電腦桌面文件超亂?教你 3 大絕招快速整理






電腦桌面文件超亂?教你 3 大絕招快速整理

作者 | 鄒小強,10 年時間管理實踐者,《小強升職記》作者

你的電腦桌面看上去是不是這個樣子?

電腦桌面文件超亂?教你 3 大絕招快速整理

如果你有下面幾個「壞習慣」,電腦裡的文件不亂才怪:

文件層級太深:比如說一個銷售數據 Excel 文件存放在「D 盤 – 2017 年 – 大靈通項目 – 西大街門店 – 月報表」這個目錄下,看上去一層一層很清晰對吧?但除非你是處女座,否則會很快失去耐心,隨便一放就算了。

按文件類型歸類文件:Windows 操作系統默認的分類是:我的文檔、我的音樂、我的影片……這樣按照文件類型歸類適合個人電腦,而不是工作電腦。工作電腦裡可能 90% 的文件都在「我的文檔」裡面,所以這樣分類就失去了意義

一個文件有多個版本:你要找一個「2016 工作總結.doc」文件,通過文件搜尋發現桌面有 1 個、D 盤有 1 個、郵箱附件還有 1 個,那麼問題來了:到底哪一個才是最終版本呢?難道要比較最後修改日期?累死了!

很多文件都放在電腦桌面:從微信、郵件附件、QQ、釘釘等各種管道收到的文件因為還不知道怎麼歸類,或者要進行下一步的處理,所以都放到桌面。可是突然電腦無法啟動了,技術支持部門的人說要格式化 C 盤重裝系統,這一下就悲劇了,因為桌面文件夾恰好就在 C 盤,崩潰 ing。

看到這裡,我建議大家還是養成幾個整理電腦文件的好習慣,讓我們工作的時候心情更好一點,效率更高一點。

1. 橫向分類,用 MECE 原則

橫向分類就像是明確一下每個抽屜放什麼樣的東西。

工作性質不同分類的方式也不一樣,比如:

  • 按客戶分

  • 按項目分

  • 按時間分

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但這都要遵循一個原則:MECE,這是芭芭拉·名托在《金字塔原理》這本書裡提到的分類原則:

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MECE,是 Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,中文意思是「相互獨立,完全窮盡」。也就是對於一個重大的議題,能夠做到不重疊、不遺漏的分類,而且能夠藉此有效把握問題的核心,並解決問題的方法。

比如對這個世界上的人進行分類:

  • 無重復,有遺漏:老年人+中年人+青年人,遺漏了小孩、嬰兒等

  • 有遺漏,有重復:成年人+男人,遺漏了小女孩,而且成年人中包含了男人

  • 有遺漏,有重復:男性+女性+小孩,男性包含了小男孩,女性包含了小女孩

  • 無遺漏,無重復:男性+女性

你可以試著用筆紙先對文件夾進行分類,然後再開始整理。

2. 縱向搜尋,用 Everything 工具

縱向搜尋就像是你出門時從放褲子的抽屜拿出褲子,從放衣服的抽屜拿出衣服。

給大家推薦一個搜尋文件的利器:Everything(Windows 下使用,Mac 下用不著),它的特點是:

  • 搜尋速度快得不得了;

  • 快速下載安裝,不到 500K;

  • 感覺不到存在,占用系統資源小;

  • 新文件也能實時搜尋到。

不過 Everything 還做不到對文件內容的搜尋。

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所以你可以想像這樣的場景,當你需要:

  • 硬碟空間不夠:查找比較大的垃圾文件刪除,那麼直接搜尋文件大小大於多少 MB 的就立刻出現;

  • 只大概文件名:Everything 可以模糊查詢,找電影、找程序、找文檔,都行,不用大概一層一層的文件夾;

  • 經常需要找某些文件:比如「工作總結」,可以在 Everything 建立一個書簽,下次直接點開這個書簽就能找到這些文件。

而且,更重要的是,它是免費的!(用了半天的行銷套路,介紹了一個免費軟體,哈哈……)

3. 建立行動導向的桌面文件夾

那麼,電腦桌面要放些什麼?那些 QQ、微信、釘釘、郵件裡的臨時文件存放到哪?

每一個文件的背後實際上就代表著一件待辦事項,比如說財務預算表,其實代表著「審核一下預算是否合適」這件事,所以我建議在桌面建立三個文件夾,你可以看到這三個文件夾都是以行動為導向的:

  • Inbox:各個管道來的臨時文件,或者需要處理還未處理的文件,都放到 inbox 文件夾裡,每天下班前清理一次這個文件夾,當開始著手處理這件事時,就挪到「進行中」文件夾;

  • 進行中:正在修改、正在回復、等待反饋結果的文件,都放在這個文件夾,完成後,就放入「歸檔」文件夾;

  • 歸檔快捷方式:通過它可以立刻打開你的「工作文件夾」,把解決掉的文件歸檔到相關目錄下。

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結語

電腦桌面文件超亂?教你 3 大絕招快速整理

我們不是在整理文件,也不是整理桌面,是在整理心情。

想像一下,一上班,打開電腦,看到亂糟糟的電腦桌面,你是什麼樣的心情?

反之,一打開電腦看見的是乾淨整潔的桌面,那又是什麼心情呢?整理衣櫃、收拾家裡也會有同樣的效果,所以小強建議大家有空的時候把自己的生活、工作環境都整理整理。

文章授權轉載自「小強的時間管理」博客原文鏈接:http://t.cn/RiuBGX1

本文由讓手機更好用的 AppSo 精選推薦,關注微信公眾號 AppSo,回復「凌亂」再給你一份整理 Windows 電腦桌面的指南,讓你擁有一個好桌面、好心情。

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