,就不要用居中了,

一是,有項目符號時,對齊帶著項目符號的文本,不適合居中,顯得文本很亂。

比如下圖的帶項目符合的文本

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案例1

二是,數值表格也不要隨意居中

記住我們的整個演示是站在方便對方看,為了簡單、易懂,對於數值表格,很多小夥伴,經常使用的是左對齊,或者居中對齊,誠然這樣很好看,但是沒有太大意義,使用數值表格的目的,還是為了一眼看出那個數值大,哪個數值小,要一目了然。所以數字表格,是不適合居中對齊,聽眾不能第一眼就看明白所表達的意思。

數字表格正確的對齊方式應該是,第一列文字部分應該左對齊,顯得很整齊,保持列寬;

上行文字部分應該居中對齊,方便閱讀,不太接近表格的邊框;

數值部分應該居右對齊,為了能清晰的判斷出數值的大小。

比如下圖的數值文本

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案例2

02 文本內容要精煉

很多小夥伴做的PPT是直接從WORD復制過來的,有大段大段的文字。PPT是關於邏輯的藝術,對邏輯,對論點有要求,我在第四期介紹了一個簡單但是好用的三步法提煉概要、關鍵詞,對於PPT來說或,無意義的詞語都要刪掉,一般PPT中一行文字最長不要超過20個字。

PPT還是輔助演說用的,只要列上核心要點,關鍵詞就可以了。

下面這個案例,可以練習把大段的文字簡潔化

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案例3

小灰灰之前有一篇文章,如何提煉簡練文字內容,感興趣可以看看。

03 絕不要使用難以形容的顏色來區別

很多人為了標重點,或者使用曲線圖等圖表時,經常使用各種顏色來區別,使用顏色的時候也不加注意,比如下面這個例子

「墨綠色或青色的是A公司,水藍色的是B公司,中間紅色是本公司……」

職場匯報演示PPT製作的一些反面教材,你也會犯嗎?(第六期)

職場匯報演示PPT製作的一些反面教材,你也會犯嗎?(第六期)

案例4(折線圖和柱形圖)

你發現問題了沒?

這好像不是在對圖表進行說明,反而好像是對顏色進行說明,本來聽眾關心的是圖表的內容,卻被對顏色的說明和對顏色的區別吸引了注意力。

使用顏色的時候,盡量要使用「紅、藍、黃」等簡單常用的顏色,位於PPT調色版最上面的顏色。

04 根據PPT內容對圖表進行排序

根據PPT內容對圖表內容進行排序的時候,只要稍加注意,也會變成「簡單易懂」的PPT。

比如柱形圖,只要按照從小到大或者按照從大到小的順序排序都可以。

職場匯報演示PPT製作的一些反面教材,你也會犯嗎?(第六期)

排序前

職場匯報演示PPT製作的一些反面教材,你也會犯嗎?(第六期)

排序後

案例5 排序的圖表

05 注意圖標上的備註文字是否和圖表脫離

職場匯報演示PPT製作的一些反面教材,你也會犯嗎?(第六期)

案例6

這是我們很常見的一個圖表,顏色一多,有沒有發現,要看清楚這個圖表,就是簡單的看誰大誰小,是不是很費勁,這是直接從EXCEL插入圖表的緣故;

在圖表上右鍵,選擇添加數據標籤,就會自動顯示數據的分類名和數值。

看一看,前後的對比。

有沒有發現,只要稍加注意,站在用戶的角度,做一個簡單易懂的PPT還是很容易的。

附錄前面五期分享內容的大綱,我的目的,就是讓你做一個有料又有趣的PPT匯報,做到價值、易懂、有趣。

第一期,主題是一次精彩完美的PPT匯報,需要做到哪幾點?

我們知道,一次完美的PPT匯報,需要能達到下列三點:

01 向對方闡述清楚你的想法

02 對方理解並同意你的想法

03 對方按照你的想法去執行

為此,一次完美的PPT匯報,需要做到:價值、易懂、有趣,三者兼備;

第二期,我們分享了,如何讓你的PPT匯報易懂,為此我們要掌握6點原則,即是

01 了解演示匯報的幾種敘事模式

02 少即是多,按KISS原則進行材料組織及演示

03 就像美女的裙子,內容太長或太短都不合適

04 PPT裡面埋下,需要讓對方形成的記憶點

05 整體時間的控制,不需要讓對方長時間集中注意力

06 虎頭鳳尾,開頭結尾很重要

第三期,分享了要做到高效匯報,前期準備不能馬虎,需要準備下面幾點:

01宣講前,先思考對方的興趣點,滿足大多數聽眾

02確認宣講的時間、流程,準備好內容

03提前30分鐘到現場去檢查準備

0455387,你給對方留下的印象正是能影響對方的地方

第四期,正式進行匯報材料的準備,文案提煉組織需要注意的事項:

01 充分理解自己PPT的內容,能提煉出關鍵詞,關注到對方收到

簡單的三步進行文案的提煉,概述的提煉—大綱的提煉—關鍵詞的提煉

02 眼見為實,多用通俗易懂的例子和圖像

如何讓PPT生動易懂呢,百問不如一見,不如使用一些例子和圖片

03 例子和圖像是雙刃劍,要慎用!

04 一個能夠發揮效果的的匯報演示流程

從第五期開始,我們正式開始涉及到PPT製作,

第五期,匯報演示PPT製作的2個關鍵點:

01 字體和字號、文字顏色及背景

02 製作一個讓聽眾想知道後續發展的PPT

因果關係及其必然性,順著它去思考、行動,是聽眾最容易理解並接受的。

跟著小灰灰一起學習PPT及演講吧,關注後有大禮包模板相送,看完這6個PPT,絕對讓你的PPT水平飛速提升,每天分享原創文章,免費資源下載,職場技能,希望你喜歡。